Reunião COMJOVEM Gestão de Contratos

Paulo Vigna
A importância da gestão de contratos e os
aspectos de compliance
19/04/2018
Advogado, sócio do escritório Vigna Advogados Associados

www.legalcontrol.com.br
(11) 2649-4103
GESTÃO DE CONTRATOS

Por que gerir contratos?
Redução de custos;
Organização;
Ferramenta de Compliance;
Profissionalização da empresa;
Melhor empregabilidade de recursos.
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Como gerir contratos?
 Automatização da gestão de Contratos;
 Administração via sistema e em nuvem;
 Segurança dos dados e das informações;
 Gestão de todos os contratos da empresa;
 Dash Board customizado da gestão dos contratos e clareza de
informações;
 Armazenamento de todos os contratos, anexos e aditamentos;
 Acompanhamento customizado dos prazos e dispositivos
relevantes, como:
 Nível de serviços (SLA), etc.;
 Aviso para renegociação dos contratos;
 Possibilidade de negociação dos contratos por módulo
específico e;
 Armazenamento das informações negociais;
 Emissão de relatório gerencial corporativo.
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Resultados de uma gestão automatizada de Contratos
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A Gestão Comercial do Contrato
• Os possíveis resultados do contrato;
• Fatores críticos para sucesso daquele contrato;
• As possíveis alternativas, incluindo-se contratos já existentes;
• Os riscos e a extensão dos riscos que podem advir daquele contrato;
• Identificação de quaisquer necessidades contingentes e as ramificações do procedimento;
• Cronograma.
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A Gestão Jurídica do Contrato
• A gestão das obrigações da empresa durante o contrato;
• Garantia de que as partes atinjam os requisitos mínimos de performance, como compliance;
• Permitir que as partes obtenham resultados concretos para a melhora de performance em curto e
longo prazos através do desenvolvimento efetivo das relações comerciais entre elas e MULTAS.
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As melhores práticas para a Gestão Contratual
• Finanças, incluindo-se volume de negócios, bens, empréstimos, débitos, créditos, possibilidades de fusões e aquisições
(M&A), posicionamento no mercado. Em caso de contratos de altíssimo valor, a avaliação deve requisitar serviços de
agência de créditos para produção de um relatório de avaliação das partes contratuais (especialmente em caso de
fornecedores);
• Capacidade de produção, incluindo-se capacidade produtiva disponível, oportunidades de expansão, percentagem de
utilização da capacidade com ou sem os requerimentos da empresa;
• Unidades de produção relacionadas a requerimentos particulares, incluindo-se tipo, idade (obsolescência), sofisticação da
planta e do maquinário, níveis de manutenção e organização interna;
• Recursos humanos, incluindo-se número do staff e de empregados, conhecimentos e qualificações, políticas de treinamento,
relacionamento entre gerência e trabalhadores, representação dos trabalhadores, registro de disputas industriais (qualquer
área, incluindo-se trabalhista), motivação e atitude, rotatividade do staff;
• Qualidade, incluindo implementação de padrões de qualidade, por exemplo, o ISO 9001:2000, ISO 14000, políticas de TQM
(Gestão de qualidade total), procedimentos de teste e inspeção, controle de estatísticas, procedimentos de controle de
qualidade para subcontratados, garantias;
• Performance, incluindo-se informações sobre projetos passados e presentes, características, inovações recém introduzidas,
referências;
• Questões de responsabilidade social corporativa, incluindo-se políticas sobre meio ambiente, direitos humanos, igualdade e
diversidade, ética e práticas comerciais éticas e leais, biodiversidade, governança corporativa e impacto na sociedade;
• Tecnologia da informação, com nível de utilização do TI para dar apoio e reportar as atividades comerciais.
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Quem deve gerir contratos?
• Comprador;
• Usuários;
• Equipe técnica;
• Responsáveis pelas decisões;
• Outros sócios.
• Agências de certificação, padronização, treinamento, teste
e avaliação;
• Certificação de grandes empresas;
• Consórcio de fornecedores;
• Consultores independentes de gestão;
• Escritórios especializados.
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Gestão de Contratos bem sucedida:
• Os objetos do contrato (bens ou serviços) se mostram satisfatórios para ambas as partes, e os benefícios
que são esperados daquele contrato estão sendo observados;
• Os benefícios monetários estão sendo alcançados;
• O fornecedor dos bens ou serviços está sendo cooperativo e eficiente;
• As partes compreendem todas as suas obrigações advindas do contrato;
• Não há qualquer disputa entre as partes;
• Não há surpresa para nenhuma das partes;
• Há ambiente para debate profissional e objetivo, preparado para discutir possíveis mudanças e problemas
que eventualmente surjam;
• Toda as ações que melhorem eficiência estejam sendo tomadas.
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Av. Pacaembu,1641 - Pacaembu
São Paulo/SP - CEP 01234-001
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“Não contrato advogados para me dizerem o que não devo fazer.
Eu os contrato para me dizerem como fazer aquilo que eu quero fazer.”
J.P. Morgan
PROGRAMAS DE INTEGRIDADE (COMPLIANCE) E
MODOS DE IMPLANTÁ-LOS

