O documento discute a aplicação de tecnologias da informação no ambiente jurídico, abordando equipamentos, softwares e práticas de gestão do conhecimento essenciais para escritórios de advocacia. São apresentados aspectos como segurança da informação, sistemas de CRM e ERP, além da importância da colaboração e compartilhamento do conhecimento entre os profissionais do setor. A análise também enfatiza as dificuldades na implementação de uma cultura de gestão do conhecimento e os benefícios associados à sua adoção.

1. Tecnologia da Informação em Ambiente Jurídico Uma coletânea das principais tecnologias disponíveis para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos 25.set.08 Claudio Wilberg

2. Tecnologia Jurídica Hardware Equipamentos Software Servidores Estações de Trabalho Segurança Gestão do Conhecimento e Sistemas CRM (Relacionamentos) ERP (Sistemas de Gestão) GED (Produção Jurídica)

3. Equipamentos computadores pessoais e laptops palmtops, blackberries e outros itens móveis scanners impressoras centrais de telefonia e de fax

4. Equipamentos Computadores pessoais e laptops Micros de “grife” (Dell, IBM, Positivo, HP,...) Micros “montados” Laptops e docking stations Investimento recente apenas em monitores, teclados e mouse (interface com usuário)

5. Equipamentos Palmtops, celulares e itens móveis

6. Equipamentos Palmtops, celulares e itens móveis Blackberry PalmTreo iPhone Compaq iPaq Cingular 2002 2005 2008

7. Equipamentos Palmtops, celulares e itens móveis Tablet PC

8. Equipamentos Palmtops, celulares e itens móveis Papel Digital (e-Paper) Amazon Kindle

9. Equipamentos Palmtops, celulares e itens móveis Geladeira on-line

10. Equipamentos Mobilidade Total? Discos rígidos externos Pen-drives e cartões de memória Áreas de armazenamento na internet Porta-arquivos: Yahoo Correio: GMail e Yahoo Etc. CD-ROM s e DVD-ROM s Redes sem fio “ Hot spots” Escritórios sem fio (WiFi) Cidades Digitais (WiMax) Pen-drives Disco externo Gravador de DVD

11. Equipamentos Scanners e impressoras Scanners portáteis: “finado” capshare e canetas de mesa: HP ScanJet & Cia de “produção”: Canon, Fujitsu, Kodak Impressoras jato de tinta laser P&B laser colorida Integrados (scanner, impressora, copiadora, fax, e-mail)

12. Equipamentos Fax e centrais telefônicas Correio de Voz (voice mail) Discagem Direta a Ramal ‘ Servidores’ de Fax Terminal Digital Físico painel de cristal líquido com luzes Terminal Digital Virtual funcionalidade transferida para o computador conectado com a central telefônica Voz sobre IP (VoIP) MSN, Skype, Telefonica,...

13. Servidores e Serviços Sistemas Operacionais 97% Windows contra 2% Linux 65% Windows contra 31% Unix/Linux Estações de Trabalho Servidores Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática 19a. Edição, 2008 – FGV/EAESP/CIA 57% Windows contra 29% Unix/Linux (em 2004)

14. Servidores e Serviços Browsers Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática 15a. Edição, 2004 – FGV/EAESP/CIA

15. Servidores e Serviços Correio Eletrônico Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática 15a. Edição, 2004 – FGV/EAESP/CIA

16. Softwares Microsoft: usar ou não usar? Padrão ‘de fato’ da indústria de informática Pressão dos clientes para que o segmento jurídico adotasse os produtos mais ‘tradicionais’ Preços acima dos concorrentes, descontos pouco significativos e margens reduzidas para os distribuidores Outros padrões de mercado para atividades específicas Software livre/gratuito

17. Softwares Produtos Microsoft Processadores de Texto: Word - 93% em 2004 contra 70% em 1994 Planilhas: Excel - 93% em 2004 contra 50% em 1994 Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática 15a. Edição, 2004 – FGV/EAESP/CIA

18. Softwares Processadores de Texto (Atual) Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática 15a. Edição, 2004 – FGV/EAESP/CIA

