O documento fornece informações sobre as principais funções e responsabilidades de um secretário de um clube Rotaract, incluindo manter registros atualizados de sócios e reuniões, elaborar atas, enviar relatórios, e auxiliar na comunicação entre o clube e outras entidades.

1. SECRETARIA O que você sempre quis saber e nunca teve coragem de perguntar! Por Michelle Silva Corrêa

2. O Secretário É alguém organizado, atento a detalhes e bom comunicador; Será responsável pela promoção do clube junto aos patrocinadores, possíveis novos sócios, Rotaract Clubes, etc; Responsável pelo contato com o público, arquivamento de documentação e pelas atas das reuniões do conselho diretor e reuniões ordinárias; Enviar ao Rotary patrocinador o formulário sobre os rotaractianos que alcançam à idade limite de 30 anos!; Ajudar o clube a funcionar eficazmente.

3. Funções do Secretário • Manter e Atualizar o arquivo do clube; • Atualizar o quadro social do clube e divulgar; • Providenciar documentação para os novos sócios (Manual Rotaract, Estatuto do Rotaract e Regimento Interno do Clube) e as suas fichas individuais de cadastro; • Atualizar o Regimento Interno do Clube, sempre que haja alteração; • Formulário de recuperação ; • Escrever as atas do clube sem rasura em um livro ata ou ficha que o clube já use; • Elaborar e enviar ofícios ; • Elaborar imprimir e entregar certificado de reconhecimento profissional para palestrantes; • Pedido de Menção Presidencial; • Expor para todos os ofícios, recuperações... ; • Enviar mensalmente o relatório de secretaria para RDR (Representação Distrital de Rotaract) para que a mesma tenha as informações atualizadas do clube e sócios. O Relatório deve conter: Numero de Sócios, Numero de Reuniões normais e do conselho diretor, Freqüência, Projetos, visitas recebidas e feitas, copia das atas ou envio via e-mail do resumo, correspondências recebidas e enviadas números das mesmas. Os documentos devem ser enviados até o dia 10 do próximo mês ; • Atualizar os dados do Clube na Omir-Brasil no Portal (www.omirbrasil.org.br).

4. Características do Cargo • Chegar sempre de 10 a 15 minutos antes da reuniões. • Organizar e divulgar as correspondências enviadas e recebidas . • Ficar atualizado junto ao presidente sobre a pauta das reuniões. • Formar ou atribuir a alguém a formação de um grupo de e-mails do clube. • Ser uma pessoa de postura e que trabalhe com sinceridade. • Secretários e Presidente não pedem desculpas e sim reconhece erros. • Ser uma pessoa discreta e sempre auxiliar o Presidente do Clube. • Ter conhecimento amplo sobre elaboração de projetos para orientar companheiros na elaboração dos mesmos. Dica: Presidente escolha bem seu secretário!

6. Avisos O secretário é responsável por enviar avisos especiais aos sócios do clube para Informá-los sobre as reuniões do conselho diretor ou reuniões extraordinárias e também levantar sobre algum sócio que esta se ausentando das reuniões para que sejam tomadas as devidas providencias. Dica: Escolha outro companheiro/diretor para auxiliar seu secretário Dica: Utilize listas de discussão por e-mail ou elabore uma pirâmide para ligações

7. REUNIÕES DO CONSELHO DIRETOR Normalmente a ata é lavrada durante as reuniões do conselho diretor e divulga ao final da mesma Se for de costume do clube o secretário divulga em reunião ordinária apenas os resultados da reunião do conselho diretor

8. PROPOSTAS DE ADESÃO Procedimentos para adesão de novos sócios: 1. Sócio efetivo deve levar o nome para o clube para analise - ficha com os dados do convidado, sócios de outros clubes, cidades, ex-interactianos, etc. 2. O clube estabelece normas para aceitação de sócios, como nº de reuniões e participação em projetos. (mesmo depois que vira sócio o mesmo deve participar de não menos de 60% das reuniões do clube) 3. O convidado, preenchendo os requisitos para sócio e antes de ser empossado, deve receber do Secretario o Manual de Rotaract, Estatuto do Rotaract e Regimento Interno do Clube – recomendável (impresso ). 4. É recomendável que a posse do novo sócio seja em reunião festiva. Até mesmo isso o ajudará a se desinibir mais com outros sócios. 5. Logo que seja empossado o sócio passa a gozar de todos os benefícios de participar da família rotária e também passa a pagar a per capta mensal, no valor estabelecido por cada clube.

