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CAPÍTULO6 – RACIONALIZAÇÃO DE COMPRAS
Esta é a última etapa do processo da solicitação de compras e a qual podemos apelidar
de Sherlock Homes, onde podemos investigar minuciosamente e fazer planejamentos
estratégicos para criar diretrizes que levaram a redução de custos, literalmente fazer a
economia financeira.
Segundo o livro Técnicas de Compras (Alto, Pinheiro & Alves, 2009) podemos
encontrar três tipos de compras racionalizadas: Aquisição de pequeno valor, Conta Corrente e
Compras programadas/compras parceladas.
6.1 – AQUISIÇÃO DE PEQUENO VALOR
O processo é para compras de pequenos valores com recursos do fundo de caixa
rotativo usado para situações emergentes, com um limite expresso em unidades monetárias e
geralmente é usado para compras de rotina como materiais para o escritório. Porém este
processo é falho, segundo Dias (2011, p. 262):
Em um sistema correto de negociação, o controle de preços pode ser
executado emcentros de custo, visando ao estabelecimento de técnicas de
gerenciamento quepermitem manter um adequando controle sobre o preço de
produtos comprados, jáque o lucro da empresa é altamente influenciado pelos
mesmos. Torna-se, portantoessencial que as compras mais representativas em
termos de volume de dinheiro sejam adequadamente controladas.
Compreendemos por este artigo, mesmo fazendo aquisições de pequenos valores com
o orçamento fixado ao longo de um determinado período, estas aquisições se tornaram
grandes, segundo Dias (2011, p. 262):
Um sistema ideal seria o que, com um grupo de técnicos, executasse
análisescompletas dos produtos manufaturados que são adquiridos constantemente
e querepresentam o percentual máximo do volume de compras da empresa. Esses
produtos teriam seus preços objetivos coletados minuciosamente, a fim de fornecer
ao comprador os meios adequados à condução de suas negociações. O controle
seria feito através da comparação entre os preços objetivos desejados, ou as suas
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variações, e os preços negociados.
Para fazer estas análises e comparações, podemos usar ferramentas/softwares gratuitos
disponibilizados na Internet.
6.2 – CONTA CORRENTE
Quando o comprador faz aquisições por lotes ou retira empartes no seu fornecedor e
este por sua vez faz o debito em uma contaespecifica à medida em que seu cliente faz as
retiradas, porém, sempre será necessário realizar um acompanhamento estreito com o
fornecedor,segundo Dias (2011, p. 255):
Um comprador eficaz deve manter um arquivo em que deve registrar
a vida do produto, controlando todas as fases do processo de compra,
as variações de preço, as modificações das quantidades solicitadas, a
identificação de uma nova condição de pagamento e as entradas de
mercadorias correspondentes ao pedido colocado. Qualquer falha
nesses registros ou insuficiência de dados pode acarretar uma má
performance das atividades de compras. Deve ser mantido atualizado
devidamente a fim de ser consultado a qualquer momento. Um modelo
de ficha de acompanhamento pode ser o seguinte:
Descrição
Código
1 3
2 4
Data Pedido Quantias Programa
Prazos
F
Entrada Preço
NF Data Quant. Pedido Devolução Saldo
Tabela 1 – Ficha de acompanhamento – fonte: Administração de Materiais pg. 72
7
Vemos que a tabela acima, pode ser usada para todos os seguimentos de compras e de
fácil percepção analítica, gerando controle de gastos, aquisições, estoque, fornecedores,
financeiroe racionalizandocom sustentabilidade, isto quer dizer, não é cortar custos ou gastos
simplesmente por fazer, mas é analisar onde se pode aprimorar as aquisições, exemplos:
A percepção de valores para cada empresa é diferente, algumas preferem sempre
comprar o que tem de melhor no mercado, outras buscam custo X beneficio e tem
aquelas que sempre procuram pelo menor preço independente da qualidade do
produto;
Fazer aquisições que suprem as necessidades no mínimo em 80%, com este padrão
de controle evitara perdas maiores, nem sempre é possível aproveitar 100% do
bem ou serviço comprado, para se chegar ao resultado de 100% é preciso muito
estudo;
As condições de compra que envolvem diversos fatores como: variações
econômicas, demanda, poder de negociação, alteração de programação e condições
de pagamento.
