O documento aborda a aquisição de equipamentos e serviços, destacando a sistematização dos processos e a importância da gestão de aprovisionamento. Apresenta os tipos de aprovisionamento, fatores relevantes na decisão de compra, e detalha o ciclo administrativo desde a encomenda até a entrega e liquidação. Além disso, explora a função de gestão de stocks e os benefícios do sistema Just in Time na redução de custos e eficiência operacional.

1. 0618 - Aquisição de
equipamentos e serviços
25 HORAS

2. Abertura UFCD
DESIGNAÇÃO DA UFCD: Aquisição de equipamentos e serviços
CÓDIGO DA UFCD: 0618
CARGA HORÁRIA: 25 horas
PONTOS DE CRÉDITO: 2.25

3. Abertura UFCD
Qualificações
o 813189 - Técnico/a de Apoio à Gestão Desportiva
o 345033 - Técnico/a de Apoio à Gestão

4. Objetivos
Sistematizar procedimentos inerentes à aquisição de equipamentos e serviços.

5. Conteúdos
Diagnostico de necessidades de equipamentos e serviços
o Levantamento das necessidades da empresa em termos de equipamentos e serviços
Factores relevantes na decisão de compra de equipamentos e serviços
o Custo / Rentabilidade
o Garantias e contratos de manutenção
o Gestão económica da aquisição de serviços

6. Conteúdos
Processo de aquisição
o Fases e operações
o Intervenientes
o Conceito e preparação do processo

7. Conteúdos
Fases do processo de aquisição
o Consulta ao mercado
o Recepção das respostas
o Análise
o Adjudicação
o Coordenação do processo

8. Introdução ao Tema

10. Na empresa, temos…
Inputs Produção/
Transformação Outputs

12. Função Aprovisionamento/Compras
12
Fornecedores
Bens e
serviços
Utilizadores
internos

13. O aprovisionamento é:
Função da empresa
Forma mais racional de aquisição de inputs
Representa quase sempre 50% do custo total e
65% do valor das vendas

14. Para aumentar o lucro a empresa pode:
Atuar do lado das aquisições
•Reduzir custos
Atuar do lado das vendas
•Marketing

15. Importa reter:
Desta forma, para garantir a disponibilidade dessas existências no momento certo, é
necessário, por um lado, ter um sistema logístico de abastecimento eficaz e, por outro,
constituir stocks de artigos que, na sua falta, possam comprometer o pleno funcionamento da
empresa.

16. Conceito de aprovisionamento
É um conjunto de atividades, tendo por objetivo colocar à disposição da empresa os bens e
serviços de que necessita para exercer a sua atividade, na quantidade necessária, no momento
oportuno e ao menor custo possível.

17. Atividades da função Aprovisionamento
• Procura contínua
e dinâmica.
• Mercado interno
e externo.
• Satisfação das
necessidades ao
menor custo.
As
compras
• Atividade física e
administrativa
• Visa proteger o
produto.
• Insere—se numa
ótica de redução
de custo.
O
armazenamen
to
• Manutenção das
existências a um
nível que assegure
o abastecimento
regular.
• Com o mínimo
custo.
• Condições ótimas.
A gestão
de stocks
• Movimentação
rápida segura e
económica de
todos os bens
necessários.
Os
transportes

18. TIPOS DE APROVISIONAMENTO
Existem dois tipos de aprovisionamentos:
◦ aprovisionamento de BENS
◦ aprovisionamento de SERVIÇOS
18

19. Aprovisionamento de Bens
Aqui vamos tratar, em especial do aprovisionamento de BENS, porque nos interessa
principalmente tudo aquilo que tenha relação direta com a PRODUÇÃO.
19

20. Aprovisionamento de SERVIÇOS
Importa salientar alguns aspetos, tais como:
Os contratos que se estabelecem esporadicamente ou de forma regular com entidades prestadoras de
serviços.
Será o caso da aquisição de serviços especiais de manutenção, de serviços de segurança, de serviços de
higiene e limpeza, de serviços de consultoria e formação profissional ou ainda de auditorias,
certificações e ensaios de qualidade.
20

21. Elementos do aprovisionamento
Determinação da
quantidade de
bens a adquirir
Qualidade dos
bens a adquirir Prazos de entrega
Preços de bens
Tempo certo para
adquirir

22. Determinação da quantidade de bens a
adquirir.
Rapidez de
utilização
Tempos de
Encomenda
Entrega
Gestão de
quantidade /
Custo do stock
Previsão de venda
a curto/médio
prazo

23. Qualidade dos bens a adquirir
É requisito da
empresa
É a base de
relação com o
cliente
Fator decisivo
da aquisição
Equilíbrio entre
a quantidade
de qualidade

24. Prazos de entrega
Seleção de
fornecedores
cumpridores
Pode parar a
empresa
Prejudica a
sua imagem

25. Preço dos bens
Baixo preço –
baixa qualidade
Preço elevado -
não garante boa
qualidade
Prospeção preço
baixo sem pôr em
causa a qualidade

26. Tempo certo para adquirir
Stock a mais custo
mais
Stock a menos
paragem de
produção
Stock a menos não
satisfação imediata
do cliente

