Este documento fornece informações sobre organização de empresas e arquivos. Discute noções de organização, princípios de organização e áreas de intervenção em empresas. Também aborda conceitos e tipos de arquivos, incluindo arquivos públicos, privados e eclesiásticos.

1. Manual de Apoio à Formação
Curso Técnico de Informática

2. UFCD o776
Organização daempresa
2

3. Temáticas a
abordar
3
• Organização da Empresa:
– Noção de Organização
– Princípios de Organização
– Áreas de Intervenção
– Documentos

4. UFCD o776
Organização daempresa:
Noção de Organização
4

5. Noção deOrganização
5
• O que é uma Organização?
– Grupo de pessoas que se constitui de forma organizada
para atingir objetivos comuns.
– Ex: escolas, empresas, creches, cooperativas, famílias,etc.
– Quase tudo, portanto é feito por meio das organizações.

6. Noção de Organização
6
• Organizações são:
– Por um lado, entidades que surgemparaoperartecnologias
que são impossíveis ou inviáveis de serem utilizadas por
indivíduos ou poroutrasorganizações.
– Por outro, entidades que surgem para desempenhar uma função
que é sentida como necessária por outros agentes do meio
ambiente.

7. Noção de Organização
• Existe Metáforas para a Organização:
– Metáforamecanicista – homogeneidade, unicidade de objetivos,
primazia daestrutura, formalização.
– Metáforaorgânica– carácter sistémico da gestão, importância da
envolvente, natureza transformacional, afetação de recursos.
7
– Metáfora Política – diversidade de interesses,
negociação e conflito, luta pelo poder, a
componente política da gestão, mudança como fonte de
turbulência política.

8. Noção de Organização
8
• Existe Metáforas para a Organização:
– Metáfora Cibernética – organizações com capacidade de
aprendizagem e renovação contínua, os atores organizacionais
como processadores ativos da informação, a gestão é equivalente à
tomada dedecisão.
– Metáfora Cultural – a organização como realidade socialmente
construída, a organização como pluralidade de perspetivas.

9. Noção deOrganização
9
• O que é uma Empresa?
– um empreendimento;
– uma tarefa que alguém se determina a executar;
– um feito, uma atitude ousada.
• Tambémpode ser:
– associação organizada que, sob a direção e responsabilidade de
uma pessoa ou de uma sociedade, explora uma indústria, um ramo
de comércio ou outra atividade de interesse económico.

10. Para uma empresa
começar deve:
10
• Ter Logotipo
• Um cartão de
Visita para
entregar afuturos
clientes

11. Princípios de Organização e Áreas deIntervenção
11
• A partir do momento em que os membros de um grupo
aceitam uma liderança, está caracterizada a existência
de uma organização.
• As pessoas aceitam assim a ascendência de uma líder para
julgar ou compor as diferenças entre os membros de um
mesmo grupo e todos seguem esse líder.

12. Princípios de Organização e Áreas deIntervenção
12
• Organização Radial Primitiva:
Seg 2
Seg 1
Líder
Seg 3

13. Princípios de Organização e Áreas deIntervenção
13
• Organização Níveis intermediários: Líder
Seg 1
Seg 1.1
Seg 1.2
Seg 2
Seg 2.1

14. Princípios de Organização e Áreas deIntervenção
14
• Organização formal e informal:
• Formal
– requer autoridade das pessoas que exercem o poder e estabelecem
a forma da sua utilização, bem como a divisão do trabalho e as
relações formais entre os seus membros.
• Informal
– formação de grupos de interesses, se juntam em razão de um
interesse comum, mas esses interesses não estão relacionados com
interesses da organização.

