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Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 1
Reuniões:
necessárias ou
disfuncionais?
As melhores práticas
para não perder tempo
Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 2
1. Reuniões: quando
e como evitá-las?
2. 9 técnicas para fazer
reuniões produtivas
3. Reuniões: Da ata
formal para a prática
4. Conclusão
Índice
Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 3
Situações em que as reuniões são
desnecessárias e inconvenientes são
bastante comuns na nossa rotina. Quantas vezes
você entra em uma sala já com a sensação de
tempo perdido? E quantas outras, ao decorrer
da reunião, percebe a inconsistência e inutilidade
do encontro, que poderia ser resolvido com uma
conversa individual ou com um e-mail?
Reuniões são uma ferramenta importante para
gestores e líderes de equipes. Afinal, é um
momento para alinhar demandas, estabelecer
pautas, informar decisões e direcionar novas
ações. No entanto, quando há uma percepção
geral de que reuniões podem ser um desperdício,
é porque algo está errado.
Virginia Heffernan, em seu artigo “Meet is
murder” (“Reunião é assassinato”), publicado
no New York Times, também questiona o atual
modelo de reuniões. Ela revela que 15% do
tempo de uma organização é utilizado em
reuniões, o que provoca um desperdício de
US$ 37 bilhões por ano nos Estados Unidos.
Para se ter ideia, em média, um profissional
americano participa de mais de 60 reuniões
por mês, de acordo com o “MCI Conferencing
White Paper: Meetings in America”.
Cerca de 50% do tempo nessas reuniões
é perdido. Isso sem contar que 39% das
pessoas envolvidas chegam a dormir durante
as conversas.
Em nossas experiências com clientes e com a
rotina do Runrun.it, notamos esse incômodo
com as reuniões improdutivas. Procuramos
formas e metodologias para resolver o
problema e, ao longo dos últimos anos,
temos repassado conteúdos sobre o tema
em nosso blog.
Neste material, portanto, reunimos tudo que já
publicamos, as estatísticas, as melhores práticas
e as sugestões de estratégias para executar
reuniões efetivas que movam projetos para a
frente. Esperamos que seja de utilidade para
você e sua equipe
Boa leitura!
Introdução
Segundo dados
da Microsoft, em uma
semana com jornada de
45h as pessoas passam:
do tempo
trabalhando
64%
do tempo são
gastos de forma
improdutiva,
principalmente
com reuniões.
36%
Fonte
Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 4
Reuniões:
quando e como
evitá-las?
1.
Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 5
Adúvida que paira sobre gestores é quando
fazer ou não uma reunião de trabalho.
Não há uma resposta definitiva apesar de muitos
sentirem calafrios só de ouvir falar a palavra. No
entanto, é importante analisar o contexto na hora
de agendá-la. Quando a reunião faz realmente
sentido? Ou em que momento não se faz
necessária? Qual seu objetivo e sua relevância?
Quem são os participantes? Qual a duração
prevista? E com que frequência será realizada?
Estas questões permitem saber se a reunião
vai mais atrapalhar do que ajudar, se será
um desperdício de tempo e até um atraso no
fluxo de trabalho. Ou, por outro lado, se ela irá
gerar discussões produtivas, brainstorms úteis
e resultar em um plano de ações para o
seu negócio.
Toda essa preocupação em torno das reuniões
está relacionada à nossa gestão do tempo.
Como diria o pai da administração moderna
Peter Drucker:
Ao seguir o raciocínio do autor austríaco, fica
evidente que precisamos usar melhor o nosso
limitado tempo. Neste cenário, surgem as
reuniões desnecessárias, improdutivas e que nos
fazem desperdiçar nossas horas.
Drucker também é autor da frase “Não há nada
tão inútil quanto fazer eficientemente o que não
deveria ser feito.” Mais inconveniente ainda é se
você não tem que fazer a reunião, mas acaba
realizando uma reunião longa. Isso é o pior que
você pode fazer com o seu tempo.
“tempo é o recurso mais escasso e, a menos que
seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado.”
É necessário, então, transformar o modelo
de reuniões para aumentar a produtividade e
‘ganhar’ tempo. Mas como identificar quando
uma reunião não ajuda e só atrapalha? Vejamos
as situações mais comuns:
| Excesso de reuniões
Antes de marcar qualquer reunião, você
precisa ver o que é realmente importante.
Este artigo da McKinsey mostra como
estabelecer prioridades na gestão do tempo da
sua empresa, o que implica em uma avaliação
verdadeira sobre as reuniões realizadas.
Quais são aquelas com objetivos estratégicos,
e quais as agendadas por hábito e sem muito
o que acrescentar.
O exagero no número de reuniões ainda
é citado pelo professor de ciências da
computação de Georgetown, Cal Newport,
em matéria na Harvard Business Review.
Ele explica que o excesso de reuniões interrompe
o chamado “trabalho profundo”, que é uma
1.
Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 6
falar de mudanças de horário ou local de
forma repentina. Além disso, geralmente, a
agenda da reunião é vaga ou redundante em
relação a outras anteriores, fazendo com que
as discussões não cheguem a lugar algum e
não gerem ações futuras. Outra situação
recorrente é a falta de foco e até de
engajamento dos participantes. Inclusive,
62% dos executivos pesquisados disseram
que nas reuniões falta oportunidade para
aproximar a equipe.
atividade mais exigente e demanda concentração
sem distrações.
Uma amostra de como a situação piorou
nos últimos tempos é esta pesquisa da
Universidade da Carolina do Norte, nos
Estados Unidos. O tamanho e a frequência
das reuniões tiveram um significativo aumento
em 50 anos. Na década de 1960, os executivos
realizavam menos de 10 horas de reuniões,
contra aproximadamente 23 horas semanais
atualmente.
Leitura recomendada
Como evitar reuniões desnecessárias
e outros vilões. Guia tudo sobre
produtividade.
Leia aqui
| Reuniões mal planejadas
Não levar em conta o impacto no trabalho
dos colaboradores é outra queixa comum.
Somente 17% dos executivos entrevistados
na pesquisa da Universidade da Carolina do
Norte afirmaram observar um uso produtivo
do tempo pessoal e da equipe em suas reuniões.
Em contrapartida, 71% consideram reuniões
improdutivas e ineficientes. Balancear essa
relação é fundamental, mas são poucas as
empresas que conseguem superar os gargalos e
alcançar o equilíbrio.
