O documento discute o Enterprise Content Management (ECM) como estratégias e tecnologias para gerenciar conteúdos e documentos nos processos de negócios das organizações. Aborda a automação e os desafios de gerenciamento de informações estruturadas e não estruturadas, além de detalhar o ciclo documental que inclui captura, indexação, armazenamento, compartilhamento, aplicação, preservação e gerenciamento. Destaca os benefícios do ECM em diversas áreas, como recursos humanos, logística e jurídico, visando a melhoria dos processos organizacionais.

1. BPO DE DOCUMENTOS
ECM – ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT

2. “São estratégias, tecnologias, métodos e métricas utilizadas para
capturar, gerenciar, armazenar, preservar e disponibilizar conteúdos e documentos
relacionados aos processos de negócios da organizações. As ferramentas e estratégias
de ECM permitem o gerenciamento das informações não estruturadas da
CIA, independentemente de onde se encontram as informações.” - AIIM
“Automação total ou parcial de processos de negócios, onde
documentos, informações ou tarefas são passadas de um participante a outro, para
ações, de acordo com um conjunto de regras.” - AIIM
ECM e Workflow - Definições
ECM – ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT

3. Estruturada 20%
Não estruturada 80%
Apenas uma pequena parte das informações em uma empresa é organizada de forma
sistemática e estruturada.
ECM – ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT

4. PROBLEMAS COM OS PAPÉIS?
“… eu ainda digitalizo essa papelada!”

5. “… mas em qual pasta mesmo eu guardei?”
PROBLEMAS COM ARQUIVOS DIGITAIS?

6. ILHAS DE INFORMAÇÕES
“Diversas pesquisas, em diversos meios para localizar informações“.
@

7. O ECM ATENDE TODAS AS ETAPAS DO PROCESSO DOCUMENTAL
CAPTURAR
Consiste em capturar documentos
físicos e eletrônicos e arquivá-los
em sistemas de ECM, utilizando-se
de métodos de indexação manual
ou automatizado.
COMPARTILHAR
Consiste em distribuir o conteúdo
eletrônico para os usuários
envolvidos no processo.
PRESERVAR
Consiste em preservar
o conteúdo gerado para que
esteja disponível quando
necessário para tomada de ações.
ARMAZENAR
O conteúdo é guardado em meios
seguros para posterior consulta.
GERENCIAR
Consiste no controle de acessos, etapas de
processos, perfis e temporalidade.

8. O CICLO DOCUMENTAL
Capturar
Indexar
Armazenar
Compartilhar
Aplicar
Preservar
Reutilizar
Gerenciar

9. BENEFÍCIOS

10. BENEFÍCIOS

11. RECURSOS
HUMANOS
NOTAS
FISCAIS
PROCESSOS
JURÍDICOS
SOB MEDIDA LOGÍSTICAPRONTUÁRIO
MÉDICO
APROVAÇÃO
DE CRÉDITO
GESTÃO DE
CONTRATOS
Aplicações

12. CENÁRIO DE OPORTUNIDADES PARA MELHORIAS DE PROCESSOS
• Planejamento
Multi-departamentalAderência aos Processos Gestão do Conhecimento
Vendas RHFinanças Produção
Logística P&D Jurídico Controladoria
• Requisição de compras
• Informação produto
• Contratos
• Contas a pagar
• Contas è receber
• Registros e transações
• Normas
• Controles
• Avaliações
• Currículos
• Prontuários de
funcionários
Compras
• Comprovante entrega
• Documentos embarque
• Documentos alfândega
• Processos
• Contratos
• Pesquisas
• Projetos
• Normas e padrões
Administração
• Contratos
• Relatórios
• Propostas
• Pedidos
• Arquivos de clientes