Sistemas para saúde 04

SISTEMAS PARA A
ÁREA DE SAÚDE
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Obs: De forma geral os nossos projetos não se aplicam a um único segmento da sociedade,
porém todos os nossos esforços e estudos foram feitos no sentido de melhorarmos os serviços
prestados e processos do setor de saúde.
Os nossos Projetos têm por objetivo:
Reduzir substancialmente os custos do setor de saúde
Reduzir drasticamente a compra de papel para impressão;
Reduzir drasticamente os demais custos com impressão;
Reduzir os custos de armazenamento de documentos impressos (papeis);
Liberar as áreas utilizadas para o armazenamento de papeis;
Reduzir os custos de mão de obra com os processos envolvendo os papeis: transporte,
arquivamento, consultas, etc;
Reduzir drasticamente a compra de equipamentos para gerenciamento e controle de filas;
Reduzir drasticamente a compra de equipamentos para validação de elegibilidade;
Reduzir drasticamente os custos com ligações telefônicas e links de voz;
Reduzir drasticamente a compra de equipamentos e softwares específicos para CallCenters;
Reduzir os custos de mão de obra com todos os processos envolvendo o atendimento dos usuários:
recepção presencial, atendimento remoto, etc;
Melhorar vários processos do setor de saúde
Melhorar o sistema de armazenamento e pesquisa de documentos físicos;
Melhorar o sistema de armazenamento e pesquisa de documentos digitais;
Melhorar o processo de elegibilidade dos usuários;
Melhorar o processo de elegibilidade dos colaboradores;
Melhorar o sistema de atendimento presencial dos usuários;
Melhorar o sistema de atendimento remoto dos usuários;
Melhorar a alocação dos colaboradores de cada setor de atendimento e afins;
Melhorar o fluxo de trabalho dos setores de atendimento e afins;
Melhorar o registro de atividades de todos os colaboradores dos setores de atendimento e afins;
Melhorar a gestão de todos os postos de trabalhos de atendimentos e afins;
OS OBJETIVOS DOS NOSSOS PROJETOS

O CONSUMO EXCESSIVO DE PAPEL
O mundo consome quatro tipos principais de papeis. O mais consumido é o papel de imprimir
e escrever que chega a 55% do total; os papeis de embalagem estão em segundo lugar,
representando 13% do consumo total; os papeis especiais 15% e os sanitários em torno de 9%.
É um dos paradoxos da era da informação: Quanto mais avançamos no desenvolvimento de sistemas
digitais mais papel consumimos.
A TECNOLOGIA NÃO REDUZ O CONSUMO DE PAPEL
O POR QUE DISTO
As tecnologias disponíveis atualmente tornam bem mais fácil transferir informações em arquivos
digitais para o papel do que o processo inverso.
As empresas estão usando mais e mais a cada dia, as ferramentas de Gestão de Conteúdo
Empresarial (Enterprise Content Management - ECM), para o gerenciamento das suas informações.
Soluções de ECM aumentam a produtividade e agilidade dos negócios, provendo melhor acesso a
informação, aumentando a segurança dos dados e possibilitando o reuso inteligente de todas as
informações existentes dentro de uma empresa.
O DESAFIO

As prestadoras de saúde; tais como hospitais, laboratórios e clínicas; além das operadoras
de planos de saúde, atualmente possuem rios, ou mesmos oceanos de papeis espalhados
por suas dependências.
Estamos falando de dezenas de milhares ou centenas de milhares de folhas de documentos
armazenados em caixas; ocupando espaço e que para serem consultados, requerem um
enorme esforço e perda de tempo.
Estes documentos são compostos quase que na sua totalidade por:
• Documentos relacionados à filiação dos associados, tais como contratos de filiação e
documentos pessoais dos associados, que legalmente precisam ser armazenados
eternamente.
• Documentos relacionados aos tratamentos e ou procedimentos aplicados aos seus
associados, tais como solicitações e guias de atendimentos, que precisam ser
armazenados pelo menos por 05 anos, como determina a ANS.
Geralmente a não apresentação destes documentos por parte de uma prestadora de
saúde, impossibilita a cobrança do procedimento descrito neste documento junto à
operadora de saúde, gerando grande prejuízo.
OS PROBLEMAS DA ÁREA DE SAÚDE

