GESTÃO DE ESTÚDIO

1. Gestão de estúdio:
dicas para garantir
bons resultados no
seu negócio

2. SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 3
Raio-X dos processos do estúdio 5
Buscando um diferencial competitivo para o negócio 8
A importância do controle financeiro otimizado 11
Acompanhando o mercado 15
Buscando alternativas tecnológicas 17
Conclusão 20
Sobre O gofit 22

3. INTRODUÇÃO

4. - 4 -
- INTRODUÇÃO -
Para estar à frente de um estúdio, é preciso se
atualizar constantemente, não é verdade? Com
certeza, você estuda bastante, principalmente no que
diz respeito à sua área. Afinal, é preciso se manter
atualizado e oferecer o melhor aos seus alunos para
que eles alcancem os resultados desejados.
O problema é que muitos donos de estúdio param por
aí. Infelizmente, o conhecimento técnico na profissão
não basta para ter um estúdio bem-sucedido, seja na
área de fisioterapia, pilates, ginástica ou dança.
Para que seus alunos possam contar com você por
muitos anos, é fundamental cuidar da sua gestão.
Caso contrário, a saúde financeira do seu negócio
ficará comprometida.
Por isso, é hora de dar um passo mais e
profissionalizar a gestão do seu estúdio. Só assim
você poderá garantir o sucesso do seu negócio, tendo
condições de oferecer o melhor serviço aos seus
alunos. Continue lendo este e-book para aprender
mais sobre gestão de estúdio!

5. Raio-X dos
processos do
estúdio

6. - 6 -
- Raio-X dos processos do estúdio -
É fundamental ter pleno controle sobre os principais
processos internos do seu estúdio, isto é, conhecer as
diferentes atividades e etapas envolvidas no trabalho.
Para isso, o primeiro passo é fazer um raio-X e
identificar quais processos são esses, além de
compreender seu funcionamento.
Um diagnóstico organizacional tem vários objetivos, como:
## avaliar o potencial do estúdio;
## determinar o que é preciso melhorar;
## formular novas estratégias;
## definir melhor a cultura organizacional.
Se você tiver colaboradores, pode pedir a ajuda deles para
fazer essa avaliação. Veja a seguir as 5 etapas do raio-X do
seu estúdio:

7. - 7 -
- Raio-X dos processos do estúdio -
Conheça os processos
Faça um levantamento de todas as
atividades que o estúdio realiza, desde a
prospecção de alunos até as renovações
de contratos, passando pelo controle da
agenda, pagamentos, etc.
Detalhe os processos
Descreva os processos em detalhes,
anotando todas as diferentes tarefas
e etapas que fazem parte de cada um
deles. Se possível, faça isso com o uso
de fluxogramas.
Identifique os problemas
Determine quais são os processos que
estão causando problemas, estresse ou
horas extras de trabalho, por exemplo.
A partir disso, identifique as causas e
as consequências que estes problemas
provocam no estúdio.
Crie planos de ação
Para cada problema identificado, crie uma
estratégia de solução do conflito. Procure
“quebrar” essa estratégia em pequenos
passos para facilitar a sua execução.
Faça um acompanhamento
Ao colocar as novas estratégias em
prática, acompanhe os resultados
parciais para ver se estão acontecendo
melhorias. Se for preciso, mude de
estratégia ou faça adaptações.

8. Buscando um
diferencial
competitivo para
o negócio

9. - 9 -
- Buscando um diferencial competitivo para o negócio -
A importância do
diferencial
Por que um aluno se matricularia no
seu estúdio e não nos concorrentes?
Você já se perguntou qual é o seu
diferencial competitivo?
Encontrar essa característica que
diferencia seu trabalho não é fácil, mas
é essencial. Sem um diferencial você
ficará eternamente brigando por preço
em vez de competir por qualidade.
Por outro lado, um bom diferencial
ajuda a construir a sua marca. Seu
estúdio passa a ser conhecido e
lembrado. O diferencial pode até
mesmo ajudar na retenção de alunos,
porque seus clientes procurarão o
serviço pelo motivo certo e saberão o
que esperar dele.