15. Princípios de Organização e Áreas deIntervenção
• Identificação do objetivo da organização:
– Ao iniciar o estudo de qualquer organização, o ponto de partida
sempre será identificar e explicar seuobjetivo.
– Épreciso saber qual a razão de ser da organização, isto é, porque ela
existe.
• Exemplo:
– O verdadeiro objetivo da indústria não é, ou não deveria ser, o
lucro.
– O empresário deve sempre propor-se a produzir bens e serviços
úteis.
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16. Princípios de Organização e Áreas deIntervenção
16
• Anecessidade de um objetivo:
– Todas as organizações, da mesma forma que as pessoas, têm necessidade
de objetivos claros e bem definidos para seremsaudáveis.
– Para que uma organização tenha integridade,ela precisa ter uma
identidade, isto é, um senso de quem é e o do que tem a fazer.
• Assim, toda as empresas devem definir os seus objetivos
relativamente a:
– Clientes atuais e potenciais
– Acionistas (stakeholders, num sentido mais amplo…)
– Empregados e prestadores deserviço
– Vizinhos e liderança política local e nacional.

17. Princípios de Organização e Áreas deIntervenção
17
• Principais Atividades executadas numa organização:
– Contabilidade e Orçamentação;
– Recursos Humanos;
– Finanças;
– Organização, Sistemas e Métodos;
– Serviços Administrativos;
– Engenharia do Produto /Serviço;
– Engenharia dos Processos;
– Manutenção;
– Marteking;
– Direção.

18. Princípios de Organização e Áreas deIntervenção
• As funções básicas da empresa:
– função técnica (hoje conhecida como área deprodução)
– função financeira
– função contabilística
– função comercial
– função de segurança
– função administrativa, que envolve toda a organização e está
subjacente às demais funções.
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19. Princípios de Organização e Áreas deIntervenção
19
• Proporcionalidade das Funções Administrativas:
– Existe uma relação de proporcionalidade na utilização da função
administrativa e das demaisfunções.
– A função administrativa não acontece apenas no topo da empresa,
mas está distribuída ao longo de todos os níveishierárquicos.
– Quanto mais elevado seja o nível hierárquico da organização,
maior será a proporção da função administrativa em relação às
outras cinco funções.
– E, quanto mais baixo o nível hierárquico, menor será a participação
da função administrativa em relação às demaisfunções.

20. Princípios de Organização e Áreas deIntervenção
20
• Diferenças entre Administração e Organização:
– Administração é um conjunto dos Processos(funções) ordenados e
unificados.
– Organização, abrange apenas a estrutura e aforma.

21. Princípios de Organização e Áreas deIntervenção
21
• A expressão Organização pode assim ser usada com
dois significados diferentes:
– Organização como uma unidade ou entidade social, onde as
pessoas interagem entre si em busca de objetivos específicos (ex.:
empresa).
– Organização como função administrativa e parte do processo
administrativo. Éo atode:
Organização
Formal
Entidade
Social
Organização
Informal
Organizar estruturar
Integrar Recursos e os Órgãos

22. Princípios de Organização e Áreas deIntervenção
22
• Princípios Gerais de Organização função administrativa:
– divisão do trabalho –especialização das tarefas e pessoas para aumentar a
eficiência.
– autoridadee responsabilidade–direito de dar ordens e poder de esperar
obediência.
– disciplina –obediência e respeito;
– unidade de comando –princípio da autoridade única.
– unidade de direção – uma cabeça e um plano para cada grupo de
atividades e objetivosiguais.
– subordinaçãodos - interesses individuais aos gerais.
– remuneração do pessoal –equilíbrio na satisfação para empregados e
organização.

23. Princípios de Organização e Áreas deIntervenção
– cadeia escalar –princípio do comando: do escalão
mais alto, ao mais baixo.
– ordem –um lugar para cada coisa e cada coisa no seulugar.
– equidade – amabilidade e justiça para alcance da lealdade do
pessoal.
– estabilidade do pessoal –rotatividade tem
impacto negativo sobre a eficiência do pessoal.
– iniciativa –visualizar planos e garantir osucesso.
– espírito de equipa –harmonia e união entre as pessoas.
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• Princípios Gerais de Organização função administrativa:
– centralização –concentração da autoridade no topo da hierarquia
(embora atualmente se assista um movimento de descentralização com
base na confiança).

