Slides da apresentação

1. Otimize-se
Um bate-papo sobre organização pessoal
André Peressoni Bernard
@andrepbernard
(48) 99132-1937

2. O quê?1
2

3. Eficiência e Eficácia
Manter a ordem, saber o que quer, fazer o que
precisa ser feito e quando precisa ser feito.
3

4. “
Ser uma pessoa organizada
consiste na união de várias
pequenas ações de forma
cotidiana e contínua para obter
melhor qualidade de vida.
4

5. ◉ Gestão de Documentos/Arquivos
◉ Gestão de Projetos
◉ Gestão de Recursos
◉ Gestão de Tarefas
◉ Gestão do Tempo
◉ Gestão Financeira
◉ ...
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6. Por quê?2
6

7. ⇧ Produtividade
⇧ Objetivos alcançados
⇧ Tempo e energia para o que realmente importa
⇧ Qualidade de vida
7

8. “
Uma pessoa desorganizada
procrastina mais, acumula tarefas
e “tem” menos tempo.
OU SEJA…
Produz menos em mais tempo!
8

9. 9

10. “
As pessoas são contratadas pelas
habilidades técnicas (hard skills),
mas são demitidas pelos
comportamentos (soft skills).
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11. Onde?3
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12. Autorreflexão
Cada um deve parar e pensar onde estão suas
falhas na organização pessoal, identificando assim
os pontos que precisa melhorar e o que pode
fazer para isso.
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13. Autorreflexão
◉ Perde suas coisas constantemente?
◉ Não tem tempo para nada?
◉ Chega atrasado em tudo?
◉ Não tem dinheiro nunca?
◉ Está improdutivo?
◉ Não consegue gerenciar sua vida?
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14. Afeta todas as áreas da vida
Pessoal ProfissionalAcadêmica
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15. Quando?4
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16. AGORA! COMECE!
O processo é constante, você vai se habituando ao
longo do tempo, bem como adaptando às
mudanças que ocorrem na sua vida.
Transforme em rotina!
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17. 17

18. “
O importante é ser eficaz
e melhorar sua vida.
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19. Como?5
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20. Documentação
Documente o máximo de informação útil possível.
20

21. “
Anote para não esquecer,
lembre para não acumular!
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22. Objetivos e Metas
Faça listas e checklists (diários, semanais, mensais,
trimestrais, semestrais, anuais, ...).
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23. 23

24. Prioridades
Tenha prioridades e foque em uma tarefa por vez.
24

25. “
Quem tem muitas prioridades,
não tem prioridade nenhuma!
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26. Menos é mais!
Não acumule coisas inúteis. Doe, venda ou se
desfaça do que não tiver mais utilidade para você.
26

27. “
É preciso também se manter
organizado na sua mesa, no seu
quarto, nos seus armários, no seu
banheiro, no seu carro...
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28. Recompense-se
Crie recompensas para você mesmo pela
organização, cumprimento de tarefas, atingimento
de objetivos, conquistas...
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29. Técnicas5.1
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30. Organização de Agenda, Tempo e Tarefas:
GTD (Getting Things Done)
➔ Faça seu planejamento semanal anotando os compromissos e as
tarefas por contexto.
➔ O que precisar de menos de 2 minutos, faça imediatamente.
➔ O que depender de outra pessoa, delegue e anote.
➔ Procure agendar atividades similares no mesmo bloco de tempo.
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31. 31

32. Organização da Casa:
Método KonMari
➔ Divida o material a ser organizado em três grupos: o que você vai
manter, o que vai doar e o que é descarte.
◆ Descarte tudo de que você não precisa.
➔ Encontre um lugar certo para cada coisa.
◆ Cada objeto deve ficar no cômodo onde é mais utilizado.
➔ Crie o hábito de tirar do lugar e colocar de volta.
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34. Organização de Projetos:
Kanban
➔ Em um quadro, dividida três colunas: “A Fazer”, “Fazendo” e “Feito”.
➔ Escreva as tarefas pendentes e posicione na coluna “A Fazer”.
◆ O ideal é que você insira até 3 tarefas nessa coluna para
conseguir manter o foco e prioridade.
➔ Quando iniciar a tarefa, transfira para a coluna “Fazendo”.
➔ Após executar a tarefa, mova para o “Feito”.
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35. 35