27. A informática e o aprovisionamento
Intervenientes
Parceiros
comerciais
Distribuidores Fornecedores
Clientes

28. As relações entre clientes e fornecedores
beneficiam de:
Mais dinamismo Mais simplicidade
Preços mais
vantajosos
Processos de
aprovisionamento
mais eficientes

29. Organização
administrativa de stock
29

30. Objetivos da Gestão Administrativa de Stocks
Conhecer a qualquer momento:
Quantidade dos
bens entrados
Quantidade dos bens
saídos
Quantidades
existentes de cada
um dos bens
Análise de desvios
entre: quantidades
existentes e as que
deviam existir
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31. Tarefas básicas da Gestão administrativa
de stocks
Registo de existências realizado com base em guia de
remessa
• Guia de entrada.
• Guia de saída
Elaboração das fichas de stock – Fichas de armazém
• Ficha de armazém de acordo com o inventário de existência
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32. O contrato de compra e venda
Abordagem simples, de
forma a dominar a cadeia
documental:
32

33. Fases do contrato de compra e venda
Encomenda Entrega Liquidação
Pagamento
33

34. Descrição das fases
Comprador comunica
ao vendedor o que
deseja adquirir
O vendedor envia as
mercadorias- executa a
encomenda.
Fase em que o
vendedor indica ao
comprador o montante
em dívida
Encerra o contrato de
compra e venda e consiste
na entrega pelo comprador
do valor da transação
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35. Documentação - Encomenda
Nota de Encomenda
• Documento onde o comprador especifica a quantidade
da mercadoria pretendida.
Nota de venda – após contacto direto
• Documento preenchido pelo comprador (triplicado)
• Original - comprador
• Duplicado – vendedor
• Triplicado – empresa que distribui (caixeiro-viajante)
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36. Documentação Encomenda – cont.
Requisição
• No comércio a retalho, serve para o comprador levantar
de imediato as mercadorias no armazém do vendedor.
Guia de remessa
• Acompanha a mercadoria e serve para o comprador
proceder à conferência dos artigos recebidos.
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37. Documentação Entrega
Guia de remessa
•É preenchida em triplicado ou quadruplicado
•Original – comprador
•Acompanha uma ou duas cópias, servindo
uma delas como talão de receção.
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38. Documentação de liquidação
Fatura
• É o mais importante documento do contrato de compra e venda.
• É este o comprovante oficial da compra.
Neste documento, o vendedor indica ao comprador o valor:
• Das mercadorias
• Dos descontos e abatimentos
• Das despesas efetuadas por sua conta
• Do IVA
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39. Após a conferência do comprador, pode
haver erro:
Ter o vendedor faturado mais do que devia
• Neste caso, é necessário reduzir o valor da fatura, corrigindo-o.
• Emite-se, para o efeito, nota de crédito.
Ter o vendedor faturado menos do que devia
• Neste caso, é necessário aumentar o valor da fatura, emitindo uma
nota de débito.
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40. Após boa cobrança
O recibo
•É o documento que é emitido pelo
vendedor, após a confirmação de
boa cobrança dos valores.
40

41. Para a Gestão de stocks
Interessa o documento que acompanha o produto
• Guia de remessa
Funções
• Acompanhar a mercadoria
• Proceder à conferência dos artigos
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42. Após a conferência
Os artigos entram no sistema de gestão de Stocks
• Guia de entrada
• Após conferência das existências:
Ficha de armazém (por produto)
• Onde se procede à gestão das entradas e saídas do produto.
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43. Circuito Administrativo da Gestão de Stocks
Na compra
Guia de Remessa
Registo de entrada
Guia de entrada
Ficha de Armazém
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44. Circuito Administrativo da Gestão de Stocks
Na venda
Requisições
Registo de saída
Guia de Saída
Ficha de
Armazém
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45. A gestão administrativa de stocks
Permite saber
• A quantidade disponível de bens nos armazéns da empresa;
• O valor das perdas e deteriorações sofridas pelos bens do
armazém;
• Determinar com segurança qual o momento em que se deve
desencadear um novo processo de requisição de bens;
• Evitar a deterioração dos bens armazenados.
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46. Organização das compras de stocks
O serviço de compras centralizado
• Contactar o mercado abastecedor de uma maneira exaustiva;
• Entrevistar os vendedores;
• Conhecer os processos de fabrico de bens a comprar através
de visita às fábricas das empresa fornecedoras;
• Assistir a feiras e reuniões de natureza comercial;
• Acompanhar flutuações dos preços dos bens;
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47. Fases de um processo de compra
47

48. Formalização
das
especificações
Análise do
pedido de
compra
Seleção de
fornecedores
Consulta a
fornecedores
Análise de
propostas
Adjudicação
da
encomenda
Seguimento
da
encomenda
Receção da
encomenda
Conferência
de faturas
Tratamento
de
reclamações
Ordem de
Pagamento

