ARTIGO CIENTÍFICO, O PAPEL DO CONTROLE INTERNO COMO FERRAMENTA PARA EVITAR FRAUDES E ERROS. BELÉM/PA

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Artigo Científico sobre a Importância do Controle Interno para evitar fraudes e erros nas Organizações.

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ARTIGO CIENTÍFICO, O PAPEL DO CONTROLE INTERNO COMO FERRAMENTA PARA EVITAR FRAUDES E ERROS. BELÉM/PA

  1. 1. UNIVERSIDADE ESTÁCIO DE SÁ FACULDADE DO PARÁ – FAP BACHARELADO EM CIÊNCIAS CONTÁBEIS ANCELMA ANA LIMA COSTA O PAPEL DO CONTROLE INTERNO COMO FERRAMENTA PARA EVITAR FRAUDES E ERROS. BELÉM/PA - 2013
  2. 2. UNIVERSIDADE ESTÁCIO DE SÁ FACULDADE DO PARÁ – FAP BACHARELADO EM CIÊNCIAS CONTÁBEIS ANCELMA ANA LIMA COSTA O PAPEL DO CONTROLE INTERNO COMO FERRAMENTA PARA EVITAR FRAUDES E ERROS. Projeto de Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Curso de Ciências Contábeis da Faculdade do Pará – ESTÁCIO -FAP, como requisito para obtenção do título de Bacharel em Ciências contábeis. Orientador: Profº. Msc. Ubiratan Assunção. BELÉM/PA – 2013
  3. 3. 3 O PAPEL DO CONTROLE INTERNO COMO FERRAMENTA PARA EVITAR FRAUDES E ERROS. RESUMO O objetivo deste artigo é analisar o papel do controle interno como ferramenta para evitar fraudes e erros. A utilização dos controles internos nas organizações aumenta a segurança das informações através da padronização dos procedimentos, tornando o processo mais simples e fácil de ser entendido por aqueles que o utilizam. Além disso, é uma forte ferramenta de gestão no combate de desvios e erros. O estudo foi feito através de pesquisa bibliográfica em artigos já publicados e livros específicos. Verificou-se que o controle interno contribui para a melhoria dos processos organizacionais trazendo maior segurança e transparência nas informações, através de seus processos mais claros e definidos, facilitando o trabalho da auditoria na aplicação dos testes de observância e substantivo, para desta forma dar mais credibilidade à administração nas tomadas de decisões. Palavras chaves: controle interno, segurança, fraudes e erros. ABSTRACT The objective of this paper is to analyze the role of internal control as a tool to prevent fraud and errors. The use of internal controls in organizations increases information security through standardization of procedures, making the process simpler and easier to understand for those who use it. Furthermore, it is a strong management tool to combat errors and deviations. The study was conducted through a literature review of articles already published book and specific. It was found that the internal control contributes to the improvement of organizational processes bringing greater security and transparency of information, through their processes more clearly defined, facilitating the work of the audit in the application of tests of control and substantive, to thereby give more credibility to management in decision making. Keywords: internal control, security, fraud and errors.
