Arquivo mt bom

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Arquivo mt bom

  1. 1. Organização e Manutenção
  2. 2. Objectivo GeralIdentificar e aplicar as regras de funcionamento do arquivo, de acordo com as técnicas de tratamento de informação documental.Objectivos Específicos• Arquivo – conceitos fundamentais;• Arquivo como sistema de informação;• Novas tecnologias em arquivo.
  3. 3. Etimologicamente, o vocábulo “arquivo” provém dogrego “archeion” que seria composto de doiselementos: ARKHAIOS, antigo e EPO, dispor, tercuidado, e deu origem em latim “archivum”.Arquivo, significaria, portanto, a arrumação decoisas antigas.
  4. 4. • Os arquivos, como instituição, tiveram a sua origem na antiga civilização grega.• Nos séculos IV e V e a.C. Os atenienses guardavam no Metroon, templo da mãe dos deuses, os tratados, leis, minutas da assembleia popular e outros documentos oficias.• Entre os documentos encontrava-se o discurso que Sócrates escrevera em sua defesa pessoal, peças de ésquilo, sófocles e eurípedes, etc.• Esses documentos foram conservados através dos tempos de tal forma que ainda hoje se encontram preservados, já não em arquivos, mas em instituições específicas (museus).
  5. 5. Em Portugal os arquivos não foramdesignados sempre da mesma forma:•Monarquia: carteiras ou cartórios - locais onde se guardavamas cartas, títulos, escritas, bulas pontifícias e outrosdocumentos de vital importância para o reino, posteriormentedenominados pelo nome de Tombos.O Arquivo Real Português, fundado por D. Fernando I, ficouconhecido por Torre do Tombo por ter sido instalado numatorre nas muralhas do forte onde vivia o referido monarca.
  6. 6. O documento é um registo que reproduz ou representa, uma coisa ou uma pessoa, podendo servir de meio de prova ou de confirmação de um acontecimento, situação ou ocorrência. A empresa apresenta através de documentos os factos relativos à sua actividade. Os documentos constituem a memória da empresa. Habitualmente o documento é escrito, este pode também ter outro suporte material além do papel – registo em disquete, CD, pen, microfilme, etc.
  7. 7. As empresas têm necessidade de recolherordenadamente os documentos que contêm registosde dados e informações de interesse, garantindo asua conservação e assegurando as consultasprovenientes dos seus diversos sectores.Essa recolha, conservação e consulta sãoasseguradas pelo ARQUIVO.
  8. 8.  Representação de um facto ou situação; Conservação (subsiste posteriormente ao facto que lhe deu origem).
  9. 9. • Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos por um organismo público ou privado, em função da sua actividade e conservado para efeitos administrativos;• Local destinado à conservação e guarda de documentos devidamente classificados e ordenados;• Unidade de serviço administrativo especializado cuja missão consiste em receber, classificar, guardar e emprestar documentos. Neste sentido o arquivo funciona como a memória organizada da instituição que serve.
  10. 10. Acepções da palavra Arquivo:- Você vai trabalhar para o “arquivo”- Coloque aquela pasta no “arquivo”- Prepare o “arquivo” para a transferência- Onde está o seu “arquivo”
  11. 11. - Ordenação da documentação:mediante a recolha, registo eclassificação dos documentos;  - Despacho: fornece osdocumentos solicitados com rapidezpara os diversos serviços, à medidaque a documentação se vaidesactualizando;
  12. 12. - Conservação da documentação: não só mediante a utilização de equipamento adequado (armários, ficheiros, etc.), como também, proporcionando condições ambientais ideais de forma a não se danificarem os suportes (sob a acção da humidade, calor e frio, incidência dos raios solares, saturação do ar e propagação de pragas).
  13. 13. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO:À forma de organização;À frequência de consulta;À posição dos documentos;Às instituições que produzem osdocumentosAo grau de informatização.
  14. 14. QUANTO A FORMA DE ORGANIZAÇÃO• Centralizados – nas pequenas e médias empresas, o arquivo encontra-se normalmente centralizado num único sector, comum aos vários departamentos.• Descentralizados – Nas grandes empresas, cada sector/departamento tem um arquivo próprio, havendo ou não duplicados ou acesso informático da parte da administração/gestão.• Mistos - combinação dos dois sistemas.