A maioria das empresas ainda sofre com
desperdício do tempo do time, já que a reunião
mal planejada atrapalha a produtividade e a
colaboração. Mesmo em empresas que fazem
apenas uma ou duas reuniões por semana,
muitos funcionários chegam despreparados
ou até mesmo faltam ao encontro. Isso sem
Aqui, notamos reuniões com muito conteúdo,
em que a agenda se prolonga demais, envolve
muitas etapas e tem atividades subsequentes
ao encontro. Com isso, os funcionários “perdem”
temporelativoaofluxodetrabalhoeopensamento
profundo acaba interrompido, sem falar em
tarefas que são reduzidas ou descartadas. No
estudo, 65% dos executivos se queixaram de
que as reuniões o impedem de completar o seu
trabalho. Todo esse cenário causa um desgaste.
1.
Perda do tempo da equipe
Perda do tempo individual
Se as perspectivas acima já são ruins,
imagine só você se deparar com reuniões mal
programadas, mal executadas e até frequentes
demais. Essa piora da situação é real e 54% dos
executivos entrevistados contaram que suas
reuniões estão nessa categoria. Normalmente,
acontecememagendascommuitosparticipantes,
de áreas que nem têm a ver com o objetivo da
ata, e são transmitidas informações que não
precisariam de uma reunião para isso. Tais
encontros consomem o tempo do time, dos
profissionais e fazem as organizações pagarem
um alto preço por tamanha improdutividade.
Perda do tempo
individual e coletivo
Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 7
| E quais os tipos de reuniões que são
os maiores vilões?
Reunião para discussão
São costumeiras as reclamações contra
essas reuniões, consideradas chatas.
Os líderes as convocam com o objetivo
de analisar e debater algum relatório de
desempenho, enviado anteriormente
por e-mail, mas que ninguém viu nem
leu. O mal-estar ocorre na medida em
que os gestores não se perguntam
o motivo do relatório não ser lido,
nem a funcionalidade do mesmo, ou
o porquê de ser elaborado. Então,
cabe à liderança resolver a questão
e não apenas transferir o problema,
agendando uma reunião com o time.
1 Reunião para tomar decisão
Eis outra situação clara de transferência
de responsabilidade, pois o líder
não quis fazer uma escolha e tomar
uma decisão, então chamou os
colaboradores para uma reunião.
Numa situação como esta, é comum
no fim das contas a decisão ser adiada
para mais análise; ou todos debaterem
horas até chegar ao consenso sobre o
caminho a ser seguido. A consequência
é uma rotina de reuniões para ajustes
de rota e para conversar sobre novas
ideias. No fim, não saem resultados
efetivos desses encontros e a liderança
fica minada.
2 Reunião para troca de informação
Mais uma modalidade de reunião
que não ajuda nem a equipe nem a
liderança. Neste caso, normalmente
são debatidos dados e informações.
Esta situação poderia ser evitada,
trocando tais informações por e-mail
ou com um software de gestão do
trabalho. O Runrun.it, por exemplo,
é uma ferramenta em que você
formaliza toda a comunicação com as
pessoas, distribui demandas, aprova
tarefas, prioriza atividades e alinha
todas as informações necessárias
com sua equipe.
3
1.
Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 8
| Mas as reuniões são tóxicas
ou atóxicas?
Independente da discussão sobre
a produtividade das reuniões,
é certo que elas não podem
acontecer sem aviso prévio, sem
previsão de duração e sem um
propósito real. Mas o fato é que há
duas correntes divergentes sobre
as reuniões. Um manifesto da 37
Signals coloca em xeque todo o atual
formato de reuniões e decreta:
“não há nada mais tóxico para a
produtividade do que uma reunião”.
Jay Garmon, por sua vez, contra-ataca
em seu artigo “Okay, enough with the
‘meetings are toxic’ crap” (“Chega dessa
besteira de ‘reuniões são tóxicas’”). Para ele,
apesar de muitas reuniões de trabalho serem
tediosas sim, o conceito foi deturpado e, na
verdade, a discussão com os colaboradores
e equipes permite criar ideias e desenvolver
projetos melhores do que trabalhar sozinho.
Apesar da crítica do manifesto, chegamos ao
ponto em que as reuniões ajudam a incentivar a
criatividade e a inovação, mantêm a comunicação
com clareza e promovem a colaboração e a troca
de conhecimento.
Mas elas precisam ter um formato adequado
para a rotina da empresa para serem
vantajosas. As organizações que, ao invés
de apenas tolerar, passam a transformar o
modo de encarar reuniões experimentam
seus benefícios.
1.
Segundo a matéria da Harvard Business Review
já mencionada, uma empresa de consultoria
financeira colheu frutos por repensar a
execução das reuniões. Três meses após
a mudança, os funcionários perceberam
a melhora na colaboração da equipe, na
segurança para expressar suas opiniões
e no desempenho do time.
O estudo “State
of Enterprise
Work”enfatiza:
59%
dos trabalhadores entrevistados
nos Estados Unidos querem manter
as reuniões no mínimo, por se
tratarem de obstáculos para a
produtividade.
Fonte
Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 9
9 técnicas para
tornar suas reuniões
mais produtivas
2.
Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 10
Antes de mais nada, a primeira medida
que você deve tomar é mensurar quantas
horas da sua semana são gastas em reuniões.
Só com esse número em mãos, será possível
mudar o seu panorama atual. Se não houver
um parâmetro, você não saberá como melhorar.
E, para fazer esse cálculo, você precisa registrar
corretamente as suas horas.
Ferramentas como o Runrun.it te ajudam a
mensurar o tempo dedicado a reuniões e outras
atividades. Ao apertar ‘play’, pausar e entregar as
tarefas, o sistema registra as horas trabalhadas
e gera um timesheet automático. Os dados são
fundamentais para tornar suas reuniões mais
produtivas.
Veja agora 9 dicas para
organizar melhor as reuniões,
evitar o desperdício de tempo
dos gestores e equipes,
e fugir de armadilhas:
Objetivo definido
Uma reunião sem intenções bem definidas
pode apenas gastar o tempo dos presentes,
não chegar a lugar nenhum e muito menos
trazer resultados futuros. É a hora do gestor
traçar um propósito claro, desenvolver uma
agenda e informar a todos os presentes.
Elaborar uma lista dos tópicos que serão
discutidos é fundamental para organizar
a reunião com início, meio e fim. Isso tudo
agiliza o andamento do debate e facilita a
comunicação entre os funcionários. Foque
no máximo em três objetivos, que é o
número considerado ideal para uma
boa reunião.