  4. 4. 4 1. INTRODUÇÃO Na era da globalização existe uma preocupação maior com o controle interno dentro das empresas no sentido de prevenção de erros e redução de fraudes. É necessário que haja garantias no que diz respeito quanto à integridade, legalidade, legitimidade e confiabilidade dos processos desenvolvidos pelas empresas. As organizações precisam se adequar as exigências do mercado, no sentido de passar maior segurança da informação demonstrando maior controle e planejamento de gestão, com eficiência e eficácia na realização de suas atividades. A eficiência é importante para os negócios de toda organização, mas não é suficiente. A eficiência deve estar ligada a eficácia, ao alcance dos objetivos organizacionais, o foco em metas e a busca do melhor resultado constitui o principal aspecto para que a empresa não se perca no meio do caminho. Nas organizações em seus diversos segmentos ocorrem vários tipos de problemas internos, e como conseqüências podem ocorrer perdas à empresa. O controle interno tem esse papel de dar suporte e trazer clareza e veracidade às informações, mas para que isso ocorra é necessário que cada pessoa dentro da organização se insira no processo e construa processos transparentes. O presente artigo pretende identificar quais as contribuições que o controle interno pode oferecer à gestão, como uma forte ferramenta contra fraudes e erros, conceituando o controle interno, mostrando a importância no sentido de trazer melhorias aos processos organizacionais. O objetivo deste trabalho é evidenciar que é grande a necessidade de um maior controle interno dentro das organizações, independente do seu porte, a fim de proteger os ativos da empresa, salvaguardar seus interesses assegurando que as comunicações e informações aos administradores e ao mercado em que atuam estejam de conformidade com as políticas, controles e procedimentos da empresa. As fraudes continuam sendo uma realidade nas empresas, mesmo com os sistemas gerenciais de alta tecnologia. O controle interno pode ser uma arma poderosa contra esses efeitos nocivos a saúde da empresa, se for devidamente estruturado, com pessoal capacitado e valores que alinhem com a empresa. Toda empresa possui metas e objetivos a serem alcançados, os administradores e sócios visam lucratividade e continuidade da empresa, mas os objetivos só serão conseguidos se houver acompanhamento da eficácia e eficiência das operações, através da fidedignidade das informações. Segundo Franco e Marra (2000), os meios de controle interno são todos os registros, livros, fichas, mapas, boletins, papéis, formulários, pedidos, notas fiscais, faturas, ordem de compra, solicitação de serviço, guias, impressos, regulamentos e demais instrumentos de organização administrativa utilizados pelos administradores no sentido de exercer o controle sobre todos os fatos ocorridos na empresa e sobre todos os atos praticados por aqueles que exercem funções direta ou indiretamente relacionadas com o patrimônio e o funcionamento da empresa. Diante do exposto, o problema dessa pesquisa, consiste no seguinte: Quais as contribuições que o controle interno oferece à gestão como uma forte ferramenta contra fraudes e erros?
  5. 5. 5 Neste trabalho procura-se verificar, se o controle interno se mostra eficiente como ferramenta para evitar fraudes e erros. Tendo como objetivo geral analisar os conceitos, sua importância, e processos do controle interno no sentido de torná-lo uma ferramenta eficaz no combate a fraudes e erros. Para que o objetivo geral seja atingido descrevem-se os objetivos específicos: Relatar alguns conceitos de controle interno; verificar a importância do controle interno; diferenciar controle interno e auditoria interna; analisar o controle interno como ferramenta de gestão. Na estrutura deste trabalho descreve-se no tópico 1. a introdução que demonstra se o tema é pertinente e os objetivos, no tópico 2. no referencial teórico relatam-se conceitos apresentados por autores; a verificação da importância do controle interno; diferenciar controle interno e auditoria interna, se realmente existe alguma relação como forma de prevenção contra fraudes e erros; e por fim a análise do controle interno como ferramenta de gestão 3. a metodologia 4. as considerações finais desenvolvem-se respondendo ao problema da questão. 