Trabalho de projeto do Mestrado em Administração Pública, ISCTE, que defende a promoção de lógicas de trabalho favoráveis ao trabalho em rede e equipa, marcadas por uma dinâmica mais horizontal, multidisciplinar e colaborativa e onde a aprendizagem colaborativa e a gestão do conhecimento assumem um lugar de destaque
A reforma da Administração Pública portuguesa tem tido implicações ao nível das estruturas organizacionais, práticas de gestão, emprego público e valores profissionais, impulsionando lógicas de trabalho assentes na cooperação e na constituição de redes e equipas, marcadas por uma dinâmica mais horizontal, multidisciplinar e colaborativa, e que propiciem a partilha e gestão do conhecimento. Dado o potencial que a Web 2.0 apresenta para apoiar estas lógicas de trabalho, assim como os valores associados a estas tecnologias, apelidou-se estas lógicas pela expressão “ambiente de trabalho 2.0”.
Contributo da Web 2.0 para a inovação nos processos de trabalho nas organizações públicas - Ambiente de trabalho 2.0
1. Departamento de Ciência Política e Políticas Públicas
O contributo da Web 2.0 para a inovação nos
processos de trabalho nas organizações
públicas - Ambiente de trabalho 2.0
Trabalho de projecto submetido como requisito parcial para obtenção do grau de
Mestre em Administração Pública
Selma Vedor Fernandes
Orientador(a):
Doutor Juan Mozzicafreddo, Professor Catedrático,
ISCTE- Instituto Universitário de Lisboa
Co-orientador(a):
Doutor Gustavo Cardoso, Professor Auxiliar com Agregação,
ISCTE- Instituto Universitário de Lisboa
2. Um contexto de mudança que exige mudanças na
forma como trabalhamos
Ambientes
de trabalho
de trabalho
3. Reforma administrativa: oportunidade para a
promoção de novos ambientes de trabalho
A reforma administrativa Tecido social e económico mais Afirmação de uma
alterou os 5 pilares da complexo, dimensão internacional sociedade baseada no
estrutura clássica da de algumas questões, optimização conhecimento exige que as
burocracia: hierarquia, do desempenho dos serviços, organizações públicas criem
centralização, cidadãos mais exigentes - mecanismos adequados aos
estandardização, desenvolvimento de lógicas de processos de criação,
formalização e trabalho mais horizontais, adopção retenção, partilha e re-
especialização - surgimento de várias formas de cooperação em utilização do conhecimento.
de arquitecturas rede e de colaboração (intra e inter
organizacionais mais organizacional, interministerial e
flexíveis, com estruturas multidisciplinar). Modelos de serviço
hierárquicas menos densas, público, orientados para a oferta,
mais descentralizadas, requerem formas de trabalhar
geralmente organizadas em assentes na cooperação entre
grupos de trabalho e entidades, e rompem com a
equipas. organização vertical por silos
ministeriais da AP
INOVAR NOS PROCESSOS DE TRABALHO
4. Porquê inovar nos processos de trabalho
• Necessidade de promover ambientes de trabalho que
permitam às organizações públicas:
– Valorizar activos intagíveis
– Impulsionar redes e a cooperação entre várias entidades
– Potenciar a colaboração e a aprendizagem colaborativa
– Lidar com envolventes heterogéneas e mutáveis
– Promover novos valores profissionais - eficácia, eficiência, inovação,
flexibilidade e predisposição para o risco
– Captar colaboradores qualificados, capazes de fazer face às mudanças,
gerir situações complexas, desenvolver soluções inovadoras, à medida
que os principais pólos de atracção do emprego público (estabilidade e
segurança) perdem expressividade.
