[1] O documento apresenta 10 passos para implantar o home office na empresa, incluindo preparação, desenvolvimento, produtividade e controle, tecnologia e ocupação, proteção de dados, alinhamento e validação, treinamento, impacto financeiro, comunicação e acompanhamento. [2] É importante estudar sobre o tema, fazer benchmarking, analisar cargos e áreas elegíveis, criar política detalhada e kit para os funcionários. [3] Ferramentas de produtividade e controle, envolvimento das áreas de TI e Facilities

1. 10 passos para implantar
o Home Office na sua
empresa

2. Sou Fernando Oliveira, profissional de RH apaixonado por gestão de pessoas e
com mais de 20 anos de experiência. Ao longo da minha carreira, liderei projetos
de grande transformação organizacional e relevante eficiência operacional, que
possibilitaram grande aprendizado e amadurecimento. Sempre acreditei que a
disseminação de conhecimento e experiência são ótimas iniciativas de
networking.
linkedin.com/in/fesaol anglo@angloconsultoria.com
(11) 93284-2223
Sobre o autor
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3. 10 passos para implantar o home office na sua empresa, é uma coletânea de todo o aprendizado
que a implantação dessa modalidade de trabalho me proporcionou. Ao todo, foram mais de 6 meses
de muito planejamento e preparação até colocar no ar o primeiro piloto. Daí para a implantação oficial
foi um piscar de olhos, envolvendo mais de 500 funcionários na primeira etapa. Hoje mais de 1000
pessoas já trabalham desta forma na empresa onde atuei, e o home office provocou uma grande
transformação, aumentando produtividade, retenção de talentos e melhora do clima organizacional,
sem falar nos benefícios indiretos, ao clima e à sociedade.
Este trabalho tem como objetivo, oferecer algumas dicas que possam te apoiar nos primeiros passos
da implantação do Home Office aí na empresa. Ficarei feliz se este material for útil ao seu projeto.
Vamos lá!
Sobre a apresentação
3

4. Os 10 passos para implantação do Home Office
4
1.
Preparação
2.
Desenvolvimento
3.
Produtividade
e controle
4.
Tecnologia e
ocupação
5.
Proteção
dos dados
7.
Alinhamento
e validação
9.
Treinamento
6.
Impacto
financeiro
8.
Comunicação
10.
Acompanhamento

5. Tudo começa com um bom aprendizado
Conhecer melhores práticas, legislação e principais ferramentas é ponto fundamental
5
PASSO 1 - PREPARAÇÃO
1. Estude bastante sobre o tema. Aparentemente simples, o home office está cercado de nuances,
regras, ferramentas, etc. E tudo começa com um estudo bem abrangente. Seguem algumas dicas
que me apoiaram bastante na preparação:
a) Livros “Trabalho Portátil” e “100 dicas do Home Office”, dos autores Marina e André Brik.
b) O site www.gohome.com.br, dos mesmos autores
c) O blog www.adorohomeoffice.com.br
d) O site www.trabalhoportatil.com.br
e) Home Office à luz da Lei 13.467/2017 (pesquise no Google)
2. Faça benchmarking com empresas do mesmo segmento ou de outros setores. Identifique quais
foram os acertos e lições aprendidas nesse processo. Em empresas do mesmo segmento, tente
identificar áreas/cargos onde a implantação do home office se mostrou inviável.
3. Analise minuciosamente a estrutura de cargos e áreas/departamentos da sua empresa, para
preliminarmente definir quais posições tem maior potencial de aderência ao home office.

6. É hora de colocar a mão na massa!
Lembre-se que é um primeiro exercício, sujeito a alterações no meio do caminho
6
PASSO 2 - DESENVOLVIMENTO
1. É de fundamental importância que o modelo de trabalho possua projeto “piloto” e implantação
gradativa.
Sugestão: Início pelos cargos de maior senioridade, e por áreas com atuação por projeto, como TI por exemplo.
2. Determine a quantidade de dias semanais em home office, inclusive com variações por tipo de
atividade.
Sugestão: 3 dias/semana para áreas de tecnologia, 2 dias/semana para demais áreas e 1 dia/semana para gestores.
3. Construa um draft de política/normativo de forma bem detalhada. Esse instrumento dará
embasamento para todas as ações da empresa referente ao tema.
4. Defina o modelo de trabalho como livre adesão, pois nem todas as pessoas possuem aptidão
e/ou condições para atuar em home office.
5. É recomendável instituir um valor fixo à título de “ajuda de custo” para custeio com plano de
internet que atende os requisitos mínimos de acesso
Sugestão: Um valor entre R$ 100 e R$ 150 está adequado, considerando os pacotes de internet disponíves.