2. REFERENCIAL TEÓRICO 2.1. CONCEITOS O controle interno tornou-se mais importante devido à necessidade de se apurar a situação econômica financeira das entidades, e deve ser uma ferramenta eficaz quanto ao controle de desperdícios e fraudes dentro das organizações, pois quanto mais se conseguir organizar os processos através de processos claros e bem definidos, menos a incidência de erros e fraudes Por isso buscou-se definições no que se deve entender por controle interno. De acordo com Attie (2007): O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado de métodos e medidas, adotadas pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promoverem a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração (ATTIE, 2007, p.182). Assim verificou-se que o controle interno está voltado para todos os departamentos da empresa, inclusive operacional e não somente para a contabilidade, ou seja, interno ou externamente, incluindo toda a estrutura organizacional, os métodos e medidas, a padronização de seus procedimentos, trabalhando os seus processos da melhor forma possível para atingir as metas e resultados traçados pela administração. Segundo Roncalio ET AL (2009): Portanto, o controle interno deve atuar nas instituições de forma preventiva, fiscalizando e detectando erros e falhas para que, em tempo hábil, seja tomadas medidas que evitem, reduzam ou corrijam atos que possam comprometer o alcance das metas e objetivos da organização (RONCALIO; ALBERTON; AMARAL, p.32, 2009). Pela definição de controle interno acima exposto, observam-se os diversos meios de atuação, tendo um papel fundamental para as empresas. É uma ferramenta primordial no
  6. 6. 6 controle ao combate de falhas e desperdícios através da prevenção, como forma de se antecipar a erros cometidos quer seja de forma intencional ou não, diminuindo os desperdícios e práticas ineficientes, ineficazes e abusivas dentro das empresas, comprometendo o resultado positivo das metas e seus objetivos. Utilizando o controle interno de forma adequada, os casos de erros e fraudes podem ser detectados e corrigidos em um curto prazo, pelos próprios colaboradores da empresa, que verificam as ações de outros departamentos como parte de suas funções diárias. Os colaboradores das entidades são os grandes responsáveis pela eficiência dos controles internos, para Attie (1998, p.113): Um sistema de controle interno implica que os funcionários tenham liberdade de atuação na execução de seus compromissos para buscar melhores resultados. Contudo para evitar que esses mesmos funcionários exorbitem em suas funções e possam tirar benefícios em seu próprio proveito e causarem, deste modo, prejuízos a entidade social, por erros intencionais ou doloso, um adequado sistema de controle limita a prática desses atos e possibilita que estes não permaneçam arquivados definitivo (ATTIE, p.113, 1998). Portanto diante dos conceitos expostos, percebe-se que o controle interno possui o objetivo de assegurar a continuidade da empresa através da eficiência e eficácia dos seus processos. O investimento em sistemas de controle, os chamados sistemas gerenciais ou ERP,1 como Microsiga e Sapiens, são fundamentais na redução de erros e fraudes, pois são totalmente integrados com os demais departamentos e todos os processos de pagamento, recebimento, compras de produtos e serviços, aquisições de ativos são acompanhados pela hierarquia de aprovação, de acordo com as responsabilidades e riscos envolvidos, distribuindo a informação por pessoas do baixo ao alto escalão da empresa a fim de controlar as movimentações financeiras. Como exemplo o departamento financeiro de uma empresa é responsável por todas as entradas e saídas de recursos. Toda operação financeira efetuada pela empresa passa por este departamento, que tem a finalidade de filtrar despesas exorbitantes e se estão de acordo com os padrões da empresa, logo o controle interno deste setor é de extrema importância. A conferência de todos os numerários em caixa (dinheiro ou cheques a receber); acompanhamento dos extratos bancários de conta corrente e aplicação devem ser conciliados diariamente; o controle dos cheques emitidos para pagamentos e não compensados pelo banco; acompanhamento dos saldos das contas e investigar àqueles que pareçam injustificadamente altos; se a empresa constituiu algum empréstimo e o mesmo estiver em débito automático deverá ser monitorado por este departamento; a conferência do protocolo enviado pelo departamento fiscal com as notas fiscais à serem conferidas no sistema e serem provisionadas as datas de pagamentos dos fornecedores; as prestações de contas de viagem devem ser devidamente conferidas para restituição ou reembolso de valores; a conferência do líquido da folha de pagamento, líquido de férias, dos encargos sociais a recolher (INSS e FGTS), conferência dos impostos a recolher federal (PIS, COFINS, CSLL, IRPJ), estadual (ICMS) e municipal (ISS). Desta forma é por meio deste departamento que a administração irá testificar se as normas e procedimentos das entradas e saídas de recursos financeiros estão sendo seguidos, o resultado positivo trará aos administradores maior segurança às tomadas de decisões. 1 ERP Enterprise Resource Planning são sistemas de informação que integram todos os dados e processos de uma organização em um único sistema.