5. Aspectos a melhorar
• Descoordenação do trabalho colaborativo
• Apoiar a aprendizagem colaborativa e a partilha de
experiências
• Criar e gerir repositórios de conhecimento, que apoiem a
actualização de saberes e competências, reduzam a perda
de conhecimento associada à rotatividade de colaboradores
e o esforço com a integração de novos membros
• Deficiente gestão da informação
• Agilizar a actualização de regras, procedimentos e a
incorporação de melhorias
• Diminuir a sobrecarga de trabalho/trabalho redundante
6. Ambiente de trabalho 2.0
• Contextos de trabalho alinhados com as
tendências que emergem com os novos
paradigmas organizacionais impulsionados pela
reforma e modernização da Administração
Pública:
– ambientes marcados por intensos fluxos de
informação e conhecimento, assentes no trabalho
em equipa e na constituição de redes, na partilha e
aprendizagem colaborativa, que contemplam
diversos mecanismos de participação.
7. Ambiente de trabalho 2.0
• Contextos de actuação profissional em que as
tecnologias, aplicações e valores associados à Web
2.0 são uma das suas dimenões constituintes
• Utilizador-produtor, inteligência
Valores colectiva, beta perpétuo,
facilidade de utilização
WEB 2.0 Aplicações
• Blogue, wiki, podcast, RSS feeds,
redes sociais, motores de busca
Tecnologias • Ajax, XML, API abertas,
microformatos, PHP, MySQL
Adaptado de Osimo (2008)
8. Dimensões constituintes do ambiente de trabalho 2.0
Conjunto de tecnologias, valores e aplicações. O
que distingue estas tecnologias é o facto de
partilharem um conjunto de valores -
constroem-se sobre o conhecimento e
competências dos utilizadores, possibilitando a
WEB 2.0
emergência de um utilizador-produtor que, com
base nas aplicações e tecnologias disponíveis,
pode criar novos serviços/conteúdos/produtos.
Fomentar o sentido de Favorecer a constituição de
comunidade, comportamentos redes de conhecimento entre
adequados ao trabalho AMBIENTE E CULTURA LIDERANÇA ATRAVÉS os colaboradores, respeitar a
colaborativo, estimular os ORGANIZACIONAL DE REDES autonomia dos colaboradores
colaboradores a colaborar e a nas escolhas e utilização de
aprender, proporcionando-lhes meios, fixar metas claras e
o tempo e os recursos delegar responsabilidades.
necessários.
9. Porquê fomentar um ambiente de trabalho 2.0
• Proporcionar um conjunto de funcionalidades
que visam não só fomentar formas de trabalhar
mais produtivas, eficazes e eficientes, mas que
potenciem também a partilha, a colaboração e
a aprendizagem colaborativa, contribuindo para
a gestão da informação e do conhecimento.
10. Web 2.0 no sector público
Áreas de utilização no sector público
Back-office Front-office
Regulação Prestação de serviços
Colaboração inter-organizacional eParticipação
Gestão do conhecimento Aplicação da lei
Interoperabilidade Informação sobre o sector público
Gestão de recursos humanos Comunicação pública
Compras públicas Transparência e accountability
Adaptado de Osimo (2008)
O impacto da Web 2.0 parece convergir com tendências de longo prazo no
desenvolvimento das sociedades ao nível de cidadãos mais exigentes, a
emergência de trabalhadores do conhecimento, a importância da aprendizagem
informal e da inovação gerada pelos utilizadores, a passagem de formas de
organização baseadas na hierarquia para as baseadas em redes, assim como o
consumo de tecnologias da informação (Osimo, 2008).
11. Contextos propícios ao desenvolvimento de um
ambiente de trabalho 2.0
Trabalho
colaborativo
Recurso à Web Gestão de
2.0 informação
Ambiente de
trabalho 2.0
Área de
Trabalhadores
conhecimento
do
em rápida
conhecimento
mutação Versatilidade,
flexibilidade,
inovação
12. Que ferramentas para um ambiente de trabalho 2.0
• As ferramentas que suportem:
– ambientes de desenvolvimento colaborativos/realização
colaborativa de tarefas (ex.: edição colaborativa de conteúdos)
– acesso remoto
– definição e monitorização de fluxos de trabalho
– manutenção do repositório de documentos, com funcionalidades
avançadas (registo do histórico da actividade sobre os documentos,
controlo e comparação de versões, reposição de versões
anteriores, catalogação, permissões de utilização, etc.)
