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  1. 1. Instrução de Preenchimento DT Revisão 24.10.2007 DT Emissão 19.04.2007 Título PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTOS Número IP – CTR 001 O presente documento tem como objetivo ser uma ferramenta de consulta para todos os funcionários da empresa, visando o auxílio e esclarecimentos quanto ao correto preenchimento do formulário de Autorização de Pagamentos. Este documento é institucional, e deve ser atualizado pela área competente – Auditoria Interna – anualmente, ou por solicitação da Gerência responsável sempre que houver alterações nas operações/processos ou no formulário propriamente dito. O formulário será utilizado por todos os departamentos da empresa que enviam à Controladoria Documentos para Pagamento (Notas Fiscais, Conhecimentos de Transporte, Faturas e Recibos). O processo de preenchimento do formulário para pagamentos obedecerá algumas premissas básicas, conforme segue: Os documentos para pagamento abaixo elencados deverão ser encaminhados à Controladoria juntamente com o formulário de Autorização Área Emitente 2. Aplicação do formulário. Controladoria / Setor Fiscal 1. Apresentação. 3. Premissas. Aprovação Diretoria de Finanças Gerência Contábil FL Página 1 de 24 Análise / Revisão: Departamento de Auditoria
  2. 2. Instrução de Preenchimento DT Revisão 24.10.2007 DT Emissão 19.04.2007 Título PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTOS Número IP – CTR 001 de Pagamentos devidamente preenchido, aprovado e dentro do prazo determinado. o Notas Fiscais de Serviços (inclusive notas fiscais simplificadas e notas fiscais eletrônicas); Em nenhuma hipótese serão aceitos RPS (recibo provisório de serviço). Nesse caso, a área deve solicitar à empresa que envie a nota fiscal eletrônica, em nome da RECORD. o Notas Fiscais de Mercadorias; o Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica; o Nota Fiscal/Conta de Água e Esgoto; o Nota Fiscal de Serviço de Transporte Intermunicipal e Interestadual; o Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas; o Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas; o Conhecimento Aéreo; o Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas; o Nota Fiscal de Serviço de Comunicação; o Nota Fiscal de Serviços de Telecomunicações; o Notas Fiscais de Locação. Os documentos abaixo relacionados não serão objeto de Autorização de Pagamentos e, portanto, seguirão os critérios já existentes: o Recibos de Locação; o Recibos de Pedágio; o Recibos de Prêmios; o Recibos de Pegadinhas; Área Emitente Controladoria / Setor Fiscal Aprovação Diretoria de Finanças Gerência Contábil FL Página 2 de 24 Análise / Revisão: Departamento de Auditoria
  3. 3. Instrução de Preenchimento DT Revisão 24.10.2007 DT Emissão 19.04.2007 Título PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTOS Número IP – CTR 001 o Recibos de Tarifas Bancárias; o Recibos de Táxi; o Cupons Fiscais; o Boletos Bancários; o Notas Fiscais de Venda a Consumidor; o Recibos de serviços cartoriais e notariais; o Notas de Débito; o Guias de tributos; o Invoice. Pagamentos suportados por Contrato com valores fixos não necessitam aprovação da Diretoria Responsável. Tal autorização aplica-se nos pagamentos sem Contrato ou com Contratos que prevêem valores variáveis. Quanto aos prazos, os processos de Autorização de Pagamentos deverão ser encaminhados obedecendo aos seguintes critérios: 1º) prazo de 48 horas após o preenchimento do respectivo formulário, respeitando a competência do serviço/material na virada do mês, conforme cronograma fornecido pelo Planejamento Estratégico, ou. 2º) prazo mínimo de 7 dias úteis anteriores a data de vencimento do documento de pagamento. Somente serão aceitos Fornecedores e Materiais previamente cadastrados no Área Emitente Controladoria / Setor Fiscal Aprovação Diretoria de Finanças Gerência Contábil FL Página 3 de 24 Análise / Revisão: Departamento de Auditoria SAP. Os cadastros de novos fornecedores deverão ser solicitados à Controladoria, e os de novos materiais e serviços, à Contabilidade (Setor Fiscal). Nesse
  4. 4. Instrução de Preenchimento DT Revisão 24.10.2007 DT Emissão 19.04.2007 Título PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTOS Número IP – CTR 001 caso, a Autorização de Pagamentos somente poderá ser feita no dia posterior ao cadastro no SAP. Divergências de cadastro (informações imputadas X SAP; conta contábil, centro de custo, etc.) deverão ser tratadas com a Controladoria para a devida regularização. Exemplo: dados de fornecedores, informação errada de centro de custo. Todas as assinaturas, vistos e comentários deverão ser feitos na Autorização de Pagamentos, que deverá ser anexada ao documento fiscal. Nenhum visto, assinatura ou comentário poderão ser feitos no corpo (verso/anverso) dos documentos fiscais. No caso de prestação de contas, somente deverão ser salvadas aquelas objeto de documentos não sujeitos à Autorização de Pagamentos. As prestações de contas de documentos fiscais sujeitos à Autorização de Pagamentos deverão ser somente impressas (terão mero efeito de capa). Área Emitente Controladoria / Setor Fiscal Aprovação Diretoria de Finanças Gerência Contábil FL Página 4 de 24 Análise / Revisão: Departamento de Auditoria
