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Curso de Recepcionista:
O Perfil Ideal
Ninsaúde
Hoje iremos abordar os principais requisitos que uma
recepcionista para clínicas precisa ter. Possui uma
clínica e deseja contratar alguém para exercer essa
função? Ou você é a pessoa que deseja trabalhar como
recepcionista em uma clínica? Neste artigo iremos te
ajudar a definir qual o perfil ideal para ocupar este cargo.
Com o objetivo de auxiliar a melhorar o atendimento na
recepção de clínicas e consultórios, daremos ênfase às
qualidades que são necessárias no perfil de uma boa
recepcionista. A propósito, apesar de normalmente nos
referirmos à profissão no feminino, o cargo de
recepcionista pode ser ocupado tanto por homens
quanto por mulheres, afinal, o importante é saber
executá-lo da melhor maneira. Sendo assim, aqui você
encontrará informações de cunho preparatório.
Secretária x Recepcionista
Para começar, iremos abordar um assunto do qual muitas
pessoas tem dúvida: recepcionista é o mesmo que
secretária? Indo direto ao assunto, a resposta é não.
Embora possam ter características em comum, secretária
e recepcionista representam papéis diferentes no
contexto profissional, e é importante que isso fique claro
para que suas competências sejam respeitadas e não haja
inversão de papéis no desempenho de suas funções.
Em algumas clínicas pequenas ou até mesmo em
consultórios, muitas vezes a secretária acaba fazendo o
papel de recepcionista.
A diferença é que a secretária atua diretamente com o
médico e geralmente é encarregada de resolver questões
administrativas. Já a recepcionista atua no atendimento
direto ao paciente, e como o próprio nome sugere, é a
responsável por recepcioná-lo. Sendo assim, é com a
recepcionista que o paciente tem seu primeiro contato ao
chegar na clínica.
O cliente de uma empresa é sempre o juiz da situação, e
nas clínicas e consultórios não é diferente: se o
atendimento for satisfatório, ele poderá fidelizar-se à
clínica, caso contrário, ele não voltará. Sabemos que no
que diz respeito a atendimentos que envolvem a saúde, o
ponto principal é sair satisfeito com o atendimento do
médico, mas sabemos também que se logo na recepção o
atendimento não for adequado, o paciente poderá não se
sentir à vontade para voltar.
Qual o perfil ideal de uma recepcionista?
As responsabilidades de uma recepcionista variam de
acordo com a clínica em que ela irá trabalhar, mas no
geral suas funções são: informar, conduzir, orientar,
anotar, encaminhar, servir, organizar, protocolar,
arquivar, agendar e filtrar ligações. É importante que a
recepcionista esteja sempre atenta ao planejamento
diário da empresa e seja comprometida com suas
tarefas. Ela deve realizar suas atividades de forma
dinâmica aumentando a eficácia do trabalho exercido.
Na presença de clientes, a recepcionista deve dar
atenção a eles dedicando-se ao atendimento. Quando
não há atendimentos, deve dedicar-se a organizar o
ambiente e manter suas demais atividades em dia.
Para ser uma excelente recepcionista, é necessário que haja
uma boa percepção das habilidades e competências que o
cargo exige. As principais características e habilidades
desejáveis em uma recepcionista geralmente são:
Competências digitais: Foi-se o tempo em que os horários
das consultas médicas eram anotados em uma agenda,
assim como outras atividades que utilizavam-se do poder
do papel e caneta. No mundo atual, a tecnologia está
sempre em primeiro lugar, e por esse motivo é importante
estar digitalmente atualizado. O computador é uma das
principais ferramentas de trabalho em diversos lugares, e
nas clínicas não é diferente. Mesmo que para utilizar
softwares você receba um treinamento (como é o caso do
Ninsaúde Clinic), ainda é necessário saber utilizar o sistema
operacional da máquina, lidar com impressoras, dentre
outras coisas do mundo tecnológico.
Responsabilidade: Além de consistir na obrigação de
responder pelas próprias ações, a responsabilidade está
ligada ao ato de se comportar de maneira sensata ou
responsável. Por exemplo, não chegar atrasado nem
faltar ao trabalho, mas quando necessário, ao menos
avisar para que as demais pessoas da equipe possam se
organizar na sua ausência.
Dinamismo: Conseguir administrar de forma sábia e
com agilidade todas as suas atividades para que elas
não se acumulem é uma característica do dinamismo.