  7. 7. 7 2.2. A IMPORTÂNCIA DO CONTROLE INTERNO Com o crescimento das organizações o controle interno tornou-se peça fundamental no acompanhamento e verificação das informações, evitando retrabalhos, pois na dúvida sobre como executar determinada atividade, as informações devem constar em procedimentos padronizados, aumentando desta forma a produtividade e a segurança de quem a executa. Os controles internos não protegem somente a organização, mas as pessoas que nela trabalham trazendo segurança nas atividades executadas. Os controles internos são usados para prevenir ocorrências antes de o fato acontecer ou detectá-las após o fato ocorrido, evitando situações que possam trazer danos à empresa. Uma empresa que não tem nenhum controle sobre o seu patrimônio, procedimentos e informações, é como um carro desgovernado, que não tem direção. E não tem como fornecer informações confiáveis e precisas. É de extrema necessidade um controle interno, eficiente e bem desenvolvido, pois irá influenciar de forma positiva todos os departamentos da empresa, garantindo a melhor qualidade e segurança de suas informações. O objetivo do controle interno é atingir o máximo de eficiência e eficácia do plano organizacional. Para Attie (2009, p.595): Um sistema de controle interno bem desenvolvido pode incluir o controle orçamentário, custos padrão, relatórios operacionais periódicos, análises estatísticas, programas de treinamento de pessoal e, inclusive, auditoria interna. Pode também, por conveniência, abranger atividades em outros campos, como, por exemplo, estudo e tempos e movimentos, e controle de qualidade. (ATTIE, p.595, 2009). Um controle interno bem desenvolvido orienta e instrui os colaboradores sobre as diretrizes da empresa e atinge todas as atividades administrativas e operacionais. Entende-se que os relatórios periódicos, normas e procedimentos, email, arquivamento de documentos, todos são importantes ferramentas para evitar fraudes e erros, somados com a alta tecnologia através de programas gerenciais, trazem melhorias significativas de desempenho a todos os setores. As certificações de qualidade é uma realidade não somente nas grandes organizações, mas também nas empresas de médio porte, e a obtenção da certificação de qualidade de órgãos independentes está agregado à manutenção de bons controles internos dentro das organizações. O estudo de tempos e movimentos objetiva a dispensa de movimentos inúteis, pois os empregados devem executar de uma forma mais simples as suas atividades, mas de forma rápida e com qualidade aumentando a produção de forma mais eficaz. Segundo Chiavenatto (2010, p.515): Em todas as organizações, a administração cria mecanismos para controlar todos os aspectos possíveis da vida organizacional. Em geral, os controles organizacionais servem para: 1. Padronizar o desempenho, por meio de inspeções, pesquisas, supervisão, procedimentos escritos ou programas de produção. 2. Padronizar a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos pela organização, mediante treinamento de pessoal, inspeções, verificações, controle estatístico de qualidade e sistemas de recompensas e incentivos. 3. Proteger os bens organizacionais de abusos, desperdícios ou roubos, por meio de exigência de registros, escritos, inspeções,
  8. 8. 8 levantamentos, procedimentos de auditoria divisão de responsabilidades. 4. Limitar a quantidade de autoridade exercida pelas várias posições ou níveis organizacionais, mediante descrições de cargos, diretrizes e políticas, regras e regulamentos e sistemas de auditoria. 5. Avaliar e dirigir o desempenho das pessoas, por meio de sistemas de avaliação do desempenho do pessoal, supervisão direta, vigilância e registros, incluindo informação sobre índices como produção por empregado ou perdas com refugo por empregado etc. 6. Meios preventivos para o alcance de objetivos em um planejamento, uma vez que ajudam a definir o escopo apropriado e a direção do comportamento das pessoas para o alcance dos resultados desejados. (CHIAVENATTO, p.515, 2010). Desta forma é de suma importância o controle interno, pois servem para uniformizar todas as maneiras de se executar tarefas e processos desenvolvidos dentro da organização. Assim analisando a importância do controle interno dentro dos processos organizacionais, percebe-se que nos dias atuais os controles precisam atuar com a finalidade de prevenção, porque é necessário que os controles tragam segurança quanto à diminuição de erros e fraudes. 