7. É hora de colocar a mão na massa!
Lembre-se que é um primeiro exercício, sujeito a alterações no meio do caminho
7
PASSO 2 - DESENVOLVIMENTO
6. É necessário prever os parâmetros mínimos de ergonomia. Como o modelo de trabalho é de livre
adesão, essa responsabilidade pode ficar à cargo do próprio funcionário, devidamente ciente dos
requisitos mínimos
7. Envolva todo o time de RH nesta empreitada. Este é um trabalho multidisciplinar e que impactará
todos os subsistemas. Contar com o apoio e engajamento dos seus colegas é fator essencial
para o sucesso do projeto. É o time de business partners, por exemplo, que lhe ajudará a
“vender” essa iniciativa nas áreas.
8. A participação da liderança é ponto crucial. Como toda iniciativa de RH, o envolvimento e
engajamento dos líderes é fator crítico de sucesso. Pense neles inclusive como beneficiários
desta nova modalidade de trabalho. Ele só acreditará de verdade no modelo home office se
também for “usuário”.
9. Construa uma forte aliança com as áreas parceiras: TI, SI, Auditoria, Jurídico e Facilities.
Coloque-os como sponsor area para que se sintam corresponsáveis e engajados com o projeto.
Muitas iniciativas acabam falhando/atrasando por relegar essas áreas a um segundo plano

8. É hora de colocar a mão na massa!
Lembre-se que é um primeiro exercício, sujeito a alterações no meio do caminho
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PASSO 2 - DESENVOLVIMENTO
10. Crie um “kit home office”: conjunto de materiais e informativos que ficarão a disposição do
funcionário que atuar nessa modalidade de trabalho. A sugestão é que esse kit contenha:
 Notebook
 Mochila
 Suporte ergonômico flexível
 Teclado
 Mouse
 Guia de contatos e suporte
11. Na definição de cargos e áreas elegíveis, utilize critérios técnicos de elegibilidade e exclusão de
cargos e áreas. O importante é que a elegibilidade aborde cargos e funções, e não pessoas
12. Nunca é demais lembrar que a elaboração de um cronograma, contemplando todas as etapas de
desenvolvimento, piloto e implantação, é primordial.

9. Analise suas ferramentas de avaliação e controle
Não deve haver diferenças entre o trabalho realizado on site e off site
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PASSO 3 – PRODUTIVIDADE E CONTROLE
1. Se um cargo é elegível ao controle de ponto, propicie que as marcações sejam efetuadas mesmo
quando o funcionário estiver trabalhando em home office. Se sua empresa utiliza o REP1,
providencie um mecanismo alternativo de anotação, em linha com a portaria 373/2011 do MTE.
2. Não é recomendável isentar do controle de jornada, um determinado funcionário que passou a
trabalhar em regime de home office, ainda que parcial. A prerrogativa de controle por parte do
empregador não se elimina nessa condição de trabalho.
3. É comum no home office, que as pessoas aproveitem as horas economizadas no trânsito para
trabalhar mais. Fique muito atento, especialmente no acompanhamento à realização de Horas
Extras
4. É prerrogativa da empresa acompanhar a produtividade dos seus funcionários, mesmo quando
eles estão trabalhando em regime de home office. O mercado dispõe de ótimas ferramentas que
podem apoiar a empresa nessa gestão. E o ideal é que tal acompanhamento também seja feito
na jornada trabalhada na empresa. Outra sugestão importante é deixar o funcionário ciente
(inclusive através de termo por escrito) que o computador da empresa é ambiente monitorado.
1-Registro Eletrônico de Ponto, equipamento instituído pela portaria 1.510/2009 do MTE