19. Softwares Processadores de Texto (Evolução) Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática 15a. Edição, 2004 – FGV/EAESP/CIA StarOffice e OpenOffice, a partir de 1999

20. BrOffice Writer

21. Softwares Planilhas (Atual) Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática 15a. Edição, 2004 – FGV/EAESP/CIA

22. Softwares Planilhas (Evolução) Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática 15a. Edição, 2004 – FGV/EAESP/CIA

23. BrOffice Calc

24. Softwares Apresentação (Atual) Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática 15a. Edição, 2004 – FGV/EAESP/CIA

25. Softwares Apresentação (Evolução) Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática 15a. Edição, 2004 – FGV/EAESP/CIA

26. ‘ Invasão’ do software livre? Várias versões gráficas do Linux para estações de trabalho (Ubuntu, Fedora, Kurumim, KDE) OpenOffice e StarOffice: compatibilidade com o MS Office Bancos de Dados MySQL e PostgreSQL: performance equivalente ao Oracle e ao MS SQLServer Linux no ‘ back office ’ com funções de servidor de arquivos e de impressão Opiniões?

27. Linux

28. Internet Informatização de Tribunais Tribunais on-line TRF TST TRTs STF STJ TSE TREs STM TJs Senado TACs JECs ...

29. Internet Utilização da internet nos escritórios Controle de acessos de navegação (política de uso) Envio e recebimento de mensagens (e-mails) externas Antivírus de mensagens Controle de anexos Anti-spam

30. Segurança firewall para bloqueio de acessos externos VPNs: redes privadas através da internet backups storage interno storage externo fitas redundância de sites

31. Segurança Objetivo: preservação da propriedade intelectual No passado: Espionagem = invasões noturnas ou cópia clandestina de documentos Documento apenas em papel Na Era Digital: Invasão lógica Hackers Principais cuidados: Acompanhamento contínuo e Plano de Segurança atualizado Contratação periódica de ‘hacker do bem’ Atenção com a geração digital Engenharia Social e Escritório Analógico

32. O que é o Gerenciamento do Conhecimento (GC)? “ Gestão (ou Gerenciamento) do Conhecimento é um conjunto de processos , apoiados por ferramentas de Tecnologia da Informação, voltados a capturar, organizar, armazenar, proteger e – sobretudo – compartilhar o conhecimento das pessoas, sob suas duas formas: conhecimento explícito (dados e informações) e conhecimento tácito (habilidades e experiência” (Selem/Bertozzi, 2005) “ ... [P]ráticas e tecnologias que facilitam a criação e intercâmbio de conhecimento de forma eficiente dentro de uma organização para melhorar a qualidade na tomada de decisões” (tradução livre da definição do ‘Delphi Consulting Group’)

33. Economia do Conhecimento Compartilhar não divide e sim multiplica Ativos do Conhecimento aumentam com o uso: as idéias geram novas idéias (usar não gasta, mas sim revitaliza) Guardar, de forma a esconder, diminui e causa desatualização e obsolescência Vantagem sustentável não é dada pelo produto e sim pelo conhecimento Nosso problema não é falta , mas o excesso de informações As empresas devem saber o que já sabem

34. Tipos de Conhecimento Tácito Explícito Proximidade do conceito de ‘dado’ e ‘informação’ Maior facilidade de compartilhamento e apropriação Proximidade do conceito de ‘conhecimento genuíno’. Inerente ao ser humano Maior potencial inovativo

35. Conhecimento Tácito “ Nós sabemos mais do que conseguimos dizer” (Nonaka I. & Takeuchi H., 1995, “The knowledge creating company”)

36. Formas de Compartilhamento (Fonte: Nonaka/Takeuchi, 1995) Tácito - Tácito Socialização Compartilhamento de experiências Criação de modelos mentais e habilidades técnicas Treinamento no local do trabalho, sessões informais e brainstorming, interação com clientes,... Tácito - Explícito Externalização Criação de novos e explícitos conceitos Uso de metáfora, analogias, conceitos, hipóteses e modelos Explícito - Tácito Internalização “ learning by doing” Explícito - Explícito Disseminação ou Combinação Cruzamento de informações já codificadas

37. Principais questões do GC Como mapear o conhecimento (competências individuais) existente na empresa? Onde encontrar as expertises e habilidades centrais da empresa relacionadas às “ core competences” ? Como facilitar e estimular a explicitação do conhecimento tácito dos funcionários? (captura de conhecimento) Como atrair e selecionar pessoas com as requeridas competências, habilidades e atitudes? (importação de conhecimento) Que sistemas, políticas e processos devem ser implementados para moldar comportamentos relacionados ao estímulo à criatividade e ao aprendizado? Como incentivar e premiar o compartilhamento de conhecimento e desencorajar que as pessoas guardem o conhecimento para si próprias ( knowledge hoarding )?