2.3. CONTROLE INTERNO E AUDITORIA INTERNA Os conceitos de controle interno e auditoria interna são diferentes entre si, a auditoria interna trabalha com a finalidade de acompanhamento e fiscalização de todos os processos da empresa por um departamento especializado, verificando erros e falhas que se originam das normas e procedimentos criados pelo controle interno. Segundo Crepaldi (2004): É preciso que se distinga que o termo controle interno não tem o mesmo significado de auditoria interna. A auditoria interna equivale a um trabalho organizado de revisão e apreciação de trabalho, normalmente executado por um departamento especializado, ao passo que controle interno refere-se aos procedimentos e à organização adotados como planos permanentes da empresa. (CREPALDI, p.241, 2004). O funcionamento do controle interno é diário, enquanto que a auditoria interna trabalha quando se julga necessário a averiguação das normas e procedimentos. O conceito de auditoria, para Crepaldi (2004, p.23), enfatiza: De forma bastante simples, pode-se definir auditoria como o levantamento, estudo e avaliação sistemática das transações, procedimentos, operações, rotinas e das demonstrações financeiras. (CREPALDI, p.23, 2004). Diante do acima exposto, a principal função da auditoria é verificar a autenticidade das informações, fiscalizando se as rotinas impostas pela administração estão sendo realmente seguidas no sentido de evitar erros e fraudes. E para Attie (2007, p.25):
  9. 9. 9 A auditoria é uma especialização contábil voltada a testar a eficiência e a eficácia do controle patrimonial implantado com o objetivo de expressar uma opinião sobre determinado dado. (ATTIE, p.25, 2007). A auditoria é uma atividade que utiliza o recurso da melhor forma possível, maximizando o resultado através do controle interno, com o objetivo de fornecer aos administradores uma opinião para as tomadas de decisões. Vários são os conceitos de fraudes e erros, mas ambos decorrem de culpa intencional ou não. Segundo as Normas Brasileiras de Contabilidade, NBC T 11(1997), aprovada pela Resolução do CFC 820/97, considera-se Fraude e Erro: a)fraude, o ato intencional de omissão ou manipulação de transações, adulteração de documentos, registros e demonstrações contábeis; e b)erro, o ato não intencional resultante de omissão, desatenção ou má interpretação de fatos na elaboração de registros e demonstrações contábeis. (NBC T 11.4.1, 1997) Na contabilidade a fraude decorre do ato pensado com o sentido de lesar a empresa, e o erro é uma ação involuntária, por falta de atenção sem a intenção de causar algum dano à empresa. O controle interno é uma ferramenta que auxilia o trabalho da auditoria interna. Se o controle interno estiver sendo aplicado de forma correta pelos funcionários, irá possibilitar a redução de fraudes e erros, trazendo mais confiança na aplicação dos testes aplicados pela auditoria. É um processo feito por outros processos que fornecem informações contínuas sobre as atividades e do objetivo da empresa. Segundo Attie (1998, p.235): A existência de pessoas honestas num sistema aumenta a confiança que se precisa ter na atividade, o que não quer dizer, entretanto, que o sistema seja confiável por causa das pessoas que ali estejam. Confiar nas pessoas não deixa de ser correto; todavia, as maiores fraudes de que se tem conhecimento foram ocasionadas por pessoas altamente confiáveis. (ATTIE, p.235, 1998). Um sistema eficiente interno garante a diminuição de erros e fraudes, mas não devemos deixar de analisar que todo sistema operacional é controlado por pessoas que alimentam com informações diárias e se essas pessoas forem antiéticas, ou se unirem com outras pessoas para cometerem atos fraudulentos, de nada irá adiantar um bom sistema. Por isso qualquer informação ou procedimento, quer seja de forma manual, verbal ou eletrônica, é importante que a empresa tenha previamente documentados os seus processos, atentando para atualizações constantes e fazendo a divulgação dos mesmos a todos os funcionários. De acordo com SÁ (2002, p.52): Os erros quanto ao objeto, classificam-se em: erros involuntários; erros por fraudes, desfalques ou intencionais. Os erros involuntários podem ser cometidos por: incompetência; descuido; deficiências físicas dos executores; falta de orientação; outros motivos. Os erros
