auditoriaiso14001modulo4-160430181300.pdf

Módulo 4
Interpretação da norma
NBR ISO 19011:2002 requisitos: 6.5, 6.51,
6.5.2, 6.5.3, 6.5.4, 6.5.5, 6.5.6, 6.5.7, 6.6,
6.6.1, 6.6.2, 6.7, 6.8
Exercícios

6.5 Conduzindo atividades de auditoria no local
6.5.1 Conduzindo a reunião de abertura
Convém que uma reunião de abertura seja realizada com a direção do auditado ou com o
responsável pelos processos a serem auditados. O propósito de uma reunião de abertura
é:
Confirmar o plano de auditoria,
Fornecer um pequeno resumo de como as atividades da auditoria serão empreendidas,
Confirmar canais de comunicação, e
Fornecer oportunidade para o auditado fazer perguntas.
A reunião de abertura também é um excelente quebra gelo entre auditores e auditados o
que facilita a condução da auditoria.

6.5.1 Conduzindo a reunião de abertura
A realização da reunião de abertura é uma definição que depende da estrutura, tamanho
e cultura da organização, uma auditoria interna em uma pequena empresa esta reunião
pode consistir na comunicação dos objetivos e natureza da auditoria, para outras
situações os seguintes pontos devem ser considerados:
apresentação dos participantes;
confirmação dos objetivos, escopo e critério da auditoria;
confirmação da programação;
definição de métodos e procedimentos, inclusive amostragem;
confirmação dos canais formais de comunicação;
confirmação do idioma a ser usado durante a auditoria;
confirmação de que o auditado será mantido informado;
confirmação dos recursos e instalações necessários à equipe de auditoria;
confirmação de assuntos relativos a confidencialidade;
confirmação de procedimentos de segurança e emergência;
confirmação dos guias;
método de relatar, incluindo qualquer classificação de NC
informações sobre condições nas quais a auditoria pode ser encerrada; e
informações sobre qualquer sistema de apelação referente a conclusão da auditoria.

6.5.2 Comunicação durante a auditoria
Dependendo do escopo e da complexidade da
auditoria, pode ser necessário fazer arranjos
formais para comunicação dentro da equipe da
auditoria e com o auditado durante a auditoria.
Convém que a equipe auditora se comunique
periodicamente para trocar informações, availar
o progresso da auditoria e redistribuir o trabalho
entre os membros da equipe da auditoria , se
necessário.
O auditor líder deve comunicar periodicamente
ao auditado o progresso da auditoria e qualquer
preocupação, principalmente quando uma
evidência coletada sugira um risco imediato e
significativo.
Necessidade de alteração de escopo
identificada deve ser analisada pelo auditor
líder, aprovada pelo cliente da auditoria e se
apropriado pelo auditado.

6.5.2 Comunicação durante a auditoria
Caso as evidências indiquem que os objetivos da auditoria são inatingíveis o líder da
auditoria deveria relatar a situação ao cliente da auditoria e do auditado para determinar a
ação apropriada, que pode ser modificação do plano de auditoria, mudanças nos
objetivos ou no escopo da auditoria ou o encerramento da auditoria.
Qualquer comunicação com o cliente de auditoria e o auditado deve
sempre ser realizada com tranqüilidade e empatia, auditorias são
estressantes e os auditores devem se preocupar em conduzir a
comunicação sem conflitos.

6.5.3 Funções e resp. de guias e observadores
Guias e observadores podem acompanhar a equipe da auditoria, mas não
são parte dela. Convém que eles não influenciem ou interfiram na realização
da auditoria.
Quando guias são designados pelo auditado, convém que eles prestem ajuda
à equipe da auditoria e ajam a pedido do líder da equipe da auditoria. Suas
responsabilidades podem incluir:
estabelecer contato e programas para entrevistas;
organizar as visitas;
orientar e garantir que sejam respeitadas as regras de segurança;
testemunhar a auditoria em nome do auditado;
fornecer esclarecimento ou ajuda na coleta de informações.
Os guias são uma excelente ajuda para os auditores, eles podem esclarecer
perguntas do auditor para o auditado quando por falta de conhecimento da
cultura este não usa o vocabulário adequado e vice versa.

