O documento descreve as etapas para realizar benchmarking, que incluem: 1) conhecer os tipos de benchmarking, 2) aprender os princípios, 3) aplicar o processo em 4 etapas, 4) formar equipes, 5) implementar ações, e 6) colher benefícios. O objetivo final é melhorar o desempenho da empresa e alcançar uma posição de liderança no mercado.

1. Como fazer Benchmarking
Introdução
O benchmarking é um dos mais úteis instrumentos de gestão para melhorar o
desempenho das empresas e conquistar a superioridade em relação à concorrência.
Baseia-se na aprendizagem das melhores experiências de empresas similares e ajuda
a explicar todo o processo que envolve uma excelente "performance" empresarial. A
essência deste instrumento parte do princípio de que nenhuma empresa é a melhor em
tudo, o que implica reconhecer que existe no mercado quem faz melhor do que nós.
Habitualmente, um processo de benchmarking é desenvolvido quando se constata que
a empresa está diminuindo a sua rentabilidade. Quando a aprendizagem resultante
de um processo de benchmarking é aplicada de forma correta facilita a melhoria do
desempenho em situações críticas no seio de uma empresa.
Passo 1 - Conhecer os tipos de benchmarking
O benchmarking pode ser classificado em três tipos:
INTERNO - Trata-se do tipo de benchmarking mais utilizado. Consiste em comparar
as operações da empresa com as de um departamento interno da própria empresa ou
de outras empresas do mesmo grupo. O objetivo é identificar internamente o modelo
a seguir. É fácil de implementar uma vez que as informações se encontram acessíveis,
sendo por isso fáceis de recolher. Apresenta como grande desvantagem as limitações
decorrentes de um processo meramente de âmbito interno.
COMPETITIVO - Tem como alvo a concorrência direta, ou seja, a que desenvolve
a sua atividade dirigida ao mesmo target (alvo, meta, objetivo). Prevê a comparação
dos produtos e serviços, assim como dos métodos de trabalho da empresa. Tem como
fim superar o desempenho da concorrência, identificando os problemas com que ela
se debate. Trata-se de um tipo de benchmarking difícil de pôr em prática uma vez que
se torna praticamente impossível que as empresas facilitem à concorrência dados das
respectivas atividades. Por isso, as informações são difíceis de recolher e por vezes
torna-se necessário contratar uma empresa de consultoria externa para conseguir obter
os dados pretendidos.
GENÉRICO ou MULTI-SECTORIAL - Consiste na comparação entre empresas de
diferentes setores (reconhecidas como tendo as melhores práticas em produtos, serviços
ou métodos) com o objetivo de identificar e determinar as melhores práticas para
determinada área. Permite detectar a inovação mais original e transpô-la para a empresa.
É no benchmarking genérico ou multi-sectorial que se encontra a maior parte de
exemplos práticos. Por outro lado, como se trata de empresas de indústrias diferentes,
encontra-se, aqui sim, maior abertura para a troca de informação.
Passo 2 - Aprender os princípios do benchmarking
O benchmarking assenta nos seguintes princípios:
RECIPROCIDADE - O benchmarking baseia-se em relações recíprocas. Quando
solicitamos informações a uma empresa comprometemo-nos automaticamente a facultar
as nossas informações. É como uma rua de dois sentidos na qual todos os intervenientes
beneficiam da partilha de informação. Este processo, no entanto, deve ser precedido de

