Managing People in Projects

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  • Como podemos encontrar em diversas literaturas, toda comunicação depende de um emissor e um receptor.
    Nem sempre o que o emissor diz, é a mesma coisa que o receptor entende. É necessário sempre certificar-se da comunicação.
    Emissor deve buscar ser sempre o mais claro possível.
    Atividade interativa: telefone sem fio.
  • Planejamento solitário x planejamento colaborativo.
    Planejamento solitário é muito menos vantajoso.
    Planejamento colaborativo além de envolver e motivar a equipe, aumenta as chances de o projeto dar certo.
  • Diversificação das formas de comunicação.
    Ex.: Atualmente alguns colaboradores já geram e enviam reports via Whatsapp para seus gestores.
    Facilidade + flexibilidade
  • Buscar sempre o “ganha-ganha”.
    A comunicação correta evita o famoso “perde-perde”.
    Ex.: Suponhamos que temos uma laranja e duas pessoas com vontades diferentes: uma pessoa querendo fazer um suco e a outra querendo fazer um doce com a casca.
    Situação 1: Em um caso de má comunicação, onde as pessoas não expõe suas ideias (não falam e nem são ouvidas) a forma mais rápida de solucionar o caso será cortar a laranja ao meio e dar a cada um uma metade. Neste caso todos saem perdendo, pois quem queria fazer o suco fará pela metade e quem quiser fazer o doce, não terá casca suficiente para isso.
    Situação 2: Em um caso onde as duas partes se comunicam de maneira adequada, os dois podem entender as suas vontades. Isso possibilita conhecer todas as necessidades um do outro. Dessa forma, quem quer fazer o suco poderá ter todo o bagaço para si, enquanto quem quer fazer o doce poderá ter toda a casca. No fim, todos saem ganhando!
  • Não importa de que forma isso deve acontecer, mas deve acontecer.
    “War rooms” são importantes, mas nos dias de hoje não são mais tão necessárias.
    Reuniões via dispositivos eletrônicos (celular e tablets) devem se tornar cada vez mais recorrentes.
  • Buscar gerar documentos de “status” e “reports” sempre da forma mais clara possível
    Normalmente são apresentados a executivos, que não tem tempo sobrando. Quanto mais direto e mais claro, melhor comunicada será a informação.
  • “Abordagem BlackBerry”: faça apresentações pensando em como ficariam dispostas na tela de um BlackBerry.
    Apresentações enxutas, com a informação objetiva.
    Poder de síntese.
  • - Case : foi criado um jornal mensal, que veiculava informações de projetos, notícias e também uma seção que continha o colaborador do mês. Isso motivou o resto da equipe e até mesmo colaboradores de fora do projeto, que queriam desenvolver um bom trabalho e serem vistos.
  • É importante saber tratar de forma diferente colaboradores Sênior e Júnior.
    Colaborador Sênior - Coach
    Colaborador Júnior - Mentor
    Motivar é diferente de impor.
  • Estar sempre disposto a ouvir o colaborador
    Se mostrar aberto
    Estou sempre com a porta aberta, mas com a cara fechada?
  • Managing People in Projects

    1. 1. Gestão da Comunicação Lições Aprendidas
    2. 2. agenda  Modelo de Comunicação  Por que mais do mesmo?  Qual o desafio empresarial?  New way of thinking!!  Communication Skills  Iniciativas são Globais  Cicatrizes  Pocket Book
    3. 3. modelo de comunicação Encoding Decoding Message: output of encoding Medium: The method used to convey the message (memo, meeting, etc.) Feedback: the reaction to the message by the receiver Receiver the recipient of the message Source the sender of the message Noise: Anything that interferes Noise Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum
    4. 4. por que mais do mesmo? N:N (planejamento colaborativo) 1:N (planejamento solitário)
    5. 5. Br4v3 new world: – Mais FLEXÍVEIS; – COMUNICAÇÃO mais compartilhada; – ADAPTABILIDADE da comunicação; – Maior EMPOWERMENT da EQUIPE; – RAPIDEZ nas DECISÕES; – FOCO TOTAL no CLIENTE (interno e/ou externo); por que mais do mesmo?
    6. 6. qual o desafio empresarial? 1. Reinventar para sobreviver no longo prazo; 2. Reter Top Talents – “a gente não quer só dinheiro”; 3. Operar com um sentido para os negócios, usando uma visão clara e tendo um caminho (roadmap) a seguir; 4. Criar valor contínuo para os stakeholders ao invés de “apenas atuar na resolução do problemas de hoje”; 5. Identificar o melhor caminho para implementar a transformação – não existe receita de bolo; 6. Ter “Atitude de dono”; 7. Entregar!!!
    7. 7. qual o desafio empresarial?
    8. 8. new way of thinking!!
    9. 9. communication skills • Escuta ativa e efetiva; • Resumir, Recapitular e identificar os próximos passos; • Saber persuadir (pessoa ou organização) para executar uma ação; • Resolução de conflitos para evitar impactos negativos;
    10. 10. ganha - ganha
    11. 11. communication skills • Escuta ativa e efetiva; • Resumir, Recapitular e identificar os próximos passos; • Saber persuadir (pessoa ou organização) para executar uma ação; • Resolução de conflitos para evitar impactos negativos; • Prover feedback constante; • “Mente aberta”; • “Comunicar não é o que se fala, mas o que o outro entende”;
    12. 12. iniciativas são globais!
    13. 13. ruídos de comunicação Objetivos do Projeto Excesso Falta Ciúmes Momento Falta de Confiança Vocabulário Escuta seletiva Cultural Percepções Aplicar Filtros Empatia
    14. 14. o time deve estar junto...
    15. 15. efeito bula de remédio
    16. 16. abordagem BlackBerry
    17. 17. crie uma marca
    18. 18. seu comportamento conta
    19. 19. seu comportamento conta
    20. 20. comunicando com clientes • Considere ter um ponto focal; • Incentive a comunicação em duas vias (clara e justa); • Crie caminhos para escalar problemas antes que precise deles; • Considere a mudança como uma oportunidade, não necessariamente como uma ameaça • Valide, Valide, Valide, ....
    21. 21. comunicando com clientes • Considere ter um ponto focal; • Incentive a comunicação em duas vias (clara e justa); • Crie caminhos para escalar problemas antes que precise deles; • Considere a mudança como uma oportunidade, não necessariamente como uma ameaça • Valide, Valide, Valide, .... • Documente, Documente, Documente, .... Acheson’s Rule of the Bureaucracy: “A memorandum is written not to inform the reader but to protect the writer.”
    22. 22. Comunicar em ambientes de projeto é uma arte! 1 O gerente de projetos é responsável pelo que o time escuta 2 Toda comunicação formal deve ser cuidadosamente planejada, avaliada e desenvolvida ● Definir e usar o plano de gerenciamento das comunicações. 3 O gerente de projetos deve evitar ser: ● Invisível ● Rígido ● Cego ● Distante ● Muito político Diretrizes de Comunicação: ● As mensagens devem ser concisas; ● Uso apropriado de ferramentas e técnicas; ● Fale menos, escute mais; 4 5 Pocket Book
    23. 23. Muito Obrigado!!! Alex Julian, PMP al3x.julian@gmail.com

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