10. - 10 -
- Buscando um diferencial competitivo para o negócio -
Como encontrar o diferencial
Amplificando um diferencial
já existente
Existem basicamente dois caminhos para encontrar seu
diferencial. O primeiro é identificar uma qualidade que seu
estúdio já tem. Pode ser o atendimento, a infraestrutura ou
até mesmo a localização.
Mas não tente só adivinhar: pergunte aos seus alunos.
Faça pesquisas — formais ou informais — e descubra o que
eles mais gostam.
A partir daí é seu dever amplificar essa qualidade. Faça
com que ela se torne ainda mais forte. Busque maneiras
de destacá-la, tanto no trabalho do dia a dia como na sua
comunicação. Ao divulgar seu diferencial, você atrairá os
clientes certos para o seu estúdio.
Criando um diferencial
Nem sempre o diferencial surge naturalmente. Muitas
vezes ele precisa ser criado e não há nada de errado
nisso. Para isso, você deve observar o mercado e os
concorrentes, identificando brechas e pontos que podem
ser melhorados.
Digamos que a maioria dos estúdios esteja pecando em
infraestrutura. Você pode, propositalmente, investir
nesse ponto. Ao oferecer as melhores salas e os melhores
aparelhos, você poderá se divulgar como sendo o estúdio
com a melhor infraestrutura da cidade ou região. Jamais
deixe de comunicar seu diferencial para todo o mercado.
Só assim você poderá se destacar da concorrência.

11. A importância do
controle financeiro
otimizado

12. - 12 -
- A importância do controle financeiro otimizado -
Querendo ou não, o controle financeiro é o alicerce
de qualquer negócio. Se a saúde financeira do estúdio
não for capaz de sustentá-la, de nada adianta oferecer
o melhor serviço ou produto. O que muitos gestores
ignoram é que a organização vem em primeiro lugar. Se
você deseja oferecer o melhor aos seus alunos, é seu dever
se organizar financeiramente. Isso possibilitará a você
investir no seu estúdio, na sua equipe, na estrutura e na
sua própria capacitação profissional.
Sabendo disso, trouxemos algumas dicas para você ter um
controle financeiro otimizado.
Tenha um fluxo de caixa detalhado
Quando você sabe exatamente de onde vem e para onde
vai cada centavo do seu negócio, fica muito mais fácil
buscar melhores resultados. E a maneira certa de fazer
isso é por meio do fluxo de caixa.
O fluxo de caixa nada mais é do que o controle detalhado de
todos os recebimentos e despesas. Ele auxilia na melhora do
desempenho financeiro e na tomada de decisões.
Para executá-lo, registre diariamente todas as entradas
e saídas de dinheiro. Além disso, procure separá-las
por subcategorias. As despesas, por exemplo, podem
ser classificadas em: administrativo, aluguel, salários,
etc. Uma simples planilha no Excel pode evitar erros
que você cometeria fazendo o fluxo de caixa no papel.
Entretanto, sempre que possível, utilize programas
específicos para esse fim.
Separe as finanças do estúdio
das contas pessoais
Muitos empresários cometem o erro de misturar
finanças pessoais com o negócio. Ao fazer isso, você
deixa imediatamente de conhecer a real situação
financeira do estúdio. Consequentemente, não sabe
onde cortar gastos ou fazer investimentos.
Para evitar que isso aconteça, estabeleça um valor
mensal para retirada dos ganhos. Pode ser por meio de
um pró-labore ou da distribuição dos lucros. Depois,
reinvista o resto dos lucros no próprio estúdio, pois
assim você estimulará o seu crescimento.

13. - 13 -
- A importância do controle financeiro otimizado -
Planeje seu orçamento
Além de controlar o fluxo de caixa, é altamente
recomendado que seu estúdio tenha um
planejamento do orçamento anual. Isso permite
que você estipule metas de receitas e despesas,
tornando os objetivos mais possíveis de alcançar.
Uma vez que você tem seu ano planejado, fica
mais fácil controlar os gastos para não sair do
orçamento. Você também passa a saber quando
precisa conquistar mais alunos de forma a obter o
lucro pretendido.
Outro ponto importante é incluir os custos totais
do negócio no seu orçamento. Por exemplo, no
custo mensal devem ser considerados os valores
de depreciação dos equipamentos, bem como os
gastos com a manutenção. Esse tipo de previsão o
previne de gastos inesperados que comprometem
a sua lucratividade ao longo do ano.

14. - 14 -
- A importância do controle financeiro otimizado -
Analise seus resultados
periodicamente
Depois de planejar o orçamento anual, é necessário
que você reveja seus resultados mensalmente.
Dessa forma você conseguirá saber se as metas
estão sendo cumpridas ou se é preciso mudar de
estratégia para alcançá-la.
Isso também permite que você compense
os resultados mês a mês. Se em janeiro você
ultrapassou o limite de gastos, já sabe que
deverá controlar as despesas em fevereiro.
Sempre que possível utilize relatórios, dados e gráficos
para ajudá-lo nessa análise. Se você usa um sistema
de gestão, por exemplo, esses relatórios podem ser
gerados rapidamente. Assim, você avalia de forma mais
clara e objetiva os resultados da gestão no seu estúdio.