Estes exemplos citados acima é o qual analisamos e acreditamos ser o mais indicado
para o controle da conta corrente.
6.3 – PROGRAMAÇÃO DE COMPRAS
Este método de aquisição é usado para compra de materiais específicos que
representem volumes expressivos, por um determinado período, digamos que seja por 1 ano,e
onde o comprador, visa eliminar barreiras burocráticas entre comprador e vendedor, fazendo
com que este processo seja simplificado. Porém é um método agressivo de comprar, ambos
precisam analisar pontos que lhe proporcionem o ganha/ganha e não o ganha/perder e também
precisam se conhecerem 100%, para que possam ter um planejamento mais concreto e menos
emergente nas negociações, façamos uma analise pelo lado do comprador, segundo Dias
(2011, p. 73 - 74):
A curva ABC tem sido usada para a administração de estoques, para
definição de políticas de vendas, para o estabelecimento de prioridades, para a
programação da produção e uma série de outros problemas usuais nas empresas.
8
Após os itens terem sido ordenados pela importância relativa, as classes da curva
ABC podem ser definidas das seguintes maneiras:
Classe A: Grupo de itens mais importantes que devem ser tratados com uma
atenção bem especial pela administração.
Classe B: Grupo de itens em situação intermediária entre as classes A e C.
Classe C: Grupo de itens menos importantes que justificam pouca atenção
por parte da administração.
Compreendemos que é preciso ter uma planejamento de curva ABC, visto que esta
ferramenta possibilita fazer uma programação concisa dentro de um determinado período,
agora vejamos pelo lado do fornecedor, segundo Bowersox, Closs & Cooper (2006, p. 128):
O próximo nível de desenvolvimento da estratégia de compras surge quando
compradores e vendedores começam a integrar seus processos e atividades na
tentativa de alcançar uma melhoria operacional substancial na cadeia de
suprimentos. A integração começa a adquirir a forma de alianças ou parcerias,
com participantes selecionados da base de fornecedores operacionais entre o
comprador e o vendedor.
Essa integração pode adquirir muitas formas especificas. Como exemplo, o
comprador pode permitir que o vendedor tenha acesso a seus sistemas de
informação de vendas e pedidos e quais as futuras, dando ao vendedor aviso prévio
de quais produtos estão sendo vendidos e quais as futuras compras podem ser
esperadas. Essa informações permitem que o vendedor esteja mais bem posicionado
para fornecer, de forma efetiva, os pedidos por materiais a um custo reduzido. A
redução de custos ocorre porque o vendedor está diante de demandas mais precisas
por parte do comprador e pode reduzir a necessidade de práticas de custo
ineficiente, como expedição.
Como se perceber a integração entre comprador e vendedor, possibilita ganho de
tempo e pula alguns estágios da burocracia , visando agilidade nas operações de ambas as
partes, o comprador que sempre terá o seu estoque abastecido de suprimentos e o vendedor
que poderá se programar com antecedência para produzir e entregar. Com toda a conjuntura
do processo observamos que é possível ter uma redução do custo total de propriedade.
9
CONCLUSÃO
Hoje o departamento de compras é visto como um setor estratégico, mas isto nem
sempre foi assim, antes do ano de 1.980, não se ouvia falar na palavra Logística ou Cadeia de
Suprimento, isto mudou no ano de 1.990, quando as empresas passaram a buscar vantagens
competitivas e assim nasceu o Fluxo de Integração de Informação.
Este Fluxo de Integração de Informação ou Gestão da Cadeia de Suprimentos, como é
conhecido hoje, é um órgão capaz de gerar lucros tanto na política de compras quando na de
vendas, é um verdadeiro formador de preço e em suas funções podemos destacar dentre elas
gerar lucros, administrar materiais, garantir suprimentos e identificar pontos de aquisição e de
consumo.