UMA VISÃO POTENCIAL
DO SETOR DE SAÚDE SUPLEMENTAR
O Mercado de Saúde Suplementar no Brasil passou por uma consolidação nos últimos
10 anos, com fusão de empresas e extinção de muitas outras.
Figura. Número de Operadoras com beneficiários: 1999 a 2005.
Nos últimos 3 anos, em função da retração da atividade econômica houve uma perda de clientes e faturamento.
Obs: FONTE: Estudo Técnico - Ano I - Nº 02 - junho 2016
https://www.abramge.com.br/portal/images/dados-setoriais/estudo-tecnico/estudo-tecnico-2.pdf

Em muitos casos estas empresas utilizam um sistema de microfilmagem, que resolve apenas o
problema de espaço de armazenamento, porém estas soluções não possuem nenhuma
facilidade de pesquisa e localização dos documentos.
As melhores soluções que encontramos no mercado utilizam sistemas ECM - GED (Gestão
eletrônica de Documentos) para armazenar os documentos (ex: Kofax, ABBYY e
KnowledgeLake), porém, mesmo que tais produtos executem uma pequena identificação dos
documentos, eles não são usados em grande escala pelo setor de saúde, pois eles necessitam
de muita intervenção humana para o processamento dos documentos. Geralmente, depois
das primeiras semanas de utilização dos sistemas ECM - GED, vemos que os documentos
acabam sendo simplesmente “scaneados”, sem que sejam separados e processados
corretamente.
Devido à má implementação dos processos de digitalização utilizados pelas empresas de
saúde, muitas vezes, estas empresas optam por não se desfazerem das cópias físicas dos
documentos, tornando estas soluções ineficientes.
AS SOLUÇÕES EXISTENTES NO MERCADO

Descrição dos Custos
Tipo de
Empresa
Valor (R$)
Unitário
# de Docs
mês
Valor (R$)
Total por ano
Impressão de Carteirinhas Operadora 2,50 1.300,00 39.000,00
Impressão de Documentos Operadora 0,10 6.000,00 7.200,00
Microfilmagem de
Documentos Operadora 0,13 60.000,00 93.600,00
Total = 139.800,00
Impressão de Documentos Prestadora 0,10 250.000,00 300.000,00
Microfilmagem de
Documentos Prestadora 0,13 90.000,00 140.400,00
Total = 440.400,00
Considerações:
Este estudo foi feito em uma operadora de planos de saúde com
aproximadamente 40 mil vidas e uma Prestadora de saúde, com uma rede de 02
hospitais e de 02 clínicas, com aproximadamente 60 mil pacientes.
O CUSTO DE ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS

Como regra geral, estes projetos só poderão sair do papel devido ao advento da
Artificial Intelligence (AI), mais especificamente das técnicas de Machine Learning (ML)
e Deep Learning (DL), que serão empregadas em larga escala nos nossos projetos,
especificamente nos sistemas de identificação e de classificação de documentos.
Um segundo fator determinante, foi o advento do processamento e armazenamento em
nuvem (Cloud Computing), que possibilitará que vários módulos dos nossos projetos
operem como serviços dentro das empresas e além disto, teremos um ponto central de
armazenamento de documentos, que será seguro e ágil.
Ao enfrentarmos estes desafios tecnológicos, estaremos contribuindo para a
disseminação destas tecnologias de ponta e assim possibilitarmos que outros projetos
inovadores também possam ser realizados em nosso pais.
Obs: Seguindo o intuito de disseminação de novas tecnologias no pais, pretendemos
utilizar ao máximo o trabalho de alunos recém-formados ou que estejam cursando a
USP.
OS DESAFIOS DOS NOSSOS PROJETOS

O NOSSO MODELO DE NEGÓCIOS

A NOSSA PROPOSTA DE VALOR

1
2
3
4
5
6
O Funcionamento dos Nossos Sistemas
Situação Atual - Os Problemas Existentes

1
2
3
4
5
6
Situação Proposta - As Melhorias

1
2
3 4
5 3 4
3 4
1
1
2
2
5
Situação Proposta - Os Ganhos Adicionais
2
5

O Sistema de Auto-Atendimento é inovador e será um diferencial da nossa empresa
com relação ao restante do mercado.
Com a implementação do sistema CPA, o nosso produto de workflow terá uma
grande vantagem sobre os demais produtos existentes.
Com a implementação dos módulos de Identificação e de Classificação de
Documentos, o nosso sistema ECM-GED terá um enorme diferencial com relação aos
demais produtos existentes, isto é, o nosso sistema conseguirá processar de forma
automática e segura a grande maioria dos documentos existentes em uma empresa
do setor de saúde.
CONCLUSÃO

