Em toda consultoria, um problema comum é a falta de visibilidade e comunicação entre as áreas comercial e técnica que, muitas vezes, acaba gerando desentendimentos. Você gostaria que suas equipes tivessem um relacionamento mais próximo, certo? Nesta palestra proporcionei aos participantes a chance de mergulhar no dia a dia da empresa e entender o ponto de vista das duas áreas e instigar o debate sobre as técnicas ágeis usadas para prover comunicação e visibilidade.

1. Aplicando ágil para unir os
departamentos comercial e
técnicoAgile Brazil 2016

2. Sobre mim...
• Mais de 12 anos em TI
• Mais de 2 anos como Professor
• Agile Coach na Concrete Solutions
• Já atuou em várias organizações complexas (Itaú,
Porto Seguro, Lupo, Grupo Kroton, Unimed...)
• Certified Scaled Professional Scrum(SPS), Certified
SAFe Agilist , Agile Certified Professional (ICP)
• Apaixonado pelo pensamento Lean e seu efeito na
mudança organizacional.
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www.concretesolutions.com.br
andre.campos@concretesolutions.com.br

3. www.agendor.com.br
“A mudança faz parte da vida e tudo aquilo que
hoje encaramos como garantido, amanhã pode já
não fazer parte do nosso caminho"

4. Título
Conteúdo
- Nível 1
- Nível 2
- Nível 3
Conteúdo em destaque
Conteúdo em destaque
Do que falaremos?
Conceitos base
- Um pouco sobre Kanban e Funil de
vendas
Contexto
- A Empresa e os problemas
A solução
- A ferramenta / dinâmica do dia a dia
A descoberta e as mudanças
- A evolução, derivações e indicadores

5. Conceitos base
• Kanban
• Funil de
Vendas

6. Um pouco de história…
Taiichi
Ohno

7. East Gardens
Tokyo Imperial Palace
Um sistema Kanban consiste
em cartões "kanban" em
circulação.
- David J. Anderson

8. East Gardens Control
Fila Em visita Sairam
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2∞
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Critério:
• Estar na fila
• Cartões disponíveis
Critério:
• Possuir um cartão
• Sair antes do jardim fechar
Critério:
• Devolver o cartão

9. Então o que é Kanban ?!
Existem várias abordagem, porém a maioria dos
especialistas concorda que Kaban:
• Prove maior visibilidade do andamento dos trabalhos
• Limita trabalho em progresso
• Possui políticas explicitas
• Permite medir e gerenciar o fluxo.
• Permite identificar oportunidade de melhorias.

10. O que é o funil de vendas?!
É um processo que consiste em
conduzir ou acompanhar o cliente do
momento que ele toma conhecimento
de uma solução vendida pela sua
empresa até o fechamento do negócio
Dividido em etapas, ilustra cada
"parte" da venda desde o
primeiro contado.

11. Infelizmente é comum a falta de
visibilidade e comunicação entre as
áreas comercial e técnica que, muitas
vezes, acaba gerando
desentendimentos.
Nosso time pode estar distribuído em
departamentos ou áreas, mas
precisam trabalhar juntos, como uma
só empresa.
Comercial X Técnico

12. Contexto
A empresa
Consultoria em desenvolvimento de software
• Tempo de mercado: 16 anos
• Total de funcionários: 95
• Funcionários na equipe de desenvolvimento: 22
• Clientes:

13. • Projetos de software
• Pacote de horas que o cliente pode usar como quiser
(manutenções de aplicativos, pequenas implementações
e coaching)
• Pequenas demandas avulsas.
Contexto
O portfólio de serviços

14. • Falta de uma visão concisa sobre o andamento das
demandas da área técnica;
• Falta de priorização adequada ao atendimento dos três
produtos e apoio como “pré-venda” da equipe técnica;
• Perda do timing de uma negociação por atraso de
informação;
Contexto
As dificuldades

15. • Poucas ações conjuntas entre comercial e equipe
técnica para melhorar as vendas ou eliminar
impedimentos;
• Falta de indicadores para gerar melhoria no processo de
trabalho.
Contexto
As dificuldades

16. Então o que fazer?
O portfólio deveria apresentar:
o Demandas técnicas e pré-
vendas em uma mesma
visão.
o Apresentar o andamento,
porém sem muitos detalhes
técnicos.

17. Vamos usar um
Kanban !

18. Vamos usar um
Kanban !

19. A ferramenta do dia a dia
Embora fossem dois mundos distintos, optar por apresentar
as duas em um mesmo kanban, reforçava o senso de
equipe
Demandas
técnicas
Pré-vendas
(leads
comerciais)

20. O Kanban
Na coluna “TO DO”, entram as
demandas ou leads que precisam ser
tratados, dispostos de acordo com sua
ordem de importância

21. O Kanban
Na coluna “DOING“, temos as
demandas ou leads que estão sendo
atacados no momento.

22. O Kanban
Na coluna “DONE“ vão as demandas ou leads
que haviam sido concluídos.

23. O Kanban
Cada coluna possui seus “Critérios“, ou seja, as
diretrizes que deveriam ser cumpridas para que uma
tarefa pudesse ir para a próxima coluna do Kanban.

24. Critérios?!

25. Kanban para o comercial
Antes de tudo, vale dizer que a ideia aqui não é controlar os
leads do comercial.
O objetivo era dar visibilidade a partir do momento que uma
requisição de apoio como “técnico pré-venda” chegasse à
equipe técnica

26. O Post-it de "Pré-Venda"
Os leads eram brevemente relatados em cartões, juntamente
com a descrição do tipo de profissional necessário para apoiar
a equipe de venda.
My New Home Valter R.
02/03/16
04/03/16
O cliente tem perdido mercado para novas
empresas do mesmo seguimento, acredita que
seus mecanismos de busca de imóveis são
obsoletos e precisa mudar a forma como seus
usuários interagem com seus canais.
Sr. Olavo (gerente de TI) e Amanda (Marketing)
concordou em conversar sobre novas
possibilidades de aplicativos.