Esta conjuntura de processos logísticos possibilitou a criação de paradigmas com 3
modos de compras, Aquisição de Pequeno Valor, Conta Corrente e Compra Programa, cada
uma destas é indicada para um determinado tipo de situação.
Concluímos que para se fazer uma racionalização sustentável na Solicitação de
Compra, ou seja, duradoura e, não aquela que em um determinado período se consegue salvar
30% do capital e no outro período deixa de ganhar 40%, é necessário investigação de todas as
etapas anteriores, como o exposto deste trabalho, se uma etapa apresenta falhas, não precisa
parar todo o processo, é necessário fazer auditorias por setores e achar uma solução para o
atual problema, na Gestão da Cadeia de Suprimentos e na Logística, a solução que era
eficiente ontem, pode não ser eficiente para o dia hoje ou de amanhã, ambas sempre estarão
em evolução, o dia em que a logística não precisar mais de aprimoramentos, esta será feita por
máquinas!
Em compras é mais do que necessário fazer planejamentos: financeiro, barganhar por
melhores condições e prazos, ter compromisso contratual e o principal ter um relacionamento
estreito entre vendedor e comprador, pois tanto o vendedor quanto o comprador, precisam
falar a mesma língua e quebrar barreiras que impeçam o seu desenvolvimento continuo.
Este trabalho acadêmico teve o objetivo de apresentar todas as etapas dentro do processo da
Solicitação de Compra.
10
BIBLIOGRAFIA
Dias, Marco Aurélio P. Administração de Materiais: Princípios, Conceitos e Gestão. 6ª ed. –
São Paulo: Atlas 2011.
Bowersox, Closs & Cooper: Gestão Logística de Cadeias de Suprimentos 1ª ed. – Porto
Alegre: Bookmam 2007.
Monte Alto, Mendes Pinheiro & Caetano Alves: Técnicas de Compras 1ª ed. 2009 – Rio de
Janeiro.

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Técnicas em Compras e Solicitação de Compras. Ajudando pessoas a entender esta etapa.

  • 1. 5 CAPÍTULO6 – RACIONALIZAÇÃO DE COMPRAS Esta é a última etapa do processo da solicitação de compras e a qual podemos apelidar de Sherlock Homes, onde podemos investigar minuciosamente e fazer planejamentos estratégicos para criar diretrizes que levaram a redução de custos, literalmente fazer a economia financeira. Segundo o livro Técnicas de Compras (Alto, Pinheiro & Alves, 2009) podemos encontrar três tipos de compras racionalizadas: Aquisição de pequeno valor, Conta Corrente e Compras programadas/compras parceladas. 6.1 – AQUISIÇÃO DE PEQUENO VALOR O processo é para compras de pequenos valores com recursos do fundo de caixa rotativo usado para situações emergentes, com um limite expresso em unidades monetárias e geralmente é usado para compras de rotina como materiais para o escritório. Porém este processo é falho, segundo Dias (2011, p. 262): Em um sistema correto de negociação, o controle de preços pode ser executado emcentros de custo, visando ao estabelecimento de técnicas de gerenciamento quepermitem manter um adequando controle sobre o preço de produtos comprados, jáque o lucro da empresa é altamente influenciado pelos mesmos. Torna-se, portantoessencial que as compras mais representativas em termos de volume de dinheiro sejam adequadamente controladas. Compreendemos por este artigo, mesmo fazendo aquisições de pequenos valores com o orçamento fixado ao longo de um determinado período, estas aquisições se tornaram grandes, segundo Dias (2011, p. 262): Um sistema ideal seria o que, com um grupo de técnicos, executasse análisescompletas dos produtos manufaturados que são adquiridos constantemente e querepresentam o percentual máximo do volume de compras da empresa. Esses produtos teriam seus preços objetivos coletados minuciosamente, a fim de fornecer ao comprador os meios adequados à condução de suas negociações. O controle seria feito através da comparação entre os preços objetivos desejados, ou as suas
