Como realizar uma boa auditoria

Qualidade e Meio Ambiente
ISO 19011
 Definições
Processo sistemático, documentado e independente
para obter evidências de auditoria e avaliá-las
objetivamente para determinar a extensão na qual os
critérios de auditoria são atendidos.
Auditoria

BS 8800
Exame sistemático e independente, sempre que possível, para
determinar se as atividades e os resultados correlatos estão de
acordo com as disposições planejadas e se estas estão
efetivamente implementadas e são adequadas para atingir a política
e os objetivos da organização.
Exame sistemático para determinar se as atividades e os resultados
correlatos estão de acordo com as disposições planejadas e se
estas estão efetivamente implementadas e são adequadas para
atingir a política e os objetivos da organização
OHSAS 18001
 Definições
Auditoria

Auditorias em Sistemas
de Gestão
Atividades Sistemáticas
• Detectar vícios
• Avaliar degradação
Atividades Independentes
• Não pertencer à área auditada
• Ter mente aberta
Critérios de auditorias adotados
• Eficácia (“O que fazer”)
• Eficiência (“Como fazer”)
As Auditorias . . .
• Verificam Conformidade
• Avaliam controles (diferentes de inspeção)
• Não possuem caráter punitivo
• Constituem processo amostral

Auditor - Pessoa com competência para realizar uma auditoria.
Cliente da Auditoria - Organização ou pessoa que solicita uma auditoria.
Auditado - Organização que está sendo auditada.
Constatação de Auditoria - Resultados da avaliação de evidências de
auditoria coletada e comparada com os critérios de auditoria.
Evidência de Auditoria - Registros, apresentação de fatos ou outras
informações pertinentes aos critérios de auditoria, e verificáveis.
Critério de auditoria - Conjunto de políticas, procedimentos ou
requisitos.
IDÉIAS E CONCEITOS COMUNS PARA
AS NORMAS ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001
E BS 8800

LÍDER DE EQUIPE DA AUDITORIA
 ZELAR PELA QUALIFICAÇÃO DO GRUPO
 DISTRIBUIR TAREFAS DENTRO DO GRUPO
 PREPARAR, CONDUZIR, RELATAR, VERIFICAR UMA AUDITORIA
 CONDUZIR REUNIÕES DE ABERTURA, PARCIAIS E DE ENCERRAMENTO
 RESOLVER “IMPASSES CRÍTICOS”
 FAZER COM QUE A AUDITORIA ATINJA SEU OBJETIVO
 ATENDER TODAS AS ATRIBUIÇÕES DO AUDITOR
AUDITOR
 ZELAR PELA SUA QUALIFICAÇÃO
 PERMANECER ATENTO E REPORTAR AS NÃO CONFORMIDADES
 SER IMPARCIAL E OBJETIVO
 ESCLARECER DÚVIDAS PERTINENTES E EVITAR DISPUTAS
 MANTER A CONFIDENCIALIDADE E A ÉTICA
ATRIBUIÇÕES DAS PARTES
ENVOLVIDAS NA AUDITORIA

AUDITADO
 COMUNICAR AO SEU PESSOAL SOBRE A AUDITORIA
 COMPARECER AOS COMPROMISSOS COM O AUDITOR
 DESIGNAR OS CANAIS DE COMUNICAÇÃO
 FACILITAR O ACESSO ÀS FUNÇÕES, ÁREAS E INFORMAÇÕES PERTINENTES
 PROVIDENCIAR AS AÇÕES CORRETIVAS / PREVENTIVAS CABÍVEIS
CLIENTE DA AUDITORIA
 DETERMINAR A NECESSIDADE E INICIAR A AUDITORIA
 DESIGNAR AUDITORES E ESCOLHER / ACORDAR CRITÉRIOS DE AUDITORIA
 DEFINIR O ACESSO AOS RESULTADOS (CONSENSO COM O UDITADO)
 RECEBER OS RESULTADOS DA AUDITORIA E CONSENSAR AS AÇÕES CABÍVEIS
ATRIBUIÇÕES DAS PARTES
ENVOLVIDAS NA AUDITORIA

