Instrumentos de Comunicação Interna

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OS INSTRUMENTOS
DE
COMUNICAÇÃO INTERNA
COMO
FERRAMENTA ESTRATÉGICA

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Cada aluno deve atingir no fim do módulo os seguintes objectivos:
• identificar o sistema e modelo de comunicação
interna;
• identificar o sistema e modelo de comunicação;
• analisar o fluxo de comunicação interna;
• conhecer os diferentes suportes de
comunicação;
• perceber os objectivos e funções da
comunicação interna;
• utilizar as novas tecnologias na prática das RP.

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Nos nossos dias, a comunicação
interna é um instrumento de gestão
estratégica nas organizações e não
pode ser de algum modo desprezada
ou menosprezada.

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Comunicação Interna
• As transformações por que passa o mundo alteram por
completo o comportamento da sociedade e, em
consequência, das organizações que a integram.
• Muitas organizações não mais ocupam lugares
específicos e tendem a tornarem-se virtuais porque é
mais fácil e mais barato transportar a informação do que
as pessoas, através das tecnologias do
teleprocessamento e da computação.
• A comunicação on-line, através das redes de
computadores e de satélites, passa a fazer parte do
quotidiano das pessoas e da vida das organizações.

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Comunicação Interna
Oral Escrita
Directa Indirecta Notas internas (memorandos, normas de
organização interna, comunicados,
avisos, informações, etc.)
Actas
Convocatórias
Relatórios
faxes
E-mail
Requerimentos
Declarações
Diálogo
Entrevista
Reuniões
Conferências
Telefones
Intercomunicadores

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Objectivos Gerais da Comunicação
Interna
• Assegurar boas relações dentro da empresa,
informar e motivar os funcionários
• Manter um fluxo na comunicação organizacional
• Criar uma envolvente favorável, estreitar laços
nas relações hierárquicas internas
• Transmitir uma boa imagem da empresa aos
diversos públicos

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O diálogo formal/informal

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No diálogo apresentado é possível
detectar vários erros de actuação por
parte da recepcionista.
• Quais?

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EXERCÍCIO: Reescreve o diálogo de modo a dar uma boa imagem da organização.

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• Para acompanhar as mudanças que hoje
ocorrem nas organizações devem estas, mais
do que nunca, utilizarem uma efectiva política
de Relações Públicas.
NOTA: Segundo Canfield (1990 apud INKOTTE, 2000),
Relações Públicas não são apenas uma filosofia e uma
função administrativa, mas também uma técnica de
comunicações, através da qual o público toma
conhecimento dos propósitos e realizações de uma
organização.

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• Preocupadas com a comunicação interna,
as empresas têm procurado alternativas
para torná-la mais eficaz.
• Uma das estratégias para melhorá-la e de
uso crescente no ambiente corporativo
reside na escolha dos instrumentos de
comunicação interna que irão intermediar
as relações da organização com seu
público interno.

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• Para conseguir manter um processo de
comunicação efectivo com os seus
públicos, a pesquisa e o conhecimento
dos mesmos, as suas visões, os
interesses, os objectivos e necessidades
são imprescindíveis para a realização de
qualquer acção de comunicação que
objective a ocorrência de visões
compartilhadas e comprometimento com
valores e princípios, que afinal constituem
o tecido da cultura organizacional.

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Tradicionalmente, a comunicação interna
tem sido relegada a um segundo plano no
planeamento da comunicação das
empresas, órgãos ou entidades, certamente
porque falta aos empresários e executivos a
consciência de que a comunicação (na
verdade a boa comunicação transparente,
ágil, democrática e participativa) é vital para
o desenvolvimento e a sobrevivência das
organizações.

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• Nos últimos anos, em função do esforço
para o aumento da produtividade e da
qualidade, ela tem sido mais valorizada
nas empresas.
• Fenómenos como a globalização, a luta
pela competitividade, a tecnologia de
informação e tantos outros no início deste
milénio, estão a contribuir para agravar a
necessidade de comunicação interna nas
empresas, acentuando, assim, sua
importância estratégica.

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Partindo do princípio de que as
organizações são sistemas abertos, e
que sua sobrevivência só será possível
através da relação de troca com o
ambiente, chega-se à conclusão de
que, mais do que em qualquer época,
torna-se primordial o conhecimento do
ambiente no qual estão inseridas.

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• Torquato (2004) sugere que os
responsáveis pela comunicação
identifiquem primeiramente os
recursos disponíveis, pois muitas
vezes elas possuem formidáveis
recursos de comunicação, que são
frequentemente esquecidos ou
mesmo desconhecidos.