10. Analise suas ferramentas de avaliação e controle
Não deve haver diferenças entre o trabalho realizado on site e off site
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PASSO 3 – PRODUTIVIDADE E CONTROLE
5. Não altere, pelo menos por ora, suas métricas de avaliação de desempenho, especialmente se
esta modalidade de trabalho for implantada durante o ano. Não é saudável alterar as regras com
o “jogo” em curso.
6. Após o período de implantação do home office e antes do início de um novo ciclo de avaliação de
desempenho, a empresa pode rever suas métricas de avaliação, especialmente por que o home
office tende a ser mais produtivo. Em todo caso, nunca é demais lembrar que não pode haver
diferenciação entre funcionários adeptos do modelo e aqueles que trabalham integralmente no
escritório.

11. Envolvimento das áreas de TI e Facilities é essencial
São essas áreas que darão sustentação ao projeto
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PASSO 4 – TECNOLOGIA E OCUPAÇÃO
1. A disponibilização de sistemas da empresa, para trabalho em ambiente home office é
teoricamente simples, e depende basicamente da conexão à rede da empresa via VPN1, Extranet
ou sistemas disponíveis na internet. A maioria das grandes empresas já possuem essas
modalidades de acesso, para atendimento aos executivos, força de vendas externa, etc.
2. Se a empresa ainda disponibiliza desktops para seus funcionários, é importante fazer uma
avaliação do investimento necessário para substituição destes equipamentos por notebooks.
Caso a empresa tenha um contrato de leasing com um grande fabricante, é possível negociar
essa troca sem grandes onerações
3. É necessário que todos os sistemas utilizados pelo funcionário sejam acessíveis ao modelo home
office, sem impactar produtividade e segurança. A área de tecnologia deve instituir uma
quantidade mínima de velocidade de banda de internet, a ser seguida pelos funcionários que
aderirem ao home office.
4. É de vital importância preparar a área de suporte/help desk para atendimento prioritário aos
funcionários em home office.
1-VPN = Virtual Private Network, ou Rede Virtual Privada

12. Envolvimento das áreas de TI e Facilities é essencial
São essas áreas que darão sustentação ao projeto
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PASSO 4 – TECNOLOGIA E OCUPAÇÃO
4. Para a disponibilização de acesso de voz/telefone, nossa recomendação é utilizar as ferramentas
de VoIP1, já adotadas por várias empresas. Elas possibilitam o acesso via aparelho comum ou
através de aplicativo no notebook, sem qualquer prejuízo no contato. No VoIP, o interlocutor não
precisará se preocupar em saber se o funcionário está em home office ou no escritório, já que o
número de contato é o mesmo. Além disso, essas aplicações permitem conferência em vídeo, o
que viabiliza a plena participação do funcionário em reuniões, mesmo não estando no escritório.
5. Outra opção é a disponibilização de celular/smartphone corporativo, especialmente para as
empresas que não dispõem de telefonia VoIP. Esta não é uma opção razoável, pelos custos de
manutenção do plano de telefonia, além de eventual risco trabalhista, sob a alegação de
“sobreaviso”
6. A implantação de um modelo de trabalho home office efetivo, passa pela renovação das
ocupações de espaço no escritório da empresa, e é aí que reside uma excelente oportunidade de
eficiência financeira, que servirá como contraponto ao investimento necessário para implantação
do home office. Não faz sentido a manutenção do conceito “mesa propriedade” (ex: mesa do
João, mesa da Maria, etc.) em um ambiente onde as pessoas não estarão todo dia no escritório.
1-VoIP – Voice over Internet Protocol - roteamento de conversação humana usando a Internet ou qualquer outra rede de computadores
baseada no Protocolo de Internet

