Aprovisionamento e stocks

1. jaugusto 1
O aprovisionamento
Aprovisionamento é uma das funções em que se pode dividir a actividade de
uma empresa.
Tem em vista o abastecimento atempado de todos os bens e serviços
necessários ao seu eficaz funcionamento, em quantidade e qualidade
desejadas e sempre ao menor custo.
A função de aprovisionamento assegura um fluxo contínuo de bens de modo
a satisfazer as necessidades da fabricação ou dos clientes no momento
desejado.

2. 2
FUNÇÃO DE APROVISONAMENTO
FORNECEDORES BENS E SERVIÇOS UTILIZADORES INTERNOS

3. jaugusto 3
As classes de bens e serviços necessários ao normal funcionamento
da empresa são, em regra:
Mercadorias
Matérias-primas e subsidiárias
Materiais diversos
Material de expediente
Artigos de higiene
Imobilizado
Assistência técnica

4. jaugusto 4
Competências da função de aprovisionamento:
• Criteriosa escolha dos locais de armazenagem dos bens-
materiais, produtos em curso de fabrico e produtos acabados – o
seu correcto dimensionamento, de forma a:
1. Minimizar as distâncias a percorrer por esses bens
entre os pontos de armazenagem e os locais onde irão
ser utilizados (ou expedidos);
2. Possibilitar uma fácil e económica recepção e
armazenagem dos materiais recebidos (dos
fornecedores ou da produção);
3. Permitir um correcto manuseamento dos bens quando da
satisfação das requisições (para a produção ou para a

5. jaugusto 5
Criterioso estudo do layout (estuda a dimensão e configuração do
armazém, também a sua localização, implementa métodos de
armazenagem, características dos bens a armazenar, volume de
stocks) de cada armazém e dos respectivos equipamentos de
arrumação e movimentação, de modo a:
1. Racionalizar as movimentações internas;
2. Minimizar as possibilidades de deterioração dos produtos, de
dúvidas sobre a sua qualidade e de acidentes.

6. jaugusto 6
• Estudo de um sistema eficaz de identificação dos produtos e de
rápida verificação das quantidades existentes.
• Organização de um processo que minimize a possibilidade de
entrada ou saída física de bens sem a prévia recepção dos
documentos necessários, correctamente preenchidos e rubricados por
quem tenha poderes para tal.
• Implementação de um sistema que permita programar com
antecipação necessária as encomendas a lançar e as respectivas
quantidades, em ordem a, pelo menor custo e com envolvimento
financeiro mínimo, limitar a um valor aceitável, o risco de uma ruptura
de stocks.

7. jaugusto 7
• Organização de um processo técnico-administrativo de preparação
das encomendas que garanta que os produtos delas constantes vão
correctamente especificadas e que todas as condições são
claramente entendidas pelos fornecedores consultados.
• Implementação de um processo eficaz de seguimento das
encomendas, desde a sua emissão até à sua recepção.
• Organização de um sistema de recepção, quantitativa e qualitativa,
dos materiais enviados pelos fornecedores.

8. jaugusto 8
Uma gestão racional do aprovisionamento evita:
Investimentos desnecessários em stocks;
Ruptura de stocks;
Elevados custos de encomenda;
Grandes áreas para armazém;
Excesso de meios humanos e materiais para controlo do(s) armazém(s).

9. jaugusto 9
A eficácia da função aprovisionamento repercute-se em outras funções
da empresa.
Compete ao aprovisionamento garantir as quantidades de bens, nos
prazos e na qualidade desejada pela função produção.
Por outro lado, a função financeira, necessita de informação detalhada
sobre as obrigações contraídas pelo aprovisionamento, de modo que os
compromissos com os fornecedores estejam previstos no programa de
pagamentos.

10. jaugusto 10
A função de aprovisionamento na estrutura de uma empresa
depende, essencialmente, de dois factores:
A dimensão da empresa;
A complexidade e importância das actividades de compra na
empresa.

