Edital n° 004 2013-2014 - Coroa da Juventude

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Edital que detalha o projeto Coroa da Juventude, que premiará os melhores Secretários, Tesoureiros e Protocolistas dos Capítulos/ Priorados do Mato Grosso

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Edital n° 004 2013-2014 - Coroa da Juventude

  1. 1. COROA DA JUVENTUDE – MATO GROSSO EDITAL N.º 004/2013-2014 JOÃO VICTOR GALVÃO DO VALE e MATHIAS FASSINI MANTELLI, no uso das atribuições que lhes são conferidas, na qualidade de dirigentes do Gabinete Estadual do Grande Conselho Estadual nº 3 da Ordem DeMolay de Mato Grosso, vem tornar público o Edital que regulamenta a atividade Coroa da Juventude, que visa proporcionar aos nossos Capítulos e Priorados uma melhor organização de sua secretaria e tesouraria. 1. INTRODUÇÃO Todos os Capítulos e Priorados, desde sua fundação, devem ter uma Secretaria e uma Tesouraria que funcionem perfeitamente, a fim de estarem prontas quando acionadas. Dentro da Ordem DeMolay, a função de Escrivão, Tesoureiro e Protocolista nos traz ensinamentos administrativos importantes, principalmente quanto à organização de documentos e prazos.
  2. 2. Analisando administrativamente, um Capítulo ou Priorado, chegaremos à conclusão de que este funciona semelhante a uma empresa, vez que possuímos um presidente, representado pelo Mestre Conselheiro ou Ilustre Comendador Cavaleiro, um Secretário, na figura do Escrivão e Protocolista, e um departamento financeiro representado pela Tesouraria, além das Comissões com funções específicas. A regularidade exigente destas atividades para o bom funcionamento de uma empresa, deve servir de modelo para o funcionamento adequado da Ordem DeMolay. Como forma de incentivar as afiliadas, a atividade “Coroa da Juventude”, regulamentada por este Edital, busca avaliar e aprimorar as práticas administrativas dos Capítulos e Priorados. Assim, estas instituições serão avaliadas conforme critérios a serem exposto a seguir, e o Capítulo e Priorado de maior destaque e cumprimento das exigências, serão reconhecidos a nível Estadual, servindo assim, de exemplo para os demais de nosso Estado. 2. DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS 2.1 Gabinete Estadual do Grande Conselho Estadual nº 3 da Ordem DeMolay de Mato Grosso, torna público o Edital para a atividade “Coroa da Juventude”; 2.2 Esta iniciativa visa premiar o Capítulo e o Priorado mais organizado administrativamente no período administrativo do ano de 2014; 2.3 O presente Edital estará disponível no site do Grande Conselho Estadual n° 3 da Ordem DeMolay de Mato Grosso (www.demolaymt.org); 2.4 Só poderão participar da atividade os Capítulos e Priorados que estiverem regulares perante o Supremo Conselho da Ordem DeMolay para a República Federativa do Brasil; 2.5 Esta atividade ocorrerá durante o ano de 2014 com data para encerramento na primeira quinzena de outubro de 2014. 3. DOS OBJETIVOS 3.1 Avaliar os Capítulos e Priorados em suas práticas administrativas;
  3. 3. 3.2 Proporcionar aos membros dos Capítulos e Priorados o aprendizado sobre organização de Tesouraria e Secretaria; 3.3 Conscientizar os membros dos Capítulos e Priorados, de que sempre devemos prestar contas sobre as transações e movimentações ocorridas em nossas instituições; 3.4 Valorizar e reconhecer os Capítulos e Priorados que possuem o hábito de manter a organização e qualidade dos documentos como rotina durante o decorrer das gestões; 3.5 Incentivar a participação do projeto de iniciativa do Gabinete Nacional, que trata do Certificado de Referência Nacional para Capítulos e Priorados; 3.6 Instigar as organizações afiliadas do Grande Conselho Estadual nº 3 da Ordem DeMolay de Mato Grosso, proporcionando aos seus líderes um melhor aprendizado dos relatórios, agenda administrativa, controle de entrada e saída de documentos oficiais e movimentações financeiras de modo geral, ou seja, um planejamento administrativo, garantindo um padrão de qualidade e controle, de forma a manter regular toda sua documentação. 4. DAS INSCRIÇÃO E PARTICIPANTES 4.1 Todos os Capítulos, por meio do Mestre Conselheiro e com o conhecimento do Conselho Consultivo, poderão participar desta atividade; 4.2 Todos os Priorados, por meio do Ilustre Comendador Cavaleiro e com o conhecimento do Conselho Consultivo, poderão participar desta atividade; 4.3 Os Capítulos e Priorados interessados em participarem do projeto, deverão preencher o Formulário de Inscrição contido no “ANEXO 1” e encaminhar via e-mail para o e-mail (coroadajuventude@demolaymt.org) até o dia 10 de maio de 2014; 4.4 Após o recebimento do Formulário de Inscrição a Comissão Organizadora terá dois dias úteis para responder o e-mail informando o deferimento ou indeferimento da inscrição. 5. DO PROCESSO DE AVALIAÇÃO 5.1 Os Capítulos e Priorados serão avaliados sob as seguintes perspectivas:
