UWU Consulting - Antes de melhorar a Produtividade, temos que ter a capacidade de a medir, pois só sabendo qual a nossa Produtividade atual, poderemos avançar com medidas para a melhorar.

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3. O relógio do escritório marcava 21h17. “Por hoje já chega!” pensou Nuno. Outro
dia de intenso de trabalho na sua empresa tinha chegado ao fim, e mais uma
vez Nuno estava com aquela sensação de que não tinha sido produtivo. “É certo
que não parei o dia todo! Fiz 2 reuniões, uma com a equipa de marketing, outra
com um cliente. Respondi a uma dúzia de e-mails…mas estou com a sensação
que ainda tenho mais trabalho que no dia anterior. Será que não estou a ser
produtivo? Como posso medir a minha produtividade e a da minha empresa?”,
matutava Nuno no regresso a casa.
Como poderá o Nuno medir a Produtividade? Que medidas poderá ele tomar para
a aumentar?
Vamos dar uma ajuda ao Nuno!
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O DESAFIO DA PRODUTIVIDADE NA SUA EMPRESA
COMO MEDI-LA E COMO AUMENTÁ-LA?

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Medir a Produtividade
Como Medir a Produtividade?
Antes de melhorar a Produtividade, temos que ter a capacidade de a medir,
pois só sabendo qual a nossa Produtividade atual, poderemos avançar com
medidas para a melhorar.
Medir a produtividade, seja da empresa no seu conjunto, seja de cada
elemento que nela trabalha, permite analisar a sua eficácia e a sua eficiência.
Desde logo, cabe aqui distinguir eficácia de eficiência. Utilizemos o exemplo
de um autocarro que parte de Lisboa em direção ao Porto. Eficácia é chegar
ao destino pretendido, isto é, à cidade do Porto. Eficiência é fazê-lo de forma
a consumir o mínimo de recursos possível. Dito de outra forma, o autocarro
pode escolher vários caminhos possíveis para chegar ao Porto. E chegando
lá, foi eficaz. No entanto, apenas um deles é o caminho eficiente, por ser o
mais rápido e/ou mais curto e permitir, por exemplo, um menor consumo de
combustível.
A “Produtividade” baseia-se nestes dois conceitos, procurando avaliar o quão
somos eficazes (atingimos os nossos objetivos) e eficientes (gastando a menor
quantidade de recursos possível – tempo, dinheiro, energia, etc.).

5. Vejamos então alguns passos fundamentais para medir a nossa Produtividade:
1.Defina uma unidade de medida
Para calcularmos a Produtividade necessitamos estabelecer a medida a
aplicar. Pode ser monetária (o montante recebido; a margem de lucro) ou
quantitativa (o número de bens produzidos, de chamadas atendidas, de
serviços contratados, etc.).
2.Escolha um intervalo de tempo temporal
É necessário medir a Produtividade durante um intervalo de tempo: uma
hora, um dia, uma semana, um mês, um trimestre, um ano, etc. Quanto mais
pequeno o intervalo, mais fácil será o cálculo.
3.Meça o resultado do trabalho
Por exemplo, crie uma tabela, por colaborador, com todas as tarefas e
registe os seus resultados consoante a medida e o tempo escolhidos (X bens
produzidos por hora, por exemplo).
4.Defina o tempo-padrão de cada tarefa
Após o passo anterior, ao fim de algum tempo é possível definir tempos-padrão
para cada tarefa. Isto permitir-lhe-á registar e analisar os desvios de tempo
ocorridos com determinado colaborador ou tarefa.
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6. 5.Calcule a produtividade do trabalho
Pegue nos resultados obtidos durante o período de tempo escolhido e divida-
os pelo número de horas de trabalho que foram gastos para obter esses
resultados.
Exemplo: se um colaborador produziu 120 peças numa semana de trabalho
(uma semana corresponde a 40 horas de trabalho), então ele produziu em
média 3 peças/hora (isto é, 120/40 = 3).
Após implementar um sistema de medição da Produtividade, baseado em
critérios rigorosos e adequados à sua atividade, provavelmente não irá ficar
satisfeito e pretenderá implementar medidas para aumentar a produtividade
da empresa.
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7. Aumentar a Produtividade
Vejamos o que é necessário fazer para aumentar a produtividade da sua
empresa.
1. Localize as falhas
Para aumentar a Produtividade da empresa é necessário descobrir onde o nível
da mesma está a ser mais baixo. Analise as compras e vendas, para saber para
onde está a sair o dinheiro. Aprenda onde pode cortar nos gastos e estabeleça
estratégias de melhoramento económico.
2. Invista na formação
Se investir na sua formação e da dos seus colaboradores, estará a apostar no
melhoramento do trabalho de toda a empresa, e consequentemente da sua
Produtividade. Traga novas metodologias, experimente novos procedimentos,
inove. Fomente a sua equipa a aprender novas formas de desenvolver as suas
tarefas, que sejam mais eficientes. Vai ver que a motivação aumenta, as
pessoas tornam-se mais produtivas.
3. Crie um bom ambiente de trabalho
Para se fazer um trabalho eficiente é preciso ter condições de trabalho e um
meio propício para isso. É necessário investir na qualidade dos equipamentos,
manter um espaço de trabalho limpo, seguro e organizado, e, por fim,
criar um ambiente de amizade e confiança entre todos os colaboradores da
empresa.
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8. 4. Interaja com os seus clientes
Não faltam no mercado empresas que prestem o mesmo serviço que o seu.
A sua deve distinguir-se pela rapidez de atendimento (como responder a um
simples e-mail) e por estabelecer uma boa relação com o cliente, que o faça
querer voltar a usar os seus serviços e passar a palavra sobre a qualidade
dos mesmos. Experimente criar newsletters e enviar dicas mensais úteis aos
clientes da empresa e a base de dados de possíveis clientes. Manterá a sua
rede “ligada” a si.
5. Mantenha canais de comunicação internos
Não é só com os clientes que deve manter canais de comunicação. Também é
preciso saber o que se passa com os colaboradores da empresa e comunicar
com estes. Não ser apreciado é a primeira razão da demissão de um bom
colaborador.
6. Estimule os colaboradores
Se for um “chefe” ameaçador e odiado, o seu colaborador (aquele que afinal
traz a produtividade para empresa) não terá problemas em demitir-se ou fazer
um mau trabalho. Se procurar estimular e recompensar os colaboradores pelo
seu trabalho, estes suarão a camisola e produzirão mais para a sua empresa.
7. Repense as suas estratégias
Pode ser necessário repensar os métodos de trabalho aplicados na empresa
para aumentar a motivação e a Produtividade. Os melhoramentos podem
passar por trabalhar a partir de casa em determinados dias, quando o trabalho
o justificar, envolver os trabalhadores na definição de estratégias da empresa
ou organizar o trabalho segundo a gestão de objetivos pessoais.
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