Ações rápidas e inteligentes caracterizam um indivíduo
dinâmico.
Discrição: Ser discreto é primordial para quem irá
trabalhar com atendimento ao público, salvo raras
exceções. Nas clínicas e consultórios, ser uma pessoa
discreta representa também maturidade às vivencias e
processos.
Organização: A organização precisa estar alinhada ao
dinamismo, pois nem todas as pessoas organizadas
conseguem ser dinâmicas, e nem todas que trabalham
com dinamismo tem o poder da organização. Ser
organizado também está ligado a planejamento, e
tanto um quanto o outro podem ser observados no
ambiente de trabalho.
Atenção: Ao trabalhar na recepção de uma clínica você
irá lidar com o atendimento de outras pessoas que
buscam melhorar sua saúde, portanto, manter o foco
em suas atividades com o máximo de atenção e
concentração é primordial para que seus erros não
afetem a vida de outras pessoas.
Proatividade: Pessoas com iniciativa estão propensas a
ter mais sucesso no mundo corporativo, isso porque esta
ação está ligada à proatividade. Ser proativo significa não
esperar por ordens quando algo precisa ser feito, logo esta
é uma característica daquele que é o primeiro a propor ou
empreender algo no ambiente de trabalho, ou em dadas
situações.
Comunicabilidade: A boa comunicação é a base de todo
atendimento, e para isso também é necessário ter uma
boa oratória, ou seja, comunicar-se de forma clara e
adequada, com ideias e frases bem articuladas. Para uma
boa comunicação também é necessário colocar-se na
posição do outro e compreender que as opiniões
divergentes devem ser respeitadas. Ter simpatia e
empatia também são pontos fortes de uma boa
comunicação.
Flexibilidade: A flexibilidade está altamente ligada à
disponibilidade. E se tratando de atendimento ao
público, pode-se exigir não só disponibilidade de
espírito (compreensão e dedicação para atuar na
profissão) mas também disponibilidade de horários.
Educação: Parece óbvio, mas é sempre bom reforçar
que a educação é primordial no atendimento de uma
recepcionista. Cumprimentos como "bom dia" e "boa
tarde" fazem parte do básico, mas muitas pessoas
esquecem desse detalhe. Manifestar civilidade,
delicadeza, polidez e cortesia são essenciais para
quem deseja trabalhar neste cargo.
Simpatia: Trazer mais leveza para as relações
interpessoais está ligado também à simpatia. Um sorriso
muitas vezes pode quebrar o gelo e tranquilizar pessoas
que estejam passando por algum problema, ainda mais
em um ambiente que remete à saúde. Realizar
atendimentos com simpatia também faz com que as
relações existentes entre as pessoas se intensifiquem e
permitam que, instintivamente, estas se sintam atraídas
entre si.
Confiança: Ter confiança no que está realizando e passar
confiança para quem está à sua volta é essencial. A
confiança consiste na segurança, e através dela você
ganhará crédito com as pessoas de seu convívio e da
empresa.
Sigilo: Por lei, apenas os médicos e demais profissionais da saúde
(enfermeiros, fisioterapeutas, psicólogos, etc.) podem ter acesso ao
prontuário do paciente, portanto recepcionistas não terão acesso a
tais informações. Entretanto, mesmo que por algum motivo haja uma
brecha, deve-se seguir as normas e o dever ético que impede a
revelação de assuntos confidenciais ligados à saúde dos pacientes.
Postura: Na recepção acontece o primeiro contato entre o paciente e a
clínica, e por esse motivo, a recepcionista deve manter uma boa
postura e também uma boa aparência (que não está ligada aos
padrões de beleza impostos pela sociedade, mas sim a outros
aspectos da imagem, como por exemplo utilizar roupas adequadas
ao ambiente caso não haja um uniforme). A postura também está
ligada à sua maneira de pensar e agir, o que reflete diretamente em
suas atitudes.
Empatia: Ter empatia é saber ouvir, estar aberto às histórias que o
outro tem para contar, não julgar, e quando preciso for, dar o suporte
necessário. Demonstrar confiança e tratar bem as pessoas ao seu
redor são características que fazem parte do perfil de uma pessoa
empática, algo importante para quem está prestes a trabalhar
recepcionando clientes em uma clínica.
