Apresentação sobre auditorias remotas de sistemas de gestão

1. AUDITORIA REMOTA DA QUALIDADE
“𝐷𝑒𝑠𝑐𝑜𝑚𝑝𝑙𝑖𝑐𝑎𝑛𝑑𝑜 𝑎 𝑎𝑢𝑑𝑖𝑡𝑜𝑟𝑖𝑎, 𝑢𝑚 𝑛𝑜𝑣𝑜 𝑐𝑜𝑛𝑐𝑒𝑖𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑎𝑢𝑑𝑖𝑡𝑎𝑟”

2. Eduardo Monteiro é Diretor Executivo e sócio da EG Mont desde 2002,
42 anos de experiência, atuando com consultoria em assuntos
regulatórios nacionais e internacionais e sistemas de qualidade para
empresas de produtos e dispositivos para saúde. Founder da
Corpworking e da Cerebra Sistemas de Controle, foi Diretor e membro
do Conselho Consultivo do Grupo JP Farma.
•Tecnólogo Mecânico (Projetos) pela FATEC-SP
•Administração da Produção pela FECAP-SP,
•Engenharia da Qualidade Industrial pela UNICAMP-SP e
•MBA em Gestão Empresarial pela FGV-RJ.
•Auditor Líder (IRCA / RBA) em Sistemas de Gestão da Qualidade
•Consultor pela Thompson-SP
•Auditoria de Inovação pela FEA/USP – Ribeirão Preto
•Lead Implementer – ISO 56002 – Sistemas de Gestão da Inovação
•Certificação em Conselheiro de Inovação – Instituto GoNew
•Certificação em Transformação Digital – INSPER
•MBA em Gestão e Design de Excelência – FAAP (e.a.)

3. O que é uma auditoria remota?
Uma auditoria remota é o método de conduzir uma
auditoria remotamente, usando métodos eletrônicos
como videoconferência, e-mail e telefone para obter
evidências de auditoria, assim como você faria
durante uma auditoria no local.

4. NBR ISO 19011:2018
Auditoria: processo sistemático, independente e documentado para
obter evidência objetiva e avaliá-la objetivamente, para determinar a
extensão na qual os critérios de auditoria são atendidos.
Evidência de auditoria: registros, apresentação de fatos ou outras
informações pertinentes aos critérios de auditoria e verificáveis.

5. Observação
Questionamento
Verificação
Registro
Triângulo da Auditoria

6. FORNECEDOR ORGANIZAÇÃO CLIENTE
OCC
AUDITORIA 2º PARTE AUDITORIA 2º PARTE
AUDITORIA 1º PARTE
Relacionamento
Comercial
Independência
PROPORCIONA GARANTIA
AOS CLIENTES
AUDITORIA 3º PARTE
Relacionamento
Comercial

7. Tipos de Auditoria
Auditoria Externa:
Feita por um de seus clientes (auditoria de 2a. Parte) ou por órgão
independente (auditoria de 3a. Parte). Pode ser de adequação ou
de conformidade.
Auditoria Interna:
Autoavaliação de seus próprios sistemas, procedimentos e
atividades para verificar a adequação/implementação.

8. Tipos de Auditoria
Auditoria do Produto
Verificação da eficácia de todos os sistemas envolvidos na
produção de um determinado item ou serviço (auditoria vertical).
Auditoria do Processo
Verificação do cumprimento e da eficácia dos processos utilizados
na fabricação do produto ou prestação do serviços (normalmente
inclui aspectos mais técnicos).

9. Tipos de Auditoria
Auditoria Combinada
Auditoria realizada em um único auditado, em dois ou mais sistemas
de gestão.
Auditoria Conjunta
Auditoria realizada em um único auditado, por duas ou mais
organizações de auditoria.

10. Norma: NBR ISO 19011:2018 DIRETRIZES PARA
AUDITORIA DE GESTÃO
5.5.3 Selecionando e determinando os métodos de auditoria
... Auditorias podem ser realizadas no local, remotamente ou como uma
combinação. Convém que o uso destes métodos seja adequadamente
equilibrado, baseado em, entre outras, consideração de riscos e
oportunidades associadas. Auditoria remota não é algo novo
A versão anterior da ISO 19011 (2012), já considerava o
método “remoto” de auditoria no Anexo B, mas agora
essa possibilidade está sendo bastante explorada a partir
das orientações de isolamento e distanciamento social.

11. Remota
Que se apresenta afastada, no tempo e/ou no espaço: área remota.
Informática: Que se realiza por meio de uma conexão de computadores ou de
outros instrumentos semelhantes.
Auditoria
Exame formal das finanças, práticas gerenciais ou operações de uma empresa,
pública ou privada.
Os relatórios de uma auditoria são fontes seguras de orientação imparcial e
especializada para os negócios. Podem contribuir para melhorar a organização da
empresa sugerindo mudanças em sua política, apontando erros e ajudando a
aperfeiçoar suas operações.
Dicionário:

12. Auditorias virtuais: A auditoria é feita virtualmente porque o
negócio já é virtual (ex. comércio eletrônico)
X
Auditorias remotas: quando o auditor e o auditado estão não
estão no mesmo local.