  4. 4. 5.1.1 Controle de prestação de contas (entrada e saída de valores no caixa bem como investimentos financeiros); 5.1.2 Controle bimestral de atas de reunião, atos e ofícios recebidos e enviados; 5.1.3 Controle bimestral de presença; 5.1.4 Clareza dos documentos, facilidade de acesso comum às informações da secretaria e tesouraria, qualidade dos relatórios e organização administrativa (digital ou física) das secretarias e tesourarias; 5.2 Avaliar prazo de emissão e prazo de pagamento dos pacotes gerados no SISDM; 5.3 Os Capítulos e Priorados serão avaliados levando em consideração os acontecimentos das gestões no exercício de 2014; 5.4 Os Capítulos e Priorados deverão criar um modelo próprio de relatório para os objetos de avaliação expostos no item 5.1 deste Edital; 5.5 Os relatórios serão avaliados com nota de 0 (zero) a 10 (dez) sob a responsabilidade do Coordenador do Projeto, que irá analisar a clareza das informações, metodologia de trabalho, cumprimento dos prazos estabelecidos e acesso a informação, sempre obedecendo a padrões éticos de conduta e DeMolay. 6. DOS PRAZOS 6.1 Os relatórios bimestrais deverão ser enviados ao coordenador via e-mail (coroadajuventude@demolaymt.org), nas seguintes datas: 6.1.1 Primeira quinzena de maio; 6.1.2 Primeira quinzena de junho; 6.1.3 Primeira quinzena de agosto; 6.1.4 Primeira quinzena de Outubro; 6.2 Após receber os relatórios, o coordenador terá o prazo de até 10 (dez) dias para emitir o parecer sobre a aprovação, rejeição ou solicitar informações complementares, e neste caso, o Mestre Conselheiro ou Ilustre Comendador Cavaleiro, terá mais cinco dias, à partir da data de solicitação do Coordenador da atividade, para complementar seu relatório; 6.3 Dúvidas referente a atividade deverão ser feitas via e-mail (coroadajuventude@demolaymt.org);
  5. 5. 6.4 Os Capítulos e Priorados que descumprirem os prazos estabelecidos por este Edital serão considerados desclassificados e notificados via e-mail. 7. DA COMISSÃO JULGADORA 7.1 A Comissão Julgadora será composta pelo Coordenador deste projeto, Mestre Conselheiro Estadual e Mestre Conselheiro Estadual Adjunto, nominados abaixo: 7.1.1 João Victor Galvão do Vale, Mestre Conselheiro Estadual de Mato Grosso; 7.1.2 Mathias Fassini Mantelli, Mestre Conselheiro Estadual Adjunto de Mato Grosso; 7.1.3 Henrique Prado Ovídio de Miranda, Coordenador do projeto Coroa da Juventude; 8. DO RESULTADO FINAL 8.1 O coordenador enviará para cada Capítulo e Priorado participante as avaliações de suas atividades contendo a pontuação e justificativa de cada relatório recebido. 8.2 A divulgação das três melhores atividades será disponibilizada no site do Grande Conselho Estadual nº 3 da Ordem DeMolay de Mato Grosso dia 10 de novembro de 2014; 8.3 A ordem da colocação de cada atividade será divulgada no encerramento do X Congresso Estadual da Ordem DeMolay de Mato Grosso, em Barra do Garças/MT. 9. DA PREMIAÇÃO 9.1 O Grande Conselho Estadual n.º 3 da Ordem DeMolay de Mato Grosso, emitirá aos três Capítulos vencedores, um certificado e troféu da referente à sua colocação. 10. DAS CONSIDERAÇÕES FINAIS 10.1 Será eliminado do processo o Capítulo ou Priorado que burlar atividades ou documentos que comprovem sua realização integrantes do relatório final; 10.2 Também serão eliminados àqueles participantes que praticarem atitudes que não condizem com nossos ensinamentos e princípios;
  6. 6. 10.3 Os casos omissos neste Edital serão tratados pelo Gabinete Estadual e Comissão Julgadora; 10.4 Esse Edital entrará em vigor na data de sua publicação. JOÃO VICTOR GALVÃO DO VALE MESTRE CONSELHEIRO ESTADUAL MATHIAS FASSINI MANTELLI MESTRE CONSELHEIRO ESTADUAL ADJUNTO
  7. 7. ANEXO 1 ATIVIDADE COROA DA JUVENTUDE DECLARAÇÃO Eu ........................................................................, ( ) Mestre Conselheiro do Capítulo ou ( ) Ilustre Comendador Cavaleiro do Priorado ............................................................................ número ..........., sediado na cidade de ......................................................................, ao enviar essa DECLARAÇÃO registro minha participação na atividade COROA DA JUVENTUDE, constante do Edital n° 004/2013-2014 do Gabinete Estadual do Grande Conselho Estadual n° 3 da Ordem DeMolay de Mato Grosso. Declarando também que estou de acordo com as normas estabelecidas pelo Edital citado, comprometendo-me ainda, a enviar no prazo todos os relatórios solicitados. Como forma de cumprimento da formalidade do Edital, esta DECLARAÇÃO está assinada pelo Consultor ............................................................................, que reafirma os cumprimentos dos termos estabelecidos pelo Edital da atividade. ........................................., MT, em ......... de ....................... de 2014. MESTRE CONSELHEIRO CONSULTOR

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