Panorama da Lei Anticorrupção (12.846/2013)
• Também conhecida como Lei Empresa Limpa
• Tendência internacional
• Criada para atender aos anseios de se criar uma sociedade livre da corrupção e um mercado mais ético.
• Responsabilização objetiva – responde pelas ações dos empregados, mesmo que sem culpa e que sem
saber
• Permite a responsabilização direta das empresas e, indiretamente, de seus sócios e diretores (desconsideração
da personalidade jurídica)
• Prevê ilícitos que vão desde o oferecimento de vantagens indevidas a agentes públicos, fraudes em licitações
até o ato de dificultar a atividades fiscalizatórias(art. 5º)

• Dever de reparação integral do dano causado – imprescritível;
• Penas divididas entre os processos administrativos e judiciais;
• Administrativo: multa de 0,1% (um décimo por cento) a 20% (vinte por cento) do faturamento bruto
do último exercício anterior ao da instauração do PAR – sempre superior à vantagem auferida; e
publicação extraordinária da decisão condenatória – às expensas da empresa;
• Judicial: perdimento de bens; suspensão das atividades – sem prazo definido em lei; dissolução
compulsória; proibição de receber incentivos públicos;
• A aplicação das sanções administrativas não obstam a aplicação das sanções judiciais e vice-versa.

• Regulamentada pelo Decreto 8.420/2015;
• Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS) e o Cadastro Nacional de Empresas
Punidas (CNEP);
• CEIS: informações sobre sanções que impliquem restrição ao direito de participar de licitações ou de
celebrar contratos com a administração;
• CNEP: informações sobre sanções administrativas baseadas na lei anticorrupção e em
descumprimento de acordo de leniência;
• O CEIS, com aproximadamente dois anos desde sua criação, já conta com uma lista de 12.489
empresas declaradas inidôneas – a lei está sendo aplicada (média de 347 empresas/mês);
• Link para consulta ao CEIS: http://www.portaltransparencia.gov.br/ceis/?pagina=1

• Responsabilidade permanece independentemente de eventuais alterações societárias, o que
inviabilizada venda da empresa, por exemplo;
• Prevê hipóteses que agravam ou atenuam as penas a serem aplicadas. Quase todas elas, agravantes
e atenuantes, relacionadas à existência ou não de um bom programa de integridade;
• O próprio programa de integridade é uma atenuante;
• Agravantes: continuidade no tempo, tolerância da direção, interrupção de obra pública, situação
econômica positiva da empresa, valor total dos contratos mantidos ou pretendidos com a
administração pública;
• Atenuantes: não consumação da infração, ressarcimento dos danos causados, grau de colaboração
da empresa, comunicação espontânea e existência de programa de integridade.

CÁLCULO DO VALOR DA MULTA
Fórmula: (soma dos agravantes) - (soma dos atenuantes) = percentual do faturamento bruto a ser aplicado como multa
Agravantes e percentuais de faturamento bruto da empresa
Atenuantes e percentuais de faturamento bruto da
empresa
 1% a 2,5% - continuidade no tempo;
 1% a 2,5% – tolerância da direção da empresa;
 1% a 4% - interrupção de obra pública;
 1% - situação econômica positiva da empresa;
 5% - reincidência;
 1% a 5% - Valor total dos contratos mantidos ou
pretendidos com a administração (depende do valor dos
contratos. Vai de contratos até R$ 1,5 milhões até
contratos cujo valor supere R$ 1,0 bilhão)
 1% - não consumação da infração;
 1,5% - ressarcimento dos danos causados;
 1% a 1,5% - grau de colaboração da empresa;
 2% - comunicação espontânea;
 1% a 4% - existência de programa de integridade.

