Este documento discute o planejamento e desenvolvimento de acervos em instituições de informação. Apresenta definições, etapas dos processos, e aplica os conceitos em uma "biblioteca hipotética" para exemplificar o planejamento de seu acervo de livros para graduação, incluindo a elaboração de um plano, sua implementação e avaliação.

1. Introdução ao planejamento e desenvolvimento de acervos Letícia Strehl

2. Conteúdos da Aula Introdução ao planejamento e desenvolvimento de acervos Definições Etapas Características GERAIS dos processos em arquivos, bibliotecas e museus Aplicação dos conceitos em uma “biblioteca hipotética”

3. Planejamento: definição É um processo contínuo, permanente e dinâmico que fixa objetivos, detalha as etapas para atingi-los e prevê os recursos necessários para sua consecução. Almeida, Maria Christina Barbosa de. Planejamento de bibliotecas e serviços de informação. 2.ed. rev. e ampl. Brasília, DF: Briquet de Lemos/Livros, 2005.

4. Etapas do processo de planejamento (1) Definição do objeto a ser estudado Coleta de informações sobre esse objeto e seu ambiente Análise dos dados para a elaboração do plano nos seguintes termos: Definição dos objetivos, metas e prioridades; Previsão dos acontecimentos futuros; Tomada de decisões sobre fins, meios e recursos. Almeida, Maria Christina Barbosa de. Planejamento de bibliotecas e serviços de informação. 2.ed. rev. e ampl. Brasília, DF: Briquet de Lemos/Livros, 2005.

5. Etapas do processo de planejamento (2) Estabelecimento das providências para a execução do plano Acompanhamento e controle da execução em relação aos objetivos traçados Avaliação do sucesso do plano Almeida, Maria Christina Barbosa de. Planejamento de bibliotecas e serviços de informação. 2.ed. rev. e ampl. Brasília, DF: Briquet de Lemos/Livros, 2005.

6. Etapas do processo de planejamento (3)

7. O planejamento dos acervos Como atividade gerencial, a gestão de acervos não prescinde do processo de planejamento Será com planejamento que os acervos se desenvolverão de forma alinhada aos objetivos institucionais e atenderão aos propósitos que se destinam

8. Planejamento e gestão de acervos em diferentes tipos de instituições de informação Num contexto abrangente, a comparação dos processos de planejamento dos acervos de arquivos, bibliotecas e museus, resultará na identificação de semelhanças e diferenças que serão determinadas basicamente por 3 instâncias diversas:

9. Conteúdo informacional e forma de constituição dos acervos Órgãos colecionadores: reúnem artificialmente o material que lhes é de interesse Smit, J. W. Arquivologia, Biblioteconomia e Museologia : o que agrega estas atividades e o que as separa? Revista Brasileira de Biblioteconomia e Documentação, Nova Série, São Paulo, v. 1, n. 2, 1999/2000, p. 27-36. Bellotto, H. L. Arquivos permanentes: tratamento documental. 4. ed. São Paulo: Editora FGV, 2006.

10. Denominação específica dos acervos e seus objetivos fundamentais

11. As etapas do desenvolvimento de acervos

12. As etapas do desenvolvimento de fundos em arquivos

13. As etapas do desenvolvimento de coleções em museus

14. O planejamento e o desenvolvimento de acervos Um exemplo específico no contexto de biblioteca

15. O entrelaçamento entre o planejamento e o desenvolvimento de coleções em bibliotecas

16. Planejamento e desenvolvimento de acervos em uma “instituição hipotética”

17. 1 Identificação da instituição 1.1 Tipo específico de instituição: biblioteca universitária 1.2 Área de atuação: específica – Física 1.3 Apelido: Bibfis

18. 2 Elementos preparatórios da elaboração do plano (1) 2.1 Definição do objeto a ser estudado: Acervo de livros para o atendimento das atividades de ensino de graduação 2.2 Tipo de plano: Operacional “o que fazer” “como fazer”

19. 2 Elementos preparatórios da elaboração do plano (2) 2.3 Coleta de informações sobre esse objeto e seu ambiente: Ambiente externo: características da avaliação dos cursos de graduação feitas pelo MEC Ambiente interno: atividades dos departamentos (planos de ensino das disciplinas de graduação e matrículas) e situação do acervo da biblioteca Instrumento

20. 2 Elementos preparatórios da elaboração do plano (3) 2.4 Análise dos dados Dada a complexidade das informações necessárias, observou-se que a biblioteca não dispõe de instrumento para o diagnóstico da situação de seu acervo. São precárias as condições de tomada de decisões sobre o desenvolvimento da coleção de livros de graduação.

21. 3 Elaboração do plano (1) 3.1 Definição dos objetivos Elaborar instrumento para o diagnóstico das condições do acervo de livros de graduação Sensibilizar a administração superior para a necessidade de investimento no acervo Orientar as atividades de seleção e aquisição de livros de graduação para suprir as deficiências identificadas

22. 3 Elaboração do plano (2) 3.2 Metas Sensibilizar a administração superior para o investimento progressivo no saneamento das carências do acervo Incrementar de forma qualitativa (títulos) e quantitativa (exemplares) o acervo de livros de graduação para atendimento da demanda real e potencial (número de matrículas nas disciplinas) 3.3 Prioridade Identificar as deficiências qualitativas do acervo (livros citados nos planos de ensino das disciplinas de graduação que não estão disponíveis na biblioteca)

23. 3 Elaboração do plano (3) 3.4 Tomada de decisões Meios congregação do sistema de informações sobre as atividades acadêmicas com o banco de dados da biblioteca elaboração de relatório específico para avaliação do acervo com base na estimativa da demanda potencial Fins realização do diagnóstico da situação do acervo definição dos recursos necessários para o saneamento de carências Recursos Humanos 1 bibliotecário (período de 6 meses) 1 analista de sistemas (período de 2 meses) Financeiros para compra de livros Montante ainda indefinido

24. 4 Implementação do plano Produção do relatório de avaliação Análise do relatório Diagnóstico da situação do acervo Identificação dos recursos financeiros necessários para saneamento das carências prioritárias (deficiências qualitativas do acervo) Captação dos recursos Investimentos Desencadeamento do processo de desenvolvimento da coleção

25. A implementação do plano da BibFis - fase de desenvolvimento do acervo de livros de graduação

26. 5 Acompanhamento e controle da execução do plano em relação aos objetivos Objetivo 1: O instrumento elaborado é capaz de diagnosticar as condições do acervo de livros de graduação? Objetivo 2: O diagnóstico e a análise sensibilizaram a administração superior para a necessidade de investimento no acervo? Objetivo 3: Qual foi o impacto dos investimentos orientados pela avaliação na melhoria do acervo de livros de graduação?

27. 6 Avaliação do sucesso do plano Da resposta às perguntas avalia-se o resultado da execução do plano

28. E o processo, como processo, prossegue, continuamente

29. Vamos ao trabalho! Como será o planejamento e o desenvolvimento do acervo em sua instituição hipotética?