Organização e gestão tempo

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  • como se organizar pessoalmente
  • Não há certezas da origem do 5 S alguns atribuem ao Dr. KAORU ISHIKAWA – Eng.º Quimico Japonês
  • Fazer uma lista com 5 items – que tem vindo a adiar / a razão do adiamento
  • As 3 primeiras são indispensáveis
  • Características deste Objectivo tem que ter a participação de todos os funcionários dos diferentes níveis hierárquicos
  • O Telefone deve ficar à esquerda
    Ponto final no conjunto de coisas da mesa …. Mais nada deve ficar na mesa
  • O telefone Lado esquerdo da secretária
  • Jogo - Organigrama Vertical
  • Estudo sobres as condições de adaptação do trabalho humano
  • Tem tb muito a ver com a saúde a ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO
  • Taxonomia = DESCRIÇÕES / CLASSIFICAÇÕES
    Esta informação pode desparecer toda do PC 1 segundo
  • Distribuição do Doc. - ARQUIVO
  • Organização e gestão tempo

    1. 1. DICAS PARA ORGANIZAR O SEU LOCAL DE TRABALHO
    2. 2. OS 5 S • Seiri - Organização e utilização; • Seiton – Arrumação e ordenação; • Seisõ - Limpeza; • Seiketsu – Padronização e saúde; • Shitsuke - Autodisciplina.
    3. 3. Qual ou quais as razões, que leva as pessoas a adiar? Qual(ais) se aplica(m) a si? • Desorganização; • Desejo de evitar tarefas desagradáveis; • Medo de falhar; • Medo do sucesso e suas implicações; • Não saber por onde começar; • Perfeccionismo; • Falta de confiança; • Medo de mudança; • Medo de rejeição; • A tarefa parece ser tão difícil e ocupa demasiado tempo; • Não ter os acessórios ou os recursos necessários para fazer o trabalho.
    4. 4. Como (re)organizar o seu local de trabalho • 1.º (RE)ORGANIZAR A MESA DE TRABALHO • 2.º USE O LIXO! • 3.º DANDO ORDENS PARA AS PENDÊNCIAS • 4.º FAÇA A DISTINÇÃO ENTRE OS OBJETOS • 5.º PERSISTÊNCIA!
    5. 5. Objectivos dos Serviços • Rentabilidade positiva; • Satisfação dos cidadãos; • Qualidade dos serviços; • Saúde dos empregados.
    6. 6. • Comece cedo • Arrume sua mesa Comece por estabelecer uma área de trabalho. Defina onde cada coisa vai ficar: - Computador; - Porta canetas; - O telefone; - Enfeites de mesa; - Papéis, livros. • Organize-se / Limpeza Escolha o dia da semana para o fazer e FAÇA-O • Elimine tudo o que não estiver a usar: – Arquive o que já foi resolvido; – Evite acumular papéis.
    7. 7. Todos os objetos devem ter o seu devido lugar e sempre que forem utilizados devem voltar para o local original;
    8. 8. Para garantir produtividade: • 1) Tenha uma agenda; • 2) Chegou, resolva e arquive; • 3) Precisa resolver mais tarde? Separe, vá resolvendo e arquive; • 4) Crie uma caixa de entrada; • 5) Despache; • 6) Evite comer no seu local de trabalho; • 7) 10 minutos antes de sair, olhe para sua mesa e faça uma rápida organização, quando chegar no dia seguinte, tudo estará no lugar.
    9. 9. • Enfeites de mesa Para não correr riscos, prefira objetos simples
    10. 10. Higiene e segurança no Trabalho Ergonomia • Concepção de Espaço de Trabalho; • Postura; • Cadeiras; • Trabalho com visores; • Iluminação; • Ruído; • Vibrações; • Radiações; • Espaço de circulação; • Ambiente térmico.
    11. 11. Postura no trabalho
    12. 12. Computador • Use a taxonomia pessoal para organizar o seu computador; • Não imprima só porque parece interessante.
    13. 13. Organização Pessoal • Os e-mails, arquivos, pastas e agendas. Este método garante, maior rapidez e segurança de ter todos os dados importantes no momento em que for preciso encontrá-los. • Portanto, organize seu Computador e seja mais produtivo!
    14. 14. • Existem várias formas de arquivo online. É a chamada gravação na nuvem (cloud). • Exemplos de “cloud’s”: – iCloud; – Dropbox; – OneDrive;
    15. 15. Organização do trabalho 1.º Passo 2.º Passo . O que faço na minha actividade profissional? Os principais objectivos desta fase são: - Clarificar todo o tipo de actividade que lhe competem; - Tomar consciência das tarefas - de gestão e execução – com que ocupa o seu tempo de trabalho. . Para que servem as minhas Tarefas? . Qual a sua finalidade? Os principais objectivos destas fase são: - Eliminar tarefas ou procedimentos desnecessários.
    16. 16. 3.º Passo 4.º Passo . Quem a deve fazer? . Quem a poderá / deverá fazer? Os principais objectivos desta fase são: - Delegar; - Redefinir funções e responsabilidades. . Como deverá ser realizada? . Quais as informações ou os meios de que necessito para realizar a tarefa? Os principais objectivos desta fase são: - Simplificar métodos, procedimentos ou suportes de informação; - Afectar apenas os meios e as informações necessários e suficientes.
    17. 17. Pontos importantes para organizar o seu trabalho • Delegue as tarefas, não tente fazer tudo sozinho, quando tem quem o possa ajudar; • Tenha em conta a comunicação na sua equipa, para que mais facilmente se resolvam imprevistos; • Utilize a agenda; • Adapte a tecnologia para acesso rápido e fácil; • Ordem de prioridades nas tarefas a realizar; • Aponte todos os pormenores necessários para a execução de cada tarefa (n.ºs telefone, endereços, email, local e hora, etc.) • Deixe algum tempo para os imprevistos, alguns poderão ser prioritários; • Não esquecer que sempre que adiamos uma tarefa para o dia seguinte, aumentamos as probabilidades de sermos ultrapassados pelos imprevistos, particularmente os urgentes.
    18. 18. ELEMENTOS FUNDAMENTAIS DA ORGANIZAÇÃO • Nas Instituições, existem objectivos organizacionais e pessoais. • O desempenho das organizações é medido com base: – Eficácia: mede o grau em que os objectivos são realizados; – Eficiência: mede o grau em que se utiliza os recursos para realizar os objectivos.

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