  5. 5. Instrução de Preenchimento DT Revisão 24.10.2007 DT Emissão 19.04.2007 Título PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTOS Número IP – CTR 001 4. Instruções para o preenchimento. DADOS DO SOLICITANTE Usuário: Login: Inserir o login do usuário solicitante e clicar no botão de busca (lupa). As informações do login informado serão carregadas automaticamente. Nome: Campo preenchido automaticamente. E-mail: Campo preenchido automaticamente. Cargo: Campo preenchido automaticamente. Tel: Campo preenchido automaticamente. Superior Imediato: Login: Inserir o login do Superior Imediato, com autonomia para aprovação em 1º nível e clicar no botão de busca (lupa). As informações do login informado serão carregadas automaticamente. Nome: Campo preenchido automaticamente. E-mail: Campo preenchido automaticamente. Cargo: Campo preenchido automaticamente. Tel: Campo preenchido automaticamente. Área Emitente Controladoria / Setor Fiscal Aprovação Diretoria de Finanças Gerência Contábil FL Página 5 de 24 Análise / Revisão: Departamento de Auditoria
  6. 6. Instrução de Preenchimento DT Revisão 24.10.2007 DT Emissão 19.04.2007 Título PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTOS Número IP – CTR 001 Diretoria: Login: Inserir o login do Diretor responsável (aprovação 2º nível) e clicar no botão de busca (lupa). As informações do login informado serão carregadas automaticamente. Nome: Campo preenchido automaticamente. E-mail: Campo preenchido automaticamente. Cargo: Campo preenchido automaticamente. Tel: Campo preenchido automaticamente. Observação: Pagamentos suportados por Contrato com valores fixos, não necessitam aprovação da Diretoria Responsável. Tal autorização aplica-se nos pagamentos sem Contrato ou com Contratos que prevêem valores variáveis. Centro de Custo: Refere-se ao Centro de Custo da área solicitante do pagamento, ou seja, da área controladora do custo. Digitar os números iniciais correspondentes ao Centro de Custo utilizado e clicar no botão de busca (lupa). Dar duplo clique para selecionar o Centro de Custo Correspondente. Departamento: Campo preenchido automaticamente através da informação do Centro de Custo. Área Emitente Controladoria / Setor Fiscal Aprovação Diretoria de Finanças Gerência Contábil FL Página 6 de 24 Análise / Revisão: Departamento de Auditoria
  7. 7. Instrução de Preenchimento DT Revisão 24.10.2007 DT Emissão 19.04.2007 Título PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTOS Número IP – CTR 001 DADOS DE CABEÇALHO Dados da Nota Centro: Selecionar a opção correspondente de acordo com o CNPJ da Record informado no Documento para Pagamento, conforme menu de opções (BARRA FUNDA, RECNOV ou PAULISTA). Vencimento: Selecionar a data de vencimento do Documento para Pagamento através do calendário. Observação: Não serão permitidas entradas de Documentos para Pagamento com a data de vencimento inferior a 7 (sete) dias úteis da data de emissão do formulário de Autorização de Pagamentos. Caso ocorra essa situação, a área solicitante deverá entrar em contato com o fornecedor e negociar nova data de vencimento. Exceções deverão ser tratadas diretamente com a Gerência Financeira (Sra. Cristiane). Competência: Selecionar o mês conforme menu de opções e informar o ano. No caso de Prestação de Serviços, informar o mês da execução efetiva do serviço prestado. Nota: Inserir o número do Documento para Pagamento, desprezando os “zeros” anteriores ao número. Documento: Informar a data de emissão, conforme consta no documento. Busca Fornecedor Física: Caso o fornecedor seja PESSOA FÍSICA, marcar este campo. Depois de marcado, informar o número do CPF. Área Emitente Controladoria / Setor Fiscal Aprovação Diretoria de Finanças Gerência Contábil FL Página 7 de 24 Análise / Revisão: Departamento de Auditoria
