Este documento descreve o processo de reformulação do portal corporativo de uma empresa com mais de 300 funcionários. Foram realizadas entrevistas e análises para diagnosticar problemas e propor soluções, como uma nova arquitetura baseada em ambientes de trabalho do usuário. Após definição do projeto, houve atrasos na implementação que foram resolvidos adotando a ferramenta Wordpress em um mês. Lições foram aprendidas sobre envolvimento dos usuários e da alta gestão.

1. Reformulação do portal corporativo Estudo de caso 1 1

2. 300 funcionários Mais de 1400 agentes Mais de 30 leilões de energia realizados 71 normativos internos

3. 255 páginas (e crescendo) Média de 3 novas notícias publicadas por dia 88 sistemas Mais de 2000 documentos Feita em linguagem PHP Plug – a intranet da CCEE

4. O que foi feito: Entrevistas com 24 colaboradores Análise heurística da intranet Análise de logs Análise de maturidade 1ª etapa: diagnóstico e estratégia

5. Produtos gerados pelo cruzamento dessas informações: Propostas de valor; Roadmap de implementação; Plano de ação; Governança; Indicadores 1ª etapa: diagnóstico e estratégia

6. Modelos de documentos - Análise heurística - Webinfo Linguagem: a intranet usa adequadamente os elementos de linguagem, favorecendo o entendimento dos textos. Texto: apresenta uma boa estrutura textual, a divisão dos textos por camadas facilita a leitura e localização de informações. Conteúdos: os conteúdos precisam de revisão há páginas desatualizadas, além disso a sua organização não segue uma lógica clara. Navegação: Não favorece o aprendizado dos usuários e a localização das informações, seus menus se comportam de maneiras diferentes e não há rastro de navegação, mapa da intranet e rodapé. Homepage: Necessita de revisão e priorização dos conteúdos Busca: Não há

7. O Que vem depois? Transformar tudo isso em um projeto real e ganhar o comprometimento da alta administração O que vem depois?

8. 11 gerentes, representando todas as áreas 1 conselheiro (representando os cinco membros do Conselho de Administração) Superintendente Validação gerencial Objetivo: validar a missão e os objetivos da intranet, priorizando sua evolução.

9. Priorização das funcionalidades Modelo Grupo 1 Grupo 2 Grupo 3 Base de vídeos baixa média alta 1 2 3 4 Maturidade Cultural Funcionalidade Relevância E-learning baixa média alta 1 2 3 4 Suporte online baixa média alta 1 2 3 4 Diretório de pessoas baixa média alta 1 2 3 4

10. O que foi feito: 3ª etapa – planejamento da implementação Benchmarking com empresas do setor Cardsorting com 20 colaboradores (10% da organização) 72 tipos de conteúdos testados Redação de 200 páginas de conteúdo Validação estratégica Política de publicação Manual de redação Guideline de layout 54 wireframes gerados

11. Evolução da arquitetura Após cardsorting e validação estratégica: Proposta inicial: 3ª etapa – planejamento da implementação Sobre a CCEE Políticas e Normas Notícias Base de Conhecimento Para o Trabalho Para o Colaborador Comunidades e Colaboração Meu Espaço Minhas Equipes Minha Gerência Minha Empresa

12. Itens avaliados nas duas propostas Proposta 1 ( Tema) Poposta 2 (Ambiente de Trabalho) Avaliação Geral Termos (rótulos) Alguns rótulos não foram plenamente compreendidos em ambas as propostas e precisaram ser revistos. Estrutura do conteúdo Ambas as estruturas tiveram exatamente o mesmo número de erros, porém a estrutura 2 teve um número maior de acertos. Curva de Aprendizado Ambas as propostas exigirão treinamento por parte dos usuários. Aderência às propostas de valor Durante os testes, usuários afirmaram ter mais facilidade em “decorar” onde estão os conteúdos na estrutura 2 e encontrá-los mais depressa. A estrutura também gerou sensação de “pertencer”, devido aos rótulos (“Meu Espaço”) e maior familiaridade entre os participantes. Manutenção de Conteúdo Proposta 2 tem maior complexidade para manutenção de conteúdo, pois é baseada em um alto nível de personalização. Visão de evolução A proposta 2 proporciona maior possibilidade e espaço para evolução de funcionalidades e conteúdos.

13. Proposta baseada em ambientes de trabalho pela visão do usuário. Acesso aos conteúdos conforme os níveis de permissão. Os agrupamentos representam os conteúdos dispostos nas esferas de interesse e interação: do indivíduo; com as suas equipes de trabalho; com a sua área; com a sua empresa. Permite a seleção dos conteúdos preferidos ou mais utilizados pelo usuário dentro do “Meu Espaço” e “Minhas Equipes”. Enquanto os conteúdos da “Minha Gerência” e “Minha Empresa” contém os conteúdos gerais em suas esferas. Áreas e objetivos 1° Nível Meu espaço Minhas equipes Minha gerência Minha empresa

14. Na prática... Minha gerência Minha empresa Minha equipe Meu espaço

15. Design - como tratar cada ambiente? Benchmarkings Pesquisa com colaboradores Estudo de cores Estudo de branding Criaç ão dos Templates e Guideline

16. A marca An álise da situação Alta ader ência à antiga marca Mudança cultural Concurso para definiç ão do nome Integração das editorias (antigos veículos) Objetivo: traduzir a intranet em um canal de comunicação interna forte e confiável

17. Proposta de marca

18. Guideline de Design Recomendaç ões das melhores práticas Grid de aplicação dos templates Orientação gráfica para desenvolvimento

19. Esquema de cores e fontes do Guideline

20. Conteúdo redigido, arquitetura, layout e usabilidade definidos no prazo. Projeto andando de vento em popa, certo? Mas e o desenvolvimento? Há dois meses de entregar projeto, nada havia sido desenvolvido, nem o CMS implementado. Enquanto isso... Mas e o desenvolvimento? Conteúdo redigido, arquitetura, layout e usabilidade definidos no prazo. Projeto andando de vento em popa, certo? Há dois meses da entrega do projeto, nada havia sido desenvolvido, nem o CMS implementado.

21. Possíveis cenários Implicações Impacto no PLR de todos; Devolução de verba e prestação de contas aos agentes; Conteúdo “congelado” na intranet. Plano de ação 1 Negociar o atraso do projeto Implicações Mais prazo; Mais custo; Mais recursos. Plano de ação 2 Encontrar outra ferramenta, outro fornecedor, e recomeçar do zero

22. E agora?

23. Mas havia luz no fim do túnel

24. Por que o Wordpress? Ferramenta mais flexível; Mais conhecida – é fácil encontrar suporte; Didática; Oferece facilidade em criar, otimizar e personalizar templates; O custo de plugins é baixo; Tempo de desenvolvimento reduzido; Muitos sites empresariais já utilizam; Gratuita.

25. Em um mês:

28. Wireframe Aplicaç ão do guideline de design

37. Lições aprendidas Ouça SEMPRE o seu usuário; Envolva a área de negócio na etapa de seleção da ferramenta; Envolva e obtenha o comprometimento real da alta direção da empresa; Tenha uma equipe tecnicamente capacitada e apta a acompanhar todas as etapas do projeto Crie uma estratégia alinhada aos objetivos de negócio; Crie documentação para embasar e apoiar as definições ao longo do projeto (manuais, guidelines, políticas).

38. André Saraiva – [email_address] Julio Ferracini – [email_address] Suzana Ribeiro – [email_address] Obrigado!