1. Portfólio de Investimentos
Utilização de
ferramentas para
facilitar a gestão de
um Portfólio com
grande número de
projetos
Out/09

2. Agenda
O portfólio de investimentos da Fosfertil
A implantação do PMO
As ferramentas utilizadas
Os resultados obtidos
As lições aprendidas

3. A distribuição dos Investimentos
Mais de 500 itens de investimentos (>R$ 1Bi)
8 unidades industriais
Rotina e Expansão
5 Classificações:
COP
MOP
PASO
PJCO
CIPE

4. Perguntas
Estamos investindo nos projetos certos?
(alinhamento estratégico)
O portfólio está balanceado? (risco x retorno,
curto x longo prazo, tipo de projeto)
Estamos implementando bem os nossos
projetos? (prazo, custo, escopo, qualidade)
Quais as nossas ferramentas de controle?
Somos competitivos na obtenção dos
objetivos dos projetos que realizamos?
PMO

5. A implantação do PMO
Ter os projetos certos bem implementados
Metodologia Fonte única
única informações
Alinhamento Valor
Padronização Suporte Controle
Estratégico Agregado
Escolher os Realizado x
projetos corretos Planejado

6. Padronização
A metodologia de gestão
(Projetos)
BANCO DE IDÉIAS
IDÉ
BOP/SEP/SI INVESTIMENTO
(Propostas de Projetos) (aprovação)
Portão Portão Portão
Necessidade do cliente FEL 1 FEL 2 FEL 3
1 2 3 3 Classificação e
Requisitos Legais
Oportunidades / Ameaças Priorização
Mudança de Tecnologia
Outros
GESTÃO DO PORTFÓLIO
PORTFÓ
Implantação

7. Padronização
O Banco de Idéias
Formulários em Excel® disponíveis na
intranet da empresa
Fluxo de encaminhamento do formulário
definido em procedimentos
Feed-back ao solicitante
Formulário Sim Cadastramento como
preenchido Aprovação? proposta de projeto no
pelo solicitante software de gestão
Não

8. Padronização
A seleção dos investimentos
1°passo: Classificação
Continuidade Operacional
Investimentos que visam preservar as atividades de produção e
armazenamento da empresa, sem aumentar a flexibilidade,
capacidade e/ou eficiência operacional
Melhoria Operacional
Investimentos que visam aumentar a flexibilidade, capacidade
e/ou eficiência operacional das atividades de produção e
armazenamento da empresa
Proteção Ambiental e Saúde Ocupacional
Investimentos destinados a dispêndios com a política de meio
ambiente e saúde ocupacional da empresa, à realização de
compromissos com órgãos governamentais e ao cumprimento
das legislações vigentes

9. Padronização
A seleção dos investimentos
2°passo: Priorização
a) Investimentos tipo COP
Critério do índice de risco (risco de não realizar/valor do
investimento)
b) Investimentos tipo MOP e PJCO
Critério de VPL/VPI (índice de atratividade do
investimento)
c) Investimentos tipo PASO
Critério da matriz de risco

10. Padronização
A seleção dos investimentos
Análise crítica:
Priorização local - Alinhamento estratégico
- Impacto no fluxo de caixa
(financeiro e econômico)
Priorização local - Potencial de realização
(recursos)
Priorização local PMO - Andamento X Novo
- Balanço do Portfólio
Priorização geral
Distribuição dos itens por Complexo
CMC UPM
2%
CMT
9%
8%
CAR
33%
Aprovação do
Orçamento Anual
CIU
18%
BS
30%
Evolução por Tipo de Investimento (visão financeira em R$ Mi)
187
150 153
117
108
78
43 45 39
25 24 17
7 4 5 8 6 5 2 0
CIPE COP MOP PASO PJCO
2007 2008 2009 2010

11. Padronização
Resultados
Clareza na definição dos critérios – processo
mais transparente, credibilidade e aceitação
Comparação objetiva entre os projetos,
simplificando a seleção
Redução dos projetos com patrocinador forte
mas pouco atrativos
Maior otimização dos recursos disponíveis
(visão consolidada)
Maior imparcialidade na tomada de decisão –
PMO
Maior alinhamento com as metas da
organização

12. Controle
A gestão do Portfólio
tos
Proje
tos
stimen )
de Inve 0 itens
0
B anco as (> 5
Idéi
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13. Controle
A gestão das propostas

14. Controle
A gestão dos Investimentos
Dados disponíveis on line (intranet) para
consulta e acompanhamento no software de
gestão
Relatórios mensais com análise crítica do
portfólio de investimentos
Gestão à vista nos Complexos (foco nos
principais investimentos em andamento no
complexo e as pessoas envolvidas)
Acompanhamento dos indicadores
Acompanhamento dos programas
Visão consolidada da empresa

15. Controle
Exemplos
Status Portfólio CAR - Jul/09
160
140 134
120
Projetos em andamento
Número de Itens
100 Projetos cancelados
87
Projetos concluídos até jul09
80
Projetos aguardando liberação
60 Projetos Novos (extra-orçamentário)
Total
40
26
20 15
4 2
0
Fluxo Financeiro 2009 - Portfólio CAR
45
R$ 39,6 MM
40
35
R$ 14 MM (postergações
30
Valor (R$ MM)
+ cancelamentos)
25
20 R$ 25 MM
15
10
R$ 8,3 MM (21% do total orçado / 33% do total fct)
5
0
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Orçado Forecast em Jun09 Realizado até Jul09

16. As ferramentas utilizadas
Padronização da metodologia de gestão
(propostas e projetos)
Aquisição de um software de gestão de
projetos (controle e acompanhamento)
Elaboração de relatórios gerenciais com
visão estratégica do portfólio
Realização financeira do portfólio vinculada
a metas das equipes (comprometimento)
DIVULGAÇÃO (mudança cultural)

17. Principais resultados obtidos
Transparência dos processos e da informação
credibilidade
Maior conhecimento do portfólio
maior agilidade para tomadas de decisão
Maior controle do portfólio
garantia de atingimento das metas
Aumento da maturidade
comprometimento

18. Lições aprendidas
A mudança cultural é um dos principais
obstáculos a serem vencidos
Muito treinamento
Focar em benefícios e resultados
Patrocínio da alta direção da empresa
DIVULGAÇÃO

19. Lições aprendidas
É importante ter uma ferramenta de gestão
corporativa
mesma base de dados para consulta e
emissão de relatórios
evita-se “ruído” de informações
ajuda na padronização dos processos
permite maior integração das pessoas

20. Lições aprendidas
O PMO precisa ter abrangência corporativa
objetivos claros
responsabilidades e funções bem definidas e
conhecidas na empresa
Não burocratizar (manter os processos e
ferramentas simples)

21. Scheyla Regina Androczevecz Beller, PMP
Contato:
scheylaregina@fosfertil.com.br