  8. 8. Instrução de Preenchimento DT Revisão 24.10.2007 DT Emissão 19.04.2007 Título PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTOS Número IP – CTR 001 Observação: Para fornecedores já cadastrados no SAP, basta inserir a seqüência inicial do número do CPF e clicar no botão de busca (lupa). Selecionar o número correspondente e clicar duas vezes. No caso de fornecedores não cadastrados, a área solicitante deverá informar o departamento de Controladoria, que procederá ao cadastro no sistema SAP. Jurídica: Caso o fornecedor seja PESSOA JURÍDICA, marcar este campo. Depois de marcado, informar o número do CNPJ. Observação: Para fornecedores já cadastrados nos SAP, basta inserir a seqüência inicial do CNPJ e clicar no botão de busca (lupa). Selecionar o número correspondente e clicar duas vezes. No caso de fornecedores não cadastrados, a área solicitante deverá informar o departamento de Controladoria, que procederá ao cadastro no sistema SAP. Dados do Fornecedor Nome: Campo carregado automaticamente através da busca no campo CNPJ ou CPF. CNPJ / CPF: Campo carregado automaticamente através da busca no campo CNPJ ou CPF. Endereço: Campo carregado automaticamente através da busca no campo CNPJ ou CPF. Bairro: Campo carregado automaticamente através da busca no campo CNPJ ou CPF. CEP: Campo carregado automaticamente através da busca no campo CNPJ ou CPF. Área Emitente Controladoria / Setor Fiscal Aprovação Diretoria de Finanças Gerência Contábil FL Página 8 de 24 Análise / Revisão: Departamento de Auditoria
  9. 9. Instrução de Preenchimento DT Revisão 24.10.2007 DT Emissão 19.04.2007 Título PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTOS Número IP – CTR 001 Cidade: Campo carregado automaticamente através da busca no campo CNPJ ou CPF. UF: Campo carregado automaticamente através da busca no campo CNPJ ou CPF. TEL: Campo carregado automaticamente através da busca no campo CNPJ ou CPF. Observação: Caso haja divergência entre os dados cadastrais do fornecedor e os informados no formulário, enviar e-mail para a Controladoria, solicitando a atualização das informações no sistema. TOTAL Valor Total da Nota: informar o valor total do Documento para Pagamento, antes de cadastramento dos itens na continuação do preenchimento do formulário. ITENS Mat. Cadastrado: Inserir a seqüência inicial (parte do nome) do material e/ou serviço e clicar no botão de busca (lupa). Selecionar o material correspondente e clicar duas vezes. Apenas materiais e/ou serviços já cadastrados no sistema SAP serão aceitos. Observação 1: Como os materiais e/ou serviços são classificados de forma sintética, em havendo dúvidas, deverão ser tratadas com a Contabilidade. Observação 2: No caso de materiais / serviços que não estão cadastrados, a área deverá solicitar ao departamento de Contabilidade, que procederá ao cadastro no sistema SAP. Área Emitente Controladoria / Setor Fiscal Aprovação Diretoria de Finanças Gerência Contábil FL Página 9 de 24 Análise / Revisão: Departamento de Auditoria
  10. 10. Instrução de Preenchimento DT Revisão 24.10.2007 DT Emissão 19.04.2007 Título PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTOS Número IP – CTR 001 Item da Nota Descrição: Campo preenchido automaticamente pela busca das informações do campo anterior (Mat. Cadastrado). Quant: Informar a quantidade do material descrito. Valor: Informar o valor unitário do material descrito. Total: Campo preenchido automaticamente. Class. Contábil: F-Ordem: Selecionar o campo caso seja uma ORDEM. Ao selecionar o campo, na linha seguinte aparecerá o campo ORDEM, onde deverá ser informado o número correspondente. Digitar as iniciais do número e clicar no botão de busca (lupa). Confirmar o número através de um duplo clique. Observação: Informar o número de Ordem correspondente ao departamento onde ocorrerá a aplicação do material/serviço solicitado. Conceito de ORDEM: Unidade de controle contábil utilizada basicamente em duas situações: 1ª) Lançamentos de despesas/receitas de Produtos em fase de pré-produção (que ainda não estão em exibição) e, 2ª) Alocação de despesas para obras em andamento (não concluídas), como por exemplo: construção de um prédio, de estúdios, cenários, etc. Havendo dúvidas no preenchimento/utilização do campo, o usuário deverá primeiramente solicitar esclarecimentos ao Gerente responsável. Persistindo a dúvida, entrar em contado com a área de PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO. K-Centro de Custo: Selecionar o campo caso seja um CENTRO DE CUSTO. Ao selecionar o campo, na linha seguinte aparecerá o campo CENTRO DE CUSTO, Área Emitente Controladoria / Setor Fiscal Aprovação Diretoria de Finanças Gerência Contábil FL Página 10 de 24 Análise / Revisão: Departamento de Auditoria