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Brum (1998 apud INKOTTE, 2000) cita alguns instrumentos de
comunicação interna
• Vídeos - podem ser institucionais ou de apresentação dos produtos.
Estes têm como objectivo colocar a equipe interna em contacto directo
com a realidade em que seu produto é utilizado;
• Manuais-técnicos, educativos ou de integração. Prestam-se à
apresentação de produtos, serviços, lançamentos e tendências, esta
última em relação à tecnologia e à moda.
• Revistas com histórias em quadrinhos;
• Jornal interno com utilização de vários encartes, como, por exemplo,
área de recursos humanos, projectos, produção e associação de
funcionários. Pode ser utilizada também a versão do jornal de parede;

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• Cartazes motivacionais, informativos ou em forma de
quebra-cabeça. Tem por objectivo transmitir novas
informações para a equipe interna.
• Canais directos - reuniões, conversas.
• Palestras internas - têm como objectivo
apresentar novidades da empresa, as tendências e
a evolução que a mesma teve;
• Grife interna - registo em roupas (uniformes),
bonés e acessórios;

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• Memória - ou seja, o resgate da história da
empresa, com o objectivo de passar a evolução
da mesma às pessoas que as desconhecem;
• Rádio interna;
• Vídeo-jornal - para a divulgação de
lançamentos, pronunciamentos de directores e
gerentes;
• Convenções internas - uso da equipe interna
para a divulgação das actividades

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Canfield (1970 apud INKOTTE, 2000) completa
a lista citando outros instrumentos de
comunicação interna:
• publicações para os empregados;
• quadro de avisos;
• exposições de produtos;
• publicidade em jornais locais;
• manuais e folhetos para empregados;
• mensagens no envelope de pagamento;
• sistema de sugestões, etc.

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Carneiro (2004) afirma que entre as ferramentas de
comunicação interna mais usuais estão:
• as publicações (jornais ou revistas dirigidas aos
funcionários ou ao público externo);
• site na Internet;
• e-mails;
• quadro-mural;
• eventos;
• reuniões;

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•Com relação às novas tecnologias de informação
pode-se dizer que elas desempenham um papel
importante na forma pela qual a comunicação é
compartilhada e utilizada.
• A Internet, o e-mail, a videoconferência, etc. são
alguns exemplos destas tecnologias.
Segundo Torquato (2004) as vantagens que elas
trazem são as seguintes:
• distribuem a informação mais depressa, tornam a
informação mais disponível, permitem um acesso
mais amplo e imediato à informação e incentivam
à participação.

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• Não basta às pessoas terem ferramentas
tecnologicamente avançadas se não forem
primeiramente bem conhecidas e utilizadas de
forma adequada à realidade e à cultura da
instituição.
• É da soma das características de cada um
deles, a força documental dos veículos
impressos, a empatia da comunicação oral, que
se obtém um mix capaz de atingir o público-alvo
na hora e da maneira certas.

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A comunicação interna deve assumir-se como um
instrumento que leve a que os colaboradores
“comprem a organização”, ou seja, a que se
sintam orgulhosos de estarem envolvidos na
mesma e, se sintam motivados para procurar
constantemente melhorar a sua performance e
consequentemente contribuir para o
desenvolvimento da organização.

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• Para que essa comunicação interna se assuma
realmente como instrumento é indispensável que a
mesma seja fiável, clara e atempada, para que desse
modo os colaboradores confiem no “produto” que lhes
está a ser “vendido”.
• Se a mesma não tiver estas características, os
colaboradores perderão a confiança na informação que
lhes é transmitida e podem daí resultar consequências
negativas ao nível da motivação dos mesmos.

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Para que seja obtida uma política de comunicação
interna efectiva é indispensável:
• Assegurar forte envolvimento de toda a organização;
• Promover a participação de todos os níveis da organização;
• Incentivar a comunicação do para a base e vice-versa;
• Utilizar instrumentos de comunicação escrita e oral;
• Assegurar que a informação partilhada é credível e fornecida
atempadamente (independentemente de serem vitórias alcançados ou
perigos existentes).
• Quanto mais efectiva se revelar a comunicação interna, maior será o
envolvimento e o empenhamento dos colaboradores da organização
e, consequentemente assumir-se-á como um importante factor de
motivação dos colaboradores.

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• É indispensável incentivar os vários colaboradores a serem
fornecedores de informação no âmbito da organização.
• É necessário explicar aos colaboradores que quando estão a fornecer
informação, estão a contribuir de forma directa ou indirecta, para o
desenvolvimento deles próprios, dos seus colegas e também da
organização.
• Na realidade, é indispensável, que os colaboradores sintam que
quando estão a fornecer informação, isso terá sempre benefícios
associados e que de modo algum, a informação fornecida será
“utilizada contra eles”.