2. uma negociação sobre os limites e as especificidades da troca de informações.
ANALOGIA - Para produzir resultados eficazes, torna-se necessário manter uma
analogia com os métodos da nossa empresa. Ou seja, às equipes de benchmarking é
exigido que saibam adaptar os processos da organização estudada (que utiliza processos
distintos) à respectiva organização que faz o benchmarking.
MEDIÇÃO - Os sistemas de medição, assim como as ferramentas utilizadas na análise
dependem dos indicadores selecionados pelas empresas que partilham o estudo. Deve
ter-se sempre em conta que o benchmarking é uma comparação de desempenho entre
empresas.
VALIDAÇÃO - As equipes de benchmarking devem validar os seus estudos por
métodos estatísticos, sob pena de colocarem em causa as conclusões dos dados
recolhidos. A mera intuição ou as suposições não constituem métodos fiáveis de análise.
Passo 3 - Aplicar o processo de benchmarking
O benchmarking é baseado em quatro etapas, segundo o ciclo de Edwards Deming. A
saber: To plan (planear); To do (fazer); To correct (controlar); To act (agir)
PLANEJAMENTO - Pode ser resumido a duas questões fundamentais:
● O que deve ser objeto de benchmarking? Para identificar o objeto de
benchmarking torna-se necessário, em primeiro lugar, definir rigorosamente a
missão que nos propomos levar a cabo.
● Quem devemos estudar? A seleção dos alvos obriga a uma vigilância
relativamente às informações recolhidas. Como estas deverão ser comparáveis,
será imperioso prever os necessários ajustamentos.
Recolha de dados - Consiste em analisar os seguintes tipos de informação: o
Informação do domínio público, publicada na imprensa genérica ou em revistas
especializadas
Informação resultante do contacto direto com as empresas através de
questionários, de entrevistas ou de visitas
Análise dos dados - Deve ser efetuada tendo em conta dois aspectos:
A determinação das diferenças de desempenho
A identificação dos responsáveis pelos bons resultados das melhores empresas
Adaptação e melhoria - Determinação da acção para melhorar o desempenho da
empresa de acordo com as conclusões do estudo.
Passo 4 - Formar a equipe
Da constituição da equipa de benchmarking depende o sucesso da implementação do
processo. A formação das equipas deve permitir a intervenção de toda a empresa. As
equipas devem ser flexíveis e podem dividir-se em três grupos:
INTERNAS - constituídas por elementos de um mesmo departamento e subordinados
ao mesmo responsável hierárquico.
INTERDEPARTAMENTAIS - constituídas por elementos com competências
adequadas à missão a desempenhar. Uma das suas tarefas é fomentar novas formas de
comunicação horizontal no seio da organização.
AD HOC (é uma expressão latina cuja tradução literal é "para isto" ou "para esta
finalidade") - constituídas esporadicamente, têm como missão a recolha de informação
que lhes permita ultrapassar desafios concretos.

3. Passo 5 - Implementar as ações
A técnica de benchmarking visa o desenvolvimento de estudos que comparem o
desempenho com a concorrência, tendo como objetivo alcançar uma posição de
liderança. Estes estudos deverão identificar métodos de reconhecida qualidade noutras
empresas, ou mesmo na própria empresa, avaliar como esses resultados são obtidos e
aplicar o conhecimento adquirido. Para que os objetivos sejam alcançados, um processo
de benchmarking exige a aplicação de algumas regras:
● Recolha de dados internos - tentar compreender, em detalhe, o seu próprio
processo.
● Recolha de dados externos - analisar o processo dos outros.
● Análise das informações - comparar o seu próprio desempenho com a análise
dos outros.
● Plano de ação - implementar os passos necessários para definir o desempenho a
seguir
Para se tornar eficaz, a aplicação de um processo de benchmarking exige uma
planificação. Os planos de ação devem incluir:
● Descrição do método e do modo como deverá contribuir para reduzir o
diferencial da empresa.
● Fixar um calendário, as responsabilidades e o montante dos recursos envolvidos
Ao iniciar um processo de benchmarking, a empresa deve, acima de tudo, conhecer-se
bem internamente.
Passo 6 - Recolher os benefícios:
A orientação da empresa para o exterior na procura permanente de oportunidades de
melhoria das suas práticas, tendo como objetivo o aumento da competitividade no geral,
constitui o principal benefício da implementação do benchmarking.
Mas o benchmarking proporciona ainda outro tipo de benefícios:
● Facilita o reconhecimento interno da própria organização.
● Promove o conhecimento do meio competitivo.
● Facilita a gestão por objetivos.
● Constitui um exemplo de motor e de mudança que reduz a resistência interna
Bibliografia
Romagni, Patrick; O Benchmarking; 10 Instrumentos Chave da Gestão; Biblioteca de
Economia & Empresa; Publicações D. Quixote; 1999
Harrington, H. James e Harrington, James S.; The Complete Benchmarking
Implementation Guide; McGraw-Hill
Czarnecki, Mark T.; Managing by Measuring; AMACOM; 1999
Camp Robert C.;Business Process Benchmarking; ASQ Quality Press
Referências
The Benchmarking Network; www.benchmarkingnetwork.com
Knowledge Management Benchmarking Association; http://kmba.org
Benchmarking in Europe; www.benchmarking-in-europe.com
The Benchmarking Centre; www.benchmarking.co.uk

4. Benchmarking in Australia; www.benchmarkingplus.com.au
e-commerce Benchmarking Association; www.ecommercebenchmarking.com
Extranet Benchmarking Association; www.extranetbenchmarking.com