A importância do planejamento e controle
A importância do planejamento e controle
O planejamento evita surpresas desagradáveis e
possíveis frustrações ao longo do dia, e por este motivo
ele é o ponto inicial indispensável de qualquer atividade.
Ao planejar-se, além de conseguir administrar melhor o
seu tempo, você pode redirecionar as atividades do
cotidiano com maior destreza.
É desejável que a clínica possua um software de
gestão, pois além de facilitar atividades como
agendamentos e finanças, você ainda consegue
ganhar tempo devido à agilidade com que os
processos serão realizados. O software Ninsaúde
Clinic, por exemplo, tem a funcionalidade de Eventos.
Sempre que precisar inserir um lembrete ou um
compromisso que deverá bloquear a agenda, você
pode ativar essa opção e escolher não só a data, mas
também o horário em que o evento irá ocorrer,
facilitando no planejamento do dia.
O planejamento está diretamente ligado ao controle de
suas ações, portanto é interessante que você crie listas
de prioridades, realizando assim o que é mais urgente
primeiro. O controle, inclui também, a avaliação dos
resultados alcançados. Por este motivo o planejamento
é tão importante, pois só assim os resultados serão
positivos, e independentemente disso, o controle se faz
importante para que não haja uma decadência em tais
resultados.
Este é mais um bom motivo para se utilizar um
software de gestão: os resultados podem ser
acompanhados e controlados por meio de gráficos e
relatórios que geram informações automáticas. Estas
informações são produzidas conforme os dados de
clientes e fornecedores são adicionados ao sistema,
por isso a importância de saber utilizá-lo
corretamente e aprimorar suas competências digitais.
Tendo em vista todas estas características citadas
acima, para os empresários e profissionais de saúde que
desejam contratar uma recepcionista, recomendamos
levar em consideração tais atributos e avaliá-los por
meio de entrevistas e testes antes mesmo de iniciar uma
contratação. E para quem que busca uma oportunidade
no mercado de trabalho em tal ramo, primeiramente
verifique se você se encaixa no perfil procurado, e caso
encontre alguma característica que não condiz com sua
personalidade, procure aperfeiçoá-la.
Apresentação por
Ninsaúde Clinic
Sistema para Gestão de Clínicas e Consultórios
ninsaude.com

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Curso de Recepcionista: O Perfil Ideal, Por Ninsaúde Clinic

  • 1. Imagem por Freepik Curso de Recepcionista: O Perfil Ideal Ninsaúde
  • 2. Hoje iremos abordar os principais requisitos que uma recepcionista para clínicas precisa ter. Possui uma clínica e deseja contratar alguém para exercer essa função? Ou você é a pessoa que deseja trabalhar como recepcionista em uma clínica? Neste artigo iremos te ajudar a definir qual o perfil ideal para ocupar este cargo. Com o objetivo de auxiliar a melhorar o atendimento na recepção de clínicas e consultórios, daremos ênfase às qualidades que são necessárias no perfil de uma boa recepcionista. A propósito, apesar de normalmente nos referirmos à profissão no feminino, o cargo de recepcionista pode ser ocupado tanto por homens quanto por mulheres, afinal, o importante é saber executá-lo da melhor maneira. Sendo assim, aqui você encontrará informações de cunho preparatório.
  • 3. Secretária x Recepcionista Para começar, iremos abordar um assunto do qual muitas pessoas tem dúvida: recepcionista é o mesmo que secretária? Indo direto ao assunto, a resposta é não. Embora possam ter características em comum, secretária e recepcionista representam papéis diferentes no contexto profissional, e é importante que isso fique claro para que suas competências sejam respeitadas e não haja inversão de papéis no desempenho de suas funções. Em algumas clínicas pequenas ou até mesmo em consultórios, muitas vezes a secretária acaba fazendo o papel de recepcionista.
  • 4. A diferença é que a secretária atua diretamente com o médico e geralmente é encarregada de resolver questões administrativas. Já a recepcionista atua no atendimento direto ao paciente, e como o próprio nome sugere, é a responsável por recepcioná-lo. Sendo assim, é com a recepcionista que o paciente tem seu primeiro contato ao chegar na clínica. O cliente de uma empresa é sempre o juiz da situação, e nas clínicas e consultórios não é diferente: se o atendimento for satisfatório, ele poderá fidelizar-se à clínica, caso contrário, ele não voltará. Sabemos que no que diz respeito a atendimentos que envolvem a saúde, o ponto principal é sair satisfeito com o atendimento do médico, mas sabemos também que se logo na recepção o atendimento não for adequado, o paciente poderá não se sentir à vontade para voltar.
