Sistemas de Gestão Documental
Com Workflow
Eugénio Machado Nº9110042
Fábio Pinto Nº91110049
Projeto de Biblioteca
Introdução
Gestão Documental
Gestão Documental
Com Workflow
Benefícios da
Gestão Documental
com Workflow
Gestão Documental...
Introdução
Actividades Datas Responsável
Revisão da lieratura sobre a gestão documental nas
organizações incluindo os sist...
Gestão Documental
“A informação é um conjunto estruturado de representações
mentais codificadas, socialmente contextualiza...
Gestão Documental
A classificação deve ser feita de acordo
com o valor que a informação tem para a
organização e em função...
Gestão Documental
Chaumier propõe uma classificação diretamente relacionadas com
a relevância que a informação tem no func...
Gestão Documental
O objetivo e o fundamento da Gestão é sistematizar processos para
a melhoria do funcionamento do sistema...
Gestão Documental com Workflow
“Um Workflow é a automatização de
um processo de negócio, no todo ou
em parte, durante o qu...
Benefícios da Gestão Documental com Workflow
Eliminação
Simplificação
Acesso
Remoto
Arquivo e
Recuperação
Conhecimento
Aum...
Gestão Documental nas Organizações
A gestão documental pode trazer benefícios efectivos às
organizações. Sistematizar proc...
Gestão Documental nas Organizações
A gestão por processos vem trazer uma nova
realidade às organizações com a rentabilizaç...
Sistemas de Gestão Documental
Na verdade o que realmente traz vantagem às organizações
é o facto de os Sistemas de Gestão ...
Funções dos SGD
• promover a utilização da informação e facilidade de
comunicação;
Utilização e Encaminhamento
• promover ...
Vantagens SGD
Melhor acessibilidade
Fluxos de informação mais precisos e rápidos
Melhoria da produtividade através da part...
Software Gestão Documental com Workflow
O iPortalDoc é um software de gestão documental e
workflow, desenvolvido pela iPor...
Principais Funcionalidades do iPortalDoc
Arquivo da
Documentação
Definição e
configuração
Integração com
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Conclusão
Face ao ambiente humano e tecnológico cada vez mais
complexo, a utilização eficaz de sistemas de gestão document...
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1ª Apresentação do Projecto de Biblioteca

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  1. 1. Sistemas de Gestão Documental Com Workflow Eugénio Machado Nº9110042 Fábio Pinto Nº91110049 Projeto de Biblioteca
  2. 2. Introdução Gestão Documental Gestão Documental Com Workflow Benefícios da Gestão Documental com Workflow Gestão Documental Nas Organizações Sistemas de Gestão Documental Funções dos Sistemas de Gestão Documental Vantagens dos Sistemas de Gestão Documental Software de Gestão Documental com Workflow Principais Funcionalidades do iPortalDoc Conclusão Bibliografia
  3. 3. Introdução Actividades Datas Responsável Revisão da lieratura sobre a gestão documental nas organizações incluindo os sistemas de gestão documental; Inicio: 12/03/15 Fim: 26/03/15 Eugénio Machado Revisão de literatura sobre a gestão documental com Workflow; Inicio: 12/03/15 Fim: 26/03/15 Fábio Pinto Revisão de literatura sobre o software de gestão documental; Inicio: 12/03/15 Fim: 26/03/15 Fábio Pinto Revisão de literatura sobre software de gestão documental com o Workflow; Inicio: 12/03/15 Fim: 26/03/15 Eugénio Machado Identificar critérios da gestão documental, e classificando-os; Inicio: 27/03/15 Fim: 04/04/15 Fábio Pinto Identificar critérios da gestão documental com workflow, classificando-os; Inicio: 27/03/15 Fim: 04/04/15 Eugénio Machado
  4. 4. Gestão Documental “A informação é um conjunto estruturado de representações mentais codificadas, socialmente contextualizadas e passíveis de serem registadas num suporte material e, portanto, comunicadas de forma assíncrona e multidireccionada.” Armando Silva Malheiro, 2002
  5. 5. Gestão Documental A classificação deve ser feita de acordo com o valor que a informação tem para a organização e em função da sua utilidade. Esta tarefa é realizada com base no espectro de Taylor, que explica a agregação através de processos.
  6. 6. Gestão Documental Chaumier propõe uma classificação diretamente relacionadas com a relevância que a informação tem no funcionamento da organização, por ordem decrescente de importância para a organização.
  7. 7. Gestão Documental O objetivo e o fundamento da Gestão é sistematizar processos para a melhoria do funcionamento do sistema a que se aplica.
  8. 8. Gestão Documental com Workflow “Um Workflow é a automatização de um processo de negócio, no todo ou em parte, durante o qual os documentos, informação e tarefas são passados de um participante para outro, de acordo com um conjunto de regras procedimentais.” Cunha,2009
  9. 9. Benefícios da Gestão Documental com Workflow Eliminação Simplificação Acesso Remoto Arquivo e Recuperação Conhecimento Aumento Habilidade Carateristicas
  10. 10. Gestão Documental nas Organizações A gestão documental pode trazer benefícios efectivos às organizações. Sistematizar processos que se repetem ou que usam documentos, torna-os mais eficientes e com mais qualidade. É aqui que entram os workflows.
  11. 11. Gestão Documental nas Organizações A gestão por processos vem trazer uma nova realidade às organizações com a rentabilização do tempo e do espaço, porque uma vez sistematizados os processos são claros e é possível saber as tarefas de cada um e acompanhar o decorrer das actividades. Torna-se também fácil de identificar entraves e dificuldades analisando que fases são mais rápidas ou mais lentas.
  12. 12. Sistemas de Gestão Documental Na verdade o que realmente traz vantagem às organizações é o facto de os Sistemas de Gestão Documental(SGD) serem baseados na gestão integrada com base nos processos.
  13. 13. Funções dos SGD • promover a utilização da informação e facilidade de comunicação; Utilização e Encaminhamento • promover o controlo da acessibilidade e a confidencialidade da informação; Segurança • tem como objectivo a gestão do sistema; Administração
  14. 14. Vantagens SGD Melhor acessibilidade Fluxos de informação mais precisos e rápidos Melhoria da produtividade através da partilha de informação entre utilizadores Pesquisa e recuperação da informação mais rápida e eficiente Controlo de acesso através de permissões Redução de custos e espaço de armazenamento físico Notificação de tarefas e prazos Sistematização dos processos do ciclo de vida da informação, mantendo o histórico Criação fácil e económica de cópias de segurança Facilidade na tomada de decisão Capacidade de integração de documentação variada (tipologia e formato)
  15. 15. Software Gestão Documental com Workflow O iPortalDoc é um software de gestão documental e workflow, desenvolvido pela iPortalMais, destinado a organizações e empresas. iPortalDoc é personalizável, ou seja, cada organização pode configurar o sistema moldando-o às suas especificações, de maneira a adequar o sistema à gestão da organização
  16. 16. Principais Funcionalidades do iPortalDoc Arquivo da Documentação Definição e configuração Integração com Certificados Interface intuitivo Segurança da Informação Workflow Auto- Configuraveis Criação de Relatórios Registo e gestão correspondência Associação de documentos
  17. 17. Conclusão Face ao ambiente humano e tecnológico cada vez mais complexo, a utilização eficaz de sistemas de gestão documental com workflow, tem-se tornado muito vantajosa, como foi possível verificar. Este tipo de gestão documental quando inserido nas organizações e empresas pode trazer muitos benefícios para estas.

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