13. Auditoria de Adequação (documentação)
Verificação que o sistema da qualidade documentado atende à
especificação aplicável.
+ =
Auditoria de Conformidade (implementação)
Verificação da implementação efetiva do sistema da qualidade.
Desafio da auditoria remota!
Auditoria completa!

14. Integridade
Apresentação
Justa
Devido cuidado
profissional
Confidencialidade Independência
Abordagem
baseada em
evidências
Abordagem
baseada em risco
Princípios de Auditoria

15. Anexo A - Orientação adicional para auditores planejarem
e conduzirem auditorias (NBR ISO 19011:2018)

16. Benefícios das auditorias remotas
 Ausência de custos de viagens, hospedagens e locomoção, isso pode gerar
aumento de qualidade, produtividade e sustentabilidade nos processos de
auditorias.
 Melhor administração do tempo, podendo até “dividir” em várias pequenas
partes em vários dias.
 Melhoria da agilidade, flexibilidade e eficácia com o uso da tecnologia e
possibilidade do home-office.
 Acesso ao sistema da empresa pode permitir maior profundidade na análise
dos processos, quando possível.

17. Uma nova forma de auditar e ser auditado!
 O correto funcionamento de uma auditoria remota dependerá que tanto o auditor
quanto o auditado sejam adaptáveis e essa nova forma de auditagem.
 O sucesso da auditoria remota também depende muito do planejamento
comum e entendimento entre as duas partes.
 A auditoria remota deve ser encarada seriamente, não apenas como
cumprimento de uma formalidade ou atividade “pré-presencial”, pois
também apresentarão resultados satisfatórios e indicarão necessidades
de ações de melhorias.

18. Vantagens auditoria presencial Vantagens auditoria remota
 Melhor visualização de instalações,
equipamentos e processos
 Facilidade na produção de registros
 Adaptação facilitada ao que é
observado
 Facilidade na leitura da “linguagem
corporal”
 Nenhum custo de viagem
 Sem perda de tempo em viagem
 Programação mais flexível
 Minimização de eventuais riscos de
contaminação do auditor
 Auditor pode atuar em “home-office” ou
em qualquer lugar
Desvantagens auditoria presencial Desvantagens auditoria remota
 Custos de viagem
 Perda de tempo em viagem
 Conflitos de programação
 Capacidade limitada de observar
instalações, equipamentos e processos
 Dificuldade na leitura da “linguagem
corporal”
 Problemas de fuso horário

19. Guia ISO

20. Viabilidade da auditoria
Antes de executar uma auditoria remota é necessário verificar sua
viabilidade!
 Tecnologia necessária
 Informações suficientes para planejamento e condução da auditoria
 Cooperação do auditado
 Tempo e recursos são suficientes
Se não houver viabilidade é melhor não realizar a auditoria ou até mesmo
abortá-la!
Guia IS0 - Considerações

21. Confidencialidade, Segurança e Proteção dos Dados
Requisitos relacionados devem ser identificados e ações devem ser
tomadas para garantir a implementação efetiva!
 Evidências de acordos e contratos relacionados
 Medidas relacionadas confirmadas na reunião de abertura
 Equipe auditora deve zelar pelo acesso e retenção de documentos mais que
uma auditoria presencial
 Auditor deve remover (deletar) acessos a documentos e registros
Não se deve fazer capturas de tela como evidência de auditoria!
Guia IS0 - Considerações

22.  Fluxo de informações e documentos através de aplicativos de
mensagens tipo WhatsApp, Telegram e redes sociais não são indicados
pois são considerados tecnologias pessoais
 É importante assegurar que tais documentos e informações não sejam
utilizados de forma indevida e não autorizada.
 Organização que tenha emissão e controle de documentos
informatizados podem oferecer mais segurança porém é importante
que o software seja validado.
Confidencialidade, Segurança e Proteção dos
Dados
Algumas observações:
Guia IS0 - Considerações

23. Avaliação de Riscos
Os riscos para atingir os objetivos da auditoria devem ser identificados,
avaliados e gerenciados!
 Entender quais processos, atividades, locais podem ser auditados
remotamente
 Decisão deve ser baseada na identificação documentada de riscos e
oportunidades
Guia IS0 - Considerações

24. Viabilidade e Avaliação de Riscos para Auditorias Remotas
1 Confidencialidade, Segurança e Proteção de Dados
Garantir acordo entre auditor e auditado sobre os requisitos de CSPD
Documente todas as providências
Viabilidade e Avaliação de Riscos para Auditorias Remotas
2 Utilização de Tecnologia de Informação e Comunicação (ICT)
Há conexão estável e com qualidade
O ICT permite acesso à informações relevantes incluindo software, base de dados, registros, etc.
É possível checar a autenticidade/identidade dos entrevistados, preferencialmente com imagem
Se as observações em instalações, processos, atividades, etc é suficiente para atingir os objetivos da
auditoria e se é possível o acesso por video
Guia IS0 - Considerações