  15. 15. QUANTO Á FREQUENCIA DE CONSULTA• Activos – são constituídos por documentos recentes relativos a assuntos em curso;• Semi-activos – dizem respeito aos documentos com baixo índice de consulta, ou de consulta periódica.• Inactivos ou mortos – contêm documentação que por razões de ordem fiscal, jurídica ou histórica devem ser conservados, sendo a sua consulta apenas feita em casos especiais.
  16. 16. QUANTO Á POSIÇÃO DOS DOCUMENTOS• Horizontais – documentos arquivados horizontalmente, uns a seguir aos outros, em estantes ou armários com prateleiras (usam-se para formatos superiores ao A4 ou em arquivos semi-activos/inactivos, uma vez que são de difícil acesso);• Verticais – documentos arquivados verticalmente uns após os outros, fazendo-se a ordenação da esquerda para a direita e de cima para baixo (usa-se para dossiers, caixas de cartão, livros, vídeos, etc.);
  17. 17. QUANTO Á POSIÇÃO DOS DOCUMENTOS• Suspensos - documentação colocada em pastas ou bolsas de papel kraft, dobrado em forma de fole, suspensas pela parte superior em classificadores que deslizam numa estrutura metálica. As pastas podem apresentar visibilidade superior ou lateral, ou encontrarem-se guardadas em gavetas (arquivos de processos);• Rotativos - os documentos são presos a um sistema que roda em torno de um eixo (vertical ou horizontal). Pode ser combinado com o arquivo suspenso, sendo neste caso normalmente guardado em armário próprio.
  18. 18. QUANTO Á POSIÇÃO DOS DOCUMENTOS
  19. 19. QUANTO ÀS INSTITUIÇÕES QUE PRODUZEM OS DOCUMENTOS- Arquivos públicos (nacionais, distritais, municipais; notariais, de ministérios, de escolas, de entidades administrativas variadas – são indispensáveis para a protecção da propriedade e outros direitos legais dos cidadãos)- Arquivos empresariais- Arquivos de família ou privados- Arquivos eclesiásticos
  20. 20. QUANTO AO NIVEL INFORMATIZAÇÃO• Não informatizados ou tradicionais;• Parcial ou totalmente informatizados. A informação chega à empresas veiculada de formas muito variadas: correio normal, e-mail, fax, imagens em vídeo ou fixas, mensagens áudio, etc. Há tendência para fazer o arquivo tradicional dos documentos em papel e arquivo electrónico da mesma documentação. As empresas devem encontrar a melhor solução para esta situação.
  21. 21. • Interna (criado e aprovado pela empresa segundo as normas internas de documentação)• Externa (não foi criado nem aprovado pela empresa mas é necessário para o funcionamento da mesma)
  22. 22. • Interna Actas, processos de clientes, memorandos, oficio, sistema de prevenção da empresa, etc
  23. 23. • ExternaCatálogo de fornecedores, a norma ISO 9001, ofícios, curriculum vitae, etc
  24. 24. As Unidades Arquivísticas são umconjunto orgânico de documentos,considerando a estrutura de umorganismo.
  25. 25. PRINCIPAIS UNIDADES ARQUIVÍSTICAS Processo Dossier Colecção Série Sub-Série Fundo Sub-Fundo/Secção
  26. 26. Processo: Constituído por um conjunto de tipos documentais referentes a uma qualquer acção administrativa ou judicial, sujeita a tramitação própria normalmente regulada. Ex: Processo judicial
  27. 27. Dossiers temáticos – unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos compilados com o fim de informar uma decisão pontual.Normalmente,são pastas constituídas por cópias de artigos de revistas,partes de livros, reproduções de diários da república ou por estudos técnicos que não têm correspondência nem andamento administrativo.
  28. 28. Exemplos:- Dossier de legislação comunitária sobreambiente(cópias de artigos do Jornal Oficial dasComunidades Europeias com recomendações,resoluções e directivas sobre ambiente);-Dossier de legislação nacional sobre ambiente(cópias de artigos do Diário da República sobreambiente).