Em um artigo na Forbes, o empreendedor e
especialista em marketing digital, Neil Patel,
faz uma recomendação para a definição do
objetivo de uma reunião. Ele sugere seguir
o modelo SMART (em português, específico,
mensurável, alcançável, realista e oportuno).
1 Pauta da reunião
É importante também fornecer aos
participantes o material do que estará
em pauta. O envio, com pelo menos um
dia de antecedência, permitirá que todos
os convidados do encontro se preparem.
Segundo o CEO da empresa de Realidade
Virtual norte-americana Penrose Studios,
Eugene Chung, “as melhores reuniões são
aquelas em que há mais tempo investido
na preparação do que na duração delas”.
Isso facilita para os colaboradores
contribuírem com novas ideias. Vale
deixar a pauta à mostra durante a
reunião para evitar o debate do que
está fora da agenda.
Assim, o gestor ganha com uma discussão
construtiva e consegue alcançar o objetivo
definido. Não se esqueça de incluir tempo
o bastante para a discussão de cada tópico.
Coloque 20% menos itens na sua agenda
e disponibilize 20% mais de tempo para
cada debate.
2
2.
Leia aqui
3 Controle do tempo
Pode parecer uma premissa básica,
mas que nem sempre ocorre no dia a dia.
Você deve ter horário para começar
e encerrar a reunião da sua equipe e
cumpri-los pontualmente. Observe e
gerencie o relógio para obter uma reunião
efetiva e fazer o tempo de cada um dos
participantes valer a pena.
Se ninguém administrar o horário, fica fácil
de se perder e ultrapassar o tempo, sendo
que muitas vezes com debates infrutíferos.
Esta organização da hora de início e fim
ajudará a trazer resultados melhores.
A duração do encontro também deve
ser fixada: as boas reuniões duram,
em média, 30 minutos.
O empreendedor americano Gary
Vaynerchuk conta a sua estratégia de
cortar as suas reuniões pela metade
Segundo ele, a mudança trouxe bons
resultados e elogios de seus parceiros
de negócios.
Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 11
Seleção dos participantes
Este é um momento crucial para o
desenvolvimento de uma boa reunião.
Muitas vezes, uma série de colaboradores
são convidados, mas não tem a menor
necessidade de estarem presentes ali.
Revise a lista dos participantes, veja se
realmente todos precisam comparecer
para se atingir o objetivo definido e limite
o número de colaboradores.
Quanto mais pessoas, mais os debates
devem se prolongar e mais difícil será
chegar a alguma conclusão. Após sete
participantes, cada novo ingressante
diminui em 10% a chance de tomar
uma decisão rápida.
4
David Grady, gerente de segurança da
informação e palestrante do TED, fala sobre
como salvar o mundo de reuniões ruins. Ele
também comenta sobre estar presente em
reuniões em que não somos necessários.
Assista aqui
Presença do tomador de decisão
Além de limitar e definir todos os
participantes adequados para a reunião,
é importante que o gestor ou líder,
responsável por tomar as decisões,
esteja presente. A sua presença possibilita
que o encontro seja construtivo, direcionado
à realização da pauta e caminhe em direção
às decisões necessárias.
Se por algum motivo o responsável não
puder participar, deve-se analisar se vale
a pena manter a reunião com os outros
colaboradores, ou então cancelar a mesma.
Vice-presidente de Operações de Negócios
do Google, Kristen Gil revela que as reuniões
na empresa não têm mais de 10 pessoas
e todas contam com o seu tomador de
decisão oficial. Com essa estratégia para
otimizar reuniões, a rede social Google+
ganhou mais de 100 funcionalidades
três meses após o lançamento.
5
2.
6 Celulares e notebooks desligados
Nem é preciso dizer o quanto o toque de
celulares atrapalha o desenvolvimento de
uma reunião, ou também como desfoca
os participantes. Isso sem contar com os
colaboradores desinteressados que ficam
usando os aparelhos em vez de prestar
atenção e se envolver com os assuntos a
serem abordados.
Assim como os celulares, os notebooks
também devem ser dispensados. Nada de
ficar trabalhando paralelamente durante a
reunião. Se for para fazer outras atividades
nesse período, é melhor não participar do
encontro.
Então, a não ser que sejam necessários,
peça para as pessoas presentes que
desliguem os aparelhos eletrônicos para
agilizar o andamento e conseguir cumprir
a agenda de forma adequada. Com isso, o
engajamento melhora e os benefícios da
medida são mais do que evidentes.
Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 12
Anotações
Agora sim, passamos da fase preparatória
e estamos dentro da reunião. E uma
das habilidades importantes é fazer
anotações sobre as discussões. Cada um
deve anotar sobre os projetos futuros, as
decisões tomadas, as funções designadas
a si próprio, assim como o líder deverá
ter uma lista das responsabilidades
destinadas a cada um.
Fazer esta relação de anotações traz
clareza do que foi resolvido no encontro,
e destaca a responsabilidade de cada
colaborador para atingir os objetivos
definidos lá no começo deste processo.
7 Gerenciar a conversa
É uma das funções do gestor encorajar
e orientar a discussão dos temas propostos
na agenda, além de buscar possíveis
soluções. Abra espaço para as pessoas
falarem, preze pela interatividade e
estimule o debate. Também é importante
pensar em quem deve ser ouvido para a
pauta em questão:
• Quem é afetado pelos resultados
e precisa expor sua opinião?
• Quem é mais provável que tenha uma
visão diferente?
• Quem pode alertar sobre algum erro
ou ausência de algo na discussão?
• Como os profissionais com mais tempo
de empresa podem contribuir?
8
2.
9 Plano de ações
Após o término da reunião, vamos aos
próximos passos. Se os colaboradores
saírem com dúvidas sobre o que devem
fazer agora, é sinal que o encontro não deu
certo. Assegure que todos compreenderam
as tarefas a serem seguidas pela empresa
ou pela equipe em questão.
Faça a ata da reunião, com o resumo das
principais medidas tomadas e o plano das
ações programadas. Com isso em mãos,
envie um e-mail aos participantes
comos prazos e as responsabilidades
de cada um.
Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 13
3 estratégias de Steve Jobs para reuniões produtivas
Para evitar o desperdício do seu tempo, de equipes e clientes, Steve Jobs tinha
três maneiras de lidar com as reuniões e deixou um legado na Apple:
Quanto menos
participantes, melhor
Jobs chegou a recusar um
convite do então presidente
americano Barack Obama para um
encontro entre os empresários
mais importantes do setor de
tecnologia. Ele argumentou
que tinham muitas pessoas
envolvidas na reunião.
“Mentalidade de
responsabilidade”
As reuniões da Apple têm uma
lista de ações e cada tarefa
tem um “Indivíduo Diretamente
Responsável”. Com isso, Jobs
delegava responsabilidades
aos funcionários por cada etapa
de um projeto, deixando claro
quem deveria cumpri-las.
Sem apresentações formais
Autor da biografia “Steve Jobs”,
Walter Isaacson, explica que ele
não gostava de reuniões formais,
com apresentações. Jobs preferia
que a equipe discutisse, sem o
apoio da tecnologia. E acreditava
que as pessoas deveriam estar
prontas para defender e criticar
as ideias apresentadas.
2.
Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 14
| Metodologia Ágil
Em meio às técnicas sobre reuniões produtivas,
vale destacar a metodologia ágil, que surgiu no
Manifesto Ágil , em 2001. Esse método estipula
processos para orientar a gestão de projetos e
tornar as entregas mais transparentes, rápidas
e com alta qualidade. Com isso, você tem maior
controle sobre as atividades e evolui os sistemas,
melhorando o desempenho.
O pensamento ágil foi implementado de início
pela indústria de software, mas ultrapassou as
barreiras e foi utilizado com sucesso em outras
áreas como no marketing. Mas o que tudo
isso tem a ver com reuniões? Vamos chegar lá!
Uma das principais aplicações da metodologia
é o Scrum.
Nele, os projetos são divididos em ciclos, que
variamdeduasaquatrosemanasesãochamados
de Sprint. As atividades de um determinado
projeto são organizadas em uma lista backlog.
Então, no início de cada Sprint, as tarefas a
serem feitas são planejadas e priorizadas. As
atividades no backlog que não forem priorizadas
são distribuídas na chamada product backlog.
Leituras recomendadas
Metodologia ágil: um presente
da indústria de software para
todo o universo da gestão
Marketing ágil? Inspire-se em equipes
de TI e adote uma metodologia para
melhores resultados
Adote o Scaled Agile Framework
(SAFe) e eleve sua gestão ágil a
um nível organizacional
Para acompanhar o andamento dos projetos,
são realizados três tipos de reuniões:
Daily Scrum
Reuniões diárias
(veremos mais
detalhes adiante).
Sprint Review Meeting
Ocorre ao fim de cada ciclo,
ou Sprint, com a entrega
e apresentação do
projeto / resultado.
Sprint Retrospective
serve para planejar
o próximo Sprint,
fechando o ciclo.
2.
Leia aqui
Leia aqui
Leia aqui
Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 15
| O que é o Daily Scrum?
Este é um método importante para a sua
empresa ter uma rotina com reuniões produtivas
e funcionais. O Daily Scrum se trata de reuniões
diárias, normalmente, realizadas em 15 minutos,
normalmente em pé, no mesmo local e horário
e onde todos os colaboradores devem responder
a três questões para a equipe:
Essas respostas ajudam a melhorar a
comunicação e o engajamento do time, a evoluir
o desempenho individual e coletivo, verificar os
riscos e impedimentos para o desenvolvimento
de projetos.
Além disso, também é possível corrigir rotas,
estabelecer prioridades e promover um
progresso contínuo. É uma maneira de você
realizar reuniões ágeis, dinâmicas, alinhar as
expectativas e previsões.
2.
O que eu fiz ontem?
O que vou fazer hoje?
Existem obstáculos no meu caminho?
Leitura recomendada
Scrum e Runrun.it trabalhando
juntos para uma gestão mais ágil
Leia aqui
Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 16
Da ata formal
para a prática
3.
Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 17
Agora que você já sabe como fazer o
planejamento e traçar bons métodos para
uma reunião produtiva, está na hora de elaborar
o documento com as decisões tomadas.
É fundamental formalizar essas informações em
uma ata de reunião e divulgar aos participantes.
1
Data, local, horário
de início e fim da
reunião
Onde e quando as
decisões foram tomadas
2
Pessoas presentes
e seus cargos
Responsáveis pela
tomada de decisão
3
Pauta da reunião
Saber o propósito
da reunião
4
Discussões
Motivo para as decisões
tomadas e abandonadas,
evitando que a mesma
discussão se repita
5
Registro das decisões
Formalizar o que foi
combinado entre os
participantes
6
Compromissos
Os prazos para
execução das tarefas
e o dia, horário, local e
participantes da próxima
reunião
Ao cumprir estes tópicos, a ata fica completa,
evitando dúvidas entre os participantes. Vale
lembrar que o documento deve ser simples e de
fácil assimilação das decisões tomadas.
3. O portal Produzindo fez uma lista de dicas
do que deve conter em uma ata eficaz:
Leia aqui
1
2
3
4
Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 18
Conclusão
4.
Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 19
Comopudemosveraolongodestewhitepaper,
as reuniões não precisam ser um fardo, nem
uma armadilha. As reuniões podem (e devem)
serumaferramentaqueprovoqueoengajamento
dos colaboradores, melhore a comunicação
da equipe e gere decisões importantes para o
seu negócio.
Uma transformação na sua maneira de realizar as
reuniões traz só vantagens para a sua empresa.
Você ganha com a comunicação aberta e
transparente, o trabalho em equipe, a satisfação
dos funcionários que não desperdiçam seu
tempo, a melhor organização de atividades e o
aumento da produtividade.
No entanto, é necessário realizar um esforço
coletivo para alterar os padrões de como a sua
empresa lida com o agendamento e a execução
das reuniões. Então, está na hora de reformular
suas reuniões e torná-las melhores, aproveitando
o seu tempo e conseguindo ganhos expressivos.
| Ferramenta para ajudar nas reuniões
Uma ferramenta de gestão do trabalho pode
transformar a forma como você realiza as suas
reuniões. Com o Runrun.it, é possível mensurar
quantotempoégastoemcadareunião.Osistema
registra as horas trabalhadas e você consegue
enxergar o real cenário das suas reuniões: quais
gastam mais tempo, quais são mais eficientes,
as mais burocráticas e assim por diante. Com
os dados em mãos, você toma decisões mais
assertivas sobre quais reuniões são realmente
necessárias.
