Colaborar para inovar e transformar. Numa organização tradicional diliu-se o espirito de equipa e no entanto estas são a estrutura natural para a colaboração e para gerar e implementar a inovação.

1. thebloomproject © 2013
Colaborar para Inovar e Transformar
Inovar é difícil? Transformar é necessário?
Qual a importância da colaboração no contexto atual de ambiguidade e
complexidade organizacional?
Groupvision - Lisboa
2015

2. Breakfast Meetingpág. 2
Equipas - a estrutura natural para a colaboração?
• Team Work vs. Network
• Pensamento de Grupo vs. Perguntar e Escutar
Houston, we have a
problem!

3. Inovação - processo ou forma de estar?
Breakfast Meetingpág. 3
Podemos fazer isto
de outra maneira?
• Seja Beta!
• Aceite o VUCA (volatile, unpredictable, complex, ambiguous)

4. Breakfast Meetingpág. 4
Transformar…
E a Tecnologia?
Bloqueador ou Facilitador?
Imagine!
• Opção 1 - ir de A a Z - metodistas…
• Opção 2 - ir de A a Z e com focus de COMO chegamos lá - viajantes…
• Opção 3 - ir de A a Z, com focus no como lá chegamos e ajustando as
nossas competências e comportamentos - construtores…

5. Breakfast Meetingpág. 5
É O VUCA!....
Como posso fazer
mais com menos?
Precisamos decidir,,,
Como ter mais
tempo…?
Conhecer os meus
stakeholders sem ter
que viajar?
Será que posso usar o
meu iphone no
trabalho?
Tanta informação!
Como ser mais eficaz?

6. Breakfast Meetingpág. 6
…com impacto no negócio…
O meu budget foi
reduzido!
Este mercado é muito
rápido.
Preciso de saber o
que os motiva?
A minha equipa podia usar
algumas das apps…
O Nosso TtM é longo.
Estamos a perder
oportunidades

7. Breakfast Meetingpág. 7
Elementos Essenciais da Colaboração
Uma só source - assíncrone
Na organização/empresa
Redes estáticas e pré-
definidas
Procura de informação
e de pessoas
Dentro da firewall
Multiplas sources, devices e
aplicações
Tempo real e não real -
interactivo
Equipas dinâmicas
Tempo, pessoas e recursos
adequados
Inclusivo, mas selectivo,
fluído
Informação
Pessoas
Comunidade
Contexto
Segurança
Não há muito tempo atrás… Hoje…

8. Breakfast Meetingpág. 8
Transformar a Forma Como Trabalhamos…
E a Tecnologia?
Bloqueador ou Facilitador?
Colaboração
emails
documentos
IM
wikis
discussion groups
blogs
redes sociais
contact center
vmail
telepresence
conferencing
unified communications
video on demand
NúmerodeStakeholders
-
+
Ferramentas Colaborativas
+
Disponibilidadedeinformaçãoe
conhecimento-

9. Breakfast Meetingpág. 9
Era uma vez, uma empresa…..
• Dispersão dos colaboradores – modelos organizacionais
• Facilitar a partilha de informação relevante
• Aumentar a produtividade
• Aumentar a qualidade dos processos de tomada de decisão
• Reduzir custos operacionais – viagens, comunicações, estudos de
mercado…
• Potenciar o atingimento dos objectivos da empresa

10. Breakfast Meetingpág. 10
Modelos e sistemas “tradicionais”…..
• Sistemas obsoletos e pouco flexíveis
• E-mail como “ferramenta colaborativa” torna-se reativa e defensiva
Quem envia controla o circuito
Redundância da informação
Pouco espaço à partilha e reflexão
Causa de stress
• Processos de partilha de informação pouco eficazes
Reuniões “fechadas”– informação é poder
Sempre os mesmos grupos e circuitos
• Pouco eficazes na integração da informação “from within”
• Falta de alinhamento do vocabulário utilizado
Palavras-chave que por vezes não facilitam a busca
• Muita informação