  29. 29. Colecção: documentos do mesmo arquivo, organizada para efeitos de referência ou conjunto de tipos documentais organizados por tipologia, assunto ou outra qualquer característica comum.Ex: Copiador de correspondência expedidaDocumentos de despesa (facturas, balancetes)
  30. 30. Existem situações onde a constituição de colecções é desejável:Áreas funcionais da contabilidade e pessoal - Colecções de mapas de assiduidade - Colecções de mapas estatísticos
  31. 31. Série – Unidade arquivística constituída porum conjunto de documentos simples oucompostos a que, originalmente, foi dadauma ordenação sequencial,de acordo comum sistema de recuperação da informação.Em princípio, os documentos de cada sériecorrespondem ao exercício de uma mesmafunção ou actividade,dentro de uma mesmaárea de actuação.
  32. 32. As Séries – resultam da junção/agrupamento dos processos que são idênticos entre si.- Quando possuem uma tramitação semelhante;- Contêm os mesmos tipos de documentos;- Servem uma mesma actividade e situam-se na mesma área temática.
  33. 33. Ex: Uma instituição de ensino superior atribui bolsas de estudo a estudantes economicamente carenciadosDesenvolve acções semelhantes (atribuir bolsas)Cada bolsa constitui um processoO conjunto dos processos de bolsa atribuídos constitui uma série
  34. 34. Sub-Série – corresponde a uma parte da série que se individualiza por razões de funcionalidade.Pode corresponder apenas a uma das etapas da tramitação de um processo, a uma tipologia documental ou ainda a uma documentação com exigências de acondicionamento próprias.Ex: Processos de bolsa atribuídos e transmitidos
  35. 35. Fundo – Conjunto orgânico de documentos ,independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou colectiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua actividade conservados a título de prova ou informação.É a mais ampla unidade arquivística.
  36. 36. Fundo Secção Série Sub-sérieProcesso Colecção
  37. 37. Fase de Transferência- Modelo de Organização do Arquivo- Contentorização dos Documentos- Inventariação- Destruição de Documentos-Transporte e AlojamentoEx: Transferência de arquivo de sucursais paraempresas “mãe”
  38. 38. Fase de IncorporaçãoEx: arquivos de serviços extintos e documentaçãoproveniente de funções extintas em organismos eserviços da administração central desconcentrada darespectiva área
  39. 39. Os principais Sistemas ou Tipos de classificação utilizadosem arquivos são:•Classificação Alfabética•Classificação Numérica•Classificação Alfa-numérica•Classificação Cronológica•Classificação Geográfica•Classificação Ideológica
  40. 40. Classificação por ordem alfabéticaO material é organizado com base no nome da pessoa ouempresa, cujo documento é registado e depois ordenadoem sequência alfabética.Ex: lista telefónica.
  41. 41. Classificação por ordem alfabéticaVantagens•Familiaridade com o critério de ordenação (a ordem alfabética é umadas mais tradicionais;•Simplicidade no plano de classificação (não são previstas classesnem subclasses e o único elemento necessário para classificar omaterial é o nome das coisas a classificar firma ou nome da pessoa;•Elasticidade (é sempre possível inserir novos nomes no lugar exacto);•Possibilidade de encontrar facilmente uma posição;•Baixo custo (o material pode ser arquivado em aparelhagenssimples).
  42. 42. Classificação por ordem alfabéticaDesvantagens•Os critérios de ordenação do material não são inequívocos ( é fácilsurgirem dúvidas, serem cometidos erros, e que aqueles queclassificam efectuam sucessivamente a procura não sigam os mesmoscritérios);•Se o material for muito a classificação tem de ser feita por pessoaspráticas neste tipo de trabalho;•Quanto mais o material aumenta, mais frequentes os casos dehomonímia (repetição dos mesmos nomes).
  43. 43. Classificação por ordem alfabéticaResumindo: a classificação por nome em ordem alfabética éaconselhável como único sistema para a ordenação do materialquando:•Este não é muito;•As probabilidades de cometer erros de sistematização são limitadas.