Tipos de Auditoria
 Finalidade
Auditoria de adequação ou conformidade
 Interação entre as partes
Auditoria de primeira, segunda ou terceira partes
 Objeto de auditoria
Processo, produto ou sistema

PLANEJAMENTO
* ESCOPO
* OBJETO
* OCASIÃO
* CRITÉRIOS DE
AUDITORIA
PREPARAÇÃO
* ESTUDO DOS DADOS
* LISTAS DE VERIFICAÇÃO
* NOTIFICAÇÃO
CONDUÇÃO
* REUNIÃO DE ABERTURA
* EXECUÇÃO
* REUNIÃO DE ENCERRAMENTO
RELATO
* VERBAL
* DOCUMENTADO
AÇÃO PREVENTIVA / CORRETIVA
* ÁREA AUDITADA
* CONSENSO
AVALIAÇÃO DA EFETIVIDADE
* NOVA AUDITORIA
* ENVIO DE DOCUMENTOS /
REGISTROS
AVALIAÇÃO DAS AUDITORIAS
* GRUPO AUDITOR
* AUDITADO
SISTEMÁTICO
Etapas das Auditorias

ESCOPO
 Definido pelo cliente da auditoria, com o apoio do auditor líder e
consenso com auditado, considerando o objetivo da auditoria, tempo e
recursos
PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS
OBJETIVO
 Pode ser conformidade da documentação (auditoria de adequação)
e/ou conformidade da implementação (auditoria de conformidade)
CRITÉRIOS DE AUDITORIA
 Definido pelo cliente da auditoria e confirmado pelo auditado

GRUPO AUDITOR
 Designado considerando-se
Critérios de auditoria
Tipo de organização e processos
Capacidade de comunicação
Requisitos legais aplicáveis
OCASIÃO
 Definida considerando-se
Alterações no sistema de gestão
Requisitos legais
Ações corretivas e preventivas
PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS

ATIVIDADES A
REALIZAR
CONTATOS COM O AUDITADO
* SOLICITAÇÃO DE DOCUMENTOS
(CONFIDENCIALIDADE)
* CONFIRMAÇÃO DOS PARÂME-
TROS PLANEJADOS
GRUPO AUDITOR
* DISTRIBUIÇÃO DE TAREFAS PELO LÍDER DE EQUIPE
DA AUDITORIA
* CONFECÇÃO DA AGENDA DA AUDITORIA
* PREPARAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE TRABALHO
VISITAS ÀS INSTALAÇÕES
* SE NECESSÁRIO E VIÁVEL
Preparação para a Auditoria

EXEMPLO DE LISTA DE VERIFICAÇÃO
Lista de Verificação
Área: Produção (PD) Responsável: Paulo Roberto Entrevistado: Pedro
Data: 20/09/05 Auditor: João Marcos Pág.: 01/06
Referência Objeto de Auditoria Observações
ISO 9001 / 6.3 e PRQ-
09, rev. 01, item 5.3.
Verificar a definição dos equipamentos
críticos de processo para a qualidade e
aprovação do plano de manutenção.
A definição não considera as
utilidades (vapor e ar). O plano RQ-03
de 10/06/05 não está aprovado.
ISO 14001 / 4.4.6 e
PRA-06, rev. 03, item
3.2.
Verificar a coerência entre os impactos
ambientais significativos e os equi-
pamentos que recebem manutenção
preventiva e a aprovação e distribuição do
plano de manutenção.
OK
OHSAS 18001 / 4.4.6 e
PRS-10, rev. 00, itens
3.5 e 3.6.
Verificar como está estabelecida a interface
entre a análise de risco e os controles
(medidas pró-ativas e rea-tivas) para a
manutenção.
Plano em modificação, não estando
disponível a versão antiga (R-08 de
05/07/05).