– criação e gestão de repositórios de conhecimento
– aprendizagem colaborativa e partilha de experiências
– aprendizagem informal
13. Áreas de intervenção de inciativas que promovam um
ambiente de trabalho 2.0
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
Proporcionar funcionalidades adequadas de
GESTÃO DA gestão, arquivo, catalogação e pesquisa de
INFORMAÇÃO informação.
PARTILHA E COLABORAÇÃO PARTILHA E GESTÃO DO GESTÃO DO CONHECIMENTO
Apoiar o trabalho em equipa, COLABORAÇÃO CONHECIMENTO Suportar os processos de
a aprendizagem colaborativa, criação, retenção, partilha e
a partilha de experiências e re-utilização do
promover sinergias da conhecimento.
colaboração.
14. Open Source Software (OSS)
COLABORAÇÃO CONTENÇÃO DESPESAS
Permite uma forma de Diminui custos com
colaboração no sector licenciamento de software
público não alcançável com o
software proprietário, COLABORAÇÃO CONTENÇÃO DESPESAS
possibilitando a partilha
entre organismos de
aplicações desenvolvidas
internamente.
LIBERDADE
Permite realizar alterações ESCALABILIDADE
com total independência Facilita a expansão futura do
relativamente a LIBERDADE ESCALABILIDADE sistema, de forma a acomodar
fornecedores. eventuais melhorias e
desenvolvimentos futuros.
15. Benefícios esperados
• Partilha e colaboração
– Coordenação e optimização do trabalho colaborativo
– Gestão dos processos de trabalho
– Flexibilidade e mobilidade
– Gestão e controlo da informação produzida colaborativamente
• Gestão do conhecimento
– Manutenção da memória organizacional (reutilização de boas práticas, diminuição da perda
de conhecimento e do esforço dispendido com a integração de novos colaboradores,
redução de perdas de conhecimento associadas à saída de colaboradores)
– Potenciação da aprendizagem colaborativa
– Apoiar a actualização de conhecimentos
• Gestão da informação
– Gestão mais eficaz e eficiente da informação (eliminação de tarefas redundantes
relacionadas com arquivo, catalogação e organização, redução das dificuldades e do tempo
dispendido na pesquisa de ficheiros e na identificação das versões mais recentes)
– Diminuição da perda e uso indevido de informação
16. Conclusões
• Importância que no actual contexto de mudança vivido pelo Estado e pela
Administração Pública assume a inovação na forma como se trabalha nas
organizações públicas.
• Promover novas formas de trabalhar que não se foquem somente na
qualidade, eficácia e eficiência, mas também ao desenvolvimento de lógicas
de trabalho favoráveis à cooperação em rede e ao trabalho em equipa,
marcadas por uma dinâmica mais horizontal e multidisciplinar, onde a
aprendizagem colaborativa e a gestão do conhecimento assumem um lugar
de destaque - medir e avaliar hoje a modernização administrativa não passa
necessariamente por saber se a Administração Pública é mais ou menos
electrónica, mas sobretudo se ela é mais ou menos colaborativa, se está mais
ou menos perto do modelo em rede e como utiliza as TIC para modernizar a
sua organização (Leitão Marques,2007).
17. Conclusões
• Projectos de inovação nos processos de trabalho devem adoptar uma
abordagem que combine intervenções a vários níveis (tecnológico,
organizacional, cultural, etc.) – ultrapassar obstáculos que levam a um uso
instrumental destas tecnologias e a uma inovação de carácter tecnocrático,
em detrimento de mudanças e inovações mais profundas.
• Aprofundar o estudo da capacidade transformativa das tecnologias Web 2.0
na forma como se trabalha nas organizações públicas. Ex.:a capacidade destas
tecnologias para promover a mobilidade e o trabalho a distância (tele-
trabalho), no contexto de desenvolvimento de formas de trabalhar que
ultrapassem os tradicionais limites físicos, e que respondam igualmente a
preocupações de desenvolvimento sustentável.
• Para um aprofundamento das perspectivas em torno do desenvolvimento da
mobilidade nos processos e dinâmicas de trabalho consultar The Future
Workspace: Mobile and Collaborative Working Perspectives, Hans Schaffers et
al., 2006.