  44. 44. Regras para classificação por ordem alfabéticaPara que a classificação por nome em ordem alfabéticaseja eficiente tem que se seguir certas regras:1 – Os nomes individuais devem ser colocados emordem inversa, ou seja, primeiro o último nome, depois osrestantes na ordem em que se apresentam. Quandohouver nomes iguais, prevalece a ordem do pronome.Ex: Barbosa, Aníbal Correia, António Correia, João Carlos Correia, Paulo
  45. 45. Regras para classificação por ordem alfabética2 – As partículas estrangeiras (D, Da, De, Del, Des, Di, Du,La, O’, Van, Vanden, Von, etc), se escritas com inicialmaiúscula, são consideradas como parte integrante donome.Ex: Oliveira, Carlos Santos de Von Johnson, Erick Von Blun, Eduardo3 – Os nomes compostos de um substantivo e umadjectivo, ligados ou não por hífen, não são separados.Ex: Castelo Branco, Sérgio Vilas Boas, Heitor
  46. 46. Regras para classificação por ordem alfabética4 – Os nomes como Santo, Santa ou São seguem aregra anterior, considera-se o apelido inteiro seguindo aordem normal.Ex: Santa Rita, Luís Santo António, Joaquim5 – Os nomes que exprimem grau de parentesco,abreviados ou não, não são considerados na ordenaçãoalfabética.Ex: FreitasJúnior, Ary Ribeiro Neto, Henriques
  47. 47. Regras para classificação por ordem alfabéticaOs graus de parentesco só serão considerados naalfabetização quando servirem de elemento de distinção.Ex: Abreu Filho, Jorge Abreu Neto, Jorge Abreu Sobrinho, Jorge6 – Os títulos honoríficos, pronomes de tratamento eartigos são colocados entre parênteses depois do nomee não são considerados na alfabetização.Ex: Araújo, Paulo (General) Estado de São Paulo (O)
  48. 48. Regras para classificação por ordem alfabética7- Os nomes espanhóis são registados pelo penúltimonome que corresponde ao da família do pai.Ex: Cervantes Y Savedra, Miguel (de) Hernandes Xavier, José8- Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes sãoregistados na ordem em que se apresentam.Ex: Al Bem Abib
  49. 49. Regras para classificação por ordem alfabética9 – Os nomes ligados por apóstrofo devem ser ligadoscomo uma só palavra.Ex: Sant’Ana, ArmindoLê-se e arquiva-se Santana10 – Os nomes das empresas devem ser registadosconforme se apresentamEx: Álvaro Costa & Cª Barbosa Sousa, Ldª
  50. 50. Regras para classificação por ordem alfabética11 – As expressões usadas no comércio , comoSociedade, Companhia, Empresa, devem serconsideradas na alfabetização.Ex: Companhia Brasileira de Alimentos Editora Abril, Ldª12 – Os nomes das empresas que usam siglas com ousem ponto entre as letras, devem ser alfabetados como seo conjunto de letras que os formam fosse uma palavra.Ex: ANJE CDU
  51. 51. Regras para classificação por ordem alfabética13 – Quando uma empresa ou instituição for conhecida,além do seu nome por extenso, também por uma sigla, oarquivista deverá adoptar pela forma de entrada quemelhor entende.Ex: C.G.D. ou Caixa Geral de Depósitos14 – A correspondência recebida de secção divisão oudepartamento de uma empresa deve ser arquivada pelonome da empresa e não pelo departamento.Ex: ANJE – Divisão de Pessoal
  52. 52. Regras para classificação por ordem alfabética15 – As diversas filiais de uma empresa são alfabetadaspelo nome da empresa seguindo das regiões em que seencontram.Ex: ANA Faro ANA Lisboa16 – Os nomes das instituições e órgãos governamentaissão considerados como se apresentam.Ex: Banco de Portugal Universidade do Algarve
  53. 53. Regras para classificação por ordem alfabética17 – Os nomes dos órgãos governamentais de paísesestrangeiros devem ser precedidos do nome do país.Ex: Estados Unidos – The Liberty Congress Inglaterra – Red Cross18 – Os numerais que fazem parte do nome, quer noinício, quer no fim, devem ser considerados como seestivessem escritos por extenso.Ex: Ferragem dois irmãos Insecticida mata Sete
  54. 54. Regras para classificação por ordem alfabética Quando falamos em arquivo alfabético, muitas pessoas desconhecem o facto de que há dois critérios para a ordenação alfabética (letra por letra ou palavra por palavra), e que ambos estão correctos.
  55. 55. Regras para classificação por ordem numéricaNa classificação por nome em ordem numérica oprincipal elemento a considerar para a classificaçãoé um número e a sua ordenação é feita por ordemsequencial crescente ou decrescente.Nesta modalidade, a consulta é indirecta, pois há anecessidade de se recorrer a um índice auxiliaralfabético que remeterá ao número sob o qual ainformação foi arquivada.