13. Envolvimento das áreas de TI e Facilities é essencial
São essas áreas que darão sustentação ao projeto
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PASSO 4 – TECNOLOGIA E OCUPAÇÃO
7. Muitas empresas (e uma delas é a empresa onde trabalhei) implantaram um novo conceito de
ocupação do escritório, em conjunto com o home office. Essas iniciativas caminharam juntas no
intuito de propiciar redução de custos. Nessas empresas o conceito de ocupação mais utilizado
tem sido o de 3P2E1 nas áreas com home office 2 dias por semana e 2P1E2 nas áreas com 3 dias
semanais de home office. Esta fração é segura, por que deve-se considerar também absenteísmo
é férias. Além dessas estações, é recomendável que a empresa disponha de posições volantes,
do tipo coworking, para situações em que todos estarão no escritório, eventualmente.
Alguns cases de sucesso
https://exame.abril.com.br/negocios/por-dentro-do-novo-escritorio-da-tam-em-sao-paulo/
https://exame.abril.com.br/negocios/por-dentro-da-alelo-empresa-de-beneficios-do-bb-e-bradesco/
https://www.galeriadaarquitetura.com.br/projeto/athie-wohnrath_/banco-votorantim/4564
https://www.galeriadaarquitetura.com.br/projeto/athie-wohnrath_/nova-sede-da-99/5038
1-3P2L = 3 pessoas para 2 estações de trabalho
2-2P1L = 2 pessoas para 1 estação de trabalho

14. A importância do monitoramento das informações
É necessária estrutura que possibilite monitoramento e evite vazamento de dados
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PASSO 5 – PROTEÇÃO DOS DADOS
1. Não é recomendável a implantação do home office se sua empresa não possui um mecanismo
robusto de monitoramento e prevenção a perda de dados. Em ambiente fora do escritório, as
informações ficam mais expostas, especialmente por trafegar em uma rede de internet que a
empresa não possui qualquer controle.
2. O ideal é que a empresa possua mecanismo de criptografia de dados, e bloqueios para entrada
de pendrives ou outro tipo de armazenamento de dados. A maioria das grandes empresas
possuem também uma ferramenta que inibe o envio de e-mails com anexos para domínios
diferentes daqueles usados pela organização.
3. Certifique-se que o funcionário possui ciência de que o notebook da empresa é ambiente
monitorado, e que todas as atividades realizadas por ele neste equipamento são registradas. Isso
certamente inibirá uma eventual ação danosa contra os dados da empresa.
4. É recomendável que o acesso aos sistemas e arquivos em rede da empresa, seja feito
exclusivamente a partir do notebook corporativo. A exceção vale para os sistemas disponíveis em
nuvem/internet
1-VPN = Virtual Private Network, ou Rede Virtual Privada

15. A eficiência operacional pode ser um atrativo determinante
Redução de custos é um fator que sensibilizará o board da sua empresa
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PASSO 6 – IMPACTO FINANCEIRO
1. Faça um levantamento, em parceria com as áreas de Tecnologia e Facilities, dos investimentos
necessários para adoção do home office, bem como das eventuais economias que serão
propiciadas por esse modelo de trabalho, especialmente na redução da ocupação de espaços no
escritório.
2. Caso tenha indicadores “tangíveis” de produtividade, dos funcionários potencialmente elegíveis,
inclua-os nesse levantamento. De toda forma, se quantificar financeiramente os eventuais ganhos
de performance, para justificar o investimento no home office, não esqueça de alinhar essas
projeções com as áreas responsáveis. Certamente, a alta direção da empresa cobrará o alcance
desses resultados.
Dicas para pesquisar
https://www.trabalhoportatil.com.br/blog/dados-trabalho-remoto/
Pesquise no Google por "Produtividade Home Office Pesquisa“ e encontrará outros conteúdos interessantes

16. A eficiência operacional pode ser um atrativo determinante
Redução de custos é um fator que sensibilizará o board da sua empresa
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PASSO 6 – IMPACTO FINANCEIRO
3. Modelo sugerido de tabela de impacto financeiro
Item Ano 1 Ano 2 Ano 3 Ano 4 Ano 5
(+) INVESTIMENTOS
(+) Troca Desktop  Notebook
(+) Kit home office (Mochila, Suporte, Teclado, Mouse)
(+) Customizações de Sistemas/Rede
(+) Telefonia/Celular Corporativo
(+) Treinamento e Capacitação
(+) Comunicação e divulgação
(-) REDUÇÃO DE CUSTOS / ECONOMIA
(-) Ocupação de Espaço / Aluguel
(-) Redução de Benefícios (VT,VR, Combustível, etc.)
(-) Aumento de Produtividade
(=) SALDO