6.5.4 Coletando e verificando informações
Visão geral do processo de auditoria da coleta de informações até as conclusões
Coletando informações por amostragem
apropriada e verificando
Fontes de informação
Evidências de auditoria
(verificáveis)
Avaliando contra o critério de auditoria
Constatações da auditoria
Analisando criticamente
Conclusões da auditoria

Métodos para coletar informações incluem:
Entrevistas: com empregados e outras pessoas,
Observação de atividades e do ambiente de trabalho circunvizinho,
Análise crítica de documentos como políticas, objetivos, planos,
procedimentos, normas, instruções, licenças, permissões, especificações,
desenhos, contratos,
Registros, como registros de inspeção, notas de reuniões, relatórios de
auditoria, registros de monitoramento, de programas e o resultado de
medições,
Resumo de dados, análises e indicadores de desempenho,
Informações sobre programas de amostargem do auditado e sobre processos
de medição,
Relatórios de outras fontes, como, por exemplo, realimentação de cliente,
outras informações pertinentes de partes externas e classificações de
fornecedor,
Bancos de dados e web sites.
Durante um processo de auditoria o auditor não consegue ver todos os
processos e documentos do auditado, deve-se manter uma trilha e conduzir a
auditoria nesta direção, o auditor deve sempre se lembrar que auditoria é uma
amostragem e que ela se repete periodicamente, portanto, outros temas serão
auditados em uma próxima visita e deve-se buscar cumprir o tempo planejado.

Entrevistas são um dos meios importantes para coletar
informações e convém que sejam conduzidas de maneira
adaptada a pessoa entrevistada, convém que o auditor considere:
Entrevistas devem ser realizadas com pessoas apropriadas – não
adianta entrevistar um operador sobre o planejamento das
atividades,
Entrevistas devem ser realizadas durante o horário normal de
trabalho e no local de trabalho da pessoa que está sendo
entrevistada – se houver mais de um turno convém que uma
amostra de todos os turnos seja realizada,
O auditor deve colocar o auditado a vontade e explicar qualquer
anotação que esteja realizando,
Pedir ao auditado que descreva seu trabalho é um bom início
para o processo de entrevista e perguntas direcionadas (resposta
sim / não) devem ser evitadas,
Ao término da entrevista um resumo das constatações deveria
ser apresentado ao auditado,
Ao final da auditoria convém que se agradeça ás pessoas pela
sua participação e cooperação.
Muitas vezes o auditor se apressa nas conclusões e coloca
palavras na boca do auditado ou insiste em determinada direção
por não ouvir e entender o auditado.

6.5.5 Gerando constatações da auditoria
Convém que as evidências de auditoria sejam avaliadas de acordo com o critério de
auditoria para gerar as constatações de auditoria, que podem ser conformes ou não
conformes com o critério definido e caso seja definido pelo critério de auditoria também
podem ser identificadas oportunidades de melhoria.
Se necessário a equipe de auditoria deve se reunir para discutir as constatações.
Um relatório de auditoria não deve indicar somente as não conformidades e
oportunidades de melhoria identificadas junto com as evidências, convém que as
conformidades também sejam indicadas, por exemplo por processo ou departamento e
que as constatações de evidências de conformidades também sejam documentadas.