36. Ferramentas5.2
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37. Agregador de Notícias:
Feedly
Sites que você quer receber atualizações,
separados em categorias.
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38. Apresentações:
Microsoft PowerPoint
Criar um padrão para suas apresentações,
procurando templates para melhorar o design e se
preocupando com formatação e padronização.
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39. Comunicação Instantânea:
WhatsApp (+ Telegram)
Fixar conversas que existem tarefas pendentes,
arquivando todas as outras.
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40. Gerenciador de Senhas:
1Password
Adicione todos os itens possíveis, e mantenha
sempre atualizado.
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41. Gestão de Arquivos:
Drive (+ Dropbox)
Salvar arquivos de forma categorizada,
padronizada e que faça sentido.
Você deve conseguir achar o que e quando quiser.
Não criar pasta “inútil”, elas devem ter
arquivos/subpastas suficientes para valerem.
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42. Gestão de Compromissos:
Google Calendar
Adicionar todos seus compromissos.
Padronizar nomes e criar agendas para cada
“perfil” de compromisso.
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43. Gestão de Contatos:
Google Contacts
Adicionar os contatos que são “úteis” ou podem
vir a ser, categorizando-os.
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44. Gestão de E-mail:
Google Mail (Gmail)
Deixar o inbox zerado, apenas com e-mails que
existe alguma pendência (marcar com estrela).
Criar uma assinatura padrão.
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45. Gestão de E-mail:
Google Mail (Gmail)
Cancelar newsletters que não utiliza para nada.
Armazenar os e-mails que sejam relevantes,
separando-os em categorias.
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46. Gestão de Fotos:
Galeria do Celular
(+ Google Photos/Drive)
Revisar as fotos, excluir as não pertinentes ou
repetidas (selecionar a melhor delas) e salvar as
pertinentes em uma pasta correspondente.
Utilizar uma pasta como “To Do”, com
fotos/imagens de tarefas a serem feitas.
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47. Gestão de Fotos:
Galeria do Celular
(+ Google Photos/Drive)
Não deixar acumular as fotos, vídeos e GIFs do
WhatsApp ou outros meios que recorrentemente
adicionam mais fotos à sua galeria.
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48. Gestão de Notas e Listas:
Google Keep
Bloco de notas, centralizando lembretes, listas,
ideias, pautas, roteiros, etc.
Criar de forma livre, depois revisar e refinar.
Deixar desarquivadas as com pendência, e
arquivar as outras em categorias.
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49. Gestão de Páginas Web:
Pocket
Quando achar algum artigo na internet que não
pode ler no momento ou que necessita alguma
ação, salvar no Pocket. Artigos que deseja manter
guardados, mesmo após fazer algo, arquivar de
forma categorizada.
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50. Gestão de Tarefas:
Microsoft To Do
Adicionar tarefas, listando subtarefas, prazos e
informações relevantes, separando-as em
categorias.
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51. Gestão Financeira:
Mobills
Centralizar contas e transações e controlar
receitas e despesas, diária e continuamente.
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52. Navegador:
Google Chrome
(Favoritos!)
Utilizar o navegador de forma produtiva,
adicionando extensões que facilitem seu dia a dia
e organizando os favoritos de forma eficaz, tendo
salvas as páginas que lhe são úteis.
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53. Navegador:
Google Chrome
(Favoritos!)
Dividir os sites em pastas, sendo algumas delas
com subpastas dentro.
Na barra de favoritos deixar as pastas com os sites
mais utilizados, os sites mais acessados, bem
como aqueles que existe pendência (ex: cursos
em andamento).
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54. Planilhas (Gestão e Controle):
Microsoft Excel
Criar um padrão para suas planilhas, editar a
planilha para melhorar o design, se preocupe com
a formatação e padronização, e utilize as abas.
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55. Redes Sociais:
Instagram + LinkedIn
+ YouTube + Facebook
+ Twitter
Otimizar a utilização das redes sociais, não apenas
como “passatempo inútil”, mas também visando
tirar conteúdo delas.
Seguir apenas aquilo que agrega algo, fazer uma
limpeza de tempos em tempos.
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56. Textos:
Microsoft Word
Criar um padrão para seus documentos, editar
para melhorar o design e padronizar a formatação
e a linguagem.
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57. Outros:
Bring + TV Time + Cabeceira
Lista de Compras Mercado
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Controle de Séries e Filmes
Controle de Livros

58. Rotinas5.3
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59. Rotina Backup
➔ Nuvem
➔ Serviços Online
➔ Celular
➔ HD Externo
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60. Rotina Carro
➔ Documentos (CNH, IPVA, DPVAT, Licenciamento…)
➔ Revisão
➔ Lavação
➔ Pneus
➔ Filtros
➔ Óleo
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61. Rotina Financeiro
➔ Planejamento Mensal
➔ Cartões de Crédito
➔ IRPF
➔ MEI (DAS e DASN)
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62. Rotina Saúde
➔ Consultas Médicas
➔ Cabelo
➔ Unhas
➔ Mercado
➔ Guarda-Roupa
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63. “Combo” Acadêmico5.4
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64. Ensino Fundamental/Médio
❖ Controle de atividades, deveres e provas (Agenda Colégio)
❖ Folhas de exercícios, trabalhos e provas (Pasta sanfona
dividida em disciplinas)
❖ Conteúdo organizado e padronizado (Caderno)
❖ Lista de telefones e aniversários (Agenda Eletrônica | Celular)
❖ Arquivos de conteúdo e trabalhos (Computador)
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65. 65

66. Ensino Fundamental/Médio
RESULTADO:
Sempre tive uma das melhores notas da sala, era aprovado
todo ano sem nenhum aperto, quase não precisava estudar e
gastava meu tempo com coisas que eu gostava.
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67. Graduação
❖ Tarefas, provas e controle de notas (iStudiez)
❖ Folhas de exercícios, trabalhos e provas (Pasta)
❖ Arquivos de conteúdo e trabalhos (Computador | Nuvem)
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68. Graduação
RESULTADO:
Sempre tive uma das melhores notas da sala, era aprovado
todo semestre sem nenhum aperto, quase não precisava
estudar e gastava meu tempo com coisas que eu gostava.
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69. Mestrado
❖ Controle Disciplinas (Excel)
❖ Datas (Google Agenda)
❖ Documentos (Google Drive)
❖ Favoritos (Google Chrome)
❖ Planejamento Semanal (Excel)
❖ Tarefas (Wunderlist)
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70. Mestrado
RESULTADO:
Sempre tive uma das melhores notas da sala, sou aprovado
todo trimestre sem nenhum aperto, quase não preciso estudo
e gasto meu tempo com coisas que eu gosto.
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71. Dicas Finais6
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72. ★ Manter tudo sempre organizado, dividido em
categorias e padronizado.
★ Todas as ferramentas e os processos podem,
de alguma forma, serem otimizados.
★ Existem serviços para automatizar (ou fazer
gambiarras), como ifttt e Zapier.
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73. Alguma dúvida,
contribuição e/ou
comenta´rio?
Obrigado!
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