4. ORunrun.ittambémpermiteeliminarasreuniões
de acompanhamento e de simples troca de
informação.
Usandoaferramenta,vocêacompanhaemtempo
real o andamento das atividades realizadas pela
equipe e, então, consegue evitar essas reuniões
infrutíferas e a microgestão.
Com o Runrun.it, você tem todo o controle das
tarefas, organiza o fluxo de trabalho, otimiza
o tempo e conta com uma comunicação ágil e
transparente para se relacionar com sua equipe.
Com isso, torna as reuniões cada vez mais
eficientes e produtivas, além de aumentar a
produtividade do seu time.
Por que você não testa
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Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 20

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  • 1. Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 1 Reuniões: necessárias ou disfuncionais? As melhores práticas para não perder tempo
  • 2. Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 2 1. Reuniões: quando e como evitá-las? 2. 9 técnicas para fazer reuniões produtivas 3. Reuniões: Da ata formal para a prática 4. Conclusão Índice
  • 3. Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 3 Situações em que as reuniões são desnecessárias e inconvenientes são bastante comuns na nossa rotina. Quantas vezes você entra em uma sala já com a sensação de tempo perdido? E quantas outras, ao decorrer da reunião, percebe a inconsistência e inutilidade do encontro, que poderia ser resolvido com uma conversa individual ou com um e-mail? Reuniões são uma ferramenta importante para gestores e líderes de equipes. Afinal, é um momento para alinhar demandas, estabelecer pautas, informar decisões e direcionar novas ações. No entanto, quando há uma percepção geral de que reuniões podem ser um desperdício, é porque algo está errado. Virginia Heffernan, em seu artigo “Meet is murder” (“Reunião é assassinato”), publicado no New York Times, também questiona o atual modelo de reuniões. Ela revela que 15% do tempo de uma organização é utilizado em reuniões, o que provoca um desperdício de US$ 37 bilhões por ano nos Estados Unidos. Para se ter ideia, em média, um profissional americano participa de mais de 60 reuniões por mês, de acordo com o “MCI Conferencing White Paper: Meetings in America”. Cerca de 50% do tempo nessas reuniões é perdido. Isso sem contar que 39% das pessoas envolvidas chegam a dormir durante as conversas. Em nossas experiências com clientes e com a rotina do Runrun.it, notamos esse incômodo com as reuniões improdutivas. Procuramos formas e metodologias para resolver o problema e, ao longo dos últimos anos, temos repassado conteúdos sobre o tema em nosso blog. Neste material, portanto, reunimos tudo que já publicamos, as estatísticas, as melhores práticas e as sugestões de estratégias para executar reuniões efetivas que movam projetos para a frente. Esperamos que seja de utilidade para você e sua equipe Boa leitura! Introdução Segundo dados da Microsoft, em uma semana com jornada de 45h as pessoas passam: do tempo trabalhando 64% do tempo são gastos de forma improdutiva, principalmente com reuniões. 36% Fonte
  • 4. Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 4 Reuniões: quando e como evitá-las? 1.
  • 5. Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 5 Adúvida que paira sobre gestores é quando fazer ou não uma reunião de trabalho. Não há uma resposta definitiva apesar de muitos sentirem calafrios só de ouvir falar a palavra. No entanto, é importante analisar o contexto na hora de agendá-la. Quando a reunião faz realmente sentido? Ou em que momento não se faz necessária? Qual seu objetivo e sua relevância? Quem são os participantes? Qual a duração prevista? E com que frequência será realizada? Estas questões permitem saber se a reunião vai mais atrapalhar do que ajudar, se será um desperdício de tempo e até um atraso no fluxo de trabalho. Ou, por outro lado, se ela irá gerar discussões produtivas, brainstorms úteis e resultar em um plano de ações para o seu negócio. Toda essa preocupação em torno das reuniões está relacionada à nossa gestão do tempo. Como diria o pai da administração moderna Peter Drucker: Ao seguir o raciocínio do autor austríaco, fica evidente que precisamos usar melhor o nosso limitado tempo. Neste cenário, surgem as reuniões desnecessárias, improdutivas e que nos fazem desperdiçar nossas horas. Drucker também é autor da frase “Não há nada tão inútil quanto fazer eficientemente o que não deveria ser feito.” Mais inconveniente ainda é se você não tem que fazer a reunião, mas acaba realizando uma reunião longa. Isso é o pior que você pode fazer com o seu tempo. “tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado.” É necessário, então, transformar o modelo de reuniões para aumentar a produtividade e ‘ganhar’ tempo. Mas como identificar quando uma reunião não ajuda e só atrapalha? Vejamos as situações mais comuns: | Excesso de reuniões Antes de marcar qualquer reunião, você precisa ver o que é realmente importante. Este artigo da McKinsey mostra como estabelecer prioridades na gestão do tempo da sua empresa, o que implica em uma avaliação verdadeira sobre as reuniões realizadas. Quais são aquelas com objetivos estratégicos, e quais as agendadas por hábito e sem muito o que acrescentar. O exagero no número de reuniões ainda é citado pelo professor de ciências da computação de Georgetown, Cal Newport, em matéria na Harvard Business Review. Ele explica que o excesso de reuniões interrompe o chamado “trabalho profundo”, que é uma 1.