24. Princípios de Organização e Áreas deIntervenção
24
• Tipos de documentos mais frequentes numa empresa:
– Ofícios;
– E-mails;
– Orçamentos;
– Notas de requisição ouencomenda;
– Faxes;
– Atas;
– Faturas;
– Recibos;
– Etc.

25. Agora vamos formar uma
empresa
25
Para criarem avossa empresa
seguem o Guião 1deTrabalho
25

26. Objetivos do Documento
2
6
26

27. Documento
27
• Definição Representação física, ou um meio, que contém
uma informação, que pode adotar diversas formas (suporte
de papel, suporte informático), bem como diferentes
manifestações (símbolos, códigos, letras ou números,
imagens, etc.), cujo fim último se prende com a
comunicação e/ou comprovação de uma determinada
realidade.
2
7

28. Definição de
Informação
28
• Representação simbólica, em código convencionado, de
acontecimentos, objetos ou fluxos que constituem o real
percetível.
• Conjuga, assim, um conjunto de registos em linguagem
simbólica (dados), interpretados de acordo com um
determinado código (padrão).
(Zorrinho, 1995)
2
8

29. Definição de
Comunicação
29
• Transmissão da informação.
• É o modo de desenvolver o relacionamento entre as
pessoas e grupos, através de um intercâmbio de factos,
opiniões, ideias, atitudes e emoções.
(Fátima Jorge e Paulo Resende da Silva, 2008)
2
9

30. Processo da
Comunicação
30
Emissor
• Emite a mensagem
através de símbolos
verbais e não verbais
CONTEXTO
MENSAGEM
CÓDIGO
CANAL
Recetor
• Recebe e interprete a
mensagem
FEEDBACK
3
0

31. Composição e terminologia de
documentos na área
administrativa
31
• Ofícios;
• E-mail;
• Circulares;
• Memorandos;
• Requerimentos;
• Relatórios;
• Currículo Pessoal;
• Cartões de Visita;
• Resposta a um anúncio de emprego. 3
1

32. Composição e terminologia de
documentos na área administrativa
(2/4)
32
• Ofícios.
3
2

33. Composição e terminologia de
documentos na área administrativa
(3/4)
33 9
• Resposta a um anúncio de
emprego.

34. Composição e terminologia de
documentos na área administrativa
(4/4)
34 10
• Currículo Pessoal;

35. Algumas Regras para melhorar a
comunicação por escrito:
35
• Usar palavras e expressões simples
• Usar palavras curtas e com um significado acessível
• Utilizar ilustrações, gráficos e exemplos
• Fazer parágrafos curtos
• Usar adjetivos e advérbios de modo com moderação
• Exprimir as ideias com um encadeamento lógico e direto
• Evitar palavras desnecessárias
• Não repetir a mesma palavra várias vezes, mas sim sinónimos

36. Algumas Regras para melhorar a
comunicação por escrito:
• NOTAS:
– Deve ser dado um cuidado especial à apresentação desses
documentos, quer no aspeto linguístico, quer no aspeto da sua
organização.
– É importante realçar a importância do conteúdo, bem como a
aparência e forma do documento.
– É importante o uso de um prontuário.- (Livro, manual que contém
fórmulas e indicações úteis de modo a achar prontamente o que se
quer saber).
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37. Conceito
deArquivo
Prof. Carlos Moura 37
• Conjunto de documentos produzidos e conservados por
uma instituição no decurso da sua atividade.
• Unidade de informação que recolhe, trata, conserva e
divulga documentos.
• Conjunto de documentos relativos à história e atividade de
uma instituição, de uma cidade, de uma família, etc., ou
próprios de uma empresa, administração, etc.

