digitalização de documentos

1. PROCESSODEDIGITALIZAÇÃODEDOCUMENTOS
OBJETIVO
PROMOVER A MELHORIA NO ACESSO E NA DIFUSÃO DA
INFORMAÇÃO.
A ADOÇÃO DE PROCEDIMENTOS DE DIGITALIZAÇÃO IMPLICA TANTO
NO CONHECIMENTO DOS PRINCÍPIOS DA ARQUIVOLOGIA, QUANTO
NO CUMPRIMENTO DAS ATIVIDADES INERENTES, COMO A CAPTURA
DE IMAGEM, APRESENTAÇÃO, DO PALNO DE TRABALHO,
ARMAZENAGEM E PRESERVAÇÃO DE ORIGINAIS.

2. DEFINIÇÕES BÁSICAS
• Documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um
documento originalmente físico, gerando uma fiel representação em
código digital. Ver captura digital.
•
• Documento nato-digital: documento criado originariamente em meio
eletrônico
• Autenticidade: credibilidade de um documento enquanto documento,
isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e de que está livre
de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção.
•
• Captura digital: conversão de um documento originalmente físico para
imagem em formato digital, por meio de equipamento eletrônico
(escâner). Ver digitalização e documento digitalizado
As definições aqui apresentadas foram baseadas nos glossários dos seguintes documentos: • Dicionário
brasileiro de terminologia arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005);

3. DEFINIÇÕES BÁSICAS
• Confiabilidade: credibilidade de um documento arquivístico
enquanto afirmação de um fato. Existe quando um documento
arquivístico pode sustentar o fato ao qual se refere.
•
• Confidencialidade: propriedade de certos dados ou
informações que não podem ser disponibilizadas ou
divulgadas sem autorização para pessoas, entidades ou
processos
•
• Optical Character Recognition (OCR): tecnologia para
reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou
mapa de bits. Através do OCR é possível digitalizar uma folha
de texto impresso e obter um arquivo de texto pesquisável.

4. O QUE É DIGITALIZAR
• Processo de conversão dos documentos físicos para o formato
digital.
• Dá por meio de um equipamento (escâner) e um software
digitalizador de imagens.
• Facilitar a busca, o armazenamento e dar celeridade no
andamento da documentação.
ATENÇÃO!
O DOCUMENTOS DIGITALIZADO NÃO SUBSTITUI O ORIGINAL
QUE MUITAS VEZES PRECISAR SER PRESERVADO.

5. Parâmetros Para a
Digitalização
O processo de digitalização é composto de cinco fases:
preparação, captura das imagens, conferência, indexação e
finalização.
Resolução
recomendada
Cor Tipo original Formato de
arquivo
Recomendações
do texto (OCR)
Tipo de documento: textos impressos, sem ilustração, em preto e branco
300 DPI Monocromático (preto e branco) Texto PDF/A Ativado
FONTE: Formatos de arquivo recomendados tanto pelo Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ)

6. Qual é a diferença entre o SIGAD e o
gerenciamento eletrônico de documentos (GED)?
• Um SIGAD tem por objeto o documento arquivístico e visa a
gerenciá-lo em todo o seu ciclo de vida. Portanto, é capaz de
realizar todas as operações técnicas da gestão arquivística desde a
produção até a destinação final do documento.
• Já o GED tem por objeto o documento sem a perspectiva
arquivística. Portanto não gerencia o ciclo de vida dos
documentos, nem é capaz de manter a relação orgânica ou
controlar a temporalidade e a destinação.
• Isso não significa que um é melhor do que outro; simplesmente,
eles possuem objetivos diferentes. A escolha de um ou de outro,
ou a adoção de ambos, depende das necessidades da organização.
• Apesar das diferenças, existe, inclusive, uma tendência de GEDs
incorporarem as funcionalidades de um SIGAD.
• http://www.conarq.gov.br/perguntas-mais-frequentes.html

8. INSTRUMENTOS LEGAIS DA DIGITALIZAÇÃO
• LEI Nº 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012. Dispõe sobre a
elaboração e o arquivamento de documentos em meios
eletromagnéticos.
• LEI Nº13.787, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2018. Dispõe sobre a
digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a
guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de
paciente.
• DECRETO Nº 10.278, DE 18 DE MARÇO DE 2020

9. DECRETO Nº 10.278, DE 18 DE MARÇO DE
2020( PONTOS POSITIVOS)
 INCLUI A LEI 8.159/91
 PRESERVAÇÃO A ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS MEDIANTE A TDD
 OBRIGATORIEDADE DA ASSINATURA DIGITAL
 ESTABELECIMENTOS DE PADRÕES MININOS DE METADADOS E
REQUISITO DE QUALIDADE, AINDA QUE EM POICA QUANTIDADE
 SÓ DIGITALIZA O NECESSÁRIO, CONFORME O ART. 7º
 OPORTUNIDADE PARA A TRANASFORMAÇÃO DIGITAL EM ÓRGÃO
PÚBLICOS E PRIVADOS.
.

10. DECRETO Nº 10.278 (PONTOS NEGATIVOS)
• AUSÊNCIA DE DEBATE COM A SOCIEDADE;
• A LEI SÓ PROTEJE OS DOCUMENTOS HISTORICOS ORIGINAIS
• NÃO RECONHECE A RESOLUÇÃO DO CONARQ, ESPECIALMENTE
31,39,42;
• NÃO APRESENTA INFORMAÇÕES PARA OCR NOS DCUMENTOS.
• NÃO OBRIGA USO DE ICP PARA DOCUMENTOS PROVADOS, BEM
COM DIRETRIZES;
• NÃO APONTA NENHUM ELEMENTOS DE ENTENDIMENTO DE
CADEIA DE CUSTODIA.
• NÃO ESTIMULA EMPRESAS PRIVADAS A CRIAREM SUAS PPTDD
• NATODIGIDAIS E AUDIOVISUAIS FICAM DE FORA.