11. Breakfast Meetingpág. 11
Ser mais eficiente….
• Web 2.0 – para actividades online e pesquisa de websites
• Blog em vez de email – facilitar partilha de informação
Abertos para “quem interessa” – convite, inscrição
Atrai comentários de utilizadores interessados
• Motor de busca de stakeholders – start up connectbeam
Permite incluir comentários (bookmarks e tags) que ficam disponíveis em
pesquisas posteriores
Pode integrar as redes sociais dos colaboradores e permite a partilha de
informação

12. Breakfast Meetingpág. 12
Colaborar e Inovar….
• Collaboration Systems from Microsoft
Comunicações – dados, voz, IM, email, econferencing
Funcionalidades de comunicação presencial/ao vivo (live)
Webex com interação
Sharepoint – gestão de conteúdos “no momento”
• Sharepoint – depósito de todas as apresentações, acessíveis a todos
• Social Media - Grupos de Discussão
• Innovationnet. – portal de busca com mais de 5 milhões de documentos
disponíveis em formato digital
• Sala de de Reuniões Telepresença (telepresence) – facilitadora da colaboração
entre indivíduos e equipas Escritórios ACE (Advanced Collaborative
Environment)
RASCI

13. Breakfast Meetingpág. 13
Clarificar Papeis, Ser Eficaz e Contribuir no Atingimento dos
Resultados - Tabela RASCI*
A Tabela RASCI estrutura e clarifica os papéis e responsabilidades de cada indivíduo
na equipa; ajuda na identificação de oportunidades, duplicações e redundâncias,
facilitando a melhor adequação das competências aos objectivos que se pretende
atingir.
R - Responsable - elemento(s) responsável(eis) por determinada tarefa ou actividade
A - Accountable - elemento(s) responsável(eis) pelos resultados obtidos
S - Supporter - elemento(s) responsável(eis) por apoiar um Responsable
C - Consulted - elemento(s) responsável(eis) por contribuir directa ou indirectamente
com o seu conhecimento e/ou expertise
I - Informed - elemento(s) que têm que estar informados sobre a evolução das
actividades, tarefas e decisões
* RACI, RASIC

14. Breakfast Meetingpág. 14
Maiores desafios à Transformar
• Inércia e conformidade com email (adaptar-se a uma nova tecnologia)
• A fraca adesão aos sistemas colaborativos, torna-os menos eficazes para
aqueles que os utilizam
• Informação é poder
• Status (Nível funcional) é poder
• Gap Multigeracional

15. Breakfast Meetingpág. 15
Resultados desde 2012….
• Aumento do fluxo de IM (80.000)
• Informação relativa a actividade do negócio publicada e disponivel no momento,
aumentando a rapidez nas decisões relativas ao negócio
• Redução do fluxo de emails em 29%
• Maior estruturação do processo de tomada de decisão
• Documentos disponíveis num note book – facilidade de acesso
• A Telepresença (70 high end telepresence systems)
23% mais eficientes
Cost Saving - em cada 1USD há uma poupança de 4USD
• Redução dos custos de viagem, deslocação
e gestão de informação
• Aumento da qualidade vida pessoal e profissional
• Sistema de gestão mais eficiente e eficaz

16. Breakfast Meetingpág. 16
Uma ferramenta, múltiplas funcionalidades

17. Breakfast Meetingpág. 17
E nós, aqui hoje?
1 Qual a relevância da Colaboração-Inovação-Transformação na vossa organização? Está alinhada com a
orientação estratégica? Especifique.
2 Que sistemas utiliza hoje na sua organização?
3 Outras que prevê serem prioritárias (Share Point, Innovation net., webex, telepresence, blogs, IM, custom
search engine, link, discussion groups, etc)
4 Será fácil trazer esta(s) ferramenta(s) para a sua organização?
5 Qual o impacto deste(s) sistema(s) na produtividade e inovação da sua organização?
6 Quais as resistências que encontra na sua organização para a utilização de sistemas colaborativos?
Quais os argumentos mais frequentes?
7 Quais os benefícios da utilização de sistemas colaborativos de trabalho para a inovação e transformação
de comportamentos na sua organização?

18. Breakfast Meeting
I N O V A Ç Ã O
C O L A B O R A Ç Ã O
T
R
A
N
S
F
O
R
M
A
Ç
Ã
O
pág. 18

19. thebloomproject © 2013
Colaboração-Inovação-Transformação
Breakfast Meeting
2015