Esta apresentação aborda de maneira abrangente o processo que conduz do planeamento estratégico à implementação prática por meio de um plano de ação eficaz
1. DO PLANEAMENTO AO PLANO DE ACÇÃO
UMA INTRODUÇÃO
Autor – Celso G. Van-Dúnem Paquete
MD, Analytics
2. Objectivos
1. Apresentar conceitos fundamentais sobre planeamento;
2. Induzir a génese do pensamento estratégico e de suas
vantagens no senário de gestão administrativa;
3. Contribuir na implementação da cultura do plano e do
hábito de planificar para todos os profissionais
administrativos;
3. Sumário
1. Processo de planeamento/Introdução
• Definição de conceitos
2. Tipos e Níveis de Planeamento
• Planeamento Estratégico
• Planeamento Táctico
• Planeamento Operacional
3. Diferenças entre os três tipos de
planeamento
4. Objectivos e metas
• Tipos de Objectivos
• Metas e Objectivos SMART
5. Indicadores
• Conceitos
• Tipos de Indicadores
6. Ferramentas para elaborar um
plano
• Modelo SWOT
• Modelo 5W2H
7. Plano de acção
• Características
• Componentes
4. Definição de conceitos
• Planeamento “é decidir antecipadamente o que deve ser feito para
alcançar determinado objectivo ou meta.”
• Planeamento: é a função administrativa que determina
antecipadamente quais são os objectivos que devem ser atingidos e
como se deve fazer para alcançá-los. Trata-se, pois, de um modelo
teórico para a acção futura.
• Começa com a determinação dos objectivos e detalha os planos
necessários para atingi-los da melhor maneira possível. Assim,
planejar é definir os objectivos e escolher antecipadamente o melhor
curso de acção para alcançá-los.
• O planeamento define onde se pretende chegar, o que deve ser feito,
quando, como e em que sequência.
5. Processo de planeamento/Introdução
• O processo de planeamento consiste em definir planos. Em essência,
um plano contem objectivos e as formas de realiza-los.
• Planejar e um processo; os resultados são os planos.
• O processo de planejar, sintetizado compreende três etapas
principais:
1. Definição de objectivos,
2. Definição dos meios de execução;
3. Definição dos meios de controle.
7. Planeamento: Tipos – Níveis - Interligações
Tipos de
planeamento
Planeamento
Estratégico
Planeamento
Táctico
Planeamento
Operacional
Níveis de
Planeamento
Nível
Estratégico
Nível Táctico
Nível
Operacional
Níveis
organizacionais
Nível institucional
Nível intermédio/
Departamental
Nível Operacional/
Repartição/ Área/
Especialistas
9. O que faz cada nível de planeamento
Planeamento Operacional
Desdobramento dos planos tácticos de cada departamento em planos operacionais
para cada tarefa/actividade
Planeamento Táctico
Tradução dos planos estratégicos em planos concretos a nível departamental
Planeamento Estratégico
Análise do ambiente externo (oportunidades e ameaças) e interno (pontos fortes,
pontos fracos) da organização
10. Planeamento estratégico
• De acordo com Chiavenato (2001, p.223), planeamento estratégico, “[...] é o
planeamento global projectado a longo prazo, e que envolve a organização como
uma totalidade”.
• De acordo com Megginson; Mosley; Pietri Jr (1998), esse planeamento se
diferencia dos demais porque, além de outros critérios, envolve decisões
tomadas pela alta administração, que está localizada no topo da hierarquia
organizacional, também conhecida como nível institucional, que por sua vez,
elabora o planeamento estratégico.
• É projectado a longo prazo. Isto quer dizer que os resultados que se pretende
alcançar podem vir ao longo de uma determinada data ou ao final desta. Trata-se
de um processo.
• Antes da elaboração do planeamento estratégico, é importante que façamos
alguns questionamentos. São eles:
1. Quem somos?
2. Aonde Vamos?
3. Onde/como estamos?
4. Como vamos?
11. Planeamento estratégico
• O planeamento estratégico é o processo administrativo que
estabelece sustentação metodológica para se proporcionar a melhor
direcção a ser seguida pela organização, visando à optimização do
grau de interacção com o ambiente e actuando de forma inovadora e
diferenciada.
• O planeamento estratégico está sob a responsabilidade dos níveis
mais altos da organização e está relacionado à formulação de
objectivos e à selecção dos cursos de acção a serem seguidos para
sua consecução, levando em conta as condições externas/internas à
instituição e sua evolução esperada.