  • 6. Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 6 falar de mudanças de horário ou local de forma repentina. Além disso, geralmente, a agenda da reunião é vaga ou redundante em relação a outras anteriores, fazendo com que as discussões não cheguem a lugar algum e não gerem ações futuras. Outra situação recorrente é a falta de foco e até de engajamento dos participantes. Inclusive, 62% dos executivos pesquisados disseram que nas reuniões falta oportunidade para aproximar a equipe. atividade mais exigente e demanda concentração sem distrações. Uma amostra de como a situação piorou nos últimos tempos é esta pesquisa da Universidade da Carolina do Norte, nos Estados Unidos. O tamanho e a frequência das reuniões tiveram um significativo aumento em 50 anos. Na década de 1960, os executivos realizavam menos de 10 horas de reuniões, contra aproximadamente 23 horas semanais atualmente. Leitura recomendada Como evitar reuniões desnecessárias e outros vilões. Guia tudo sobre produtividade. Leia aqui | Reuniões mal planejadas Não levar em conta o impacto no trabalho dos colaboradores é outra queixa comum. Somente 17% dos executivos entrevistados na pesquisa da Universidade da Carolina do Norte afirmaram observar um uso produtivo do tempo pessoal e da equipe em suas reuniões. Em contrapartida, 71% consideram reuniões improdutivas e ineficientes. Balancear essa relação é fundamental, mas são poucas as empresas que conseguem superar os gargalos e alcançar o equilíbrio. A maioria das empresas ainda sofre com desperdício do tempo do time, já que a reunião mal planejada atrapalha a produtividade e a colaboração. Mesmo em empresas que fazem apenas uma ou duas reuniões por semana, muitos funcionários chegam despreparados ou até mesmo faltam ao encontro. Isso sem Aqui, notamos reuniões com muito conteúdo, em que a agenda se prolonga demais, envolve muitas etapas e tem atividades subsequentes ao encontro. Com isso, os funcionários “perdem” temporelativoaofluxodetrabalhoeopensamento profundo acaba interrompido, sem falar em tarefas que são reduzidas ou descartadas. No estudo, 65% dos executivos se queixaram de que as reuniões o impedem de completar o seu trabalho. Todo esse cenário causa um desgaste. 1. Perda do tempo da equipe Perda do tempo individual Se as perspectivas acima já são ruins, imagine só você se deparar com reuniões mal programadas, mal executadas e até frequentes demais. Essa piora da situação é real e 54% dos executivos entrevistados contaram que suas reuniões estão nessa categoria. Normalmente, acontecememagendascommuitosparticipantes, de áreas que nem têm a ver com o objetivo da ata, e são transmitidas informações que não precisariam de uma reunião para isso. Tais encontros consomem o tempo do time, dos profissionais e fazem as organizações pagarem um alto preço por tamanha improdutividade. Perda do tempo individual e coletivo
  • 7. Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 7 | E quais os tipos de reuniões que são os maiores vilões? Reunião para discussão São costumeiras as reclamações contra essas reuniões, consideradas chatas. Os líderes as convocam com o objetivo de analisar e debater algum relatório de desempenho, enviado anteriormente por e-mail, mas que ninguém viu nem leu. O mal-estar ocorre na medida em que os gestores não se perguntam o motivo do relatório não ser lido, nem a funcionalidade do mesmo, ou o porquê de ser elaborado. Então, cabe à liderança resolver a questão e não apenas transferir o problema, agendando uma reunião com o time. 1 Reunião para tomar decisão Eis outra situação clara de transferência de responsabilidade, pois o líder não quis fazer uma escolha e tomar uma decisão, então chamou os colaboradores para uma reunião. Numa situação como esta, é comum no fim das contas a decisão ser adiada para mais análise; ou todos debaterem horas até chegar ao consenso sobre o caminho a ser seguido. A consequência é uma rotina de reuniões para ajustes de rota e para conversar sobre novas ideias. No fim, não saem resultados efetivos desses encontros e a liderança fica minada. 2 Reunião para troca de informação Mais uma modalidade de reunião que não ajuda nem a equipe nem a liderança. Neste caso, normalmente são debatidos dados e informações. Esta situação poderia ser evitada, trocando tais informações por e-mail ou com um software de gestão do trabalho. O Runrun.it, por exemplo, é uma ferramenta em que você formaliza toda a comunicação com as pessoas, distribui demandas, aprova tarefas, prioriza atividades e alinha todas as informações necessárias com sua equipe. 3 1.
  • 8. Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 8 | Mas as reuniões são tóxicas ou atóxicas? Independente da discussão sobre a produtividade das reuniões, é certo que elas não podem acontecer sem aviso prévio, sem previsão de duração e sem um propósito real. Mas o fato é que há duas correntes divergentes sobre as reuniões. Um manifesto da 37 Signals coloca em xeque todo o atual formato de reuniões e decreta: “não há nada mais tóxico para a produtividade do que uma reunião”. Jay Garmon, por sua vez, contra-ataca em seu artigo “Okay, enough with the ‘meetings are toxic’ crap” (“Chega dessa besteira de ‘reuniões são tóxicas’”). Para ele, apesar de muitas reuniões de trabalho serem tediosas sim, o conceito foi deturpado e, na verdade, a discussão com os colaboradores e equipes permite criar ideias e desenvolver projetos melhores do que trabalhar sozinho. Apesar da crítica do manifesto, chegamos ao ponto em que as reuniões ajudam a incentivar a criatividade e a inovação, mantêm a comunicação com clareza e promovem a colaboração e a troca de conhecimento. Mas elas precisam ter um formato adequado para a rotina da empresa para serem vantajosas. As organizações que, ao invés de apenas tolerar, passam a transformar o modo de encarar reuniões experimentam seus benefícios. 1. Segundo a matéria da Harvard Business Review já mencionada, uma empresa de consultoria financeira colheu frutos por repensar a execução das reuniões. Três meses após a mudança, os funcionários perceberam a melhora na colaboração da equipe, na segurança para expressar suas opiniões e no desempenho do time. O estudo “State of Enterprise Work”enfatiza: 59% dos trabalhadores entrevistados nos Estados Unidos querem manter as reuniões no mínimo, por se tratarem de obstáculos para a produtividade. Fonte
  • 9. Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 9 9 técnicas para tornar suas reuniões mais produtivas 2.