6.5.5 Gerando constatações da auditoria
Não conformidades podem ser graduadas e devem ser analisadas
junto com o auditado para garantir que foram corretamente
compreendidas e que as evidências são precisas. Convém que
todo empenho seja feito para solucionar qualquer opinião
divergente relativa às evidências e/ou constatações da auditoria, e
convém que sejam registrados os pontos não resolvidos.
Normalmente, se identificamos corretamente uma não
conformidade e a exclarecemos ao auditado ele não irá contra
argumentar, é muito raro que uma não conformidade verdadeira
não seja aceita, agora se o auditado insistir em afirmar que não há
não conformidade é boa prática ouvi-lo, provavelmente o auditor
não levou todos os aspectos em consideração; e uma
característica importante em um auditor é a humildade, se estiver
errado aceite e diga que errou.
Oportunidades de melhoria muitas vezes não são aceitas pelo
auditado pelas mesmas razões acima ou porque ele sabe que não
conseguirá implementar ou por falta de recursos ou por desalinha
mento com seu processo atual. Quando um auditado divergir
realmente de uma oportunidade de melhoria não se deve discutir
com ele e deve ser decidido pelo auditor se vai documentar
aquela OM ou não.

6.5.6 Preparando conclusões de auditoria
Convém que a equipe da auditoria se comunique, anteriormente à reunião de
encerramento, para:
analisar criticamente as constatações da auditoria e quaisquer outras informações
apropriadas coletadas durante a auditoria, contra os objetivos da auditoria,
acordar quanto às conclusões da auditoria, levando em conta a incerteza inerente ao
processo de auditoria,
preparar recomendações, se especificado pelos objetivos de auditoria, e
discutir sobre ações de acompanhamento de auditoria, se incluído no plano de
auditoria.
Conclusões de auditoria podem apontar assuntos tais como:
A extensão da conformidade do sistema de gestão com os
critérios de auditoria,
A implementação eficaz, manutenção e melhoria do sistema
de gestão, e
A capacidade do processo de análise crítica pela direção em
assegurar a contínua pertinência, adequação, eficácia e melhoria
do sistema de gestão.
Se especificado nos objetivos da auditoria, as conclusões da auditoria podem conduzir a
recomendações tendo em vista melhorias, relações empresariais, certificação ou
atividades de futuras auditorias.

6.5.7 Conduzindo a reunião de encerramento
Convém que seja realizada uma reunião de encerramento, presidida pelo líder da equipe
da auditoria para apresentar as constatações e conclusões da auditoria de uma tal
maneira que elas sejam compreendidas e reconhecidas pelo auditado e para negociar o
prazo para o auditado apresentar um plano de ações corretivas e preventivas, se houver.
Convém que participem da reunião de encerramento: auditores, auditados e se possível o
cliente da auditoria.
Em auditorias internas de pequenas organizações a reunião de encerramento pode
consistir apenas em comunicar as constatações e conclusões de auditoria. Para outras
situações convém que a reunião seja formal.
Convém que opiniões divergentes entre auditores e auditados sejam discutidas e
resolvidas preferencialmente antes da reunião de encerramento e se não forem
resolvidas essas opiniões devem ser registradas no relatório de auditoria.
Se especificado pelos objetivos da
auditoria podem ser apresentadas
oportunidades de melhoria.

6.5.7 Conduzindo a reunião de encerramento
Reunião agendada (formal ou informal) ou comunicação das constatações;
Participantes: auditores, auditados, cliente, outros;
Agradecimentos;
Registro de freqüência;
Apresentação das constatações (NC e OM);
Opiniões divergentes (resolvidas / registradas);
Informar sobre situações que diminuem a confiança das conclusões;
Prazo para o plano de ações corretivas / preventivas;
Informação sobre os próximos passos.
O tom da reunião de encerramento é muito importante, os auditores precisam mostrar os
pontos fortes da organização e/ou dos processos para que os auditados entendam as
não conformidades e/ou oportunidades de melhoria identificadas dentro de um contexto
global.
Normalmente o auditor líder solicita que todos os auditores apresentem suas
constatações e no final ele apresenta as suas, a conclusão global e realiza o
encerramento da reunião.
Quando não conformidades são de maior importância é boa prática planejar uma visita de
flollow up em um prazo mais curto do que seria o da programação.