  11. 11. Instrução de Preenchimento DT Revisão 24.10.2007 DT Emissão 19.04.2007 Título PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTOS Número IP – CTR 001 onde deverá ser informado o número correspondente. Digitar as iniciais do número e clicar no botão de busca (lupa). Confirmar o número através de um duplo clique. Observação: Informar o Centro de Custo correspondente ao departamento onde ocorrerá a aplicação do material/serviço solicitado. Grupo de Merc.: Selecionar o Grupo de Mercadorias correspondente ao material descrito. Digitar as iniciais do número e clicar no botão de busca (lupa). Confirmar o número através de um duplo clique. Conta Razão: Selecionar número da conta que representa a respectiva conta razão, conforme menu de opções. Digitar as iniciais do número ou nome e clicar no botão de busca (lupa). Confirmar o número através de um duplo clique. Observação: Havendo dúvidas no preenchimento do campo, entrar em contato no departamento de Contabilidade. Rateio do Item: Utilizar este campo, caso o valor da aquisição não for destinado 100% para um determinado Centro de Custo ou Ordem. Nesse caso, o usuário deverá informar os parâmetros do rateio, marcando a opção “Rateio do Item” e selecionar: F-Ordem: Selecionar o campo caso seja uma ORDEM. Ao selecionar o campo, na linha seguinte aparecerá o campo ORDEM, onde deverá ser informado o número correspondente. Digitar as iniciais do número e clicar no botão de busca (lupa). Confirmar o número através de um duplo clique. Conceito de ORDEM: Unidade de controle contábil utilizada basicamente em duas situações: 1ª) Lançamentos de despesas/receitas de Produtos em fase de pré-produção (que ainda não estão em exibição) e, 2ª) Alocação de despesas para obras em andamento (não concluídas), como por exemplo: construção de um prédio, de estúdios, cenários, etc. Área Emitente Controladoria / Setor Fiscal Aprovação Diretoria de Finanças Gerência Contábil FL Página 11 de 24 Análise / Revisão: Departamento de Auditoria
  12. 12. Instrução de Preenchimento DT Revisão 24.10.2007 DT Emissão 19.04.2007 Título PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTOS Número IP – CTR 001 Havendo dúvidas no preenchimento/utilização do campo, o usuário deverá primeiramente solicitar esclarecimentos ao Gerente responsável. Persistindo a dúvida, entrar em contado com a área de PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO. K-Centro de Custo: Selecionar o campo caso seja um CENTRO DE CUSTO. Ao selecionar o campo, na linha seguinte aparecerá o campo CENTRO DE CUSTO, onde deverá ser informado o número correspondente. Digitar as iniciais do número e clicar no botão de busca (lupa). Confirmar o número através de um duplo clique. Valor: informar o valor correspondente ao primeiro rateio. Automaticamente será calculado o percentual do valor informado em relação ao valor total do Documento para Pagamento. Clicar no botão GRAVAR para inserir os dados digitados e iniciar nova digitação. No campo abaixo ITENS DA NOTA, aparecerão às informações digitadas. Para finalizar o rateio, os valores informados deverão corresponder a 100% do valor total do Documento para Pagamento. OBSERVAÇÕES GERAIS Neste campo será OBRIGATÓRIO o detalhamento de onde ocorrerá a aplicação dos materiais/serviços solicitados. Também poderá ser utilizado para observações ou informações complementares que as áreas julguem necessárias. Área Emitente Controladoria / Setor Fiscal Aprovação Diretoria de Finanças Gerência Contábil FL Página 12 de 24 Análise / Revisão: Departamento de Auditoria
  13. 13. Instrução de Preenchimento DT Revisão 24.10.2007 DT Emissão 19.04.2007 Título PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTOS Número IP – CTR 001 SALVANDO O FORMULÁRIO Finalizado o processo de imputação dos dados do Documento para Pagamento, o usuário deverá salvar o formulário. Para isso, deverá clicar no botão Salvar, representado pela figura de um disquete no canto direito inferior do formulário. Havendo a confirmação do cadastramento do formulário com sucesso, será criado um novo documento denominado “AUTORIZAÇÃO” com o respectivo código de autorização (número seqüencial). APROVAÇÃO DA AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTOS Imprimir a Autorização de Pagamentos e providenciar as assinaturas para aprovação nos campos específicos (parte inferior do formulário). ENVIO DO FORMULÁRIO Após aprovado mediante três assinaturas: Solicitante, Superior Imediato e Diretoria, o solicitante deverá anexar o Documento para Pagamento ao formulário e encaminhar o processo à CONTROLADORIA. PRAZO PARA ENTREGA DO FORMULÁRIO A Controladoria deverá receber os processos de Autorização de Pagamentos nas seguintes condições: Área Emitente Controladoria / Setor Fiscal Aprovação Diretoria de Finanças Gerência Contábil FL Página 13 de 24 Análise / Revisão: Departamento de Auditoria