38. Características e uso dos arquivos
38
• Os arquivos são a evidência das atividades e direitos legais
das instituições e dos indivíduos.
• Os arquivos constituem uma fonte de informação
insubstituível relativamente à história dos países, e à sua
evolução demográfica, política, económica e social.

39. Origem da palavra Arquivo
• Arquivo Público.
• Acabou por se estender aos restantes domínios da vida
pública e privada.
39
• Do Grego Archeion –> edifício governamental.
• Originalmente, o termo aplicava-se aos documentos das
instituições administrativas (governos) – Conceito de

40. Origem da palavra Arquivo
(2/2)
• Breveenquadramentohistórico
– Surgem na antigaMesopotâmia.
– Tal como a escrita veio responder às necessidades dos primeiros
administradores e contabilistas.
– Antes de responder a necessidades intelectuais e artísticas, a
conservação de documentos veio responder às necessidades das
crescentemente complexas sociedades urbanas dos vales do Tigre e do
Eufrates.
40

41. Arquivar para Quê?
41
• Planear e desenvolver atividades, considerando o capital
informacional prévio;
• Tomar decisões político-administrativas ou pessoais
baseadas em dados acumulados;
• Atender às necessidades legais e técnicas;
• Evitar a repetição completa ou parcial de atividades,
economizando recursos materiais e humanos;
• Recuperar a história.

42. TiposdeArquivos (quanto às
instituições que produzem os
documentos)
Prof. Carlos Moura 42
– Arquivos empresariais;
– Arquivos de familiares ou privados;
– Arquivos eclesiásticos

43. Tipos de Arquivos (quanto à
tipologia dos documentos)
43
• Arquivos em suporte de papel
• Arquivos audiovisuais
• Arquivos fotográficos
• Arquivos digitais

44. Tipos de Arquivos (quanto ao plano
temporal)
Prof. Carlos Moura 44
• Arquivo morto – (são documentos, comprovantes,
contratos, etc. que, mesmo sem a menor utilidade, devem
ser guardados às vezes por até 20 anos segundo a legislação
em vigor nesselocal…)
• Arquivo vigente - (Que se encontra em vigor).

45. Tipos de Arquivos (quanto à
permanência de arquivos)
45
• Arquivos correntes ou administrativos asseguram o
funcionamento das instituições e a aplicação dos direitos
legais e das políticas institucionais e governamentais.
• ArquivoAtivo:
– Correspondência de Entrada (cartas de informação, cartas de
documentação, cartas de gestão, cartas pessoais);
– Correspondência de Saída(cartas respondidas, cartas à espera
de resposta).

46. Tipos de Arquivos (quanto à
permanência de arquivos
46
• Arquivo Semi-ativo:
– Correspondência, documentação do departamento pessoal,
contratos de compra e venda, arrendamento, faturas, documentos
contabilísticos, documentos fiscais, documentosbancários.

47. Arquivo Intermédios
47
• Contêm documentos que ainda podem ser úteis na vida
dos cidadãos e das instituições, e cujo destino final,
dependendo do seu valor intrínseco, poderá ser a
eliminação ou apassagem parao arquivo histórico.

48. Arquivo históricos (arquivo
passivo)
48
• Contêm a informação indispensável ao reconhecimento da
história das organizações, possibilitando a compreensão
da evolução e dos problemascontemporâneos.

49. Trabalho de Grupo
49
• Deve estudar de como enviar um
email a Carta de Apresentação
(como enviar uma candidatura por
email) -
http://blog.alertaemprego.pt/carta-
de-apresentacao-como-enviar-uma-
candidatura-por-email/

50. Trabalho de Grupo
50
• Realizar um Documento:
– Requisição de Material:
• Fazer em Word.

51. Trabalho de Grupo
Prof. Carlos Moura 51
• Realizar um Documento:
– Memorando:
• Fazer em Word.
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