A comunicação apresenta o caso da reorganização estratégica levada a cabo desde 2012, ao nível da gestão dos serviços, na Divisão de Documentação da Faculdade de Psicologia e do Instituto de Educação (Universidade de Lisboa). Pretende-se expor como é que uma biblioteca, ao serviço de duas instituições de ensino superior, levou a cabo uma reflexão interna, envolvendo os colaboradores e estabelecendo áreas de atuação consideradas estratégicas para o cumprimento da sua missão, missão esta que engloba as funções de adquirir, tratar, conservar, tornar acessíveis e difundir os recursos bibliográficos e informativos necessários às atividades de ensino, de investigação e de serviços à comunidade académica. A comunicação estrutura-se em torno do processo que tem por base a elaboração e aplicação do Plano Estratégico para a Divisão de Documentação: 2012-2014. O objetivo é o de dar um enquadramento de todo o processo, desde a avaliação inicial dos serviços, realizada através de uma análise swot, que apontava para uma necessidade de melhorar processos e práticas, explicando seguidamente o decurso da definição de projetos, o estabelecimento de objetivos de equipa e individuais e seus indicadores, finalizando com uma avaliação do impacto desta metodologia até ao momento.

1. Um Plano Estratégico para uma biblioteca dual:
balanço da experiência, resultados e reflexões
Tatiana Sanches

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Um Plano Estratégico para uma biblioteca dual: balanço da
experiência, resultados e reflexões /Tatiana Sanches

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Um Plano Estratégico para uma biblioteca dual: balanço da
experiência, resultados e reflexões /Tatiana Sanches
Enquadramento
• Uma biblioteca: duas instituições,
uma só equipa
• Análise swot em 2012. Forças,
fraquezas, oportunidades e
ameaças
• Implementação de trabalho por
projetos

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Um Plano Estratégico para uma biblioteca dual: balanço da
experiência, resultados e reflexões /Tatiana Sanches
Áreas de atuação
Suporte à
Investigação
Apoio à
Aprendizagem
Desenvolvimento
de Coleções
Qualidade e
Inovação

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Um Plano Estratégico para uma biblioteca dual: balanço da
experiência, resultados e reflexões /Tatiana Sanches
Estratégia
• Alocar a coordenação de projetos a membros da equipa
• Motivação
• Responsabilidade
• Definição de objetivos
• Resultados tangíveis

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Um Plano Estratégico para uma biblioteca dual: balanço da
experiência, resultados e reflexões /Tatiana Sanches
1. Suporte à investigação
a) Apoiar a realização de projetos de
investigação
• aquisições de bibliografia para
projetos, suporte às pesquisas
b) Apoiar a divulgação e projeção
dos resultados da investigação
• aumentar artigos referenciados –
repositório e analíticos

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Um Plano Estratégico para uma biblioteca dual: balanço da
experiência, resultados e reflexões /Tatiana Sanches
1. Apoio à Aprendizagem
c) Garantir uma formação adequada
aos utilizadores
• Plano de Formação e entrevistas de
referência
d) Melhorar e diversificar as formas
de comunicação com os alunos
• Facebook, mailing list, folha
novidades

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Um Plano Estratégico para uma biblioteca dual: balanço da
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3. Desenvolvimento das coleções
e) Implementar uma política para as
coleções
• Critérios e procedimentos
f) Avaliar e valorizar as coleções
• Estudo bibliométrico; divulgação,
exposições

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Um Plano Estratégico para uma biblioteca dual: balanço da
experiência, resultados e reflexões /Tatiana Sanches
4. Qualidade e inovação
g) Avaliar e melhorar a Satisfação dos
Utilizadores
• Inquéritos à satisfação
h) Qualificar e valorizar os Recursos
Humanos
• Formação, otimização de processos,
produtividade, a eficácia e a eficiência e
em consequência os níveis de
satisfação no trabalho.
i) Adequar os Recursos Físicos à
mudança
• Garantir a manutenção, limpeza e
conservação dos espaços, mobiliário e
adequação dos mesmos

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Um Plano Estratégico para uma biblioteca dual: balanço da
experiência, resultados e reflexões /Tatiana Sanches
Projetos desenvolvidos
Projeto 1: Apoio à realização de Projetos de Investigação
Projeto 2: Divulgação e projeção da Investigação
Projeto 3: Apoio à Aprendizagem
Projeto 4: Comunicação & Imagem
Projeto 5: Desenvolvimento das Coleções
Projeto 6: Qualidade & Inovação

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Um Plano Estratégico para uma biblioteca dual: balanço da
experiência, resultados e reflexões /Tatiana Sanches
Causa ou consequência?
• Envolvimento da equipa em todas as etapas
• Nova visão da organização do trabalho
• Empowerment da equipa
• Formas mais efetivas de aferição e controlo
• Espaço para a inovação e criatividade

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Um Plano Estratégico para uma biblioteca dual: balanço da
experiência, resultados e reflexões /Tatiana Sanches
Reflexão sobre resultados
• Melhoria no desempenho e satisfação individual
• Melhor comunicação interna
• Melhoria das rotinas de funcionamento
• Melhor comunicação com os utilizadores
• Melhoria na satisfação dos utilizadores

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Um Plano Estratégico para uma biblioteca dual: balanço da
experiência, resultados e reflexões /Tatiana Sanches
Obrigada!
• Tatiana Sanches
• Biblioteca da Faculdade de Psicologia e do Instituto
de Educação
• Alameda da Universidade
• e-mail: tsanches@fpie.ulisboa.pt