  14. 14. Instrução de Preenchimento DT Revisão 24.10.2007 DT Emissão 19.04.2007 Título PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTOS Número IP – CTR 001 · Prazo de 48 horas após o preenchimento do respectivo formulário, respeitando a competência do serviço/material na virada do mês, conforme cronograma fornecido pelo Planejamento Estratégico, ou · Prazo mínimo de 7 dias úteis anteriores a data de vencimento do documento de pagamento. Não obedecido o prazo determinado, a Controladoria poderá bloquear o pagamento e devolver o Documento para Pagamento á área solicitante para negociação de novo prazo de pagamento. DESCRIÇÃO DOS SERVIÇOS ALUGUEL DE IMÓVEIS Refere-se aos gastos com os alugueis e taxas de condomínios de imóveis ocupados pela empresa e as locações de imóveis utilizados para cena. ARMAZENAMENTO, DEPÓSITO E GUARDA DE BENS Refere-se aos gastos com alugueis de locais para armazenagem de materiais e equipamentos. ASSESSORIA E CONSULTORIA EM INFORMÁTICA Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas por serviços prestados de assessoria e consultoria em informática. ASSISTÊNCIA TÉCNICA Refere-se aos gastos com serviços prestados por pessoas jurídicas especializadas, como por exemplo, assistência técnica para os portões da empresa, para os geradores, para o pabx etc. Área Emitente Controladoria / Setor Fiscal Aprovação Diretoria de Finanças Gerência Contábil FL Página 14 de 24 Análise / Revisão: Departamento de Auditoria
  15. 15. Instrução de Preenchimento DT Revisão 24.10.2007 DT Emissão 19.04.2007 Título PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTOS Número IP – CTR 001 AUDITORIA Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas por serviços prestados de auditoria externa. BOLSA DE ESTUDO Refere-se aos gastos com os reembolsos aos empregados dos valores relativos às bolsas de estudos. Os registros nessa conta são efetuados por Batch Input do Sistema de Folha de Pagamento RH. BONIFICAÇÃO DE VOLUME DE AGÊNCIA PUBLICIDADE Refere-se aos gastos com Bonificação de Volume pelo volume de vendas efetuadas por Agências de Publicidade e representantes Comerciais PJ. CESSÃO DE DIREITO DE USO DE PROGRAMAS Refere-se aos gastos com licença de software. CESSÃO DE MÃO-DE-OBRA Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas que prestem serviços com cessão de mão-de-obra, ou seja, disponibilização de pessoas para a execução dos serviços contratados. Ex.: serviços da NP, Guaruserv, FDB etc. COLETA, INCINERAÇÃO E RECICLAGEM Refere-se aos gastos com serviços prestados por pessoas jurídicas de coleta de lixo, coleta de material para reciclagem etc. COLOCAÇÃO E INSTALAÇÃO DE TAPETES Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas por serviços prestados de instalação de carpetes e tapetes nas instalações e imóveis locados pela empresa. COMERCIALIZAÇÃO DE ESPAÇO EM TV Refere-se aos gastos com repasses para Filiadas, por utilização do espaço NET para transmissão de comerciais. Área Emitente Controladoria / Setor Fiscal Aprovação Diretoria de Finanças Gerência Contábil FL Página 15 de 24 Análise / Revisão: Departamento de Auditoria
  16. 16. Instrução de Preenchimento DT Revisão 24.10.2007 DT Emissão 19.04.2007 Título PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTOS Número IP – CTR 001 COMISSÃO DE AGÊNCIA DE PUBLICIDADE Refere-se aos gastos com Comissão de Agência sobre as vendas efetuadas por Agências de Publicidade e Representantes Comerciais PJ. COMISSÃO DE VENDA PARA CONTATO COMERCIAL Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas mediante estabelecimento de contrato com a empresa, com comissões sobre as vendas para os contatos comerciais. CONSERTOS E REPAROS DE MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS Refere-se aos gastos com a conservação de máquinas e equipamentos da empresa (peças e serviços). Se a reforma proporcionar o aumento de vida útil do bem, deve ser registrada pelo valor total, inclusive a mão-de-obra, na conta de Imobilizações para posterior depreciação. CONSULTORIA ADMINISTRATIVA Refere-se aos gastos com serviços de consultoria Administrativa executada por pessoa jurídica. CONSULTORIA CONTÁBIL Refere-se aos gastos com serviços de consultoria contábil executada por pessoa jurídica. CONSULTORIA JURÍDICA Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas por serviços prestados por empresas de consultoria externa. CONVÊNIOS COM FARMÁCIAS Refere-se aos gastos com medicamentos por parte dos funcionários, para posterior desconto em folha de pagamento. Exclusiva de utilização das áreas de Recursos Humanos e Contabilidade. CONVÊNIOS PARA PRESTAÇÃO ODONTOLÓGICA Refere-se aos gastos com plano odontológico por parte dos funcionários, para posterior desconto em folha de pagamento. Exclusiva de utilização das áreas de Recursos Humanos e Contabilidade. Área Emitente Controladoria / Setor Fiscal Aprovação Diretoria de Finanças Gerência Contábil FL Página 16 de 24 Análise / Revisão: Departamento de Auditoria