  10. 10. 10 por fraudes ou intencionais podem ser cometidos para: subtrair mercadorias, matérias-primas, produtos e resíduos; subtrair dinheiro; subtrair títulos; iludir o fisco, evitando pagamento de impostos; dissimular atos sujeitos a penalidades; encobrir faltas de terceiros; alterar resultados para usufruir maiores porcentagens em lucros; simular ocorrências; iludir a opinião de acionistas e autoridades monetárias, etc. (SÁ, p.52, 2002). Na NBC T 11 (1997), as técnicas utilizadas pelo auditor para obter evidências ou provas para fundamentar sua opinião, são compostas pelos testes de observância e testes substantivos: Os testes de observância visam a obtenção de razoável segurança de que os procedimentos de controle interno estabelecidos pela administração estão em efetivo funcionamento e cumprimento. (NBC T 11.1.2.2, 1997). Os testes substantivos visam a obtenção de evidência quanto a suficiência, exatidão e validade dos dados produzidos pelo sistema contábil da entidade. (NBC T 11.1.2.3, 1997). Conforme demonstrado acima, erros e fraudes podem surgir dos mais variados motivos, seja no decorrer de uma ação ou um entendimento distorcido, dependendo de quem opera o sistema e elas estão relacionadas com as atividades rotineiras da organização. Se for erro, deve-se observar com que seqüência eles acontecem e em que intensidade, qual a causa dos erros estarem se repetindo continuamente, para que se encontre uma solução para resolução do problema. No caso de fraudes, a administração deverá tomar as providências necessárias após a constatação dos fatos através dos testes substantivos, ou seja, na comprovação da fraude através de evidências como, por exemplo, se a fraude ocorreu no contas a receber da empresa, verificar se no momento do recebimento da duplicata, houve baixa da mesma; emissão da duplicata sem venda real; emissão de duplicata com valor inferior ao da venda; endosso falso. Se a ocorrência foi no caixa, verificar compras com notas frias, comissões pagas sobre vendas não realizadas; juros pagos a fornecedores simulando pagamento atrasado quando o mesmo foi pago em dia; lançamento em duplicidade no caixa de um mesmo pagamento. Os testes de observância, também chamados de controle se preocupam em verificar se o controle interno está funcionando corretamente, ou seja, quando o auditor verifica a assinatura na emissão do cheque ou assinatura na aprovação de uma ordem de compra, está realizando um teste de observância. Assim entendemos que a base de avaliação dos testes é a qualidade dos controles internos, quanto mais eficientes forem os controles internos, menores os testes e os riscos de auditoria. 2.4. O CONTROLE INTERNO COMO FERRAMENTA DE GESTÃO O controle interno tem se tornado uma ferramenta essencial com o intuito de fornecer informações transparentes e fidedignas nos relatórios de gestão. As empresas utilizam a contabilidade para tomarem decisões e através da transparência e confiabilidade das informações geradas podem obter resultados lucrativos. Quando o controle interno não é confiável, ele se torna uma peça inútil, contendo informações distorcidas e ineficazes, que podem levar os administradores a decisões erradas, trazendo prejuízos e danos à empresa. Um bom controle interno agrega valor à entidade,
  11. 11. 11 proporcionando aos seus usuários internos e externos maior credibilidade nas ações desenvolvidas pela empresa. É necessário gerir o processo para se cumprir a missão e os objetivos da organização, através de definição, acompanhamento, orientação e concretização das metas e resultados. Segundo Iudícibus e Marion (2001), definem “Gestão, é o processo de tomada de decisão que inclui planejamento, execução e controle”. Attie (2007, p.150), afirma: É importante conhecer e identificar o sentido do controle interno para a organização e saber o quanto à empresa e seus administradores se preocupam e se importam com eles. (ATTIE, p.150, 2007). Conforme a interpretação técnica NBC T 11 IT 03(1999), aprovada pela Resolução CFC nº 836/99, que trata de fraude e erro, enfatiza que a responsabilidade da administração: A responsabilidade primeira na prevenção e identificação de fraudes e/ou erros é da administração da entidade, mediante a manutenção de adequado sistema de controle interno, que, entretanto, não elimina o risco de sua ocorrência (NBC T 11 IT 03, 1999). Os autores acima citados compartilham da mesma opinião quando dizem que é da administração a responsabilidade e a preocupação com o controle interno, mas que é necessário conhecer a essência do mesmo para que este seja bem entendido. Por isso compreende-se que a implantação do controle interno dentro da organização é de responsabilidade da administração, porque é por meio dele que os administradores executam as operações da empresa