1ª Apresentação do Projecto de Biblioteca

1. Sistemas de Gestão Documental
Com Workflow
Eugénio Machado Nº9110042
Fábio Pinto Nº91110049
Projeto de Biblioteca

2. Introdução
Gestão Documental
Gestão Documental
Com Workflow
Benefícios da
Gestão Documental
com Workflow
Gestão Documental
Nas Organizações
Sistemas de Gestão
Documental
Funções dos
Sistemas de Gestão
Documental
Vantagens dos
Sistemas de Gestão
Documental
Software de Gestão
Documental com
Workflow
Principais
Funcionalidades do
iPortalDoc
Conclusão
Bibliografia

3. Introdução
Actividades Datas Responsável
Revisão da lieratura sobre a gestão documental nas
organizações incluindo os sistemas de gestão
documental;
Inicio: 12/03/15
Fim: 26/03/15
Eugénio Machado
Revisão de literatura sobre a gestão documental com
Workflow;
Inicio: 12/03/15
Fim: 26/03/15
Fábio Pinto
Revisão de literatura sobre o software de gestão
documental;
Inicio: 12/03/15
Fim: 26/03/15
Fábio Pinto
Revisão de literatura sobre software de gestão
documental com o Workflow;
Inicio: 12/03/15
Fim: 26/03/15
Eugénio Machado
Identificar critérios da gestão documental, e
classificando-os;
Inicio: 27/03/15
Fim: 04/04/15
Fábio Pinto
Identificar critérios da gestão documental com
workflow, classificando-os;
Inicio: 27/03/15
Fim: 04/04/15
Eugénio Machado

4. Gestão Documental
“A informação é um conjunto estruturado de representações
mentais codificadas, socialmente contextualizadas e passíveis
de serem registadas num suporte material e, portanto,
comunicadas de forma assíncrona e multidireccionada.”
Armando Silva Malheiro, 2002

5. Gestão Documental
A classificação deve ser feita de acordo
com o valor que a informação tem para a
organização e em função da sua utilidade.
Esta tarefa é realizada com base no
espectro de Taylor, que explica a
agregação através de processos.

6. Gestão Documental
Chaumier propõe uma classificação diretamente relacionadas com
a relevância que a informação tem no funcionamento da
organização, por ordem decrescente de importância para a
organização.

7. Gestão Documental
O objetivo e o fundamento da Gestão é sistematizar processos para
a melhoria do funcionamento do sistema a que se aplica.

8. Gestão Documental com Workflow
“Um Workflow é a automatização de
um processo de negócio, no todo ou
em parte, durante o qual os
documentos, informação e tarefas são
passados de um participante para
outro, de acordo com um conjunto de
regras procedimentais.”
Cunha,2009

9. Benefícios da Gestão Documental com Workflow
Eliminação
Simplificação
Acesso
Remoto
Arquivo e
Recuperação
Conhecimento
Aumento
Habilidade
Carateristicas

10. Gestão Documental nas Organizações
A gestão documental pode trazer benefícios efectivos às
organizações. Sistematizar processos que se repetem ou que
usam documentos, torna-os mais eficientes e com mais
qualidade. É aqui que entram os workflows.

11. Gestão Documental nas Organizações
A gestão por processos vem trazer uma nova
realidade às organizações com a rentabilização do
tempo e do espaço, porque uma vez
sistematizados os processos são claros e é possível
saber as tarefas de cada um e acompanhar o
decorrer das actividades. Torna-se também fácil
de identificar entraves e dificuldades analisando
que fases são mais rápidas ou mais lentas.

12. Sistemas de Gestão Documental
Na verdade o que realmente traz vantagem às organizações
é o facto de os Sistemas de Gestão Documental(SGD) serem
baseados na gestão integrada com base nos processos.

13. Funções dos SGD
• promover a utilização da informação e facilidade de
comunicação;
Utilização e Encaminhamento
• promover o controlo da acessibilidade e a
confidencialidade da informação;
Segurança
• tem como objectivo a gestão do sistema;
Administração

14. Vantagens SGD
Melhor acessibilidade
Fluxos de informação mais precisos e rápidos
Melhoria da produtividade através da partilha de
informação entre utilizadores
Pesquisa e recuperação da informação mais rápida e
eficiente
Controlo de acesso através de permissões
Redução de custos e espaço de armazenamento físico
Notificação de tarefas e prazos
Sistematização dos processos do ciclo de vida da
informação, mantendo o histórico
Criação fácil e económica de cópias de segurança
Facilidade na tomada de decisão
Capacidade de integração de documentação variada
(tipologia e formato)

15. Software Gestão Documental com Workflow
O iPortalDoc é um software de gestão documental e
workflow, desenvolvido pela iPortalMais, destinado
a organizações e empresas.
iPortalDoc é personalizável, ou seja, cada
organização pode configurar o sistema
moldando-o às suas especificações, de maneira
a adequar o sistema à gestão da organização

16. Principais Funcionalidades do iPortalDoc
Arquivo da
Documentação
Definição e
configuração
Integração com
Certificados
Interface
intuitivo
Segurança da
Informação
Workflow
Auto-
Configuraveis
Criação de
Relatórios
Registo e gestão
correspondência
Associação de
documentos

17. Conclusão
Face ao ambiente humano e tecnológico cada vez mais
complexo, a utilização eficaz de sistemas de gestão documental com
workflow, tem-se tornado muito vantajosa, como foi possível
verificar.
Este tipo de gestão documental quando inserido nas
organizações e empresas pode trazer muitos benefícios para estas.