• Através deste módulo, os usuários irão interagir com todos os colaboradores das
prestadoras e operadoras de saúde.
• Ele será utilizado para o agendamento de consultas e exames.
• Ele será utilizado para a passagem em consultas e exames.
• Ele possibilitará a troca de mensagens de texto, voz e vídeo.
• Ele possibilitará o envio e recebimento de documentos necessários para a
execução de todos os procedimentos, tais como: agendamento de consultas,
passagem em exames e consultas, etc.
AUTO ATENDIMENTO
MÓDULO USUÁRIO

• Através deste módulo, os colaboradores das prestadoras e operadoras de saúde
irão interagir com os usuários.
• Ele será utilizado para o agendamento de consultas e exames.
• Ele será utilizado para a passagem em consultas e exames.
• Ele possibilitará a troca de mensagens de texto, voz e vídeo.
• Ele possibilitará o envio e recebimento de documentos necessários para a
execução de todos os procedimentos, tais como: agendamento de consultas,
passagem em exames e consultas, etc.
AUTO ATENDIMENTO
MÓDULO COLABORADOR

• Este módulo trabalhará como um serviço nos dispositivos dos colaboradores,
através dele qualquer aplicação utilizada nestes dispositivos será controlada
pelo sistema central de workflow e este cliente será capaz de registrar qualquer
tela de dados que seja necessário para a documentação e correto
funcionamento dos procedimentos envolvidos.
Ex: Ao invés de se imprimir uma tela com os procedimentos que serão
aplicados ao usuários, para que o mesmo rubrique tal folha e assim comprove
tal procedimento, o nosso cliente irá gerar automaticamente esta tela, ajustá-
la no forma de um formulário que por sua vez será encaminhado para o
aplicativo de auto atendimento do usuário, que fará o aceite sobre o
procedimento.
CONTROL PROCESS AUTOMATION
CLIENT

• Devido aos robustos mecanismos de criptografia, permissionamento e
temporalidade existentes no Sistema Central do ECM-GED, ele será utilizado
para armazenar e controlar toda e qualquer circulação de documentos digitais
entre os nossos módulos.
Para que isto seja possível, todos os dispositivos utilizados deverão ter instalado
e configurado corretamente o cliente do sistema ECM-GED.
ECM - GED
CLIENT

• Os Totens empregados nos nossos sistemas possuirão as opções normais de
ajuda aos usuários, comum nos demais sistemas de auto atendimento, porém
além destas funções, o nosso sistema será capaz de gerar senhas virtuais no
formato de QrCode, que serão exibidos na tela do Totem, aguardando o
escaneamento pelo módulo de auto atendimento dos celulares dos usuários.
O nosso sistema de senha será único, sendo que os usuários preferenciais serão
selecionados pelo sistema de auto atendimento ou por uma opção especial no
aplicativo dos usuários.
AUTO ATENDIMENTO
SENHA VIRTUAL

• Este é o módulo central de controle e gerenciamento do sistema de Auto
Atendimento, através dele os colaboradores responsáveis pela gestão do
sistema poderão ajustar todos os parâmetros necessários para o bom
funcionamento deste sistema, além de poderem gerar relatórios gerenciais
sobre o sistema.
AUTO ATENDIMENTO
VISUAL STUDIO

• Este é o módulo central de controle e gerenciamento do sistema de Auto
Atendimento, através dele os colaboradores responsáveis pela gestão do
sistema poderão ajustar todos os parâmetros necessários para o bom
funcionamento deste sistema, além de poderem gerar relatórios gerenciais
sobre o sistema.
CONTROL PROCESS AUTOMATION
VISUAL STUDIO

• Este é o módulo central de controle e gerenciamento do sistema de
Identificação e Classificação de Documentos, através dele os colaboradores
responsáveis pela gestão do sistema poderão ajustar todos os parâmetros
necessários para o bom funcionamento deste sistema, além de poderem gerar
relatórios gerenciais sobre o sistema.
IDENTIFICADOR - CLASSIFICADOR
VISUAL STUDIO

• Este é o módulo central de controle e gerenciamento do sistema ECM-GED,
através dele os colaboradores responsáveis pela gestão do sistema poderão
ajustar todos os parâmetros necessários para o bom funcionamento do ECM-
GED, além de poderem gerar relatórios gerenciais sobre o sistema.
ECM - GED
VISUAL STUDIO

• Estas aplicações correspondem aos sistemas utilizados pelas prestadoras ou
operadoras que precisam ser controlados pelo sistema central de workflow do
nosso sistema.
• Estas aplicações são monitoradas pelo nosso cliente CPA.
APLICAÇÕES