 ETAPAS NA CONDUÇÃO DE AUDITORIAS
Reunião de abertura
Visita às instalações
Condução da auditoria
Reuniões parciais com o auditado
Reunião de encerramento
CONDUÇÃO DAS AUDITORIAS

 Apresentação dos auditores
Nas auditorias internas, muitas vezes é dispensável
REUNIÃO DE ABERTURA
 Confirmação do panejamento
Escopo, objetivo e critérios de auditoria
 Confirmação da agenda
Alterações devem ser feitas, se necessário
 Confirmação dos arranjos administrativos
Transporte, almoço, sala de reunião e etc.

 Confirmação dos contatos
Auditados e demais envolvidos
Guia de auditoria
REUNIÃO DE ABERTURA
Interferir, se necessário
Conhecer objeto e critérios de auditoria
Não é auditado (a princípio)
 Características principais
Coordenada pelo auditor líder
Rápida e objetiva
Confirmação de parâmetros
Esclarecimento de dúvidas

 Visitar as instalações
Se necessário, antes da condução da auditoria
Apenas observar. Interferir em situações de risco
CONDUÇÃO DA AUDITORIA
 Coletar evidências por meio de
Entrevistas, documentos, registros e observações de atividades
 Realizar amostragem
Aleatória e em quantidade “suficiente”
 Utilizar documentos de trabalho
Listas de verificação (diretriz)
Realizar anotações necessárias e reportar eventuais não
conformidades “na hora” (verbalmente, pelo menos)

 Utilizar técnicas de rastreamento
Direto (“trace forward”), inverso (“trace back”) e/ou aleatório
(“trace random)
CONDUÇÃO DA AUDITORIA
 Interferir o mínimo possível
Solicitar permissão
 Gerenciar o tempo da auditoria
Alterar agenda, se necessário, em comum acordo com o
auditado

Reuniões parciais com
o auditado
 Objetivo: consolidar os resultados da auditoria
Envolver os auditados do dia (no mínimo)
Realizá-la ao término do dia ou no início do dia seguinte
> Facilita a reunião de encerramento
> Reuniões semelhantes podem ser feitas apenas com auditores
Reportar eventuais não conformidades ou observações

 Reapresentação dos auditores
Se necessário, quando estiverem presentes pessoas que não
estavam na reunião de abertura
REUNIÃO DE ENCERRAMENTO
 Agradecimentos ao auditado
Cooperação e tempo dedicado, por exemplo
 Reconfirmação do planejamento
Escopo, objetivo e critérios de auditoria
 Reconfirmação da agenda
Destacar eventuais alterações
 Apresentação dos pontos de “maior preocupação” e “positivos”
Resumidamente

 Entrega dos relatórios individuais de não conformidade
Se previsto no procedimento de auditoria ou outro
procedimento. Caso contrário, acordar prazo.
REUNIÃO DE ENCERRAMENTO
 Esclarecimento de dúvidas,
Se existirem
 Características principais
Coordenada pelo auditor líder
Rápida e objetiva
Confirmação de parâmetros
Esclarecimento de dúvidas

* CARACTERÍSTICAS PRINCIPAIS
CONFIDENCIALIDADE
PRAZO DE ENTREGA DO RELATÓRIO: O MAIS RÁPIDO POSSÍVEL
* RELATO VERBAL
AO CONSTATAR UMA NÃO CONFORMIDADE DURANTE A EXECUÇÃO
DA AUDITORIA
AO REALIZAR REUNIÕES PARCIAIS COM O AUDITADO
AO REALIZAR A REUNIÃO DE ENCERRAMENTO
* RELATO DOCUMENTADO
NÃO CONFORMIDADES REAIS E /OU POTENCIAIS
CONCLUSÃO FINAL
RELATÓRIOS ENTREGUES AO AUDITADO
INDIVIDUAIS DE NÃO CONFORMIDADES REAIS OU POTENCIAIS
GERENCIAL COM CONCLUSÃO FINAL
RELATO DE AUDITORIA