  17. 17. Instrução de Preenchimento DT Revisão 24.10.2007 DT Emissão 19.04.2007 Título PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTOS Número IP – CTR 001 CURSOS E TREINAMENTO PARA ORIENTAÇÃO Refere-se aos gastos pela participação de dirigentes ou empregados em cursos e treinamentos. DECORAÇÃO, JARDINAGEM, CORTE E PODA Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas por serviços prestados de jardinagem e decoração na empresa. DESPESAS ACESSÓRIAS – FILMES Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas por serviços prestados de dublagem, criação de legendas, CONDECINE, classificação etc, de filmes, desenhos e séries. Ex.: Vox Mundi, Sonar Comunicação, Centauro Comunic. Brasil etc. DIREITOS AUTORAIS - ECAD Refere-se aos gastos com direitos autorais do repertório nacional e internacional pela execução pública de obras musicais, lítero-musicais e de fonogramas incluídos nas programações da emissora. DIREITOS AUTORAIS E CONEXOS – PJ EXPORTAÇÃO DE NOVELAS Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas pelos direitos autorais de exibição e reexibição de obras e imagens audiovisuais no exterior. DIREITOS AUTORAIS E CONEXOS – PJ Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas pelos direitos autorais de exibições e reexibições de obras e imagens visuais e sonoras, utilizados em programas e novelas da emissora. DUBLAGEM (EXCETO P/ EXPORTAÇÃO DE NOVELAS) Refere-se aos gastos com o serviço de dublagem de filmes, séries, desenhos e também traduções que tenham este como propósito final. ENGENHARIA, ARQUITETURA E GEOLOGIA Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas por serviços prestados de engenharia, arquitetura e geologia em obras realizadas pela empresa. Área Emitente Controladoria / Setor Fiscal Aprovação Diretoria de Finanças Gerência Contábil FL Página 17 de 24 Análise / Revisão: Departamento de Auditoria
  18. 18. Instrução de Preenchimento DT Revisão 24.10.2007 DT Emissão 19.04.2007 Título PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTOS Número IP – CTR 001 FEIRAS, EXPOSIÇÕES, EVENTOS E CONGÊNERES Refere-se aos gastos com a participação de dirigentes e empregados em feiras, exposições, eventos e congêneres. FESTIVIDADES DE FINAL DE ANO Refere-se aos gastos com festas de confraternização, congraçamento, comemoração, cestas de natal distribuídas aos empregados, e demais gastos com festividades. LIMPEZA E MANUTENÇÃO DE MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas por serviços prestados de limpeza e manutenção nas máquinas e equipamentos da empresa. LOCAÇÃO DE BENS Refere-se aos gastos com locação de coisas e bens. LOCAÇÃO DE BENS E VEÍCULOS EM VIAGENS Refere-se aos gastos com locação de veículos e bens, para as viagens executadas pelos empregados dirigentes da empresa, para a manutenção da atividade fim. LOCAÇÃO DE VEÍCULOS Refere-se aos gastos com a locação de ônibus para transporte de pessoas para fazer parte do auditório de programas da emissora e os gastos com locações de veículos a serviço da empresa. PALESTRA, CONFERÊNCIAS E SEMINÁRIOS Refere-se aos gastos pela participação de dirigentes ou empregados em feiras, congressos, seminários, simpósios e conferências. Além disso, devem ser registradas nessa conta as despesas incorridas com a participação ou envolvimento da própria empresa na realização de feiras, congressos e demais eventos para incrementar os seus negócios. Área Emitente Controladoria / Setor Fiscal Aprovação Diretoria de Finanças Gerência Contábil FL Página 18 de 24 Análise / Revisão: Departamento de Auditoria
  19. 19. Instrução de Preenchimento DT Revisão 24.10.2007 DT Emissão 19.04.2007 Título PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTOS Número IP – CTR 001 PASSAGENS AÉREAS, MARÍTIMAS E TERRESTRES Refere-se aos gastos com passagens aéreas, terrestres e marítimas incorridas com as viagens de dirigentes ou empregados, para execução de serviços externos necessários para o desenvolvimento da atividade da empresa. Deve ser considerado como viagem o grande deslocamento para fora da localidade do Município e da Grande São Paulo. PLANEJAMENTO, CONFECÇÃO E MANUT. DE PÁGINAS ELETRONICAS Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas por serviços prestados de elaboração, confecção e manutenção de páginas eletrônicas. PROPAGANDA E PUBLICIDADE Refere-se aos gastos com propaganda e publicidade para incremento dos negócios da empresa, como por exemplo: anúncios em jornais, revistas, out door etc. PROVEDOR DE INTERNET Refere-se aos gastos com as mensalidades sobre serviços de provedores de