• O valor da multa será, portanto, a diferença do somatório dos percentuais agravantes e
atenuantes, observado o mínimo legal de não ser inferior à vantagem auferida pelo infrator ou
a 0,1% de seu faturamento bruto, o que for maior (art. 19, I, Dec. 8.420/2015).

O que é um programa de integridade
• O texto legal define o programa de integridade como “o conjunto de mecanismos e procedimentos
internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades e na aplicação efetiva de
códigos de ética e de conduta, políticas e diretrizes com objetivo de detectar e sanar desvios, fraudes,
irregularidades e atos ilícitos praticados contra a administração pública, nacional ou estrangeira.”
• De maneira mais simples, podemos conceituar o compliance como o departamento de
inteligência da empresa, que será responsável pela monitoração de toda a atuação desta e do
comportamento de seus colaboradores.

O que é um programa de integridade
• Não há um modelo rígido de programa de integridade previsto na lei;
• O que a lei exige é que tenha algumas características que devem ser personalizadas de acordo com
cada empresa.
• A complexidade do programa deve refletir a complexidade, os recursos, o tamanho e os riscos que
caracterizam a empresa, de modo a prevenir a ocorrência de ilícitos, ou, em eventuais falhas, detectá-
los e remediá-los com brevidade;
• Pode-se aproveitar os procedimentos já existentes.

Vantagens de implantar um programa de compliance em pequenas e médias
empresas
• Maior confiança do mercado
• Facilita atração e captação de clientes
• O que hoje é um diferencial, se tornará uma obrigação – é a hora de investir e estar à frente da
concorrência. Exemplos:
• Lei RJ nº 7.753/2017
• Lei DF nº 6.112/2018
• BNDES somente concede crédito às empresas exportadoras quando elas adotam
programas de integridade
• Sua empresa não negocia com o Estado?

• Mais conhecimento sobre a sua empresa e o mercado em que atua;
• Melhor aplicação de recursos financeiros ;
• Inovação e economia;
• Evita a ocorrência de fraudes e de irregularidades – prevenção, detecção e remediação;
• Previne riscos trabalhistas, previdenciários, tributários, fiscais, concorrenciais, aumenta a segurança
da informação, etc.;
• Redução de penalidades, caso a empresa seja responsabilizada com base na Lei Anticorrupção –
Estado é OBRIGADO a reduzir as penas;
empresas

• Possibilita a celebração de acordo de leniência (colaboração do infrator para descoberta de outros),
que impacta em ainda maior redução das penalidades;
• Não é exigido que as pequenas e médias empresas tenham grande estrutura. Basta que o
programa seja efetivo;
• Portaria Conjunta CGU-SMPE nº 2.279 prevê que poderá ser efetivada por meio de medidas de
integridade mais simples, com menor rigor formal, que demonstrem o comprometimento com a
ética e a integridade na condução de suas atividades;
• O investimento não é alto e o impacto na operação é positivo, sendo que os resultados iniciais são
percebidos a curto prazo.
empresas

Funções do programa de integridade
1 - avaliar os riscos que
orbitam a atividade da
empresa;
2 - readequar as
políticas e os
procedimentos
3 - monitorar as
atividades da
empresa
4- definir plano de
ação
5 - difundir a cultura de
compliance e treinar os
colaboradores.