  56. 56. Regras para classificação por ordem numéricaVantagens•Permite a classificação de um modo indefinido;•Ao contrário da alfabética, possibilita a detecçãoimediata da falta de um processo;•Permite um menor nº de arquivamentos errados,pois torna-se mais fácil ler números do que letras;•As operações de arquivo são mais rápidas.
  57. 57. Regras para classificação por ordem numéricaDesvantagensTorna-se quase impossível detectar um documentoquando por lapso se lançar um número errado deprocesso.
  58. 58. Regras para classificação por ordem geográficaNa classificação por nome em ordem geográfica o material éorganizado em função do local ou proveniência da informação.Ex: Vários países – nome do país, nome da capital e nome doscorrespondentes. Se houver documentos procedentes de outrascidades que não a capital, deve-se ordená-los alfabeticamente noarquivo após a capital. ARGENTINA Buenos Aires Maia Carraro, Alcides Corrientes Del Vale, Luís
  59. 59. Regras para classificação por ordem geográficaBRASIL Brasília Ministério da Educação Campinas Delgado, CarlosEste método de arquivo é muito utilizado no caso das empresas quemantêm correspondência com várias filiais ou agências em váriaszonas e ainda para empresas de transporte de cargas emercadorias.
  60. 60. Regras para classificação por assuntos (Ideológico)Este é um dos métodos mais perfeitos de arquivo, porémrequer um planeamento prévio além de requisitos como:•Amplo conhecimento da empresa, bem como dosdocumentos que representam as actividade da mesma;•Análise minuciosa e interpretação da documentação.
  61. 61. Regras para classificação por ordem cronológicaO material é ordenado, com base na data de emissão,fabricação, aquisição, prazo, recepção, etc. de baixopara cima.Vantagens•Uma das mais rápidas e menos dispendiosas;•Não são previstas intercalações, mas apenassobreposições ou acrescentos de material novo.
  62. 62. Regras para classificação por ordem cronológicaPara encontrar o material classificado por esta ordem épreciso saber a data em que foi colocado ou entãopercorrer todo o material recolhido. Por isso este sistemadeve ser adoptado quando:• O material a classificar é limitado;•Quando é possível conhecer aproximadamente a data daclassificação;A classificação por ordem cronológica revela-se útilquando se tem que classificar documentos de carácterfinanceiro.
  63. 63. Regras para classificação por ordem cronológicaEx: determinada factura tem de ser paga a 60 dias, estesistema permitirá inserir a cópia na data de pagamento dafactura e assim controla-se se o pagamento foi efectuadoou não.Ex: a) os meses do ano b) Quinzenais c) Séries de 10 dias d) semanasDentro de cada secção o material é ordenado:alfabeticamente ou numericamente.
  64. 64. •Antes de guardar os documentos nas pastas, dossiers earmários correspondentes, é necessário cumprir algumas etapas.
  65. 65. 1. Inspecção: consiste na verificação de cada documento no que diz respeito ao seu destino, pois este pode ser para:- arquivar;- solicitar informação;- verificar a existência de antecedentes ( ser anexado a outro).2. Leitura: todos os documentos devem ser lidoscuidadosamente, para que se analise o seu conteúdo ese perceba onde vai ser arquivado. (Se já existe pasta ouse é necessário criar uma).
  66. 66. 3. Selecção: seleccionar o material que vai ser arquivadodaquele que já não tem qualquer utilidade para aempresa ou instituição (cópias, comunicados semimportância).4. Marcar a hora e a data de entrada de um documento,para que não haja dúvidas acerca da chegada dessedocumento.5.Classificar: determinar como será arquivado odocumento, de acordo com o método e a classificaçãoadoptados pela organização.
  67. 67. 6. Ordenação: é a organização dos documentos dentrodas pastas e destas dentro dos arquivos. A escolha daforma de ordenação depende da natureza dosdocumentos.Resumindo: temos de ter em conta as seguintes fases:recolha, separação, recepção, registo, análise,tratamento, registo/descrição, despacho, expedição earquivo.