12. Planeamento táctico
• De acordo com Chiavenato (2001, p. 218), planeamento táctico “[...] é
o planeamento que abrange cada departamento projectado a médio
prazo e que abrange recursos específicos e departamentais”.
• O planeamento táctico, tem o objectivo de abordar cada
departamento da organização separadamente e não a organização
como um todo; sua principal finalidade é o uso eficiente dos recursos
disponíveis, respeitando os objectivos do planeamento estratégico.
• Assim como o planeamento estratégico, o planeamento táctico está
voltado para acções do futuro, porém, sua operacionalização é
prevista dentro de um espaço de tempo menor.
13. Planeamento operacional
• O planeamento operacional pode ser considerado como a formalização,
por meio de documentos escritos, das metodologias de
desenvolvimento e implantação estabelecidas, ou seja, são
estruturados os planos de acção ou planos operacionais.
• Os planeamentos operacionais correspondem a um conjunto de partes
homogéneas do planeamento táctico e devem conter em detalhes:
1. Os recursos necessários para seu desenvolvimento e implantação;
2. Os procedimentos básicos a serem adoptados;
3. Os resultados finais esperados;
4. Os prazos estabelecidos;
5. Os responsáveis por sua execução e implantação.
14. Planeamento operacional/ Elementos
• Para realizar objectivos estratégicos e administrativos, e preciso definir
actividades e recursos. Esse é o domínio do planeamento operacional. O
processo de planeamento operacional consiste em definir como realizar
objectivos. Os planos operacionais contem os seguintes elementos:
1. Objectivos específicos.
2. Actividades necessárias para realizar esses objectivos.
3. Recursos que devem ser mobilizados para realizar as actividades.
• O ponto de partida para a elaboração dos planos operacionais são os
objectivos de nível mais alto (objectivos principais ou objectivos
estratégicos).
• Os objectivos estratégicos definem AONDE a organização pretende chegar.
No ponto seguinte da cadeia de meios e fins, os objectivos específicos,
actividades e recursos são formulados em seguida, como parte do processo
de planeamento operacional.
• Os objectivos operacionais definem COMO e O QUE a organização deve
fazer para realizar os objectivos estratégicos.
15. Diferenças entre os três tipos de planeamento
• De modo geral, é difícil de estabelecer com exactidão, na prática, uma
linha divisória entre os diferentes tipos de planeamento. Entretanto,
algumas diferenças básicas e relativas podem ser detectadas,
conforme são apresentadas no Quadro:
16. Diferenças entre os três tipos de planeamento
• Chiavenato (2006, p. 416) também explicita que os diferentes tipos de
planeamento envolvem diferentes níveis organizacionais, níveis de
conteúdo, níveis de tempo e níveis de amplitude, como mostra o
Quadro.
17. Objectivos e metas
• Planear, essencialmente, é definir objectivos e as formas de realiza-
los.
• Objectivos são os resultados finais em direcção aos quais a actividade
é orientada.
• São passos que a organização procura realizar, por meio de suas
actividades, operações e aplicação de recursos.
• Os objectivos representam a parte mais importante de um plano.
• Todo administrador deve ter uma solida compreensão das forças que
produzem os objectivos, de sua utilidade e de como classifica-los.
18. Objectivos e metas
• Objectivo: alvo ou situação que se pretende atingir, em que se
determina para onde a organização deve dirigir seus esforços.
• Objectivo funcional: objectivo intermediário, relacionado às áreas funcionais,
que deve ser atingido com a finalidade de alcançar os objectivos da
organização.
• Desafio: uma realização que deve ser perseguida, sendo
perfeitamente quantificável e com prazo estabelecido, que exige
esforço extra e representa a modificação de uma situação.
• Meta: corresponde aos passos ou etapas, perfeitamente
quantificados e com prazos para alcançar os desafios e objectivos.
19. Objectivos/Tipos de objectivos
• Objectivo geral - O primeiro objectivo é normalmente definido de maneira
genérica.
• Objectivos específicos são os que tem natureza operacional, indicando uma
Acão precisa a ser realizada. São também chamados objectivos
operacionais.
• Um objectivo especifico, normalmente, esta associado a um indicador de
desempenho, como quantidade, data, nível de qualidade ou nível de
utilização de recursos.