9. SITUAÇÃO ESPECIAS: SÓCIOS Sócios Honorários: pessoas queridas do clube que ajudam em projetos, tem experiência rotária, e normalmente, mas não uma regra geral, já passaram da idade limite (30 anos) ou ainda não possuem 18 anos. Trabalham como conselheiros, não pagam per capta, não tem direito a voto nas decisões do clube e não podem gozar de benefícios rotaractianos como auxilio em viagens, uso do distintivo, etc. Afastamento: sócios que pedem afastamento continuam pertencendo ao quadro de sócios do clube e o clube que decide sobre o tempo que ele pode ficar afastado como sócio ainda. Continua com as obrigações de per capta, uso do pin e gozar dos benefícios de ser rotaractiano. Motivos de afastamento: saúde, estudos, família, trabalho, etc. O sócio afastado pode voltar quando desejar e o clube deve estar sempre em contato para que o afastamento não se torne desligamento; visitas na casa de sócios afastados ajudam muito na volta deles sem constrangimento e motivam ao mesmo tempo. Desligamento: normalmente se dá de forma formal em carta entregue ao padrinho (madrinha) sendo que o mesmo deve entregar ao secretario(a). No ato de desligamento o ex-sócio deve liquidar todo e qualquer debito com a tesouraria, entregar o distintivo e outros pertences do clube além de não mais desfrutar dos benefícios de ser rotaractiano.

10. A PALAVRA DO SECRETÁRIO Seja dinâmico! Cative seus companheiros. Não seja uma pessoa fechada e burocrática, principalmente quando na presença de visitantes e convidados. Informações e correspondências devem ser selecionadas em conjunto com o presidente: passe apenas as principais informações. (leia todas as correspondências antes e selecione-as para que não haja erros e embaraços na sua leitura) A fala de secretario(a) deve ser clara, objetiva, e organizada. Apresentar os comprovantes de envio de relatórios, confirmação de e-mail e/ou cartas. Registre as faltas recuperadas. Se for costume do seu clube faça um resumo, ou leia, a ata da última reunião. (vale mandar por email o que aconteceu na última reunião)

11. ATA É de fundamental importância dentro de um clube. Não pode ter rasuras; quando rasurar: leiloa, mas se quis escrever leilão, deve colocar entre parênteses (leiloa) e colocar em seguida a palavra digo e em seguida a palavra/frase correta. Rascunho os tópicos durante a reunião Passe a ata correta para um computador ou um livro ata. (seja objetivo, afinal você não está escrevendo um testamento...) Desenvolva os tópicos principais abordados na reunião, como projetos futuros e suas datas, realizações presentes, deliberações. Em assembléias ou reuniões para discussões de regimento, admissão de novos sócios, conflitos, discussões de projetos, a ata deve ser redigida e lida logo após a reunião e nessas sim deve ser o mais abrangente possível. As Atas são imprescindíveis para o histórico do clube.

12. RESUMO DE ATA Recurso utilizado por muitos clubes Tópicos com descrições mais objetivas e bem resumido Pode ser feito durante a reunião Ata apenas nas reuniões formais, ou quando necessário (reuniões formais, visitas oficiais, mudança no conselho diretor...)

13. SEGUNDO SECRETÁRIO O cargo de secretaria é um dos mais trabalhosos do clube, sendo assim o secretário titular pode atribuir algumas tarefas para o 2° secretario. É recomendável que o secretario nomeie um 2° secretario; no caso de sua ausência momentânea ou permanente o 2° secretario estará apto a desenvolver o trabalho a altura.

14. FORMULÁRIOS Ata / Resumo de Ata Formulários do Clube (cadastro de sócios, projetos) ANP (Arquivo Nacional de Projetos) – Omir-Brasil FORMULÁRIO “C” – Relatório Mensal de Atividades (Distrito) – obrigatório o envio até o dia 10 do próximo mês. O formulário somente será aceito com a assinatura do secretário. O formulário pode ser enviado pelos correios ou por e-mail em formato PDF FORMULÁRIO “D” – Cadastro de Clubes (Distrito) FORMULÁRIO “E” – Cadastro de Sócios (Distrito) Cadastro / Relatórios Omir-Brasil

15. Envio de Correspondências Secretária Distrital – Laís xxxxxxxxxxxxxxx E-mail [email_address] Correios A/C Victor Silva Corrêa Av. César Hilal, n°1405, apt° 902, bloco-B Praia do Suá - Vitória / ES CEP 29052-230

16. DÚVIDAS OBRIGADO!