  • 10. Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 10 Antes de mais nada, a primeira medida que você deve tomar é mensurar quantas horas da sua semana são gastas em reuniões. Só com esse número em mãos, será possível mudar o seu panorama atual. Se não houver um parâmetro, você não saberá como melhorar. E, para fazer esse cálculo, você precisa registrar corretamente as suas horas. Ferramentas como o Runrun.it te ajudam a mensurar o tempo dedicado a reuniões e outras atividades. Ao apertar ‘play’, pausar e entregar as tarefas, o sistema registra as horas trabalhadas e gera um timesheet automático. Os dados são fundamentais para tornar suas reuniões mais produtivas. Veja agora 9 dicas para organizar melhor as reuniões, evitar o desperdício de tempo dos gestores e equipes, e fugir de armadilhas: Objetivo definido Uma reunião sem intenções bem definidas pode apenas gastar o tempo dos presentes, não chegar a lugar nenhum e muito menos trazer resultados futuros. É a hora do gestor traçar um propósito claro, desenvolver uma agenda e informar a todos os presentes. Elaborar uma lista dos tópicos que serão discutidos é fundamental para organizar a reunião com início, meio e fim. Isso tudo agiliza o andamento do debate e facilita a comunicação entre os funcionários. Foque no máximo em três objetivos, que é o número considerado ideal para uma boa reunião. Em um artigo na Forbes, o empreendedor e especialista em marketing digital, Neil Patel, faz uma recomendação para a definição do objetivo de uma reunião. Ele sugere seguir o modelo SMART (em português, específico, mensurável, alcançável, realista e oportuno). 1 Pauta da reunião É importante também fornecer aos participantes o material do que estará em pauta. O envio, com pelo menos um dia de antecedência, permitirá que todos os convidados do encontro se preparem. Segundo o CEO da empresa de Realidade Virtual norte-americana Penrose Studios, Eugene Chung, “as melhores reuniões são aquelas em que há mais tempo investido na preparação do que na duração delas”. Isso facilita para os colaboradores contribuírem com novas ideias. Vale deixar a pauta à mostra durante a reunião para evitar o debate do que está fora da agenda. Assim, o gestor ganha com uma discussão construtiva e consegue alcançar o objetivo definido. Não se esqueça de incluir tempo o bastante para a discussão de cada tópico. Coloque 20% menos itens na sua agenda e disponibilize 20% mais de tempo para cada debate. 2 2. Leia aqui 3 Controle do tempo Pode parecer uma premissa básica, mas que nem sempre ocorre no dia a dia. Você deve ter horário para começar e encerrar a reunião da sua equipe e cumpri-los pontualmente. Observe e gerencie o relógio para obter uma reunião efetiva e fazer o tempo de cada um dos participantes valer a pena. Se ninguém administrar o horário, fica fácil de se perder e ultrapassar o tempo, sendo que muitas vezes com debates infrutíferos. Esta organização da hora de início e fim ajudará a trazer resultados melhores. A duração do encontro também deve ser fixada: as boas reuniões duram, em média, 30 minutos. O empreendedor americano Gary Vaynerchuk conta a sua estratégia de cortar as suas reuniões pela metade Segundo ele, a mudança trouxe bons resultados e elogios de seus parceiros de negócios.
  • 11. Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 11 Seleção dos participantes Este é um momento crucial para o desenvolvimento de uma boa reunião. Muitas vezes, uma série de colaboradores são convidados, mas não tem a menor necessidade de estarem presentes ali. Revise a lista dos participantes, veja se realmente todos precisam comparecer para se atingir o objetivo definido e limite o número de colaboradores. Quanto mais pessoas, mais os debates devem se prolongar e mais difícil será chegar a alguma conclusão. Após sete participantes, cada novo ingressante diminui em 10% a chance de tomar uma decisão rápida. 4 David Grady, gerente de segurança da informação e palestrante do TED, fala sobre como salvar o mundo de reuniões ruins. Ele também comenta sobre estar presente em reuniões em que não somos necessários. Assista aqui Presença do tomador de decisão Além de limitar e definir todos os participantes adequados para a reunião, é importante que o gestor ou líder, responsável por tomar as decisões, esteja presente. A sua presença possibilita que o encontro seja construtivo, direcionado à realização da pauta e caminhe em direção às decisões necessárias. Se por algum motivo o responsável não puder participar, deve-se analisar se vale a pena manter a reunião com os outros colaboradores, ou então cancelar a mesma. Vice-presidente de Operações de Negócios do Google, Kristen Gil revela que as reuniões na empresa não têm mais de 10 pessoas e todas contam com o seu tomador de decisão oficial. Com essa estratégia para otimizar reuniões, a rede social Google+ ganhou mais de 100 funcionalidades três meses após o lançamento. 5 2. 6 Celulares e notebooks desligados Nem é preciso dizer o quanto o toque de celulares atrapalha o desenvolvimento de uma reunião, ou também como desfoca os participantes. Isso sem contar com os colaboradores desinteressados que ficam usando os aparelhos em vez de prestar atenção e se envolver com os assuntos a serem abordados. Assim como os celulares, os notebooks também devem ser dispensados. Nada de ficar trabalhando paralelamente durante a reunião. Se for para fazer outras atividades nesse período, é melhor não participar do encontro. Então, a não ser que sejam necessários, peça para as pessoas presentes que desliguem os aparelhos eletrônicos para agilizar o andamento e conseguir cumprir a agenda de forma adequada. Com isso, o engajamento melhora e os benefícios da medida são mais do que evidentes.
  • 12. Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 12 Anotações Agora sim, passamos da fase preparatória e estamos dentro da reunião. E uma das habilidades importantes é fazer anotações sobre as discussões. Cada um deve anotar sobre os projetos futuros, as decisões tomadas, as funções designadas a si próprio, assim como o líder deverá ter uma lista das responsabilidades destinadas a cada um. Fazer esta relação de anotações traz clareza do que foi resolvido no encontro, e destaca a responsabilidade de cada colaborador para atingir os objetivos definidos lá no começo deste processo. 7 Gerenciar a conversa É uma das funções do gestor encorajar e orientar a discussão dos temas propostos na agenda, além de buscar possíveis soluções. Abra espaço para as pessoas falarem, preze pela interatividade e estimule o debate. Também é importante pensar em quem deve ser ouvido para a pauta em questão: • Quem é afetado pelos resultados e precisa expor sua opinião? • Quem é mais provável que tenha uma visão diferente? • Quem pode alertar sobre algum erro ou ausência de algo na discussão? • Como os profissionais com mais tempo de empresa podem contribuir? 8 2. 9 Plano de ações Após o término da reunião, vamos aos próximos passos. Se os colaboradores saírem com dúvidas sobre o que devem fazer agora, é sinal que o encontro não deu certo. Assegure que todos compreenderam as tarefas a serem seguidas pela empresa ou pela equipe em questão. Faça a ata da reunião, com o resumo das principais medidas tomadas e o plano das ações programadas. Com isso em mãos, envie um e-mail aos participantes comos prazos e as responsabilidades de cada um.
  • 13. Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 13 3 estratégias de Steve Jobs para reuniões produtivas Para evitar o desperdício do seu tempo, de equipes e clientes, Steve Jobs tinha três maneiras de lidar com as reuniões e deixou um legado na Apple: Quanto menos participantes, melhor Jobs chegou a recusar um convite do então presidente americano Barack Obama para um encontro entre os empresários mais importantes do setor de tecnologia. Ele argumentou que tinham muitas pessoas envolvidas na reunião. “Mentalidade de responsabilidade” As reuniões da Apple têm uma lista de ações e cada tarefa tem um “Indivíduo Diretamente Responsável”. Com isso, Jobs delegava responsabilidades aos funcionários por cada etapa de um projeto, deixando claro quem deveria cumpri-las. Sem apresentações formais Autor da biografia “Steve Jobs”, Walter Isaacson, explica que ele não gostava de reuniões formais, com apresentações. Jobs preferia que a equipe discutisse, sem o apoio da tecnologia. E acreditava que as pessoas deveriam estar prontas para defender e criticar as ideias apresentadas. 2.