desde a mais simples até a mais difícil. A cada dia são criadas novas empresas, e como toda empresa, seja a micro ou grande empresa, todas visam à lucratividade, elas devem definir as suas rotinas internas através de procedimentos padronizados, para dar maior agilidade às atividades exercidas dentro da empresa, evitando desta forma retrabalhos desnecessários. Assim, Almeida (2009, p.65), descreve alguns exemplos de formulários de controles internos que podem ser aplicados nas empresas não importando o seu porte, sendo: ITEM FORMULÁRIOS 01 Requisição de aquisição ou serviços 02 Formulário de cotação de preços (para solicitar preços aos fornecedores) 03 Mapas de licitação (para selecionar o fornecedor que oferecem as melhores condições comerciais 04 Ordem de compra (para formalizar a compra junto ao fornecedor) 05 Mapa de controle de programação financeira 06 Fichas de lançamento contábil 07 Boletim de fundo fixo para fins de prestação de contas dos valores pagos através do caixa 08 Carta de comunicação com os bancos 09 Formulário de devolução de material 10 Pedido de vendas 11 Adiantamento para viagem 12 Relatório de prestação de contas de adiantamento de viagem Fonte: ALMEIDA (2009, p.65)
  12. 12. 12 Por meio de medidas de prevenção, como Almeida (2009) descreve, os formulários de controle interno visam tornar a empresa bem mais eficiente, mas a implantação de um sistema de controle interno é bastante caro, deve-se lembrar que o custo não deve ultrapassar os benefícios que o sistema trará para a empresa. 3. METODOLOGIA Para Santos (2005) a pesquisa bibliográfica é a que merece tratamento relevante, porque está presente em qualquer procedimento de pesquisa e diz que qualquer tema que se deseja pesquisar, alguma coisa já foi pesquisada anteriormente de forma mais simples ou semelhante, é considerada a mais eficiente, pois os dados já estão concluídos e sistematizados. Portanto o fundamento deste artigo é verificar as contribuições que o controle interno oferece à gestão como ferramenta estratégica contra fraudes e erros. A metodologia utilizada para o desenvolvimento deste trabalho foi à pesquisa bibliográfica por meio das obras de autores com conhecimento do assunto conforme descrito nas referências utilizando monografias, livros e artigos já publicados sobre o tema. Quanto à abordagem foi classificado como método qualitativo, pois o trabalho procurou apurar conceitos, idéias e conhecimentos com base em modelos verificados em dados já publicados, ao contrário de reunir dados para legitimar teorias e opiniões preconcebidas. 4. CONSIDERAÇÕES FINAIS Por meio da pesquisa realizada foi possível observar que o controle interno tem uma atuação de grande importância nas organizações no combate a prevenção de fraudes e erros, e como uma forte ferramenta de gestão, pois é através de métodos e medidas adotadas pela administração no sentido de proteger o patrimônio, salvaguardando seus interesses que o controle interno atua dentro das organizações de forma preventiva, fiscalizando e detectando falhas e desperdícios. Cada empresa tem a sua forma de administrar, porém todas com o mesmo objetivo, o lucro. Mas esse objetivo só poderá ser alcançado se houver um eficiente sistema de controle interno, qualificação e responsabilidade daqueles que o operam, pois a busca por melhores resultados será uma constante em toda organização, através de melhoria da produtividade, satisfação de seus clientes, responsabilidade social e desenvolvimento dos recursos humanos, pois influencia diretamente a natureza da realização dos controles. O entendimento de controle interno como ferramenta de prevenção se dá através de conhecimentos de sistemas gerenciais, execução de atividades desenvolvidas, e conhecimento de procedimentos internos da empresa, para que os responsáveis por avaliar e utilizá-lo como ferramenta para as tomadas de decisões não cometam erros. Entende-se que o controle interno está estritamente ligado a todos os departamentos, pois o sistema gerencial é um sistema integrado utilizado por todos os colaboradores dentro da empresa, fazendo com que todos sejam inseridos no processo. Por isso é determinante que aqueles que operam o sistema tenham qualificação necessária para tal, pois de nada adiantaria operar um sistema de alta tecnologia, se os mesmos não souberem basicamente o que é simplificar, criticar e os conceitos das atividades executadas, para que as informações extraídas do sistema através de relatórios consistentes forneçam clareza e segurança aos gestores da empresa.