49. Passos do processo de compras
Constatação da
necessidade de
compra
• O serviço não
encomenda
sem solicitação
• Requisição
Pesquisa do
fornecedor
• Ficheiro por
bens comprados
• Ficheiro de
fornecedores
• Catálogos e
listas de preços
• Informações dos
fornecedores.
Escolha do
fornecedor e
efetivação do
pedido
• Escolhido o
fornecedor
• Elabora-se a
Nota de
Encomenda
Receção e controlo
das entregas
• Serviço de receção
(confere Guia de
Remessa)
• Serviço de
Compras (procede
à gestão
documental).
• Serviço de
contabilidade(proc
ede ao
pagamento)
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50. As atividades da gestão material de Stock
Conjunto de tarefas que têm como objetivo arrumar, movimentar e
defender os bens nos armazéns próprios ou alugados pela empresa.
• Minimizar os custos de armazenagem;
• Evitar a deterioração dos materiais armazenados;
• Facilitar a correta identificação de cada material ou produto;
• Racionalizar as movimentações dentro do armazém, tanto nas operações
de receção como de fornecimento aos serviços requisitantes;
• Promover o oportuno e correto fornecimento dos bens requisitados.
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51. Just In Time
Just in time é um sistema de administração da produção que determina que tudo deve ser
produzido, transportado ou comprado na hora exata. Pode ser aplicado em qualquer
organização, para reduzir estoques e os custos decorrentes.
Com este sistema, o produto ou matéria prima chega ao local de utilização somente no
momento exato em que for necessário.
Os produtos somente são fabricados ou entregues a tempo de serem vendidos ou montados.

52. Comparação entre JIT e a visão
tradicional
Item Visão tradicional Just in time
Qualidade Conseguida com muito
investimento e custo alto.
Decorrência natural do trabalho
benfeito na primeira vez.
Mão –de- obra Obedece às ordens superiores. Participa e influencia a produção.
Erros São aceitáveis, resta corrigi-los. Base do processo de melhoria.
stocks Mantêm a produção, funcionando. Ocultam problemas, devem ser
evitados
Lead-time –
Tempo de
espera
Maior tempo, melhor produção. Deve ser reduzido ao mínimo.
Filas Necessárias para manter a
velocidade máxima das máquinas.
Não deve haver filas, a produção
deve ser a tempo (just in time),
sem paragens. 52

53. Comparação entre JIT e a visão
tradicional
Item Visão tradicional Just in time
Custos Redução, através do incremento no
uso de máquinas; altas taxas de
produção.
Redução, através da velocidade com
que o produto passa pela fábrica.
Flexibilidade Pelo excesso da capacidade, de
equipamentos, de stocks e de
despesas administrativas.
Pela redução de todos os tempos
gastos em todas as etapas
internas da organização.
Fluxo Empurrado através da fábrica. Puxado através da fábrica.
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54. Fases Contrato Compra-Venda
Encomenda – fase em que se expressa a intenção de compra por parte do comprador;
Entrega – fase em que se processa o envio das mercadorias pelo vendedor;
Liquidação – fase do apuramento e fixação dos preços a pagar pelo comprador;
Pagamento – fase referente ao cumprimento da obrigação por parte do comprador, mediante a
entrega total ou parcial da importância atribuída à sua compra.

55. Descontos
Com o objectivo de incrementar as vendas, é corrente os vendedores, mediante certas
condições, concederem aos seus clientes descontos de natureza comercial e/ou de natureza
financeira.
Descontos – reduções de preços com o objectivo de aumentar o volume de vendas, cobrar mais
rapidamente o valor das vendas, escoar stocks e/ ou compensar os maiores clientes.

56. Tipos de Descontos
Comerciais – relacionados directamente com o produto e não com a forma de pagamento;
Financeiros – directamente ligados ao prazo de pagamento.

57. Descontos Comerciais
Bom peso – quantidade de mercadoria fornecida pelo vendedor, sem valor, para compensar perdas normais;
Bónus – abatimento especial, que compensa a falta de qualidade das mercadorias fornecidas, o atraso na
entrega ou ainda, como prémio ao cliente que ultrapassa um certo limite de compras;
Rappel – desconto especial concedido sobre a totalidade das compras efectuadas quando ultrapassam um
determinado montante;
De revenda – desconto especial concedido aos revendedores para conseguirem margens de lucro mais elevadas.
Descontos sucessivos – Exemplo 10%+5%

58. Descontos Financeiros
Descontos de pronto pagamento – o comprador efectua o pagamento no acto de entrega das
mercadorias ou p.ex. no prazo máximo de 8 dias;
Descontos de antecipação de pagamento – o cliente efectua o pagamento antes do prazo
acordado com o vendedor.

59. Exemplo
A empresa XYZ, pretende comprar a quantidade de 5000 unidades da mercadoria A, para tal
pediu orçamento a 3 fornecedores diferentes que deram as seguintes cotações:

60. Exemplo
Fornecedor C – 5000x10,97€= 54 850,00€
Fornecedor D – 5000x10,94€= 54 700,00€ - desconto 547€ total mercadoria = 54 153,00€
Unitario= 10,8306€
Fornecedor F – 5000x10,85€= 54 250,00€ supondo rappel 1% Desconto 542,50 – Total
Mercadoria 53 707,50€ Unitario= 10,7415€