6.6 Prepar., aprov. e distr. o relatório de auditoria
6.6.1 Preparando o relatório da auditoria
Convém que o líder da equipe da auditoria seja responsável pela preparação e conteúdo
do relatório de auditoria.
Convém que o relatório da auditoria forneça um registro completo, preciso, conciso e
claro da auditoria, e convém que inclua ou se refira ao seguinte:
Os objetivos da auditoria;
O escopo da auditoria, identificação de unidades / processos auditados;
O período de tempo coberto;
Identificação do cliente da auditoria;
Identificação do líder da equipe da auditoria e seus membros;
As datas e lugares;
O critério da auditoria;
As constatações da auditoria;
As conclusões da auditoria.

6.6 Prepar., aprov. e distr. o relatório de auditoria
6.6.1 Preparando o relatório da auditoria
O relatório da auditoria também pode incluir ou pode se referir ao
seguinte, se apropriado:
Plano de auditoria;
Lista dos representantes do auditado;
Resumo do processo de auditoria incluindo obstáculos e/ou
incertezas encontrados que poderiam diminuir a confiabilidade das
conclusões da auditoria;
Quaisquer áreas não cobertas, embora dentro do escopo da
auditoria;
Quaisquer opiniões divergentes e não resolvidas entre a equipe da
auditoria e o auditado;
As recomendações para melhoria, se especificado nos objetivos da
auditoria;
O plano de ação de acompanhamento negociado, se existir;
Uma declaração da natureza confidencial dos conteúdos;
A lista de distribuição do relatório de auditoria.
É boa prática encerrar a auditoria com a entrega do relatório, isto é
documentá-lo logo após as entrevistas e conclusões e antes da
reunião de encerramento da auditoria.

6.6 Prep., aprov. e distr. o relatório de auditoria
6.6.2 Aprovando e distribuindo o relatório da auditoria
Convém que o relatório de auditoria seja emitido dentro do período de tempo acordado,
datado, analisado criticamente e aprovado de acordo com os procedimentos do programa
de auditoria e então distribuído aos receptores designados e ao cliente da auditoria.
Normalmente em auditorias internas o coordenador do SG verifica o relatório antes da
sua emissão e distribuição, em auditorias de certificação como o auditor é mais
experiente o procedimento das certificadoras normalmente é revisar 100% dos relatórios
de certificação e recertificação e fazer uma amostragem nos relatórios de auditorias de
manutenção da certificação.
O relatório de auditoria é propriedade do cliente de
auditoria, convém que todos os auditores e
receptores mantenham a confidencialidade do
relatório.

6 Atividades de auditoria
6.7 Concluindo a auditoria
A auditoria está concluída quando todas as atividades foram realizadas e o relatório
aprovado foi distribuído.
Convém que documentos de auditoria sejam retidos ou destruídos, conforme acordo
entre as partes, considerando leis, procedimentos etc., conforme aplicável.
A menos que requerido por lei nenhuma das partes deve revelar o conteúdo dos
documentos sem a aprovação explicíta do cliente da auditoria e onde apropriado do
auditado. Se a revelação do conteúdo de um documento de auditoria for solicitado o
cliente da auditoria e o auditado devem ser informados o mais rápido possível.

6 Atividades de auditoria
6.8 Conduzindo ações de acompanh. de auditoria
As conclusões da auditoria podem indicar a necessidade de
ações corretivas, preventivas ou de melhoria, essas ações
devem ser decididas e realizadas pelo auditado em um
prazo acordado e não são consideradas parte da auditoria.
Convém que o auditado mantenha o cliente da auditoria
informado sobre o resultado de tais ações.
Convém que a eficácia das ações seja verificada e esta
verificação pode fazer parte de uma auditoria subseqüente.
O programa de auditoria pode especificar o
acompanhamento por membros da equipe auditora o que
agrega valor por usar a experiência adquirida, em tais
casos convém que seja tomado cuidado para manter a
independência em auditorias subseqüentes.