Data: / / Padrão: Item / Procedimento: Nº:
Auditor/Emitente: Auditado:
1 Constatação:
Dimensão: Qualidade Meio Ambiente SSO
2 Pertinente? Sim Comentários:
Não
3
Análise Severidade
Menor Maior
F Esporádica Negligível Marginal
r
e Sistemática Importante Catastrófica
q
Disposição:
4 Causa Raiz: Responsável: Data: / /
6 Ação Corretiva: Responsável: Data: / /
7 Acompanhamento: Responsável: Data: / /
8 Ação Corretiva Eficaz? Sim Não Evidências:
Responsável: Data: / /
9 Procedimento modificado? Sim Não Procedimento Alterado:
Modificações:
Relatório Individual de NC

NÃO CONFORMIDADES
POTENCIAIS
REAIS
AÇÃO CORRETIVA AÇÃO PREVENTIVA
AUDITADO
AUDITOR
Ações Corretivas e Preventivas nas Auditorias
> Identificar a causa
> Propor solução
> Implementar solução
> Avaliar efetividade

* RESPONSÁVEL
LÍDER DE EQUIPE DA AUDITORIA OU AUDITOR DESIGNADO
* FORMA DE AVALIAÇÃO
NOVA AUDITORIA
ENVIO DE DOCUMENTOS AO AUDITOR OU LÍDER
ENVIO DE REGISTROS AO AUDITOR OU LÍDER
PRÓXIMA AUDITORIA
* FORMA DE DOCUMENTAÇÃO
RELATÓRIO INDIVIDUAL DE NÃO CONFORMIDADE
RELATÓRIO GERENCIAL (CONCLUSÕES)
Avaliação da efetividade das ações preventiva e corretiva

 Formação acadêmica, superior ou técnica, apropriada à atividade, produto ou serviço associado ao sistema de
gestão.
 Registros profissionais e/ou outros requisitos exigidos pela organização ou entidade auditora (por exemplo,
CREA, CRA etc).
 Formação específica em técnicas e mecanismos de auditoria e/ou certificação como auditor por entidade
específica ou conforme a necessidade.
 Conhecimento de estilos, tipos e fundamentos de gerenciamento utilizados.
 Conhecimento e aplicação de um código de ética ou outras diretrizes específicas.
 Conhecimento de disciplinas contábeis e sistemas de custeio
 Conhecimento de técnicas de planejamento e investigação e resolução de problemas.
 Experiência em todas as etapas do processo de auditoria.
 Conhecimento de técnicas estatísticas de uma maneira geral, particularizada para cada sistema de gestão.
 Conhecimento da cultura da organização, o que abrange as suas estratégias de negócios, seus hábitos,
comportamentos, atitudes e crenças, particularmente o tratamento dado ao conflito entre o compromisso com a
melhoria contínua o real interesse, necessidade e/ou a exequibilidade de melhoria.
 Conhecimento da teoria da crise gerencial e de sua inter-relação com o intercruzamento de fatores como custos,
comprometimento, estrutura e disciplina organizacional, contingências, paradigmas, poder, status, comunicação,
tempo e recursos.
 Conhecimento e capacidade de discernimento para verificar a consistência entre a política, os objetivos, as
metas e o conteúdo do programa documental que constitui os sistema.
QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES
REQUISITOS BÁSICOS

SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE
- ISO 19011 e outras referências -
 Conhecimento das normas aplicáveis ao sistema de gestão da qualidade (ISO 9001, por exemplo),
bem como outras normas pertinentes (ASTM, SAE, JIS, DIN, ABNT e etc).
 Conhecimento de técnicas específicas de custeio da qualidade.
 Conhecimento de técnicas estatísticas aplicáveis a inspeções por amostragem, projetos de
experimentos, confiabilidade, controle estatístico de processo e outros tópicos aplicáveis da
estatística descritiva e inferencial.
 Certificações de engenheiro da qualidade, auditor da qualidade, engenheiro da confiabilidade,
gestor da qualidade e outras que possam ser necessárias, dependendo da organização ou
entidade auditora.
 Conhecimento de técnicas de gerenciamento de projetos (PERT e CPM, por exemplo) e
ferramentas preventivas de projeto (FMEA e FMECA, por exemplo).
 Conhecimento de legislação associada a requisitos específicos da qualidade e aplicáveis à
atividade, produto ou serviço submetido à auditoria.
 Conhecimento de técnicas modernas destinadas à melhoria da produtividade, tais como Kan Ban,
JIST e TPM dentre outras.