• Os usuários têm muita dificuldade em passar para os atendentes remotos as
solicitações que os agentes de saúde lhe passaram na forma de receitas, novas
solicitações de procedimentos, etc. Por que estão na forma de papel, em poder
dos usuários, isto, distantes dos atendentes.
• Existe ainda o agravante de existirem anotações ou outros documentos
auxiliares, que os usuários devem passar para os atendentes.
• Ocorre muita perda de tempo dos dois lados neste procedimento.
1

• Os usuários possuem uma certa dificuldade ao acessar os Totens de auto
atendimento, muitas vezes as opções são confusas, ou estão incompletas.
• Muitos usuários preferenciais não utilizam o seu direito por terem dificuldades
em entender os menus de auto atendimento.
• Além disto os sistemas atuais não conseguem ajustar automaticamente a
modalidade do atendimento praticado pelos atendentes presenciais, para que
um determinado tipo de fila não fique muito grande.
2

• Os usuários têm muita dificuldade em passar com os atendentes presenciais,
pois estes atendentes na maioria das vezes solicitam muitos documentos para
comprovar a elegibilidade do usuário, para acessar as coberturas disponíveis
para os usuários, para validarem as autorizações emitidas pelos convênios para
os usuários, etc.
• Geralmente os atendentes necessitam registrar de forma manual a efetivação
do atendimento que estão praticando, muitas vezes isto é feito através
solicitação de uma rubrica, por parte dos usuários atendidos, feita na impressão
da solicitação gerada pela aplicação utilizada pela prestadora.
• Ocorre muita perda de tempo dos dois lados neste procedimento, muitas vezes
os usuários perdem mais tempo neste atendimento do que na consulta ou
procedimento que eles estão procurando.
3

• Os colaboradores de um departamento lidam com uma quantidade muito
grande de documentos na forma de papeis ou mesmo pastas contendo vários
papeis (documentos) relacionados.
• Existe uma perda muito grande de tempo para se arquivar ou pesquisar os
arquivos onde estes documentos são arquivados.
• Muitas empresas possuem setores inteiros destinados a cuidarem do
transporte, tramitação, arquivamento e consulta destes documentos físicos.
• As empresas também acabam gastando muito com o espaço físico e seus
respectivos móveis destinados a acomodarem estes documentos.
• As prestadores e operadoras de saúde perdem muito dinheiro, devido ao
extravio ou na simples dificuldade de localizar a tempo, os documentos em
papel que comprovam os procedimentos realizados, mas que por algum motivo
foram contestados (glosados), esta perda pode chegar na ordem de 10 a 15 %
do valor do faturamento bruto.
4

• Os agentes de saúde, com destaque para os médicos, muitas vezes devem lidar
com documentos que exigem a comprovação das suas identidades, é o caso das
receitas, atestados, prontuários, guias, etc.
• Esta comprovação é feita por meio de assinatura e carimbo contendo o Registro
do médico, o que muitas vezes é feito em várias vias, sujeitas a erros de escrita
e digitação.
• Os agentes de saúde e seus pacientes, perdem muito tempo neste processos.
5

• Os agentes de saúde, com destaque para os médicos, perdem muito tempo
para acessar informações contidas em documentos pertinentes aos usuários,
tais como prontuários, exames laboratoriais, laudos médicos, guias, etc.
• Os agentes de saúde e seus pacientes, perdem muito tempo neste processos.
6

• Com os nossos sistemas, os usuários ao iniciarem uma sessão de atendimento
remoto, terão a possibilidade de passar de forma clara e totalmente segura as
imagens de todos os documentos que o atendente achar necessário para que o
atendimento seja realizado.
• Todos os documentos serão digitalizados, processados, identificados,
classificados e por fim serão armazenados em um sistema ECM-GED e poderão
a partir dai, serem utilizados normalmente.
• Isto irá facilitar e agilizar os atendimentos remotos.
1

• No nosso sistema o Totem de auto atendimento, praticamente só irá fornecer
uma senha virtual para os usuários, que para isto, bastará que aproximem o
seus celulares da tela do Totem e escanem um QR Code que possui a senha
virtual.
• O próprio sistema já saberá que o usuário é preferencial ou não, além disto,
uma série de informações serão trocadas entre o usuário e sistema para o
atendimento seja agilizado.
• Desta forma, ao ser chamado ao posto do atendente presencial, o atendimento
já está bem agilizado.
2