25. Viabilidade e Avaliação de Riscos para Auditorias Remotas
3 Pessoal na Organização (auditados)
É possível o acesso e entrevista com as pessoas relevantes do SGQ
Viabilidade e Avaliação de Riscos para Auditorias Remotas
4 Operações
A organização não está operando regularmente devido à situações contingenciais
Os processos realizados são representativos e permitem o cumprimento dos objetivos da auditoria
Guia IS0 - Considerações

26. Viabilidade e Avaliação de Riscos para Auditorias Remotas
5 Complexidade da Organização e Tipo da Auditoria
Avaliação completa do padrão de amostragem mais amplo (avaliação inicial ou reavaliação)
Avaliação cuidadosa da viabilidade da auditoria remota de forma a cobrir todos os requisitos aplicáveis
Viabilidade e Avaliação de Riscos para Auditorias Remotas
6 Conclusões
Os objetivos podem ser alcançados com a auditoria remota - Prossiga
Os objetivos podem ser alcançados parcialmente – Complementar depois com uma auditoria presencial
Os objetivos não podem ser alcançados via auditoria remota
Guia IS0 - Considerações

27. ATIVIDADES DA AUDITORIA INTERAÇÃO REMOTA
1. Atividades
a. Abrindo e fechando reuniões com pessoas de
sites diferentes
b. Revisão do plano de auditoria em diferentes
estágios da auditoria
c. Relatório de conclusões intermediárias
d. Reunião intermediária da equipe de auditoria
Chamada telefônica, videoconferência
Reunião na web
Exemplos de requisitos, atividades e processos que podem ser auditados
remotamente:
Guia IS0 - Considerações

28. ATIVIDADES DA AUDITORIA INTERAÇÃO REMOTA
2. Processos, atividades, pessoas da organização
a. Pessoas trabalhando em casa ou fora da empresa
b. Processos ou atividades onde o objeto de auditoria
é principalmente a revisão de documentos e
esclarecimentos de informações obtidas por meio de
entrevista, como compras, recursos humanos /
treinamento, processos comerciais,
projeto e desenvolvimento. Muitos dessas
atividades são realizadas por serviços
compartilhados.
c. Infraestrutura que possui ampla abrangência
territorial como como transporte de água ou energia
Videoconferência com compartilhamento de tela
Imagens de vídeo em tempo real obtidas com
drones, vídeo móvel ou fixo, máquinas fotográficas.
Acesso ao monitoramento de vídeo de sites
Exemplos de requisitos, atividades e processos que podem ser auditados
remotamente:
Guia IS0 - Considerações

29. ATIVIDADES DA AUDITORIA INTERAÇÃO REMOTA
3. Situações particulares
a. Participação de especialistas
Videoconferência, imagens em tempo real,
tela compartilhada, assíncrona, revisão de
documentos e dados
Exemplos de requisitos, atividades e processos que
podem ser auditados remotamente:
Guia IS0 - Considerações

30. A empresa está
preparada para
AR?
Há um programa de
auditoria baseado
em risco?
O planejamento
de auditoria prevê
AR?
Os auditores estão
prontos para a
prática da AR?
 SGQ
 Infraestrutura
 Competência do auditor
 Oportunidades ao uso
de AR identificadas
 Aproveitamento da
abordagem de
auditoria remota
 Oportunidades ao uso
Facilitadores para o
suporte da AR
 Referência de tempo
da auditoria
 Cibersegurança
 Plano de contingência
para falhas de
tecnologia
Preparação para Auditoria Interna Remota

31. Realização da Auditoria
• Confirmação da viabilidade
• Medidas de segurança e confiabilidade acordadas
• Permissão para documentos
• Registro de nomes e funções de entrevistados, informar quais informações
serão retidas
• Verificar as declarações dos entrevistados contra outras evidências
• Garantir que ruídos, interrupções ou perturbações não corram durante a
auditoria
• Som mudo nos intervalos
• Registrar evidências e formas que foram coletadas
• Permitir pequenos intervalos
• Tempo perdido por questões de acessibilidade não conta como de auditoria
Guia IS0 - Considerações

32. Conclusão da Auditoria
• Relatório deve indicar as TIC utilizadas
• Indicar processos que deveriam ser auditados no local
• O feedback da equipe de auditoria em relação ao uso das TIC
• Atualizar riscos e oportunidades identificados
Guia IS0 - Considerações

33. 6 regras importantes – AR no home office
1.Estabeleça limites
2.Utilize ferramentas, comunique bastante e de forma
clara
3.Reavalie o que está no escopo
4.Aproveite ao máximo o tempo ocioso
5.Cuidado com a acessibilidade (documentos)
6.Maximize e amplie seu uso de tecnologias de nuvem

34. IINFORMAÇÕES
&
CONTATO
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contato@egmont.com.br
(16) 3969 5154
Obrigado!
(16) 99961 2003