  • 2. 6 variações, e os preços negociados. Para fazer estas análises e comparações, podemos usar ferramentas/softwares gratuitos disponibilizados na Internet. 6.2 – CONTA CORRENTE Quando o comprador faz aquisições por lotes ou retira empartes no seu fornecedor e este por sua vez faz o debito em uma contaespecifica à medida em que seu cliente faz as retiradas, porém, sempre será necessário realizar um acompanhamento estreito com o fornecedor,segundo Dias (2011, p. 255): Um comprador eficaz deve manter um arquivo em que deve registrar a vida do produto, controlando todas as fases do processo de compra, as variações de preço, as modificações das quantidades solicitadas, a identificação de uma nova condição de pagamento e as entradas de mercadorias correspondentes ao pedido colocado. Qualquer falha nesses registros ou insuficiência de dados pode acarretar uma má performance das atividades de compras. Deve ser mantido atualizado devidamente a fim de ser consultado a qualquer momento. Um modelo de ficha de acompanhamento pode ser o seguinte: Descrição Código 1 3 2 4 Data Pedido Quantias Programa Prazos F Entrada Preço NF Data Quant. Pedido Devolução Saldo Tabela 1 – Ficha de acompanhamento – fonte: Administração de Materiais pg. 72
  • 3. 7 Vemos que a tabela acima, pode ser usada para todos os seguimentos de compras e de fácil percepção analítica, gerando controle de gastos, aquisições, estoque, fornecedores, financeiroe racionalizandocom sustentabilidade, isto quer dizer, não é cortar custos ou gastos simplesmente por fazer, mas é analisar onde se pode aprimorar as aquisições, exemplos: A percepção de valores para cada empresa é diferente, algumas preferem sempre comprar o que tem de melhor no mercado, outras buscam custo X beneficio e tem aquelas que sempre procuram pelo menor preço independente da qualidade do produto; Fazer aquisições que suprem as necessidades no mínimo em 80%, com este padrão de controle evitara perdas maiores, nem sempre é possível aproveitar 100% do bem ou serviço comprado, para se chegar ao resultado de 100% é preciso muito estudo; As condições de compra que envolvem diversos fatores como: variações econômicas, demanda, poder de negociação, alteração de programação e condições de pagamento. Estes exemplos citados acima é o qual analisamos e acreditamos ser o mais indicado para o controle da conta corrente. 6.3 – PROGRAMAÇÃO DE COMPRAS Este método de aquisição é usado para compra de materiais específicos que representem volumes expressivos, por um determinado período, digamos que seja por 1 ano,e onde o comprador, visa eliminar barreiras burocráticas entre comprador e vendedor, fazendo com que este processo seja simplificado. Porém é um método agressivo de comprar, ambos precisam analisar pontos que lhe proporcionem o ganha/ganha e não o ganha/perder e também precisam se conhecerem 100%, para que possam ter um planejamento mais concreto e menos emergente nas negociações, façamos uma analise pelo lado do comprador, segundo Dias (2011, p. 73 - 74): A curva ABC tem sido usada para a administração de estoques, para definição de políticas de vendas, para o estabelecimento de prioridades, para a programação da produção e uma série de outros problemas usuais nas empresas.