  13. 13. 13 Desta forma o uso de um controle interno eficiente traz benefícios não só a organização, mas também aos clientes, através de garantias de que a empresa está preocupada em seguir padrões confiáveis, demonstrando que os administradores e empregados estão comprometidos com os princípios da honestidade, confiança e respeito e são responsáveis pela disseminação e prática desses valores. Foi constatado que o controle interno tem desempenho relevante não só nas tomadas de decisões, mas também na direção e observação das ações dos administradores, com o objetivo de certificar a correta utilização dos recursos organizacionais, representando uma ferramenta considerável contra a corrupção e erros. Quando bem elaborado e composto por profissionais alinhados com os valores da empresa, qualificados e com liberdade de ação, o controle interno pode ser uma ferramenta de grande valor não para extinguir, mas para diminuir os erros e fraudes dentro das organizações. As fraudes e erros são uma realidade muito presente que necessitam ser mais averiguadas e inspecionadas pelas empresas, através de padronização dos processos, organizações dos departamentos, acompanhamento de atividades e conscientização dos colaboradores em geral. Um dos objetivos da auditoria interna é conduzir ao conhecimento da administração a veracidade dos cumprimentos das atividades da empresa, seus problemas, mostrando os pontos fracos e como eles podem ser tratados, sugerindo soluções e indicando sugestões para a melhoria dos processos para que os desperdícios sejam anulados. O controle interno tem essa função de dar suporte aos auditores através de normas e processos padronizados, relatórios transparentes e desta forma tornou-se peça indispensável na prevenção de irregularidades e facilitando o trabalho da auditoria. Tendo em vista o acima exposto, conclui-se que o controle interno é uma ferramenta indispensável no sentido de evitar fraudes e erros, servindo de grande aliado as organizações, na colaboração dos objetivos organizacionais através de documentos confiáveis e com informações precisas e contribuindo desta forma para a continuidade da empresa. REFERÊNCIAS ATTIE, William: Auditoria Interna. 2ª edição, Ed. Atlas, São Paulo, 2007. _____________: Auditoria: Conceitos e Aplicação. 4ª edição, Ed. Atlas, São Paulo, 2009. AZEVEDO. Camila Marçal. A importância do Controle Interno para Evitar Fraudes: Um Estudo de Caso em uma Empresa Comercial da Grande Florianópolis. Universidade de Santa Catarina. Florianópolis, 2009, apud: ATTIE, William. Auditoria: Conceitos e Aplicação. 3ª edição. Ed. Atlas, São Paulo, 1998. CHIAVENATO, Idalberto. Administração nos Novos Tempos. 2ª edição, Ed. Elsevier, Rio de Janeiro, 2010. CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE. NBC T 11. Normas de Auditoria Independente das Demonstrações Contábeis. Brasília, 1997. Disponível em: ‹ www.portaldecontabilidade.com.br/nbc/t11.htm ›. Acesso em 11 de setembro, 2013. _________________________________________________. NBC T 11 – 03. Fraude e Erro. Brasília, 1999. Disponível em ‹ www.portaldacontabilidade/nbc/t1103. htm›. Acesso em 09 de outubro, 2013.
  14. 14. 14 CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria Contábil Teoria e Prática. 3ª edição, Ed. Atlas, São Paulo, 2004. FRANCO, Hilário; MARRA, Ernesto. Auditoria Contábil. 3ª edição. Ed. Atlas, São Paulo, 2000. LIMA, Hyder Marcelo Araújo ET AL. Controle Interno como Ferramenta Essencial contra Erros e Fraudes Dentro das Organizações. In: IX SEGeT. Simpósio de Excelência em Gestão e Tecnologia, São Paulo, 2012. ROLIM, Julio Wagner Nascimento. O Controle Interno nas Pequenas e Médias Empresas. Faculdade Lourenço Filho. Fortaleza, 2010, apud: ALMEIDA, Marcelo Cavalcante. Auditoria. 6ª edição. Ed Atlas, São Paulo, 2009. SÁ. A Lopes de. Curso de Auditoria. 10ª edição. Ed. Atlas, São Paulo, 2002. SANTOS, Raimundo dos. Metodologia Científica na Construção do Conhecimento. 7ª edição revisada conforme NBR 14724:2005, pag.104 ed. Lamparina. SILVA, Jaqueline Maria da. A importância do Controle Interno nas Empresas de Pequeno Porte. Estudo de Caso: MR3 Mineração Ltda EPP. UNIVAG Centro Universitário, apud: RONCALIO ET AL, 2009.

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