  68. 68. Exemplo prático:Gabinete de Contabilidade – Correspondência recebida na 2ª feira05/Maio/2011: Carta de um potencial cliente a questionar sobrepreços para serviços de contabilidade, Factura da Edp e Extractobancário referente ao mês de Abril.Recolha (chegada dos documentos à empresa)Separação (separar os diversos documentos)Recepção (entrega dos documentos ao responsável)Registo (registar os documentos na correspondência recebida)Análise/Tratamento (potencial cliente – estudar a empresa em si;factura – verificar os consumos; extracto bancário – fazer areconciliação bancária)Registo/descrição – Elaborar carta de responta ao potencial clienteDespacho - Enviar carta de respostaArquivo - Arquivar cópia da carta, factura e extracto bancário
  69. 69. A Actualização do arquivo deve ser estipulada pelo responsável domesmo de forma a que esteja o mais actualizado possível.Deve criar-se uma rotina de arquivo que deve ser cumprido, de formaa evitar a procura e consulta de dados inexistentes.Deve criar-se um local próprio para colocar todos os documentos queestão para arquivar.Por exemplo:Departamento Recursos Humanos: todas as 6ªfeiras se arquivam osdocumentos respeitantes aos trabalhadores, nomeadamentecontratos, justificações de falta, etc, de forma a que os processos doscolaboradores estejam actualizados.
  70. 70. Os documentos de um arquivo não se colocamdirectamente em cima da estante ou nos arquivadores,metendo-se primeiro em unidades de conservação, paraque os documentos fiquem protegidos do pó e luz.
  71. 71. O método que se escolher dependerá de factores como: o tipo de negócio a que a empresa se dedica; o tipo e o tamanho dos papéis que a secretáriaarquiva (correspondência, documentos legais, projectos,gráficos ou desenhos); quantidade de material a arquivar ou a frequênciacom que se precise do mesmo.
  72. 72. Entre os arquivadores e unidades de conservaçãoconvém destacar:Arquivadores de argolas - apropriados para arquivar acorrespondência, listas, esquemas ou tabelas estatísticas.Quando não convém furar os documentos, podem utilizaros modelos mais largos que permitem colocá-los embolsas de plástico com os lados perfurados.
  73. 73. Caixas - devem-se evitar as metálicas ou as de plásticoporque não permitem a transpiração dos documentos.São os mais adequados para guardar pequenosfascículos, documentos informativos, revistas, catálogos,etc.Convém estarem sempre cheias para que, ao seremcolocadas na estante, os documentos não fiquemdobrados.
  74. 74. São excelentes para proteger os documentos do pó, luzou do manuseamento.A desvantagem das caixas reside no facto de a consultanão ser muito cómoda.
  75. 75. Pastas de mola e com badanas – são apropriadas parapreparar o material que o chefe deve levar consigo parauma reunião ou viagem. Utilizam-se para arquivardocumentos informativos que não sejam muitovolumosos.
  76. 76. Pastas de pendurar – costumam-se arquivar em armáriosou gavetas com calhas ou em carrinhos especiais paraos mesmos. Utilizam-se para documentos que não sejammuito volumosos e permitem a ordenação alfabética oupor assuntos.Deve-se anotar o assunto do seuconteúdo nas janelas de plásticoque apresentam na parte lateral superior.
  77. 77. Tubos – são adequados paradocumentos de tamanho considerável.Utilizam-se para arquivar mapas e projectos.Envelopes e bolsas - utilizam-se em menor medida, massão de utilidade para fotografias ou diapositivos. Podemser de papel normal ou plástico.
  78. 78. Ficheiros – há muitos tipos de ficheiros. Há os parapôr em cima da mesa com gavetas, outros constituemum móvel transportável munidos de rodas. Usam-separa arquivar a documentação que é preciso ter àmão, como as moradas de fornecedores, clientes, etc.
  79. 79. Os prazos de conservação dos documentos variaconsoante os sectores de actividade e se são empresaspúblicas ou não.Existem legislações específicas para os diversosministérios:Ex: Direcção Geral Arquivos – Min. da Cultura Ministério das Finanças, Autarquias, Ministério da Educação, etc…
  80. 80. Quando falamos de empresas a legislação obriga todos aarquivar a correspondência e telegramas recebidos,documentos que provem pagamentos e os livros da suaescrituração mercantil, devendo conservá-los por umperíodo de dez anos.O prazo de arquivo e conservação de livros, registos e documentos desuporte, está previsto no Decreto-Lei nº 102/2008 de 20-06-2008, no seuartigo 52.
