Este documento discute os conhecimentos adquiridos em um módulo sobre planejamento de relações com órgãos. O módulo cobriu tópicos como identificação de informações relevantes e materiais de divulgação para eventos, além de estratégias de comunicação, grupos-alvo e estilos de materiais. O documento também discute a organização de conferências de imprensa, videoconferências e entrevistas com jornalistas.

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Este módulo, foi a junção de todos os conhecimentos adquiridos nos módulos
anterior de planeamento. Temas como: Elaboração de material de divulgação
de eventos (onde compreendi a identificar os tipos de informação utilizados:
Essencial, Acessória, Classificada e Lixo Informático), e qual o tipo de informação
a divulgar. Através de pesquisa verifiquei e apresentei em aula alguns exemplos
de comunicados, anúncios, sinaléticas utilizadas no Mundo da Publicidade, que
pretendem ter mais visibilidades perante o público aos quais de destinam só
respectivos trabalhos de comunicação e informação.
A Estratégia de informação é um dos itens mais importantes, pois sugere a
conclusão dos objectivos do curso: Fase de planeamento, Fase do evento, Fase
de avaliação. Na abrangente desta estratégia, foca-se o referencial, em:
identificação da informação relevante e não relevante para o evento (o que deverá
ser coberto pelos materiais de divulgação); materiais divulgação; material de
informação (distribuído aos órgãos de comunicação social); conteúdo da
informação; conteúdo da informação complementar.
O referencial também faz menção a: Grupos-Alvo: identificar de forma clara à
imprensa alvo e o público-alvo, elaborar materiais adequados, garantir que os
materiais reflectem a imagem do evento que os organizadores querem projectar,
identificar os grupos-alvo e as necessidades específicas de cada grupo. Estilo
dos materiais (materiais interessantes e apelativos); Modelos de comunicação:
(Modelo do canal gráfico, Modelo virtual, Modelo de comunicação informal);
Definição de um prazo para a produção dos materiais (em tempo útil para que
possam ser disseminados e utilizados eficazmente). Apresentei em aula trabalhos
em Power Point, explicando e demonstrando os conhecimentos acumulados neste
módulo: Marca Ladder, organizou a demonstração de uma actividade física no
centro Comercial com cobertura de media.
A formadora Anabela transmitiu todos itens dos módulos através de
esclarecimentos teóricos e práticos Organizar conferências de imprensa
(diferentes tipos de conferências de imprensa: briefings, conferências abertas,
Notas de imprensa; Convite a membros relevantes dos órgãos de comunicação

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social; Locais/equipamento para conferências de imprensa; A necessidade de
escolher um local adequado em função: a natureza do evento, número de
participantes, orçamento disponível; Diferentes tipos de equipamento: telefones,
faxes, computadores e acessórios, tais como impressoras, modems, acesso à
Internet e e-mail; Materiais de informação: televisão, vídeo, rádio, DVD e jornais;
Mobiliário: mesas, cadeiras; Documentação requerida : Briefings de background,
Documentos de apoio).
Comparativamente existem diferenças na organização de Videoconferências:
Ligar os participantes, Contribuições de outras pessoas (ex. membros dos órgãos
de comunicação social / a audiência), Recursos técnicos necessários para uma
videoconferência (Equipamento, Espaço físico, Recursos humanos),
Documentação para os participantes de uma videoconferência (Guiões,
Documentação de briefing).
Assim como, no tema Organizar entrevistas com jornalistas no evento teremos
de ter em conta: o Objectivo das entrevistas com jornalistas (Objectivo da
entrevista, Espaço, Timing, Qualidade da informação, Regulamentos); o
Equipamento necessário para entrevistas, a Importância de identificar o
equipamento necessário, Assegurar que o equipamento necessário é fornecido
em tempo útil e estará disponível no dia da conferência, Importância de garantir
que o equipamento está em bom funcionamento.
Considero que este módulo foi extremamente importante para o desenvolvimento
da minha carreira visto que é a base do nosso curso de Marketing e Publicidade.