Exemplo
de
ações
corretivas
Nº
Nº
1
2
3
Nº
Preparar um check list com todos os pontos de monitoramento Miguel 15/5/2007
Nº
CORRETIVA
Auditoria interna
Monitoramento
25/4/2007 39
AÇÃO
PROXIMA ATIVIDADE
Não foi apresentado monitoramento das emissões da caldeira.
DATA
DESCRIÇÃO DO PROBLEMA - PREENCHIDO PELO SOLICITANTE
STATUS
SOLICITAÇÃO DE AÇÃO CORRETIVA E PREVENTIVA
15/5/2007
Implementação
ASSUNTO
FONTE
Meio Ambiente DATA
Paulo DEPTO
PREENCHIDO POR
EMISSOR
PREENCHIDO PELO RESPONSÁVEL DA INVESTIGAÇÃO
Gestão Meio Ambiente
DEPTO
VERIFICADO POR DEPTO
OBSERVAÇÕES
DATA
AÇÃO
VERIFICAÇÃO DA EFICÁCIA DA AÇÃO TOMADA
PREENCHIDO PELO DEPARTAMENTO DE GESTÃO DO MEIO AMBIENTE
PRAZO
RESP.
AÇÃO
AÇÃO PREVENTIVA (AÇÃO PARA ELIMINAR CAUSAS POTENCIAIS DE NÃO-CONFORMIDADES)
CORREÇÃO (CORREÇÃO IMEDIATA DO PROBLEMA)
ANÁLISE DAS CAUSAS
AÇÃO
reslizar medição das emissões da caldeira
PRAZO
RESP.
25/4/2007
DATA
houve mudança de profissional na área de monitoramento do meio ambiente
Paulo
PRAZO
RESP.
AÇÃO CORRETIVA (AÇÃO A SER ADOTADA PARA EVITAR A REINCIDÊNCIA)
25/4/2007
Reavaliar a introdução de novos profissionais nos setores de trabalho Maria 15/5/2007
Definir um sempre um responsável por novos profissionais que o oriente sobre as
suas atividade
João 25/5/2007

Exercício
Considere que você como auditor líder realizou uma auditoria interna em um processo de
vendas e
Elabore um modelo de um relatório de auditoria para ser utilizado em auditorias internas
de sistema de gestão de meio ambiente da organização,
Indique uma não conformidade possível, a evidência objetiva e o requisito da norma
ISO 14001,
Indique uma oportunidade de melhoria,
Preencha o relatório com dados fictícios,
Considere que é uma empresa pequena.

Resposta do exercício
RELATÓRIO DE AUDITORIA INTERNA
DISTRIBUIÇÃO DO RELATÓRIO:
Original para o setor GMA e setor Auditado
SETOR AUDITADO: SAV - Vendas
DATA: 21 / 06 / 04
INÍCIO: 15:00 h TÉRMINO: 16:00 h
PROCESSOS:
Vendas
AUDITORES:
Luiz Carlos Montana
AUDITADOS:
Antonio Resende
CRITÉRIO DE AUDITORIA: NORMA ISO 14001.
REQUISITOS DA NORMA AUDITADOS:
4.1, 4.2, 4.3, 4.4 e 4.5
Continua

CONCLUSÕES:
Os profissionais conhecem a política e os objetivos de gestão ambiental e estão
conscientes do impacto que suas atividades podem causar ao meio ambiente.
OPORTUNIDADES DE MELHORIA:
LM1 – Os resultados das metas e monitoramentos poderiam ser publicados nos quadros
de aviso e não somente na internet.
Continua