  • 5. Qual o perfil ideal de uma recepcionista? As responsabilidades de uma recepcionista variam de acordo com a clínica em que ela irá trabalhar, mas no geral suas funções são: informar, conduzir, orientar, anotar, encaminhar, servir, organizar, protocolar, arquivar, agendar e filtrar ligações. É importante que a recepcionista esteja sempre atenta ao planejamento diário da empresa e seja comprometida com suas tarefas. Ela deve realizar suas atividades de forma dinâmica aumentando a eficácia do trabalho exercido. Na presença de clientes, a recepcionista deve dar atenção a eles dedicando-se ao atendimento. Quando não há atendimentos, deve dedicar-se a organizar o ambiente e manter suas demais atividades em dia.
  • 6. Para ser uma excelente recepcionista, é necessário que haja uma boa percepção das habilidades e competências que o cargo exige. As principais características e habilidades desejáveis em uma recepcionista geralmente são: Competências digitais: Foi-se o tempo em que os horários das consultas médicas eram anotados em uma agenda, assim como outras atividades que utilizavam-se do poder do papel e caneta. No mundo atual, a tecnologia está sempre em primeiro lugar, e por esse motivo é importante estar digitalmente atualizado. O computador é uma das principais ferramentas de trabalho em diversos lugares, e nas clínicas não é diferente. Mesmo que para utilizar softwares você receba um treinamento (como é o caso do Ninsaúde Clinic), ainda é necessário saber utilizar o sistema operacional da máquina, lidar com impressoras, dentre outras coisas do mundo tecnológico.
  • 7. Responsabilidade: Além de consistir na obrigação de responder pelas próprias ações, a responsabilidade está ligada ao ato de se comportar de maneira sensata ou responsável. Por exemplo, não chegar atrasado nem faltar ao trabalho, mas quando necessário, ao menos avisar para que as demais pessoas da equipe possam se organizar na sua ausência. Dinamismo: Conseguir administrar de forma sábia e com agilidade todas as suas atividades para que elas não se acumulem é uma característica do dinamismo. Ações rápidas e inteligentes caracterizam um indivíduo dinâmico. Discrição: Ser discreto é primordial para quem irá trabalhar com atendimento ao público, salvo raras exceções. Nas clínicas e consultórios, ser uma pessoa discreta representa também maturidade às vivencias e processos.
  • 8. Organização: A organização precisa estar alinhada ao dinamismo, pois nem todas as pessoas organizadas conseguem ser dinâmicas, e nem todas que trabalham com dinamismo tem o poder da organização. Ser organizado também está ligado a planejamento, e tanto um quanto o outro podem ser observados no ambiente de trabalho. Atenção: Ao trabalhar na recepção de uma clínica você irá lidar com o atendimento de outras pessoas que buscam melhorar sua saúde, portanto, manter o foco em suas atividades com o máximo de atenção e concentração é primordial para que seus erros não afetem a vida de outras pessoas.
  • 9. Proatividade: Pessoas com iniciativa estão propensas a ter mais sucesso no mundo corporativo, isso porque esta ação está ligada à proatividade. Ser proativo significa não esperar por ordens quando algo precisa ser feito, logo esta é uma característica daquele que é o primeiro a propor ou empreender algo no ambiente de trabalho, ou em dadas situações. Comunicabilidade: A boa comunicação é a base de todo atendimento, e para isso também é necessário ter uma boa oratória, ou seja, comunicar-se de forma clara e adequada, com ideias e frases bem articuladas. Para uma boa comunicação também é necessário colocar-se na posição do outro e compreender que as opiniões divergentes devem ser respeitadas. Ter simpatia e empatia também são pontos fortes de uma boa comunicação.
  • 10. Flexibilidade: A flexibilidade está altamente ligada à disponibilidade. E se tratando de atendimento ao público, pode-se exigir não só disponibilidade de espírito (compreensão e dedicação para atuar na profissão) mas também disponibilidade de horários. Educação: Parece óbvio, mas é sempre bom reforçar que a educação é primordial no atendimento de uma recepcionista. Cumprimentos como "bom dia" e "boa tarde" fazem parte do básico, mas muitas pessoas esquecem desse detalhe. Manifestar civilidade, delicadeza, polidez e cortesia são essenciais para quem deseja trabalhar neste cargo.
