Este documento descreve a implementação de um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) na Grant Thornton para automatizar processos e aumentar a produtividade. O projeto mapeou e digitalizou processos contábeis e fiscais usando a plataforma FluiG para melhor gerenciar documentos, notificar usuários e reduzir custos de impressão. A automação dos fluxos de trabalho proporcionou ganhos como acesso mais rápido a documentos, diminuição de erros e multas.

1. SEGMENTO SERVIÇOS , JUNHO 2015
AUTOMATIZAÇÃO DE PROCESSOS E GESTÃO ELETRÔNICA
DE DOCUMENTOS – EXPERIÊNCIA FLUIG PARA GANHO DE
PRODUTIVIDADE E GESTÃO

2. HOJE
FALAREMOS
SOBRE
1. SOBRE A GRANT THORNTON
2. “PROJETO GED”
3. OBJETIVOS DO PROJETO E DESAFIOS
4. ESCOLHA DA FERRAMENTA
5. PROCESSOS MAPEADOS
6. DESENHO DO PROCESSO
7. GESTÃO DOS PROCESSOS
8. GANHOS COM A IMPLEMENTAÇÃO
2

3. SOBRE A GRANT THORNTON

4. SOBRE A GRANT THORNTON
GRANT THORNTON
NO MUNDO
4
28 firmas
14.000
pessoas
42 firmas
12.000
pessoas
20 firmas
2.200
pessoas
15 firmas
8.300
pessoas
11 firmas
742
pessoas
131+
países
700+
escritórios
39.000+
pessoas
4,7bi+
receita

5. SOBRE A GRANT THORNTON
GRANT THORNTON
NO BRASIL
5
Curitiba
Porto
Alegre
São Paulo
Rio de Janeiro
Belo
Horizonte
Campinas
Goiânia
Recife
8
escritórios
30+
sócios
1.100+
pessoas
165mi+
receita

6. SOBRE A GRANT THORNTON
NOSSOS SERVIÇOS
Outsourcing Auditoria Tax Consultoria
 Terceirização contábil;
 Terceirização fiscal;
 Terceirização financeira;
 Terceirização de folha de
pagamento;
 Serviços paralegais.
 Auditoria das demonstrações
financeiras;
 Revisões e aplicação de
procedimentos pré-acordados e
asseguração para fins
específicos;
 Assessoria nas operações de
mercado de capitais (IPO,
captação de dívida, fusões e
aquisições);
 Assessoria na elaboração de
demonstrações financeiras e
notas explicativas;
 Diagnóstico de gestão corporativa
para empresas familiares e
privadas.
 Tributos diretos/ indiretos;
 Transfer Pricing;
 Impostos internacionais;
 Serviços de expatriados;
 Políticas tributárias;
 Trabalho e Segurança Social;
 Assessoria em recuperação
judicial.
 Business Advisory Services;
 Gestão de Riscos;
 Governança Corporativa;
 Fusões e aquisições ;
 Due Diligence e Valuation
Services;
 Information Technology;
 Forense e disputas;
 Perícia e Avaliações Patrimoniais;
 Diagnóstico do ambiente de TI.

7. “PROJETO GED” - FLUIG
Objetivo e Desafios

8. DESAFIOS
8
“PROJETO GED” - GRANT THORNTON
Normatizar os processos das equipes por tipo de
documento
Suporte ao crescimento da empresa
Substituição do documento papel para o
documento virtual
Ganho de escala em melhorias nos processos
Ofertar uma solução mais completa ao Mercado
Gestão e atendimento dos prazos para input
no sistema

9. ETAPAS DO PROCESSO DE ESCOLHA
9
Levantamento
dos Processos
Mapeamento dos
Processos
Definição do
Escopo
Definição da
Tecnologia
RFP
(4 Fornecedores)
Escolha da
Ferramenta
“PROJETO GED” - GRANT THORNTON

10. FERRAMENTA
10
Uma plataforma agnóstica de gestão de:
PROCESSOS
Através de interface única de comunicação
colaborativa.
DOCUMENTOS IDENTIDADES
“PROJETO GED” - GRANT THORNTON

11. ESCOLHA DA FERRAMENTA
Ambiente Cloud Plataforma de Desenvolvimento
Parceria Totvs
Ferramenta WEB e Mobile
11
“PROJETO GED” - GRANT THORNTON

12. Outros Documentos
RDV ou Documentos Financeiros
Estoque Nacional e Importado
Notas Fiscais de Serviços Tomados
PROCESSOS MAPEADOS
12
Notas Fiscais de Consumo ou Ativo Fixo
Cálculo de Impostos (Diretos e Indiretos)
“PROJETO GED” - GRANT THORNTON

13. DESENHO DO PROJETO
13
“Projeto GED” – Grant Thornton
Malote
Protocolo
Estoque
Retenções
Ativo Fixo
Equipe 1
Contábil
Equipe 2
Contábil
Equipe 3
Contábil
Consulta Doctos
Publicados no GED
Colaboradores
Coleta, Scanner
e Distribuição
Análise e
Lançamento no
Protheus
Análise e Efetivação do
Lançamento Contábil
Doctos Disponíveis para
Consulta
Entradas
Aprovação e
Pagamento

14. GESTÃO DOS PROCESSOS
“PROJETO GED” - GRANT THORNTON
14
Relatórios
Customizados
Notificação
Escalonada

15. GANHOS COM A IMPLEMENTAÇÃO
“PROJETO GED” - GRANT THORNTON
15
Automatização dos processos de
recebimento dos documentos
Redução (custo) do número de
impressões e cópias dos documentos
Disponibilização de documentos de forma ágil e
organizada
Aumento de produtividade
Gestão dos processos e atividades da equipe
Diminuição de multas e descumprimento de prazos

16. Obrigado ;)
Adriane Sayuri Kamiya
Gerente de Sistemas Grant Thornton
Adriane.Sayuri@br.gt.com