  81. 81. Uma vez que todo o sistema de arquivo tem que seadaptar às variadas condições em que opera a empresa.Logo qualquer colaborador deve estudar um planopróprio de arquivo começando por apreciar os seguinteselementos:- os tipos de material a arquivar;- a finalidade com que é efectuado o arquivo;
  82. 82. - a quantidade de material a arquivar;- as aparelhagens disponíveis;- onde se efectua o arquivo;- quando deve ser efectuado e de quanto tempo sedispõe para cada operação;- as futuras ampliações previstas para o trabalho dearquivo;
  83. 83. Caracteristicas do Plano de Arquivo1 – facilitar tanto quanto possível os trabalhos que seseguem à classificação;2 - permitir realizar o trabalho de arquivo com a máximasimplicidade e rapidez;3 – determinar os critérios das categorias e a ordem declassificação dentro de cada categoria;
  84. 84. Caracteristicas do Plano de Arquivo4 – indicar quais são as categorias em que deve serdividido o material;5 – Ter em conta as exigências futuras e um grauadequado de flexibilidade.
  85. 85. Arquivos de microfilmes – é utilizado nasempresas com um considerável volume dedocumentos ou informação para arquivar.Como guardar os documentos em papel é caro e exigegrandes espaços, recorreu-se como alternativa àmicrofilmagem, técnica que consiste em fotografar odocumento original com uma máquina que contém umfilme de formato reduzido. Uma vez revelado o negativo,aparece uma cópia de tamanho reduzido. As imagensreduzidas são armazenadas em rolos de filmes ou emtransparências.
  86. 86. Portugal possui legislação específica, que autoriza asactividades de microfilmagem no país, estabelecendoque o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dosdocumentos originais, podendo estes serem eliminadosapós a microfilmagem.
  87. 87. O microfilme cópia destina-se ao manuseio diário.Enquanto, que o original tem por finalidade garantir aintegridade e preservação das informações, podendo sermantido em arquivos de segurança.A microfilmagem é um processofrequentemente usado em organismos oficiais, grandes empresas comerciais ou industriais, bancos,seguros, (…..).
  88. 88. Vantagens:• RAPIDEZ DE ACESSO À INFORMAÇÃOÉ evidente que localizar um documento em microfilme, éincomparavelmente mais rápido, do que em arquivos convencionaisou quilométricos corredores com caixas de documentos. É possívelseleccionar um documento entre milhões em apenas algunssegundos (em alguns casos fracções de segundos), sem sernecessário sair dacadeira.•REDUÇÃO DE ESPAÇOA típica redução de espaço proporcionada pelo microfilme, é de98% ou mesmo superior. Toda a documentação de um normalarquivo de aço com 4 gavetas, poderá estar contida em tãosomente 2 rolos de microfilme, que cabem em uma única mão.
  89. 89. Vantagens:. FÁCIL MANUSEIO DA INFORMAÇÃOUm dos mais acentuados problemas dos que manuseiam pequenasou grandes quantidades de documentos, é a imensa variedade deformatos, tamanhos e formas desses papéis. O microfilme é umagente uniformizador. Esta é uma das suas mais expressivasvantagens. Não importa o tamanho ou padrão original, emmicrofilme ele estará dentro de um único formato. Dessa forma, omanuseamento da informação será muito mais prático.•BAIXO CUSTOOs custos totais de implementação do microfilme, variam deaplicação para aplicação e até mesmo de empresa para empresa.Falando genericamente, o custo em alguns casos é muito inferior aosimples custo de armazenamento do papel convencional. Umindicador seguro de que um processo de arquivo micrográfico éeconómico, é o facto de os bancos serem os principais utilizadores.
  90. 90. Vantagens:•SEGURANÇANão existe nenhuma outra forma mais prática, económica e segura,contra sinistros naturais ou provocados, de que o microfilme. Sãoinúmeros os exemplos de empresas e organismos que salvaram osseus documentos de desastres, graças ao microfilme.. INTEGRIDADE DO ARQUIVOCom a utilização do microfilme fica assegurado o arquivo correctode qualquer documento e a função de rearquivar um microfilme, ésimplesmente rebobinar uma bobina. Não existem caixas, caixotes,pacotes e funcionários exaustos. No microfilme, os documentosestão sempre na ordem correcta.