internet. REPARAÇÃO, DEDETIZAÇÃO E DESRATIZAÇÃO Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas por serviços prestados de reparação, dedetização e desratização nos imóveis próprios ou locados pela empresa. SERVIÇOS ARTÍSTICOS Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas mediante estabelecimento de contrato com a empresa, para execução de serviços Artísticos que não por remuneração variável. SERVIÇOS ARTÍSTICOS (CACHÊ MERCHANDISING) Refere-se aos gastos com pessoa jurídica por participação de Atores e Apresentadores em ações de merchandising em programas da grade. SERVIÇOS ARTÍSTICOS - META AUDIÊNCIA Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas mediante estabelecimento de contrato com a empresa, para premiação dos Artistas e ou Apresentadores por alcance de metas de audiência estabelecidas. Área Emitente Controladoria / Setor Fiscal Aprovação Diretoria de Finanças Gerência Contábil FL Página 19 de 24 Análise / Revisão: Departamento de Auditoria
  20. 20. Instrução de Preenchimento DT Revisão 24.10.2007 DT Emissão 19.04.2007 Título PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTOS Número IP – CTR 001 SERVIÇOS ARTÍSTICOS - REMUNERAÇÃO VARIÁVEL Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas mediante estabelecimento de contrato com a empresa, para execução de Serviços Artísticos e ou de Apresentação com remuneração variável. SERVIÇOS DE ANÚNCIOS E PUBLICAÇÕES Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas para publicações de Atas, Balanços, anúncios de trabalho ou outros assuntos de interesse da Administração, em jornais e revistas. Não se classifica como serviços de anúncios e publicações os materiais que tenham como objetivo propaganda e publicidade de programas ou da empresa. SERVIÇOS DE APRESENTAÇÃO Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas mediante estabelecimento de contrato com a empresa, para execução de serviços de apresentação que não por remuneração variável. SERVIÇOS DE ASSISTÊNCIA MÉDICA Refere-se aos gastos com a assistência médica e com plano de saúde dos dirigentes e empregados. SERVIÇOS DE BUFFET Refere-se aos gastos com empresas especializadas pelos serviços de buffet/coquetel em estréias, pré-estréias, representações comerciais etc. SERVIÇOS DE CONSTRUÇÃO CIVIL Refere-se aos gastos com manutenção de imóveis e instalações desde que não alcancem os limites para serem ativados. Se a reforma proporcionar o aumento de vida útil do bem, deve ser registrada pelo valor total, inclusive a mão-de-obra, na conta de Imobilizações para posterior depreciação. SERVIÇO DE DESPACHANTES Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas por serviços prestados com licenciamento de veículos, transferência de veículos etc. Área Emitente Controladoria / Setor Fiscal Aprovação Diretoria de Finanças Gerência Contábil FL Página 20 de 24 Análise / Revisão: Departamento de Auditoria
  21. 21. Instrução de Preenchimento DT Revisão 24.10.2007 DT Emissão 19.04.2007 Título PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTOS Número IP – CTR 001 SERVIÇOS DE DESPACHANTE ADUANEIRO – EXPORTAÇÃO DE NOVELA Refere-se aos serviços prestados por pessoa jurídica para despachos ligados às vendas ao exterior. Ex.: Vendas de Novelas. SERVIÇOS DE DIREÇÃO DE PROGRAMAS E PRODUÇÕES Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas mediante estabelecimento de contrato com a empresa, para execução de serviços de direção de programas e produções (Diretor, Produtor etc.). SERVIÇOS DE DIREÇÃO DE OPERAÇÕES E PROGRAMAÇÕES Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas mediante estabelecimento de contrato com a empresa, para execução de serviços de Direção de Operações e Programação (Direção de Vídeo, Direção de Sonoplastia etc.). SERVIÇOS DE DUBLAGENS – EXPORTAÇÃO DE NOVELAS Refere-se aos gastos com o serviço de dublagem das novelas comercializadas pela empresa no exterior e também traduções que tenham este como propósito final. SERVIÇOS DE ESCOLTA Refere-se aos gastos com escolta particular para eventos e ou escolta da alta direção da empresa por pessoas jurídicas. SERVIÇOS DE FIGURAÇÃO (MODELOS E ARTISTAS) Refere-se aos gastos com contratação de Agências de Modelos e Artistas PJ para aparecimento esporádico em programas e novelas (ex. figurantes para novelas e modelos para platéia). SERVIÇOS DE HOSPEDAGENS Refere-se aos gastos com hospedagens incorridas com as viagens e estadas de dirigentes ou empregados, para execução de serviços externos necessários para a manutenção da atividade fim da empresa. SERVIÇOS DE INFORMAÇÕES CADASTRAIS Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas especializadas em dar informações cadastrais de clientes e fornecedores. Área Emitente Controladoria / Setor Fiscal Aprovação Diretoria de Finanças Gerência Contábil FL Página 21 de 24 Análise / Revisão: Departamento de Auditoria