  • 14. Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 14 | Metodologia Ágil Em meio às técnicas sobre reuniões produtivas, vale destacar a metodologia ágil, que surgiu no Manifesto Ágil , em 2001. Esse método estipula processos para orientar a gestão de projetos e tornar as entregas mais transparentes, rápidas e com alta qualidade. Com isso, você tem maior controle sobre as atividades e evolui os sistemas, melhorando o desempenho. O pensamento ágil foi implementado de início pela indústria de software, mas ultrapassou as barreiras e foi utilizado com sucesso em outras áreas como no marketing. Mas o que tudo isso tem a ver com reuniões? Vamos chegar lá! Uma das principais aplicações da metodologia é o Scrum. Nele, os projetos são divididos em ciclos, que variamdeduasaquatrosemanasesãochamados de Sprint. As atividades de um determinado projeto são organizadas em uma lista backlog. Então, no início de cada Sprint, as tarefas a serem feitas são planejadas e priorizadas. As atividades no backlog que não forem priorizadas são distribuídas na chamada product backlog. Leituras recomendadas Metodologia ágil: um presente da indústria de software para todo o universo da gestão Marketing ágil? Inspire-se em equipes de TI e adote uma metodologia para melhores resultados Adote o Scaled Agile Framework (SAFe) e eleve sua gestão ágil a um nível organizacional Para acompanhar o andamento dos projetos, são realizados três tipos de reuniões: Daily Scrum Reuniões diárias (veremos mais detalhes adiante). Sprint Review Meeting Ocorre ao fim de cada ciclo, ou Sprint, com a entrega e apresentação do projeto / resultado. Sprint Retrospective serve para planejar o próximo Sprint, fechando o ciclo. 2. Leia aqui Leia aqui Leia aqui
  • 15. Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 15 | O que é o Daily Scrum? Este é um método importante para a sua empresa ter uma rotina com reuniões produtivas e funcionais. O Daily Scrum se trata de reuniões diárias, normalmente, realizadas em 15 minutos, normalmente em pé, no mesmo local e horário e onde todos os colaboradores devem responder a três questões para a equipe: Essas respostas ajudam a melhorar a comunicação e o engajamento do time, a evoluir o desempenho individual e coletivo, verificar os riscos e impedimentos para o desenvolvimento de projetos. Além disso, também é possível corrigir rotas, estabelecer prioridades e promover um progresso contínuo. É uma maneira de você realizar reuniões ágeis, dinâmicas, alinhar as expectativas e previsões. 2. O que eu fiz ontem? O que vou fazer hoje? Existem obstáculos no meu caminho? Leitura recomendada Scrum e Runrun.it trabalhando juntos para uma gestão mais ágil Leia aqui
  • 16. Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 16 Da ata formal para a prática 3.
  • 17. Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 17 Agora que você já sabe como fazer o planejamento e traçar bons métodos para uma reunião produtiva, está na hora de elaborar o documento com as decisões tomadas. É fundamental formalizar essas informações em uma ata de reunião e divulgar aos participantes. 1 Data, local, horário de início e fim da reunião Onde e quando as decisões foram tomadas 2 Pessoas presentes e seus cargos Responsáveis pela tomada de decisão 3 Pauta da reunião Saber o propósito da reunião 4 Discussões Motivo para as decisões tomadas e abandonadas, evitando que a mesma discussão se repita 5 Registro das decisões Formalizar o que foi combinado entre os participantes 6 Compromissos Os prazos para execução das tarefas e o dia, horário, local e participantes da próxima reunião Ao cumprir estes tópicos, a ata fica completa, evitando dúvidas entre os participantes. Vale lembrar que o documento deve ser simples e de fácil assimilação das decisões tomadas. 3. O portal Produzindo fez uma lista de dicas do que deve conter em uma ata eficaz: Leia aqui 1 2 3 4
  • 18. Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 18 Conclusão 4.
  • 19. Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 19 Comopudemosveraolongodestewhitepaper, as reuniões não precisam ser um fardo, nem uma armadilha. As reuniões podem (e devem) serumaferramentaqueprovoqueoengajamento dos colaboradores, melhore a comunicação da equipe e gere decisões importantes para o seu negócio. Uma transformação na sua maneira de realizar as reuniões traz só vantagens para a sua empresa. Você ganha com a comunicação aberta e transparente, o trabalho em equipe, a satisfação dos funcionários que não desperdiçam seu tempo, a melhor organização de atividades e o aumento da produtividade. No entanto, é necessário realizar um esforço coletivo para alterar os padrões de como a sua empresa lida com o agendamento e a execução das reuniões. Então, está na hora de reformular suas reuniões e torná-las melhores, aproveitando o seu tempo e conseguindo ganhos expressivos. | Ferramenta para ajudar nas reuniões Uma ferramenta de gestão do trabalho pode transformar a forma como você realiza as suas reuniões. Com o Runrun.it, é possível mensurar quantotempoégastoemcadareunião.Osistema registra as horas trabalhadas e você consegue enxergar o real cenário das suas reuniões: quais gastam mais tempo, quais são mais eficientes, as mais burocráticas e assim por diante. Com os dados em mãos, você toma decisões mais assertivas sobre quais reuniões são realmente necessárias. 4. ORunrun.ittambémpermiteeliminarasreuniões de acompanhamento e de simples troca de informação. Usandoaferramenta,vocêacompanhaemtempo real o andamento das atividades realizadas pela equipe e, então, consegue evitar essas reuniões infrutíferas e a microgestão. Com o Runrun.it, você tem todo o controle das tarefas, organiza o fluxo de trabalho, otimiza o tempo e conta com uma comunicação ágil e transparente para se relacionar com sua equipe. Com isso, torna as reuniões cada vez mais eficientes e produtivas, além de aumentar a produtividade do seu time. Por que você não testa grátis agora mesmo? Acesse agora!
  • 20. Reuniões: necessárias ou disfuncionais? 20