O documento discute a organização dos registros administrativos e dos alunos na secretaria escolar, enfatizando a importância de arquivos categorizados e equipamentos adequados, da preservação da organização e do uso da tecnologia para facilitar os processos burocráticos.

2. Trabalho Escolar e Teoria
Administrativa
ORGANIZANDO O
REGISTRO
ADMINISTRATIVO
ESCOLAR E DO
ALUNO

3. A Secretaria
organiza e mantém os
arquivos de todos
aqueles que já
passaram pela escola,
chamados de egressos,
assim como mantém os
registros que se
referem a todos os
alunos e professores
ativos na escola.

4. Equipamentos adequados
Os secretários devem comunicar aos
diretores quanto à necessidade de novos
armários, prateleiras e gaveteiros, muito
úteis na organização deste setor. Além
disso, é interessante investir em arquivos e
caixas organizadoras como forma de
organizar os documentos, dividindo-os de
acordo com a frequência da necessidade
de serem acessados.

5. Arquivos categorizados:
Os documentos podem ser
arquivados por tipo (boletins,
relatórios, estatutos, históricos,
etc.), por data, ou pelo nome do
aluno em ordem alfabética. A
localização dos documentos nos
arquivos pode ser facilitada pelo
uso de cores ou de etiquetas nas
diferentes pastas.

6. Preservação da organização
É preciso que os documentos e materiais
já utilizados sejam devolvidos ao seu local de
origem e que os que não são utilizados sejam
descartados. Assim, deve-se criar entre
os funcionários uma cultura de organização e
limpeza. Vale lembrar que a secretaria é,
muitas vezes, o primeiro contato de um aluno
ou responsável com a escola. Por isso, o
ambiente deve estar sempre arrumado para
passar uma boa impressão a quem chega lá..

7. Apresentação e atendimento
É importante que a instituição invista em criar um
espaço convidativo e aconchegante, tanto para os pais
quanto para os estudantes. Murais destinados à
comunidade escolar, com fotos de eventos, calendários e
informações importantes. Além disso, é importante
oferecer um atendimento prestativo, com funcionários
bem preparados para solucionar problemas burocráticos,
atender ao telefone, acolher as crianças e encaminhá-las
de forma adequada para a coordenação pedagógica ou a
direção.

8. Uso da tecnologia
Os sistemas permitem organizar as funções
burocráticas da secretaria como o cadastro de alunos e
responsáveis, a emissão de boletins, históricos e certificados,
permitindo que estes sejam solicitados online, por exemplo.
Um sistema de gestão escolar permite que os funcionários da
secretaria fiquem menos sobrecarregados e realizem suas
funções de forma mais organizada. Além disso, é uma
ferramenta útil também para os pais, que podem acessar
informações como notas, faltas, horário de entrada e saída da
escola e realizar solicitações de emissão de boletos, matrícula
e outras informações sem a necessidade de contato direto
com a secretaria.
REFERENCIA: https://blog.wpensar.com.br/gestao-escolar/5-taticas-essenciais-para-organizar-a-secretaria-da-sua-escola