  22. 22. Instrução de Preenchimento DT Revisão 24.10.2007 DT Emissão 19.04.2007 Título PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTOS Número IP – CTR 001 SERVIÇO DE INTERMEDIAÇÃO - VALOR FIXO CONTATO COMERCIAL Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas mediante estabelecimento de contrato com a empresa, para valores fixos de remuneração de contatos comerciais. SERVIÇOS DE LAVANDERIA Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas por serviços prestados de lavanderia. SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO DE VEÍCULOS Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas por serviços prestados na manutenção e reparos de veículos da frota. Ex.: Serviços elétricos, serviços mecânicos, funilaria, pintura, instalações de acessórios etc. SERVIÇOS DE OPERAÇÕES E PROGRAMAÇÕES Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas mediante estabelecimento de contrato com a empresa, por serviços de Câmera, Edição, Operação, Sonoplastia etc. SERVIÇOS DE PESQUISA Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas por serviços prestados de pesquisas em geral, por empresas especializadas. SERVIÇOS DE PRODUÇÃO DE PROGRAMAS Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas mediante estabelecimento de contrato com a empresa, por serviços de Edição, Assistente de Palco, Figurinista, Roteirista, Cenógrafo, Coreógrafo etc. SERVIÇOS DE PRODUÇÃO - META AUDIÊNCIA Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas mediante estabelecimento de contrato com a empresa, para premiação dos diretores de programas por alcance de metas de audiência estabelecidas. SERVIÇOS DE PRODUÇÃO - REMUNERAÇÃO VARIÁVEL Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas mediante estabelecimento de contrato com a empresa, para execução de serviços direção de programa e ou outras funções de produção com remuneração variável. Área Emitente Controladoria / Setor Fiscal Aprovação Diretoria de Finanças Gerência Contábil FL Página 22 de 24 Análise / Revisão: Departamento de Auditoria
  23. 23. Instrução de Preenchimento DT Revisão 24.10.2007 DT Emissão 19.04.2007 Título PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTOS Número IP – CTR 001 SERVIÇOS DE VIGILÂNCIA, SEGURANÇA E MONITORAMENTO Refere-se aos gastos com serviços de vigilância, segurança e monitoramento por pessoa jurídica. SERVIÇOS FARMACÊUTICOS Refere-se aos gastos com medicamentos por parte dos funcionários, para posterior desconto em folha de pagamento. Exclusiva de utilização das áreas de Recursos Humanos e Contabilidade. SERVIÇOS GRÁFICOS E CORRELATOS Refere-se aos gastos com confecção de formulários contínuos, fotolitos, impressos, banners e outros serviços efetuados por gráficas. SERVIÇOS JORNALÍSTICOS Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas mediante estabelecimento de contrato com a empresa, para apresentação de programas jornalísticos (Âncora, Repórteres etc.). SERVIÇOS MÉDICOS E LABORATORIAIS Refere-se aos gastos com exames médicos e laboratoriais de empregados, como por exemplo, audiometria, hemograma, espirometria etc. SERVIÇOS-PRÊMIOS PARTIC. PROGRAMAS TV Refere-se aos gastos com premiação as quais o prêmio não será em mercadoria ou dinheiro, e sim através de serviços. Exemplo: Benfeitorias ou manutenções no bem do participante. (Márcio Express) SINCRONIZAÇÃO MUSICAL Refere-se aos gastos com as sincronizações musicais ou efeitos de sons, utilizados com as imagens ou ações exibidas em programas e novelas da emissora. SONDAGEM, PERFURAÇÃO E ESCAVAÇÃO Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas por serviços prestados de sondagem, perfuração e escavação em obras realizadas pela empresa. Área Emitente Controladoria / Setor Fiscal Aprovação Diretoria de Finanças Gerência Contábil FL Página 23 de 24 Análise / Revisão: Departamento de Auditoria
  24. 24. Instrução de Preenchimento DT Revisão 24.10.2007 DT Emissão 19.04.2007 Título PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTOS Número IP – CTR 001 SUPORTE TÉCNICO EM INFORMÁTICA Refere-se aos gastos com pessoas jurídicas por serviços prestados de suporte técnico de informática, como por exemplo, helpdesk. TAXA DE REGISTROS PÚBLICOS, CARTORÁRIOS E NOTAS Refere-se aos gastos com xérox autenticadas, reconhecimento de firmas, pedido de certidões em cartórios de títulos e documentos, registro de contratos etc. Área Emitente Controladoria / Setor Fiscal Aprovação Diretoria de Finanças Gerência Contábil FL Página 24 de 24 Análise / Revisão: Departamento de Auditoria

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