15. Acompanhando
o mercado

16. - 16 -
- Acompanhando o mercado -
Uma das obrigações de todo empresário
é observar o que está funcionando
no mercado. Muitas das estratégias e
tecnologias bem-sucedidas de outras
empresas — mesmo que em outras áreas
de atuação — podem ser adaptadas para
o seu caso.
Um exemplo disso é o modelo de
cobrança recorrente. Ele vem sendo
usado por verdadeiros gigantes no
mundo todo, como a Netflix e a Adobe,
criadora do Photoshop.
A melhor notícia é que você também
pode utilizar o débito recorrente no
pagamento do estúdio.
Dessa forma, os seus clientes registram os
dados apenas uma vez e a cobrança é feita
de forma automática todos os meses.
Essa estratégia ajuda muito na redução
da inadimplência, já que a cobrança é
feita de forma passiva. Os clientes a
autorizam previamente e, com isso, não
precisam nem sequer se lembrar da
obrigação no dia do pagamento.
Isso pode ser feito com o auxílio de
um software de gestão de estúdios e
academias. Esse tipo de ferramenta
automatiza grande parte dos processos
do seu cotidiano, facilitando as
cobranças, o controle financeiro e a
gestão do negócio como um todo.

17. Buscando
alternativas
tecnológicas

18. - 18 -
- Buscando alternativas tecnológicas -
Da mesma maneira que é essencial acompanhar as
estratégias e modelos de negócio das grandes empresas, é
fundamental buscar as alternativas tecnológicas mais atuais
para o seu estúdio.
Já faz tempo que a tecnologia deixou de ser um “plus”. Hoje, ela
é usada simplesmente em todos os tipos de processos. Quem
conta com um sistema de gestão, por exemplo, pode automatizar
tarefas que antigamente eram feitas só de forma manual.
É o caso dos próprios pagamentos, sobre os quais acabamos
de comentar. Mas a tecnologia vai muito além. Você também
pode automatizar seu fluxo de caixa para ter a certeza de
que todos os dados estão corretos. Além disso, pode gerar
relatórios em poucos minutos para compreender todo o
aspecto financeiro do seu negócio.
Somado a isso, também é possível controlar as compras, a folha
de pagamento e até mesmo a agenda, item muito importante
para todo estúdio. Já pensou, por exemplo, ter sua agenda
100% on-line, podendo ser acessada de qualquer lugar? Isso
acabaria com uma série de problemas relacionados a horários,
remarcações e assim por diante.

19. - 19 -
- Buscando alternativas tecnológicas -
Como implementar a tecnologia
de maneira natural
Uma das preocupações de muitos gestores — com toda
a razão — é a integração da tecnologia. Como fazer a
transição de processos manuais para os automatizados?
Como implementar tudo no dia a dia de forma que eu não
bagunce o meu estúdio?
Felizmente, essas perguntas vêm sendo
respondidas há anos não só pelos criadores das
tecnologias, como pelos próprios donos dos
negócios. Atualmente, os sistemas de gestão
podem ser integrados em etapas.
Isso significa que a adaptação é gradual. O gestor tem
tempo para aprender e assimilar o funcionamento da
tecnologia aos poucos, sem precisar fazer mudanças
bruscas de uma hora para outra.
Ao mesmo tempo, a tecnologia é introduzida de forma
que os benefícios apareçam naturalmente. Na medida em
que as vantagens são percebidas, fica cada vez mais fácil
adotar os padrões.
E o melhor de tudo é que a tecnologia não exige um
esforço extra no dia a dia. Pelo contrário: ela poupa
tempo e recursos humanos, fazendo com que seja
possível se dedicar mais à parte estratégica e à entrega
do serviço. Ou seja, você ganha liberdade para cuidar
ainda mais dos seus alunos.

20. Conclusão

21. - 21 -
- CONCLUSÃO -
Sem sombra de dúvidas, a gestão de um estúdio vai muito além
das aulas em si. É necessário que você saiba controlar as finanças,
organizar as atividades internas e se posicionar no mercado. Todas
essas tarefas são desafiadoras, mas trazem excelentes resultados
quando bem-feitas. E, cada vez mais, você pode contar com a
tecnologia para ajudar a otimizar todos esses pontos.
Desde a gestão financeira até a organização da agenda,
passando pelo relacionamento com os clientes, toda a parte
de administração do estúdio pode ser medida, padronizada e
controlada. Com isso, você obtém uma série de benefícios. Fica
mais fácil identificar os erros e acertar em cheio naquilo que
realmente importa. Seja no agendamento de ligações para um
aluno ou até mesmo no recebimento dos pagamentos.
A gestão está mais avançada do que nunca e, para a sorte
dos donos de estúdios, todas essas melhorias podem ser
aplicadas na área de fitness. O resultado é que o gestor
encontra o equilíbrio no trabalho, possuindo um negócio
sólido, com alunos cada vez mais satisfeitos e saudáveis.

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