SISTEMA DE GESTÃO AMBIENTAL
- ISO 19011 e outras referências -
 Conhecimento da ciência e tecnologia ambiental para compreender o levantamento de aspectos e
impactos ambientais e a respectiva consolidação dos mesmos em objetivos e metas;
 Conhecimento de legislações e regulamentos, o que inclui, dentre outros, condições de licenças,
limites estatutários, resultados de visitas de autoridades reguladoras, mudanças potenciais na
legislação, compensações, reclamações e processos judiciais.
 Conhecimento de sistemas de gestão ambientais e de normas contra as quais as auditorias podem
ser realizadas, tais como ISO 14001; e
 Conhecimento de como avaliar resultados de balanços de massa, de energia e de momento, o que
implica coerência do modelo adotado e justeza e fidelidade desses resultados em relação ao
mundo real.
 Visão de partes interessadas, o que abrange, dentre outros, os registros de reclamações,
pesquisas de mercado e de satisfação, meios de comunicação para reporte e auditorias
extrínsecas destas partes na organização.
 Análises de riscos inferenciais e dedutivas que correlacionem causas aos efeitos conectados e
avaliem a criticidade ou significância destes efeitos em relação à magnitude ou seriedade das
consequências de ocorrência e à probabilidade de ocorrência, ou de outro modo que classifiquem
tais efeitos em relação à sua torelabilidade em relação a limites pré-estabelecidos.
 Conhecimento de fatores tecnológicos, o que significa, dentre outros, níveis de pico, toxidade,
sensibilidade de receptores, taxa de degradação, solubilidade, volatilidade, poder de absorção,
hidrólise e fotólise, reações secundárias, bioacumulação e microbiologia.

SISTEMA DE GESTÃO BS 8800/OHSAS 18001
 Conhecimento da ciência da ergonomia e da engenharia de fatores humanos,
particularmente da avaliação da habilidade de vigilância humana em condições de
"stress" variável, de cansaço face a situações de tarefas simplórias e repetitivas, bem
como dos efeitos das condições ambientais de ruído, vibração, odor, poeira,
temperatura e outras.
 Conhecimento e capacitação para interpretar análises de risco e/ou de situações de
perigo no campo da segurança e da saúde ocupacional, com ou sem a inclusão de
avaliação probabilística e de criticidade formais
 Conhecimento e capacitação para interpretar a legislação, os regulamentos, as normas
e/ou os acordos formais aos quais a organização auditada se subscreve ou deve se
submeter no campo da segurança e da saúde ocupacional.
 Conhecimento para avaliar fatores econômicos que impactam recursos, ganhos e
perdas realizadas pelo sistema.
 Conhecimento e capacitação para verificar os meios tecnológicos e os resultados de
medição da saúde e de proteção da integridade ser humano, do meio ambiente
próximo e das instalações, bem como para avaliar os efeitos ambientais e de níveis
operacionais, inclusive de tempo de trabalho e de exposição, sobre a saúde e sobre a
integridade física do ser humano e das instalações.
 Conhecimento e capacidade de conduta para limitar o reporte da auditoria no nível da
organização caso detecte-se desobediência à legislação, regulamentos, normas ou
acordos, mantendo ou cancelando a auditoria de acordo com as prescrições de
normas que regem o desempenho da auditoria em curso.