38. Benefícios no GC Ganhar agilidade no atendimento Assegurar a qualidade e a segurança da informação Padronizar procedimentos, normas, contratos e orientações Treinamento dos advogados Preservar a cultura e a expertise do escritório Fonte: Selem/Bertozzi, 2005

39. Dificuldades na implantação do GC Escritórios possuem uma cultura de não-compartilhamento (feudos) Falta de envolvimento do “topo” Tentar implantar apenas uma forma ( approach ) de GC no escritório Achar que GC é um “software” que será instalado e pronto!

40. Profissional do Conhecimento Exposição Perspectiva Dinheiro/Bônus Desafios Benefícios Pessoais Crítica dos pares Falta de tempo Redução do valor como profissional se compartilhar o que sabe Resistência em relação a soluções tecnológicas Medos, anseios e limitadores

41. Compartilhando Conhecimento... Comitês de Áreas (Societário, Trabalhista, etc.) e Grupos de Estudo para assuntos específicos Almoço de Equipe Resumo das principais notícias do dia e seu impacto para a empresa Entrevistas especializadas Relatórios de casos e processos encerrados Relatórios de cursos, seminários e palestras Newsletters internas e para clientes Intranets / Portais de Conhecimento e de Negócios / blogs internos Mesa do cafezinho / fumódromo

42. Tecnologias na Gestão do Conhecimento GC Business Intelligence e GED CRM Gerenciamento do Relacionamento ERP Gerenciamento da Prática

43. CRM ( Customer Relationship Management ) gestão do relacionamento com o cliente “ CRM é uma estratégia de negócio voltada ao entendimento e antecipacão das necessidades dos clientes atuais e potenciais de uma empresa. Do ponto de vista tecnológico, CRM envolve: (Gartner Group) capturar os dados do cliente ao longo de toda a empresa consolidar todos os dados capturados interna e externamente em um banco de dados central analisar os dados consolidados usar essa informação ao interagir com o cliente através de qualquer ponto de contato com a empresa.”

44. CRM Customer Relationship Management A evolução do CRM Gerenciamento de Contatos Direcionar comunicação através de dados armazenados (Malas Diretas) Marketing Melhorar a informação do contato e da funcionalidade de marketing para uso departamental. CRM Centralizar as informações de relacionamento para uso corporativo. Inteligência de Relacionamento Agregar a inteligência competitiva interna e disponibilizar este conhecimento para os profissionais em qualquer plataforma

45. Requerimentos comuns de CRM CRM Customer Relationship Management Repositório centralizado e compartilhado de informação sobre o cliente Captura e acompanhamento de todas as interações com o cliente Visão “360 graus” sobre o cliente Aplicativos que se utilizam desta base de conhecimento sobre o cliente Ferramentas para ‘garimpar’ e distribuir estes dados Fonte: apresentação Interface

46. Relacionamentos Complexos CRM Customer Relationship Management Quem tem um relacionamento com este cliente? Quem mais conhecemos na companhia do cliente? Quem são nossos contatos nesta Indústria ou Ramo de Atividade? Onde estão aqueles nossos amigos de faculdade, do futebol, do primeiro emprego? ... Fonte: apresentação Interface Profissionais Empregados de outras firmas Consultorias Auditorias Bancos de Investimento Jurídico Engenharia Associações Equipes de Serviços Profissionais Clientes Ex-Clientes Concorrentes Correspondentes e Parceiros Fornecedores Clientes Prospects Antigos Contatos Referrals Experts