17. O sucesso do projeto no engajamento das lideranças
A importância de envolver as áreas na construção do modelo home office
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PASSO 7 – ALINHAMENTO E VALIDAÇÃO
1. Como já mencionado anteriormente, é de vital importância o envolvimento de todas as áreas de
RH na construção desse projeto. Esse alinhamento deve preceder todas as ações de validação,
tanto com as áreas corresponsáveis (TI, Facilities, etc.) como com as áreas impactadas (aquelas
que terão funcionários trabalhando no modelo home office).
2. Com o desenho do modelo já estruturado e validado preliminarmente, é hora de ir a campo.
Conte com a avaliação de áreas de controle como: jurídico, finanças/contabilidade, compliance,
controles internos, auditoria, etc. Reuna-os em um “miniworkshop”, apresente os detalhes do
projeto, e dê a eles um prazo para que retornem com suas considerações, observações e
contribuições. Revise o escopo inicial a partir dos apontamentos dessas áreas
3. Com o projeto devidamente validado, procure as principais lideranças das áreas, para apresentar
o modelo de trabalho, os eventuais ganhos de produtividade, a melhoria esperada nos fatores de
clima, atração e retenção de talentos, e principalmente de que forma essa iniciativa impactaria
suas equipes. Valide com eles a lista de cargos elegíveis e a proposta de implantação gradativa.
Contar com o patrocíno dos heads das áreas/negócios é fator crítico de sucesso para essa
empreitada

18. O sucesso do projeto no engajamento das lideranças
A importância de envolver as áreas na construção do modelo home office
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PASSO 7 – ALINHAMENTO E VALIDAÇÃO
4. Cumpridas todas as etapas de alinhamento e validação, com todas as áreas participantes e
impactadas, é hora de obter aprovação e o patrocínio do home office junto à alta direção. Nesta
etapa, a assertividade na apresentação da proposta será determinante para sensibilização do
board. Por conta disso, sugiro a seguinte estrutura de apresentação:
 Dados gerais sobre home office e uma síntese do benchmarking que você realizou
 A proposta de modelo home office para sua empresa
 Os impactos financeiros desta modalidade de trabalho
 As validações e contribuições feitas pelas áreas de controle e áreas impactadas
 O cronograma de implantação, desde a etapa piloto até a plena adoção.

19. É hora de divulgar a boa notícia
Potencialize o engajamento dos funcionários através de endomarketing efetivo
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PASSO 8 – COMUNICAÇÃO
1. É muito importante planejar todas as etapas do plano de comunicação. Ele precisa ser assertivo
para contar as regras e particularidades do modelo de trabalho, como a forma e a elegibilidade, e
especialmente para detalhar todas as etapas do projeto. Sugiro não “cravar” uma data para cada
etapa, por que imprevistos acontecem e sua empresa ainda estará experimentando esse novo
modelo. De toda forma é prudente conscientizar a organização sobre a sequência dos
acontecimentos.
2. Não faça a comunicação geral antes que toda liderança seja devidamente notificada. Para eles,
como de praxe, a comunicação deve seguir com uma série de cuidados, especialmente sobre o
importante papel que eles têm como viabilizadores da iniciativa. Na minha experiência recente,
envolver as lideranças no processo de comunicação teve um papel fundamental, e esse público
atuou como verdadeiro “fiador” do projeto
3. Dedique um “capítulo” especial para comunicar os pertencentes a cargos/áreas não elegíveis,
explicando em síntese as razões para a não elegibilidade, ressaltando a importância da presença
permanente deles nas dependências da empresa.

20. É hora de divulgar a boa notícia
Potencialize o engajamento dos funcionários através de endomarketing efetivo
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PASSO 8 – COMUNICAÇÃO
4. E-mails e publicações na intranet são ferramentas indispensáveis no plano de comunicação. No
entanto, é essencial dedicar uma parte do plano para a comunicação presencial. Organize
workshops e plantões com o objetivo de sanar todas as dúvidas possíveis. A proximidade deste
tipo de comunicação é relevante até mesmo nesse processo de aculturamento da organização a
esse novo modelo de trabalho. Sem falar na ótima oportunidade de capitalizar a iniciativa.
5. Por falar em cultura, o plano de comunicação deve abordar de forma prioritária a questão dos
comportamentos esperados nesse novo modelo, tanto para quem está em home office, como
para quem está no escritório. O ideal é que a interlocução diária não seja inviabilizada por essa
questão “geográfica”.