  • 4. 8 Após os itens terem sido ordenados pela importância relativa, as classes da curva ABC podem ser definidas das seguintes maneiras: Classe A: Grupo de itens mais importantes que devem ser tratados com uma atenção bem especial pela administração. Classe B: Grupo de itens em situação intermediária entre as classes A e C. Classe C: Grupo de itens menos importantes que justificam pouca atenção por parte da administração. Compreendemos que é preciso ter uma planejamento de curva ABC, visto que esta ferramenta possibilita fazer uma programação concisa dentro de um determinado período, agora vejamos pelo lado do fornecedor, segundo Bowersox, Closs & Cooper (2006, p. 128): O próximo nível de desenvolvimento da estratégia de compras surge quando compradores e vendedores começam a integrar seus processos e atividades na tentativa de alcançar uma melhoria operacional substancial na cadeia de suprimentos. A integração começa a adquirir a forma de alianças ou parcerias, com participantes selecionados da base de fornecedores operacionais entre o comprador e o vendedor. Essa integração pode adquirir muitas formas especificas. Como exemplo, o comprador pode permitir que o vendedor tenha acesso a seus sistemas de informação de vendas e pedidos e quais as futuras, dando ao vendedor aviso prévio de quais produtos estão sendo vendidos e quais as futuras compras podem ser esperadas. Essa informações permitem que o vendedor esteja mais bem posicionado para fornecer, de forma efetiva, os pedidos por materiais a um custo reduzido. A redução de custos ocorre porque o vendedor está diante de demandas mais precisas por parte do comprador e pode reduzir a necessidade de práticas de custo ineficiente, como expedição. Como se perceber a integração entre comprador e vendedor, possibilita ganho de tempo e pula alguns estágios da burocracia , visando agilidade nas operações de ambas as partes, o comprador que sempre terá o seu estoque abastecido de suprimentos e o vendedor que poderá se programar com antecedência para produzir e entregar. Com toda a conjuntura do processo observamos que é possível ter uma redução do custo total de propriedade.
  • 5. 9 CONCLUSÃO Hoje o departamento de compras é visto como um setor estratégico, mas isto nem sempre foi assim, antes do ano de 1.980, não se ouvia falar na palavra Logística ou Cadeia de Suprimento, isto mudou no ano de 1.990, quando as empresas passaram a buscar vantagens competitivas e assim nasceu o Fluxo de Integração de Informação. Este Fluxo de Integração de Informação ou Gestão da Cadeia de Suprimentos, como é conhecido hoje, é um órgão capaz de gerar lucros tanto na política de compras quando na de vendas, é um verdadeiro formador de preço e em suas funções podemos destacar dentre elas gerar lucros, administrar materiais, garantir suprimentos e identificar pontos de aquisição e de consumo. Esta conjuntura de processos logísticos possibilitou a criação de paradigmas com 3 modos de compras, Aquisição de Pequeno Valor, Conta Corrente e Compra Programa, cada uma destas é indicada para um determinado tipo de situação. Concluímos que para se fazer uma racionalização sustentável na Solicitação de Compra, ou seja, duradoura e, não aquela que em um determinado período se consegue salvar 30% do capital e no outro período deixa de ganhar 40%, é necessário investigação de todas as etapas anteriores, como o exposto deste trabalho, se uma etapa apresenta falhas, não precisa parar todo o processo, é necessário fazer auditorias por setores e achar uma solução para o atual problema, na Gestão da Cadeia de Suprimentos e na Logística, a solução que era eficiente ontem, pode não ser eficiente para o dia hoje ou de amanhã, ambas sempre estarão em evolução, o dia em que a logística não precisar mais de aprimoramentos, esta será feita por máquinas! Em compras é mais do que necessário fazer planejamentos: financeiro, barganhar por melhores condições e prazos, ter compromisso contratual e o principal ter um relacionamento estreito entre vendedor e comprador, pois tanto o vendedor quanto o comprador, precisam falar a mesma língua e quebrar barreiras que impeçam o seu desenvolvimento continuo. Este trabalho acadêmico teve o objetivo de apresentar todas as etapas dentro do processo da Solicitação de Compra.
  • 6. 10 BIBLIOGRAFIA Dias, Marco Aurélio P. Administração de Materiais: Princípios, Conceitos e Gestão. 6ª ed. – São Paulo: Atlas 2011. Bowersox, Closs & Cooper: Gestão Logística de Cadeias de Suprimentos 1ª ed. – Porto Alegre: Bookmam 2007. Monte Alto, Mendes Pinheiro & Caetano Alves: Técnicas de Compras 1ª ed. 2009 – Rio de Janeiro.