  91. 91. Vantagens:. BAIXOS CUSTOS DE MANUTENÇÃOConsiderando o grande aproveitamento de espaço proporcionadopelo microfilme, resultando de uma grande concentração deinformações, o baixo custo de manutenção é uma consequênciaquase imediata.•FÁCIL E RÁPIDA REPRODUÇÃOTodo um arquivo de microfilme pode ser fácil, rápida eeconomicamente duplicado.•FÁCIL DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃOInúmeras empresas em todo o mundo, implementaram o microfilmepelo baixo custo e facilidade na disseminação da informação.
  92. 92. Vantagens:•AUMENTO DE CAPACIDADE DE MEMÓRIACom o microfilme e seus sistemas, a capacidade de memória nãotem limites. Informações que hoje não são localizadas, estarão àsua disposição em microfilme, em temposcurtíssimos.•FACILIDADE DE ACESSO A DOCUMENTAÇÃO "RARA" OU"ÚNICA"Documentos históricos, em arquivos de outros países, estão hojeem Portugal graças ao microfilme.•MELHORES CONDIÇÕES DE TRABALHOOs sistemas de microfilmagem proporcionam melhores condiçõesde trabalhos a quem tem que manusear documentação em todas asáreas. Consequentemente a empresa ganhará em produtividade eeficácia.
  93. 93. Vantagens:. DURABILIDADEO microfilme, é um produto dos mais duráveis, a durabilidade domicrofilme é praticamente ilimitada. .MINIMIZAÇÃO NOS CUSTOS DE TRANSPORTEOs custos com fretes e portes pelo correio são minimizados com aimplementação de programas de microfilmagem.•PRESERVAÇÃO DA NATUREZAA maioria das empresas gasta muito mais papel e impressos do quenecessitaria consumir.•INTERLIGAÇÃO COM OUTRO SISTEMAO microfilme é um dos mais versáteis sistemas de tratamento deinformação.
  94. 94. Vantagens:. INFORMAÇÃO PARA TODOSLivros e publicações de alto custo, antes disponíveisapenas para uma faixa de alto poder arquivístico, estãohoje ao alcance de todos. Foi por isso, que muitasescolas e universidades implantaram programasespecíficos de microfilmagem.
  95. 95. Desvantagens:- necessidade de se contar com um microleitor (paraampliar);- a não aceitação de microfilmes de documentos comoprova em procedimentos legais nos quais se exige osoriginais;- sensibilidade do microfilme o que torna imprescindívela obtenção de microfilmes de segurança.
  96. 96. •A Portaria 118/90, de 15 de Fevereiro,estabelece as condições a que deve obedecer amicrofilmagem de documentos, que tenhamimportância fiscal.
  97. 97. Arquivo Computadorizado – armazenar ainformação na memória central do computador,ou arquivar cópias de segurança por meio deCD.
  98. 98. O disco óptico – é um disco que armazena e conserva adocumentação depois de previamente ter feito umareprodução directa e total através de um raio laser, que seusa também para a leitura. Tem uma grande capacidadede armazenamento.- Cd’s- DVDs
  99. 99. Vantagens- Permitem armazenar grandes quantidades deinformação numa pequena porção de espaço (estavantagem é ainda mais reforçada no caso dos DVDs)- A informação gravada tem uma durabilidade superior àos suportes magnéticos, visto que não é destruída porinterferências electromagnéticas- Podem ser facilmente transportados para outroscomputadores
  100. 100. Desvantagens-O problema da velocidade de leitura dos dados- O problema de apagar e regravar a informação Tipos Cds / DVDs Carasteristicas CD-ROM Apenas Leitura DVD-ROM CD-R Permite apenas uma gravação, DVD-R passando a leitura CD-RW Regraváveis DVD-RW
  101. 101. O que é a micro - informática?Conhecido como o microcomputador, ou PC (PersonalComputer).Máquinas pequenas, capazes de desenvolver os maissofisticados trabalhos, e que se aperfeiçoam cada vezmais.Qual a utilidade da micro-informática na nagestão da documentação?•Redução do espaço;•Facilidade no acesso aos documentos;•Maior segurança.

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