O grande tempo que os atendentes presenciais gastam, serão reduzidos
drasticamente:
1. Muitas informações já forma solicitadas pelo sistema aos usuários e já
processadas.
2. As informações referentes ao agendamento e a cobertura do convênio já
estarão feitas.
3. Futuramente, caso necessária, a elegibilidade do usuário será feita com o
auxílio da câmera e gravador do seu próprio celular, ao pouco invasivo e de
baixo custo.
4. O registro do atendimento será feito sem a impressão em papel, pois o sistema
do atendente enviará para o celular do usuário um formulário contendo os
dados relevantes do atendimento e o usuário por sua vez dará o seu endosso
de forma eletrônica pelo seu celular, algo muito mais confiável que uma
simples rubrica.
3

• Todos os documentos já existentes serão processados pelo nosso sistema de
identificação e classificação automática, que praticamente não precisarão de
intervenção humana, assim todos os documentos em papel serão importados
pelo nosso sistema ECM-GED.
• Todos estes papeis não serão mais necessários, nem o espaço e mobiliário
existente.
• Os funcionários que tinham a função de manipular estes papeis poderão ser
alocados em outras atividades mais lucrativas.
• Tudo isto trará uma enorme redução de custos.
4

• No caso dos colaboradores que necessitam da comprovação da sua identidade,
o nosso sistema utilizará os celulares destes colaboradores, para armazenar e
acessar os certificados digitais que os órgãos competentes venha a emitir para
estes agentes de saúde, ou caso necessário, o nosso próprio sistema emitira de
forma segura os certificados para estes colaboradores.
• Desta forma, quando o sistema exigir a comprovação de identidade destes
colaboradores, os mesmo a farão com o uso dos seus aparelhos celulares.
• Isto irá agilizar substancialmente as atividades que estas pessoas executando,
sobrando muito mais tempo para que eles exerçam as suas reais atividades.
5

• Todos os documentos pertinentes aos usuários, tais como prontuários, exames
laboratoriais, laudos médicos, guias, etc; já estarão contidos dentro do nosso
sistema, que de forma segura e rápida poderá disponibilizá-los para a consulta
do agente de saúde, caso o mesmo tenha permissão para isto.
6

• O nosso sistema ECM-GED pode e deve ser utilizado para processar e armazenar
os documentos digitais de uma empresa também.
Desta forma as inúmeras cópias do mesmo arquivo deixarão de existir.
• Todos os colaboradores poderão localizar rapidamente os documentos que
estão procurando.
• Todos os colaboradores poderão trabalhar de forma compartilhada em
qualquer documento existente.
• Todos os arquivos da empresa estarão cobertos por sistema de
permissionamento bem rigoroso, que chega a evitar a impressão ou envio por
e-mail de um documento por parte de usuários sem a devida permissão.
• Todos os arquivos da empresa estarão cobertos por um mecanismo de
versionamento capaz de manter e gerenciar todas as alterações que os usuários
já realizaram em um arquivo.
1

• A medida que a empresa passa os seus arquivos digitais para o sistema ECM-
GED, o sistema passa a ter a possibilidade de consultar todas as informações da
empresa contidas em seus servidores web, como intranets, extranets, portais,
etc.
Além disto, todas as informações contidas nos Bancos de Dados da empresa e
nos seus emails poderão ser consultadas a qualquer instante pelos usuários.
Ou seja, caso alguém procure por uma proposta antiga, a mesma pode ser
procurada nas pastas de arquivos como também dentro dos arquivos anexos de
todos os emails da empresa.
2

• A elegibilidade do usuário será feita com o auxílio da câmera e gravador do seu
próprio celular, ao pouco invasivo e de baixo custo.
Além disto, o sistema irá armazenar no celular do usuário, de forma segura,
todos os certificados digitais que o usuário precise.
• A utilização destes certificados digitais será a mais segura possível, pois o
sistema utilizará a elegibilidade do usuário para liberar o acesso a estes
certificados digitais.
3

• O sistema fará o rastreamento da posição dos celulares e tablets pelo sinal de
wi-fi e ou pela triangulação do sinal da rede dos celulares.
Desta forma o sistema poderá auxiliar a locomoção e localização dos usuários e
dos colaboradores.
4

• Com o controle sobre as filas de atendimento que o sistema proporciona,
iremos controlar o tempo de espera para qualquer atendimento, triagem,
consulta ou qualquer procedimento.
• O sistema poderá realocar em tempo real qualquer colaborador disponível para
uma função cuja fila esteja muito grande.
• O sistema poderá distribuir os usuários de uma dada fila para as demais, para
que um determinado posto de atendimento possa entrar em manutenção.
• O sistema poderá propor escalas de atendimento para qualquer dia da semana
ou do mês, baseado no histórico anterior, otimizando a utilização do quadro de
colaboradores.
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Sistemas para saúde 04

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Notas do Editor