  • 11. Simpatia: Trazer mais leveza para as relações interpessoais está ligado também à simpatia. Um sorriso muitas vezes pode quebrar o gelo e tranquilizar pessoas que estejam passando por algum problema, ainda mais em um ambiente que remete à saúde. Realizar atendimentos com simpatia também faz com que as relações existentes entre as pessoas se intensifiquem e permitam que, instintivamente, estas se sintam atraídas entre si. Confiança: Ter confiança no que está realizando e passar confiança para quem está à sua volta é essencial. A confiança consiste na segurança, e através dela você ganhará crédito com as pessoas de seu convívio e da empresa.
  • 12. Sigilo: Por lei, apenas os médicos e demais profissionais da saúde (enfermeiros, fisioterapeutas, psicólogos, etc.) podem ter acesso ao prontuário do paciente, portanto recepcionistas não terão acesso a tais informações. Entretanto, mesmo que por algum motivo haja uma brecha, deve-se seguir as normas e o dever ético que impede a revelação de assuntos confidenciais ligados à saúde dos pacientes. Postura: Na recepção acontece o primeiro contato entre o paciente e a clínica, e por esse motivo, a recepcionista deve manter uma boa postura e também uma boa aparência (que não está ligada aos padrões de beleza impostos pela sociedade, mas sim a outros aspectos da imagem, como por exemplo utilizar roupas adequadas ao ambiente caso não haja um uniforme). A postura também está ligada à sua maneira de pensar e agir, o que reflete diretamente em suas atitudes. Empatia: Ter empatia é saber ouvir, estar aberto às histórias que o outro tem para contar, não julgar, e quando preciso for, dar o suporte necessário. Demonstrar confiança e tratar bem as pessoas ao seu redor são características que fazem parte do perfil de uma pessoa empática, algo importante para quem está prestes a trabalhar recepcionando clientes em uma clínica.
  • 13. A importância do planejamento e controle A importância do planejamento e controle O planejamento evita surpresas desagradáveis e possíveis frustrações ao longo do dia, e por este motivo ele é o ponto inicial indispensável de qualquer atividade. Ao planejar-se, além de conseguir administrar melhor o seu tempo, você pode redirecionar as atividades do cotidiano com maior destreza.
  • 14. É desejável que a clínica possua um software de gestão, pois além de facilitar atividades como agendamentos e finanças, você ainda consegue ganhar tempo devido à agilidade com que os processos serão realizados. O software Ninsaúde Clinic, por exemplo, tem a funcionalidade de Eventos. Sempre que precisar inserir um lembrete ou um compromisso que deverá bloquear a agenda, você pode ativar essa opção e escolher não só a data, mas também o horário em que o evento irá ocorrer, facilitando no planejamento do dia.
  • 15. O planejamento está diretamente ligado ao controle de suas ações, portanto é interessante que você crie listas de prioridades, realizando assim o que é mais urgente primeiro. O controle, inclui também, a avaliação dos resultados alcançados. Por este motivo o planejamento é tão importante, pois só assim os resultados serão positivos, e independentemente disso, o controle se faz importante para que não haja uma decadência em tais resultados.
  • 16. Este é mais um bom motivo para se utilizar um software de gestão: os resultados podem ser acompanhados e controlados por meio de gráficos e relatórios que geram informações automáticas. Estas informações são produzidas conforme os dados de clientes e fornecedores são adicionados ao sistema, por isso a importância de saber utilizá-lo corretamente e aprimorar suas competências digitais.
  • 17. Tendo em vista todas estas características citadas acima, para os empresários e profissionais de saúde que desejam contratar uma recepcionista, recomendamos levar em consideração tais atributos e avaliá-los por meio de entrevistas e testes antes mesmo de iniciar uma contratação. E para quem que busca uma oportunidade no mercado de trabalho em tal ramo, primeiramente verifique se você se encaixa no perfil procurado, e caso encontre alguma característica que não condiz com sua personalidade, procure aperfeiçoá-la.
  • 18. Apresentação por Ninsaúde Clinic Sistema para Gestão de Clínicas e Consultórios ninsaude.com