PERFIL DE PERSONALIDADE DOS AUDITORES
CARACTERÍSTICAS BÁSICAS - SISTEMA GENÉRICO
 Boas maneiras para se dirigir às pessoas e expor suas idéias, afinal o auditor está conduzindo a
auditoria na "casa do auditado".
 Integridade, tratando as informações com a devida confidencialidade e respeitando o auditado e
habilidade para comunicação verbal, escrita e física, bem como para perceber e entender o contexto
dentro do qual a auditoria está sendo conduzida.
 Habilidade para saber ouvir, com paciência e real interesse, e para se expressar demostrando confiança,
segurança e conhecimento e humildade, para aprender junto com o auditado conhecimentos técnicos e
experiência no trato das pessoas.
 Independência de idéias e de espírito, isento de paradigmas e pré-julgamentos que possam
comprometer a imparcialidade do auditor, sendo capaz de distinguir entre asserção e avaliação.
 Organização na forma de questionar, utilizar os documentos de trabalho e se comunicar com o auditado
e liderança, se auditor líder, e capacidade de trabalhar em grupo, respeitando cada membro da equipe.
 Persistente, curioso e determinado na investigação e julgamento justo, habilidades analíticas e
tenacidade, para (i) perceber situações de forma realista; (ii) entender operações complexas a partir de
uma perspectiva ampla; e (iii) compreender o papel de unidades individuais dentro de uma organização
 Capacidade de obter e avaliar evidência objetiva com justiça; de permanecer fiel ao propósito da
auditoria; de avaliar os efeitos das conclusões da auditoria e das interações pessoais
 Dedicação e suporte ao processo de auditoria; reação efetiva em situações de pressão; conclusões
geralmente aceitáveis; e fidelidade a uma conclusão

Desafios do Auditor
 Primeiro desafio
 Lidar com pessoas
Acrescida de respeito: harmonia, transparência
e ganhos mútuos
Estabelecer confiança
Acrescida de credibilidade: reconhecimento da
competência (treinamento e experiência)
 Segundo desafio
 Distinguir entre avaliação e asserção
Integridade, imparcialidade, objetividade e profissionalismo
Exige do auditor
Capacidade de distinguir julgamentos de fatos
“O tempo está nublado”
“O tempo está ruim”

A comunicação na auditoria ....
 Qualificação inicial do auditado:
 Chame-o pelo nome
Converse sobre assunto comum; observe canais de comunicação e
busque a empatia
 Quebre o “gelo” inicial
Exemplo: “O auditor é apresentado ao auditado, gerente da área. Depois
de apresentado, faz o seguinte questionamento:
- Qual a sua opinião sobre o processo de auditoria interna para preparar o
sistema da qualidade para a auditoria de certificação?”
- Eu vejo todo este trabalho como uma forma objetiva e transparente de
conseguirmos melhorias significativas em nossas atividades rotineiras.
- E vocês já conseguiram muitas melhorias?
- Sim, claro. Veja este quadro com os principais indicadores da
qualidade...”

A comunicação na auditoria ....
 Ouça o auditado:
 Conduza o diálogo
“O que”, “Quando”, “Como”, “Onde” e “Por que” (observe a hierarquia)
 Não demonstre sinais de impaciência ou distração
 Faça perguntas do tipo “aberta”
“Mostre-me”
Obter respostas “Sim” ou “Não”
 Faça perguntas do tipo “fechadas”
Fornecer alternativas no questionamento
 Faça perguntas do tipo “alternativas”
Lembrar que o auditor é visita e que deve “relaxar” o auditado
 Considere a ansiedade do auditado
Comunicação

Situações típicas de auditoria ....
 O auditado ....
 Fala demais, desviando o assunto
 É resistente
 Discorda das eventuais não conformidades
 Prepara “balão fixo”
 Chega atrasado
 Solicita sugestões
 E durante a auditoria ....
 O tempo planejado é insuficiente
 O fato gera dúvida ao auditor quanto à existência de uma não conformidade
 A independência do auditor é “ameaçada”
 Outras pessoas tentam “ajudar” o auditado

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