• O indicador de desempenho não precisa ser numérico, mas deve sempre
possibilitar a avaliação com precisão se o objectivo foi atingido ou não.
• Os objectivos específicos (ou operacionais) são também chamados metas.
20. Metas e Objectivos SMART
• Se você quer começar um plano de acção, é porque tem algo que
precisa ou deseja realizar. É importante que você tenha claro qual é o
objectivo do seu plano de acção antes de começar a planejá-lo.
• Um plano de acção SMART é simplesmente uma variação do plano de
acção tradicional com foco na definição de metas e na criação de
metas mais accionáveis e específicas (“metas SMART”).
1. Specific — Bem definida e clara.
2. Measurable — Inclui indicadores que medem o progresso.
3. Attainable — Realista considerando tempo e recursos.
4. Relevant — Alinhado com seus outros objectivos em geral.
5. Timely — Tem uma data de finalização bem definida.
21. Outra estratégia que já se mostrou muito efectiva é a decomposição dos
objectivos.
Caso a sua meta seja para entrega em um prazo muito longo,
decomponha ela em pequenas entregas para que você não perca com
outros objectivos ao longo do caminho.
22.
23. Metas e Objectivos SMART
• OBS - Existe, por exemplo, o SMARRT, que ganha um novo “R”, para
“Relevance” (Relevância), e se refere a objectivos que também
tenham um impacto e sejam importantes em um contexto mais
amplo.
• Além disso, temos também o SMARTER, que tem um “E” (Evaluated)
e um “R” (Reviewed) a mais, para reforçar que nossos objectivos
também devem ser sempre avaliados e revistos.
24.
25. Indicadores/Conceitos
• São números que vão ajudar no acompanhamento das
metas/objectivos. São também chamados de Parâmetros de
Avaliação.
• São referências quantitativas ou qualitativas que servem para indicar
se as actividades de um plano estão sendo bem executadas
(indicadores de processo ou desempenho) ou se os objectivos foram
alcançados (indicadores de resultado e de impacto).
• Indicadores: Consistem em métricas que proporcionam a geração de
informações e permitem a avaliação do desempenho em relação aos
objectivos definidos. Os indicadores não são apenas expressões de
modelos matemáticos, ele nos mostra onde podemos actuar para
buscar o atendimento de uma meta definida.
26. Indicadores/Tipos/ Indicadores de processo
• Indicadores de processo:
• São medidas que indicam a realização das actividades.
• Muitas vezes, é solicitado também o meio de verificação, que é a
forma de colecta das informações, conforme pode ser observado no
exemplo abaixo:
Actividade Indicadores Meios de verificação
Realizar duas capacitações
em agro-ecologia para 30
agricultores cada.
- Quantidade de capacitações realizadas;
– Quantidade de agricultores capacitados.
– Listas de presença
– Fotos
– Relatórios
27. Indicadores/Tipos/ Indicadores resultado
• Indicadores de resultado:
• Essas medidas expressam, directa ou indirectamente, os benefícios
decorrentes das acções empreendidas. Está relacionado aos
objectivos específicos. Veja o exemplo:
Objectivo específico Indicadores Meios de verificação
Difundir a aplicação de técnicas
agro-ecológicas junto aos
agricultores.
– Diversidade de espécies
produzidas nas roças,
– Teor de matéria orgânica nos
solos,
– Independência de insumos
externos.
– Fotos
– Relatórios
– Visitas técnicas
– Entrevistas
28. Indicadores/Tipos/ Indicadores de impacto
• Indicadores de impacto:
• Possuem natureza abrangente e medem os efeitos de médio e longo
prazos. Está mais relacionado ao objectivo geral. Veja o exemplo:
Objectivo Geral Indicadores Meios de verificação
Aumento da segurança alimentar
com a implantação de sistemas
agro-florestais.
– Redução no valor gasto com a
compra de insumos externos para
produzir alimentos,
– Aumento na diversidade de
alimentos na mesa da família
– Relatos
– Entrevistas
– Pesquisa
29. Indicadores/Tipos/ Indicadores Quantitativos
(Indicadores de Resultados)
• Os indicadores que nos dizem se as actividades e acções que
planeamos estão realmente acontecendo conforme o planeado são
conhecidos como Indicadores de Resultados .
• Esses tipos de indicadores irão ajudá-lo a monitorar se você está
fazendo o que planejou (outputs), mas não nos dá uma ideia do efeito
causado por esses outputs.