47. Sistemas de Gestão como base da Informação CRM Empresas e Contatos Casos/Jobs de Faturamento Lançamento de Tempo Contas a Receber/Cobrança Acompanhamento de Processos Lançamento de Despesas Faturamento de Despesas Contas a Pagar Contabilidade Faturamento de Honorários Reembolsáveis

48. Sistemas de Gestão (Cadastro de Clientes)

49. Sistemas de Gestão (Processos)

50. Sistemas de Gestão (Tarefas e Andamentos)

51. Sistemas de Gestão (Lançamento de Horas) Profissional XXX

52. Sistemas de Gestão (Controle de Despesas)

53. Sistemas de Gestão (Faturamento)

54. Sistemas de Gestão como base da Informação Bases de dados locais Bases de dados corporativas Exemplos

55. Conclusão … garantem coerência e uniformidade na comunicação com os clientes; … permitem uma “passagem de bastão” tranqüila em caso de mudança de profissionais jurídicos ou administrativos; … contam com a participação de “consultores” externos trazendo mais conhecimento de gestão para o escritório; … reduzem o tempo gasto e os erros em situações de dupla- ou tripla-digitação entre módulos; … exigem de todos uma disciplina de aderência ao novo processo, sem a qual este não vai fluir. Sistemas integrados…

56. Sistemas de Gestão LawOffice LegalManager SisJuri Tedesco Themis CP-Pro EasyOffice Elite / CarpeDiem Genialis Gracco MaxAdvocacia Portal da Advocacia ProJuris Wibs ... (sistemas apresentados em ordem alfabética)

57. Classificação (indexação) Controle de versões Repositório único Tabela de temporalidade Check-in e check-out Integração com programas de edição (Word, Excel, etc.) Controle de acesso Gerenciamento Eletrônico de Documentos

58. Digitalização Redução da quantidade de papel arquivada desnecessariamente e/ou em duplicidade Agilização da localização e recuperação de documentos e de pastas Redução de despesas relacionadas ao espaço físico de armazenamento Segurança em relação a danos materiais

59. Riscos e dúvidas da Digitalização Classificação incorreta da “ficha” do material digitalizado Armazenamento desnecessário de registros por causa da “facilidade” de fazê-lo Proliferação de cópias impressas “ Empacotamento” errado de documentos, impossibilitando a separação de registros No primeiro momento, terceirizar o serviço em bureau ou “fazer em casa”? Integração com o GED ou deixá-lo independente? Integração com o módulo de Acompanhamento de Processos ou deixá-lo independente?

60. Este é o seu escritório ou departamento? Dificuldade na localização de seus documentos antigos Dificuldade na localização de documentos de ex-usuários Falta de organização nos documentos em pastas do Arquivo Documentos sendo trabalhados por várias pessoas, muitas vezes simultaneamente Falta de padronização na estrutura de diretórios Armazenamento de documentos anexos a mensagens no próprio sistema de correio (Outlook, Notes, etc.)

61. Controle de Versões Vamos imaginar uma equipe com 6 pessoas, trabalhando com um documento e suas versões... Um documento, 3 versões, 24 cópias! caixa de saída de correio caixa de entrada dos membros da equipe xyz.doc H: H: xyz2.doc H: abc.doc H: caixa de saída de correio caixa de saída de correio

62. Análise financeira da solução (ROI) a.k.a. “Conta-de-Padeiro” Tempo desperdiçado por dia na busca de documentos X custo de oportunidade por advogado X número de advogados X número de dias úteis no ano = US$ 103.750 - Tempo despendido por dia: 5 min = 0,083h - Valor-hora médio por advogado: US$ 100/h - Número de advogados: 50 - Número de dias úteis no ano: 250 Desperdiçados anualmente: 0,083h x US$ 100/h x 50 adv x 250 dias

63. Como funciona na prática? Classificando um documento (profiling)

64. Versões e Revisões

65. Recuperando um documento

66. Pesquisando Documentos

67. Claudio Wilberg LegalManager Consultoria e Tecnologia (11) 3804-9031 [email_address] Obrigado http://demo.legalmanager.com.br:8080/apresentacao Login: visitante Senha: visitante

69. Dados em Gráficos

70. Dados em gráfico de tempo