21. Preparando as pessoas para atuar em home office
A efetividade do programa dependerá basicamente do quão preparadas elas estarão
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PASSO 9 – TREINAMENTO
1. Esta é uma das mais importantes etapas. A maioria das pessoas acredita estar naturalmente apta
para atuar em home office. Mas é preciso alinhar alguns conceitos sobre o modelo da sua
empresa e especialmente sobre as melhores práticas desta modalidade de trabalho. E para este
último, minha recomendação é que você conte com uma consultoria especializada, com vivência
no assunto e que possa transmitir, a partir de experiências práticas, todas as orientações para
atuação produtiva em home office.
2. Sugiro que o plano de treinamento tenha três módulos:
a) Voltado para Liderança, explicando como eles trabalham em home office e lideram pessoas
que estão em home office, e vice-versa.
b) Voltado para os elegíveis, detalhando as melhores práticas de atuação em home office e
explanando as regras do modelo adotado por sua empresa
c) Um workshop rápido, voltado para os não elegíveis, como forma de ambientá-los nesse novo
modelo de trabalho (por que o sucesso dessa empreitada passa também pela forma como
esse público reage a essa nova cultura)

22. Preparando as pessoas para atuar em home office
A efetividade do programa dependerá basicamente do quão preparadas elas estarão
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PASSO 9 – TREINAMENTO
3. Como recomendação, sugiro que o treinamento contemple o seguinte:
a) Detalhamento do modelo de home office que será utilizado por sua empresa
b) Utilização das ferramentas específicas da utilização via home office (ex: Skype, Softphone,
Videoconferências, etc.)
c) Regras ligadas a relações do trabalho, ligado a controle de jornada, remuneração, metas,
benefícios e outros temas.
d) Boas práticas para uma trabalho produtivo em home office
e) Como orientar a família sobre sua “presença ausente” no ambiente residencial
f) O que fazer com as horas “economizadas” (obviamente não trabalhar)

23. Esteja sempre próximo dos “home officers”
Por mais planejado que tenha sido seu programa, surgirão lições a serem aprendidas
23
PASSO 10 – ACOMPANHAMENTO
1. Na etapa piloto, o acompanhamento da área de RH deve ser constante, checando acessibilidade,
adaptação e comunicação dos/com os primeiros funcionários a atuarem em home office. Por ser
um processo novo, é esperado algumas intercorrências e alguns ajustes, afinal o piloto é
exatamente um período de experimentação e aperfeiçoamento. Na minha experiência de
implantação, optamos por fazer o piloto com a área de Tecnologia, por serem profissionais mais
acostumados a este tipo de trabalho, até pela natureza da atividade. E por serem mais críticos
quanto à utilização das ferramentas em ambiente fora do escritório.
2. Defina no cronograma etapas de avaliação do modelo, com mais intensidade nas primeiras ondas
de implantação. É importante ouvir as três partes (líderes, participantes e não participantes) e
colher as ricas contribuições desses feedbacks.
3. Acompanhe e monitore os indicadores de chamadas no Suporte/Help Desk, bem como o contato
dessas pessoas com áreas de interface e com o próprio RH. Vá ajustando o acesso a esses
canais com o objetivo de atenuar qualquer efeito decorrente da modalidade de trabalho home
office

24. Espero que esse material seja de grande valia para o seu projeto. O home office é uma tendência
cada vez mais presente nas relações de trabalho. Além de contribuir para um ambiente mais
produtivo, ele tem um papel determinante nas grandes cidades e na sociedade como um todo. É um
fator relevante de atração e retenção de talentos e de relevante impacto no clima organizacional.
Caso você tenha alguma dúvida em relação à implantação do home office na sua empresa, não
hesite em me contatar. Será um prazer te ajudar de alguma forma!
Até a próxima
FERNANDO OLIVEIRA
(11) 93284-2223
anglo@angloconsultoria.com
linkedin.com/in/fesaol
Conclusão
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