• Os indicadores quantitativos podem ser expressos de várias maneiras,
dependendo dos dados envolvidos e sua utilização. Estes podem
incluir números inteiros, decimais, razões, fracções, percentagens e
valores monetários – factores quantitativos sempre podem ser
expressos como um número.
30. Indicadores/Tipos/Indicadores de
Desempenho / Indicadores Qualitativos
• Os indicadores qualitativos são geralmente indicadores de mudança
(resultados). Responder a esses tipos de perguntas nos dá
informações que indicam se nosso trabalho está levando às
mudanças.
• Os indicadores qualitativos são factores não numéricos para
determinar o nível de progresso em direcção a um objectivo
específico. Os dados qualitativos são baseados em opiniões,
sentimentos ou pontos de vista, em vez de fatos ou números
concretos. Esses factores são usados para medir coisas que não têm
constante numérica, como o senso de esperança de um grupo para o
futuro.
31. Ferramentas para elaborar um plano
• Existem muitas metodologias que possuem uma estrutura própria de
plano de acção para ser utilizada. Isso porque, cada uma delas, tem
seus próprios critérios de organização, planeamento e aplicação.
32. Ferramenta no Planeamento/Modelo SWOT
• Segundo Megginson; Mosley; Pietri Jr (1998, p. 179), “[...] a análise
SWOT é o processo de identificar sistematicamente as Forças
(Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities)
e Ameaças (Threats)”.
• Esta ferramenta também pode ser chamada de FOFA (Força,
Oportunidade, Fraqueza e Ameaças) e é utilizada para detectar os
factores internos e externos que influenciam o planeamento
organizacional.
33. Ferramenta no Planeamento/Modelo SWOT
• Os pontos fortes e fracos fazem
parte da análise interna e são
variáveis controláveis pela
organização. As oportunidades e
ameaças fazem parte do ambiente
externo e são variáveis não
controláveis pela organização,
conforme podemos ver na figura.
• O uso desta ferramenta é
importante na identificação da
situação em que a organização se
encontra, podendo assim elaborar
um planeamento adequado às
necessidades.
35. • Forças e Oportunidades – Tirar o máximo
partido dos pontos fortes para aproveitar
ao máximo as oportunidades detectadas.
• Forças e Ameaças – Tirar o máximo
partido dos pontos fortes para minimizar
os efeitos das ameaças detectadas.
• Fraquezas e Oportunidades –
Desenvolver estratégias que minimizem os
efeitos negativos dos pontos fracos e que
em simultâneo aproveitem as
oportunidades detectadas.
• Fraquezas e Ameaças – As estratégias a
adoptar devem minimizar ou ultrapassar
os pontos fracos e, tanto quanto possível,
fazer face às ameaças
36.
37.
38.
39. Ferramentas para elaborar um plano / 5W2H
• O 5W2H é um modelo de plano de acção que consiste em 7
perguntas, ao respondê-las, define-se, detalhadamente, todos os
itens necessários para solucionar o problema encontrado ou atingir o
objectivo definido:
1. What? – (o quê): o que será feito? - O que fazer?
2. Why? – (por quê): qual o motivo dessa acção? - Por que fazer?
3. Where? – (onde): aonde acontecerá? - Onde a acção será executada?
4. When? – (quando): quando isso deve acontecer? - Quando fazer?
5. Who? – (quem): quem é o responsável? - Quem vai executar os processos?
6. How? – (como): como será feito o processo? - Como as etapas devem ser
realizadas?
7. How much? – (quanto custa): qual o orçamento e o custo? - Qual será o
custo para executar os planos?
40.
41. Ferramentas para elaborar um plano / 5W2H
1. What – O que será feito? (etapas) – descreve todas as etapas necessárias
para atingir o objectivo proposto;
2. Why – Por que será feito? (justificativa) – solicita que o executor do
plano de acção justifique a necessidade da actividade para se alcançar o
objectivo definido;
3. where – Onde será feito? (local) – visa determinar onde serão executadas
as tarefas para a concretização do plano;
4. When – Quando será feito (tempo) – determina um período para
finalização de todas as acções, de modo a garantir que elas sejam
executadas no prazo estipulado para atingir o objectivo;
5. Who – Por quem será feito? (responsável) – delega as actividades
adequadamente a cada profissional envolvido, caso haja, para evitar que
problemas com atribuições interfiram no andamento da actividade;
42. Ferramentas para elaborar um plano / 5W2H
1. How – Como será feito? (método) – define os métodos que serão
necessários para execução de cada etapa proposta no plano de
acção;
2. How Much – Quanto custará fazer? – estima o valor do
investimento necessário para executar as etapas exigidas, o que
inclui recursos financeiros e humanos.