27. O ciclo no Kanban

28. O ciclo no Kanban
A cada mudança de coluna, registramos as datas. O
objetivo era obter nosso tempo de atendimento.
Uma vez o atendimento ocorrido, o post-it contendo a
tarefa era movido para a coluna "DONE". Novas
requisições, mesmo referentes ao mesmo cliente ou
lead, geravam novas tarefas no kanban.
02/03/16
04/03/16
O
em
se
ob
us
Sr
co
po

29. Kanban para a equipe técnica
• Classificavamos o atendimento em três tipos.
• Ressaltavamos dependências nossas ou do cliente
• ”Pronto”, só depois do período de garantia ;-)

30. Os tipos de demanda
• Cada tipo de demanda tinha uma cor específica
• Mínimo de informações necessárias para identifica-lo
rapidamente.
Projetos Pequenas Demandas Pacote de Horas

31. Os tipos de demanda
Projetos

32. Os tipos de demanda
Pacotes de horas

33. Os tipos de demanda
Pequenas Demandas

34. E os impedimentos ?
Quando a demanda é impedida por
algum motivo interno ou externo,
era colocada na coluna
“Dependência”, com um cartão
colado sobre ela que relatava
brevemente o problema.

35. O Kanban
Cada um dos três tipos de demanda e os leads eram diferentes
“classes de serviço”, logo recebiam tratamento diferenciado com
relação a tempo de atendimento e priorização

36. A dinâmica de trabalho
Apenas o Kanban não bastava. Precisamos criar
também uma dinâmica de trabalho para gerar
transparência.
15 Min / Dia
3 Meses
RetrospectivaReview
3 Meses

37. O dia a dia nas trincheiras
Os grandes feitos são conseguidos não pela
força, mas pela perseverança
- Samuel Johnson

38. O que observamos
Impedimentos
- Começamos a evidenciar:
• A alta indisponibilidade do cliente
em fases de projeto.
• Mudanças constantes de
prioridade e seus efeitos

39. O que observamos
Leads Comerciais
- Discutir os leads nos alinhamentos
diários permitia achar novas
abordagens
- Em alguns casos detectamos que o
lead não estava "maduro” para
requisitar apoio técnico

40. O que observamos
Demandas avulsas
Pequenas demandas para um mesmo
cliente as vezes não eram percebidas,
porém ao contabilizarmos gerava um
número expressivo.

41. O que observamos
Pacote de horas
- Clientes com uma utilização intensa
poderia significar:
 Que estava usando o contrato para fazer
um projeto e acabava pagando mais caro
 Que era hora do vendedor tomar um café
com o cliente ☺.

42. O que aprendemos?
Você pode encarar um erro como uma besteira a ser esquecida,
ou como um resultado que aponta uma nova direção.
- Steve Jobs

43. O que aprendemos?
Retrospectivas
Descobrimos que os
problemas começavam em
outro nível…
Cost of delay, quanto de
dinheiro perdermos por
priorizar este
projeto/demanda?

44. O que aprendemos?
Leads Comerciais
Tínhamos leads comerciais que não
deveriam estar no Kanban, pelo
menos ainda não.

45. Se é kanban, cade o WIP ?!?
O WIP era definido com base no número de pessoas disponíveis
no departamento

46. Se é kanban, cade o WIP ?!?
O WIP era definido com base no número de pessoas disponíveis
no departamento
18
5 8
1
22

47. O que aprendemos?
3360h
• Falta de prioridade
• Tempo destinado a pré-venda.

48. O que aprendemos?
• Ações conjuntas
• Mais pessoas aptas a apoiar
3360h

49. 4x
3x 2x
O que aprendemos?
Classes de serviço
Analisando as classes de serviço em relação às metas do
departamento sabíamos onde deveríamos focar nossos esforços.

50. O que aprendemos?

51. O que mudou ?
Nada é permanente, exceto a mudança
- Heráclito

52. O que mudou
A visão compartilhada permitiu identificar problemas e
agir de forma proativa.
Critérios de cada fase ficaram mais claros com o passar
do tempo
Ações compartilhadas ficaram mais frequentes, por
exemplo…

53. Alocação de Especialista
1 - O que é?
5 - Quem utiliza ?
4 - Porque usar ?
• Redução dos custos operacionais
• Disponibilização de profissionais adequados a necessidade do cliente
• Flexibilidade e adaptabilidade às mudanças de necessidades da alocação
• Flexibilidade de desmobilização da equipe do projeto
3 - Como funciona?
• Identificação do perfil técnico
do profissional junto ao cliente
• Apresentação do profissional
ao cliente
• O cliente estabelece demandas
e responsabilidades
diretamente com o profissional
• Profissional executa atividades
e presta contas diretamente
cliente
2 - Quando usar?
• Quando houver necessidade de
alocar especialistas em demandas
para cumprir um prazo
• Quando houver necessidade de
conhecimento técnico
especializado.
• Quando houver necessidade de
uma equipe de sustentação
Alocação de um ou mais profissionais de
nível técnico desejado para atuar em
demandas pontuais, seja em período
integral ou parcial.

54. Por fim...
Indivíduos e iterações mais que apenas processos e
ferramentas...

55. www.concretesolutions.com.br
Rio de Janeiro – Rua São José, 90 – cj. 2121
Centro – (21) 2240-2030
São Paulo - Av. Nações Unidas, 11.541
3º andar - Brooklin - (11) 4119-0449
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Obrigado!