• Pilares do Compliance.
• Pilares são os princípios e requisitos básicos para o funcionamento de um programa de integridade e
estes se confundem com os passos para implantação do programa
• Alguns autores falam em 09 pilares, outros em 08, 10, 11...
• Após nossas pesquisas, concluímos que a divisão do programa em 09 pilares já é suficiente para
facilitar o entendimento e tornar a implantação suficientemente ordenada sem tornar o procedimento
exageradamente burocrático.
• Trabalho conjunto entre o profissional que vai criar o programa e a empresa.
Modo de Implantação e Operação do compliance

• Os pilares - e passos para implantação - do compliance são:
1. Comprometimento genuíno da alta direção;
2. Conhecimento da Forma de Atuação, da Estrutura e da Legislação Aplicável à Atividade da
Empresa;
3. Avaliação e Classificação de Riscos;
4. Código de Conduta e Políticas;
5. Criação/Revisão de Mecanismos de Controle e Mitigação de Riscos;
6. Difusão da Cultura de Compliance e Treinamento dos Colaboradores;
7. Canal de Comunicação e Denúncia;
8. Investigações Internas;
9. Monitoramento e Atualização.

1. Comprometimento genuíno da alta direção
• Uma implantação bem-sucedida começa antes mesmo da tomada da decisão de implantá-lo ou
não.
• Trata-se do convencimento da alta direção da empresa de que a instalação de um programa de
integridade é algo necessário e que, por mais que represente uma despesa em um primeiro
momento, trará grandes benefícios a todos os envolvidos.
• Posicionamento firme no sentido de demonstrar que a empresa entende que perdas a curto prazo
são irrelevantes diante das oportunidades que surgirão com o estrito cumprimento do programa de
integridade.
• Comprometimento deve ser público e expresso.

2. Conhecimento da Forma de Atuação, da Estrutura e da Legislação
Aplicável à Atividade da Empresa.
• O objetivo deste passo é dar ao responsável pela implantação do compliance uma
visão geral sobre a atuação da empresa no mercado, sobre os procedimentos de
segurança já existentes nela, sobre os responsáveis por cada setor, sobre o produto
desenvolvido e sobre a legislação aplicável à atividade desenvolvida.
• Não é fase de avaliação, mas somente de coleta de informações (Coleta de
documentos, depoimentos, relatos sobre problemas já enfrentados no passado,
observação da estrutura da empresa, etc.)
• Ao final desta fase, o profissional deve elaborar um relatório sobre as informações
coletadas.

3. Avaliação e Classificação de Riscos
• Com base no relatório elaborado no passo anterior passa-se à análise dos riscos.
• Análise da estrutura e de todos os processos da empresa, documentos contábeis, documentos
referentes a pessoal e relação destes com a legislação que regula as atividades da empresa.
• Atenção às recentes decisões dos tribunais nacionais quanto aos temas pertinentes e quanto às
questões e fatos que podem ocorrer dentro da companhia.
• Extremamente específico e que deve ser personalizado de acordo com cada empresa e com o
mercado na qual ela atua.

3. Avaliação e Classificação de Riscos - continuação
• Verificar os pontos e situações que devem ter maior atenção do departamento de integridade da
empresa.
• Detectar os maiores riscos aos quais a empresa está exposta e formas pelas quais eles poderiam
se concretizar.
• Definir critérios para classificação dos riscos.
• Classificar dos riscos de acordo com critérios pré-estabelecidos e de acordo com o resultado da
equação Probabilidade de Ocorrência X Impacto à Companhia.

4. Código de Conduta
• Maneira simples de tornar público o compromisso assumido pela empresa de seguir um
programa de integridade efetivo.
• Redação deve possibilitar fácil compreensão pelas pessoas a quem ele se dirige
• Não há fórmula pronta. O que importa é que ele seja efetivo em transmitir a mensagem que a
empresa deseja, as obrigações dos empregados e as sanções a que todos estão sujeitos nos
casos de desvios de conduta.

5. Criação/Revisão de Mecanismos de Controle e Mitigação de Riscos
• Formalizar os procedimentos já existentes e adequá-los à uma forma em que se tornem
mais eficientes em garantir a observância das políticas internas da empresa sem
impactar negativamente na operação.
• Criar procedimentos específicos de acordo com os riscos observados.
• Mecanismos de controle de contratações e rescisões (fornecedores, empregados, etc.).
• Procedimentos devem ser simples ao ponto de serem considerados como um fluxo
natural da operação, não uma burocracia sem sentido.