45. Plano de acção/Introdução
• A fase final do processo de planeamento consiste em formalizar o
plano pretendido, através da criação de metodologias de
desenvolvimento. Essa responsabilidade fica a cargo do planeamento
operacional que, em suma, elabora o plano de acção que será
aplicado no dia a dia da organização.
• Esse planeamento contabiliza os recursos necessários para
desenvolvimento e implantação, apresenta os procedimentos básicos
a serem adoptados, os responsáveis pela implantação e execução e os
produtos finais esperados., sempre obedecendo a métodos,
orçamentos predefinidos e cronogramas.
46. Plano de acção/Introdução
• Metas baseadas em tempo podem ser estabelecidas para melhorias e
um plano de acção pode ser formulado para atingir essas metas.
• É necessário desenvolver um plano de acção para cada meta.
• Um plano de acção explica quem fará o quê, quando e em que ordem
a organização alcançará os objectivos.
• O desenho e a implementação do plano de acção dependem da
natureza e das necessidades da organização.
• Plano de acção é um plano que indica quais acções serão tomadas,
por quem, durante que prazo e com quais resultados esperados.
47. Plano de acção Característica
• As actividades podem ser direccionadas para a realização de objectivos
estratégicos por meio do planeamento de acções.
• Depois que um programa foi seleccionado para implementar uma
estratégia específica, um plano de acção deve ser desenvolvido para
colocar o programa em prática.
• Os planos de acção são importantes por vários motivos.
1. Primeiro, os planos de acção servem como um elo entre a formulação da
estratégia e a avaliação e controle.
2. Em segundo lugar, o plano de acção especifica o que precisa ser feito de forma
diferente da forma como as operações são realizadas actualmente.
3. Terceiro, durante o processo de avaliação e controle que vem depois, um plano de
acção ajuda tanto na avaliação do desempenho quanto na identificação de
quaisquer acções correctivas, conforme necessário.
• Além disso, a atribuição explícita de responsabilidades pela implementação
e monitoramento dos programas pode contribuir para uma melhor
motivação.
48. Plano de acção
• Para ter sucesso, qualquer plano de acção deve esclarecer
• (1) Quem deve realizar quais acções,
• (2) Quais são os prazos,
• (3) Como o desempenho será medido,
• (4) Quais recompensas resultarão da acção desejada.
• Além disso, alguns meios devem ser estabelecidos para
monitorar as acções à medida que são tomadas, para que as
acções alinhadas à mudança possam ser distinguidas da
mera rotina.
49. Plano de acção/ Componentes
• Para cada meta de curto prazo, identifique os itens. Esses itens listados devem
estar em ordem lógica e fluxo para facilitar o desenvolvimento de cada um:
1. Item de acção ou tarefa: Comece a frase com um verbo para mostrar a acção
que está sendo feita. Depois que todas as tarefas estiverem listadas, ordene-as
com base na prioridade.
2. Pessoa, Secção ou Departamento responsável: Se houver responsabilidade
compartilhada, faça de uma pessoa o líder.
3. Datas de início e término: as datas de início são importantes porque permitem
que você veja a duração de uma acção. Sem a data de início, você não saberá
se está atrasado até que a data de término passe. Ao estabelecer uma data de
término, comprometa-se com o prazo.
4. Despesa: Identifique uma despesa estimada, se aplicável.
5. Progresso ou status actual: use este medidor para indicar qual percentagem
do item de acção está concluída ou para explicar o que está acontecendo com
o item de acção no momento. Actualize este campo regularmente para fins de
relatório e rastreamento.
50. Plano de acção modelo resumido
OBJECTIVO -
Nº ACTIVIDADES A SEREM
DESENVOLVIDAS/
METAS
LOCAL DATA DE
INICIO
DATA DE
TÉRMINO
EXECUTOR INDICADOR UNIDADE
DO
INDICADOR
ÍNDICE DE
REFERÊNCIA
MODO DE
EXECUÇÃO
PREVISÃO
ORÇAMENTAL
PRO GRESSO/
STATUS
ACTUAL
1
2
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