NÃO CONFORMIDADES IDENTIFICADAS (INDICAR REQUISITO E EVIDÊNCIA
OBJETIVA):
LF1- A meta redução de consumo de energia (10% a menos em relação ao ano anterior)
não vem sendo cumprida há 3 meses e não foram apresentadas ações ou ações
corretivas.
Evidência: Relatório AAA de 10/04/06.
Requisito da norma ISO 14001: 4.5.3
LF2 – Foram encontrados copos plásticos no recipiente destinado a papéis.
Evidência: Recipiente de lixo ao lado do café
Requisito da norma ISO 14001: 4.4.6

Exercício
1) Durante uma auditoria de sistema de gestão de meio ambiente é geralmente impraticável examinar
todos os itens, portanto a auditoria deve envolver:
a) Execução de inspeções ou testes somente se o tempo permitir.
b) Examinar somente aqueles itens que o auditado fornecer.
c) Uso de uma técnica de amostragem com coleta de amostra aleatória.
d) Nenhuma das opções acima.
2) Quando não é necessário calibrar aparelhos de inspeção, medição e ensaio com equipamento que
tenha uma relação conhecida e válida com padrões reconhecidos nacionalmente?
a) Quando o equipamento é usado por um técnico treinado.
b) Quando as medições não afetam o resultado de medições ambientais.
c) Quando as medições têm somente um efeito indireto, como a temperatura ambiente na sala de
inspeção.
d) Nenhuma das opções acima.
3) Qual objetivo principal da reunião inicial:
a-) Apresentar a equipe auditora.
b-) Estabelecer ambiente propício e definir as regras gerais para a condução da auditoria.
c-) Discutir o planejamento da auditoria.
d-) Definir o horário e data para realização da reunião final.
e-) n.d.a.

Exercício
4) O principal objetivo da reunião final de auditoria é:
a-) Apresentar as falhas detectadas.
b-) Apresentar um resumo do relatório final.
c-) Assegurar que a organização auditada compreenda as pendências e observações
assinaladas.
d-) Marcar a data para re-auditoria.
5) De maneira geral consideramos a auditoria encerrada quando:
a-) Se termina a reunião de pós-auditoria.
b-) O relatório é submetido ao auditado.
c-) O auditado inicia as ações corretivas.
d-) Todas as pendências foram solucionadas e a eficácia das ações corretivas foi
confirmada em auditoria de acompanhamento.
e-) n.d.a.
6) A auditoria deve ser conduzida de maneira a:
a-) Explanar causas de defeitos e reclamações de clientes.
b-) Assegurar que as não conformidades não irão ocorrer após a auditoria.
c-) Verificar a conformidade do sistema de gestão de meio ambiente com as normas de
referência.
d-) n.d.a.

Exercício
7) Qual das seguintes alternativas não é considerada evidência objetiva:
a-) Documentação permanente ou não permanente assinada pelo responsável.
b-) Observação das atividades com a assinatura de concordância do auditado.
c-) Afirmações verbais feitas pelo auditado.
d-) n.d.a.

1) Durante uma auditoria de sistema de gestão de meio ambiente é geralmente impraticável examinar
todos os itens, portanto a auditoria deve envolver:
c) Uso de uma técnica de amostragem com coleta de amostra aleatória.
2) Quando não é necessário calibrar aparelhos de inspeção, medição e ensaio com equipamento que
tenha uma relação conhecida e válida com padrões reconhecidos nacionalmente?
b) Quando as medições não afetam os resultados de medições ambientais.
3) Qual objetivo principal da reunião inicial:
b-) Estabelecer ambiente propício e definir as regras gerais para a condução da auditoria.
4) O principal objetivo da reunião final de auditoria é:
b-) Apresentar um resumo do relatório final.
5) De maneira geral consideramos a auditoria encerrada quando:
b-) O relatório é submetido ao auditado.
6) A auditoria deve ser conduzida de maneira a:
c-) Verificar a conformidade do sistema de gestão de meio ambiente com as normas de referência.
7) Qual das seguintes alternativas não é considerada evidência objetiva:
d-) n.d.a.

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