6. Difusão da Cultura de Compliance e Treinamento dos Colaboradores
• A efetividade depende diretamente da adesão dos colaboradores da empresa.
• Campanha de marketing interno da cultura, dos princípios e das normas com as quais tem
compromisso.
• Ressaltar benefícios que esta cultura trará à empresa, aos colaboradores e à sociedade como
um todo.
• Conscientização dos colaboradores sobre o fato de que as metas exigidas deles são plenamente
compatíveis com o cumprimento das normas.
• se um negócio deixou de ser realizado, ele não seria benéfico para a empresa.

6. Difusão da Cultura de Compliance e Treinamento dos Colaboradores - continuação
• Treinamentos devem ser separados por setor, personalizados de acordo com o público e explicar
os procedimentos internos, a razão de existir de cada um deles e a cultura de compliance
• Treinamentos periódicos
• Exemplos práticos de situações de risco e de como deve ser a conduta esperada diante destas.
• Envio de cartilhas sobre o programa de integridade, demonstração anual dos resultados do
programa, envio de e-mails com notícias, etc.
• Presença dos diretores nos treinamentos.

7. Canal de Comunicação e Denúncia
• Para os colaboradores, este canal deve ser uma espécie de “porto seguro” para o qual eles têm
certeza de que podem recorrer quando precisarem esclarecer dúvidas quanto ao código de
conduta, quanto à atuação de seus pares e, principalmente, para a denúncia de
inconformidades.
• Sigilo absoluto sobre a identidade dos denunciantes e os denunciantes de boa-fé jamais devem
sofrer qualquer tipo de retaliação.
• Marketing interno sobre o uso desse canal.
• Sistema pode ser operado por um terceiro independente que esteja munido de autorização para
somente encaminhar os dados a pessoas previamente designadas para tratar cada tipo de
caso, sem riscos de envolver o infrator na equipe que fará a investigação

7. Canal de Comunicação e Denúncia - continuação
• Estabelecer fluxo rápido de trabalho para estas situações.
• A contratação de um sistema específico para captação das comunicações e denúncias auxilia
também na guarda de dados, o que auxilia na demonstração da efetividade do programa de
integridade perante a administração pública, se necessário, na aferição de estatísticas, revisão
de riscos, marketing interno, revisão do programa, entre outros benefícios.
• Este canal também pode ser aberto a fornecedores e clientes, mas esta é uma medida opcional
para as pequenas e médias empresas. Vale a pena?

8. Investigações Internas
• Definição de um processo interno que permita investigar os relatos recebidos, garantindo que os
fatos foram verificados, responsabilidades identificadas e, se necessário, que sejam aplicadas as
penalidades cabíveis e tomadas as ações corretivas apropriadas.
• Sempre deixar claro aos colaboradores que a empresa pode acessar todos os dados e
informações armazenados em seus ativos, tais como notebooks, servidores, e-mails
corporativos, etc.
• Declaração de aceitação dos colaboradores quanto a este direito.
• Investigação deve iniciar com um relatório preliminar sobre a denúncia recebida (meio de
recebimento, denunciante, fatos, possíveis infrações, possíveis meios de ocorrência,
denunciado, partícipes, informações faltantes, fontes de informação, etc.)

8. Investigações Internas - continuação
• A empresa não precisa ter uma estrutura capacitada para realizar a investigação, podendo
contratar empresas terceirizadas para realizar esta tarefa.
• Contratação de terceiros concede ainda mais imparcialidade à investigação e credibilidade ao
programa de integridade.
• Criar uma tabela de penalidades aplicáveis de acordo com a gravidade da conduta praticada e
garantir que a tabela seja estritamente seguida, independentemente de quem será penalizado.

9. Monitoramento e Atualização
• Sempre atualizado de acordo com a realidade atual do negócio, irregularidades detectadas,
riscos surgidos a partir do crescimento da empresa ou das áreas de atuação desta e mudanças
na legislação que rege sua atuação.
• Importância que sejam arquivadas todas as informações coletadas pelo departamento da
empresa responsável pelo programa.
• Relatório anual sobre os resultados do programa.
• a avaliação da efetividade dos mecanismos de controle e da aderência dos colaboradores ao
programa de compliance, além de apontar oportunidades de melhorias em diversos pontos de
atuação do programa.
• Reanálise de riscos e avaliação da própria estrutura de compliance.

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