11. jaugusto 11
Tipos de aprovisionamento:
Existem dois tipos de aprovisionamento:
Aprovisionamento de serviços
Aprovisionamento de bens

12. jaugusto 12
Aprovisionamento de Serviços
O aprovisionamento de serviços está relacionado com os contratos que
se estabelecem esporadicamente ou de forma regular com as entidades
prestadoras de serviços. Será o caso da aquisição de serviços de
manutenção, de serviços de segurança, de serviços de higiene e
limpeza, de serviços de consultoria e formação profissional, ou ainda de
auditorias, certificações e ensaios de qualidade.
Para os casos de aquisições de serviços a questão essencial reside no
rigor da prévia especificação e termos de referência por forma a que
as ofertas ou propostas assegurem os compromissos dos proponentes;
depois a selecção do prestador de serviços e por último o controlo da
execução.
O percurso indicado deve ser sistematizado por etapas assentes em
eventos bem definidos.

13. jaugusto 13
Para os casos de aquisições de serviços a questão essencial
reside no rigor da prévia especificação e termos de referência
por forma a que as ofertas ou propostas assegurem os
compromissos dos proponentes;
depois a selecção do prestador de serviços e por último o c
controlo da execução.
O percurso indicado deve ser sistematizado por etapas assentes
em eventos bem definidos

14. jaugusto 14
Aprovisionamento de bens
O aprovisionamento de bens é gerido através da gestão das suas
componentes que são:
Compras
Gestão de stocks
O acto de adquirir a fornecedor externo um artigo ou produto para ser
utilizado pela nossa organização, ou ser consumido ou vendido, designa-se
por compra.

15. jaugusto 15
O destino interno do artigo determina o tipo de gestão que se deverá fazer.
Tratando-se de um bem patrimonial, como edifícios, terrenos, equipamento fabril,
equipamento técnico, viaturas, máquinas, etc., o acto de aprovisionar esgota-se
no acto de comprar havendo total coincidência entre ambos.
O mesmo acontece quando se compra bens para consumo directo, isto é,
quando se trata de artigos que não têm armazenamento porque se destinam a
ser imediata (ou proximamente) consumidos pelos utilizadores.
Tal sucede, também, com a aquisição de serviços onde se verifica coincidência
entre o acto de aprovisionar e o de comprar sendo indiferente designá-lo por
compra ou por aprovisionamento.
Já não acontece o mesmo quando o tipo de utilização determina que o artigo
comprado se destina, num primeiro tempo, a ser armazenado, para ser
consumido ou aplicado num segundo tempo. Este tipo de utilização faz com que
o artigo ou produto se designe por stock, requerendo uma gestão específica
relacionada com a gestão de compras mas diferenciada dela.

16. jaugusto 16
Já não acontece o mesmo quando o tipo de utilização determina que o
artigo comprado se destina, num primeiro tempo, a ser armazenado, para
ser consumido ou aplicado num segundo tempo. Este tipo de utilização
faz com que o artigo ou produto se designe por stock, requerendo uma
gestão específica relacionada com a gestão de compras mas diferenciada
dela.

17. jaugusto 17
Gestão de Aprovisionamentos
Gestão de Compras
+
Gestão de Stocks

18. jaugusto 18
GESTÃO DE COMPRAS
Âmbito da Função
Âmbito da Função
A função compra consiste, como já foi referido no
início, em decidir "A QUEM COMPRAR" e "COMO
COMPRAR".
Ao departamento de compras são feitos pedidos de
compra que partem dos utilizadores onde estes
devem vir devidamente especificados. Ao serviço de
compras compete-lhe EXECUTAR a compra e não
decidi-la.

19. jaugusto 19
Organização do departamento de compras
O Departamento de compras tem como objectivo:
• - Criar um sistema simples e eficaz, com base em documentos
normalizados, que permita que as encomendas:
Sejam feitas em tempo oportuno;
Sejam precisas, indicando correctamente as quantidades, qualidades e
demais especificações relativas ao(s) produto(s) encomendado(s);
Referenciem prazos, locais de entrega, transporte, acondicionamento,
preços e outras condições de compra.
• - Implementar um sistema de informação para cada produto ou grupo de
produtos, sobre os fornecedores, qualidades dos seus produtos, condições de
venda, preços, prazos de aprovisionamento, etc.

20. jaugusto 20
Fases da compra
Para que se realize uma compra é necessário que:
1º - Seja efectuada uma requisição de materiais ao departamento de
compras, assinada pelo chefe departamento.
A requisição de materiais, em regra, é emitida em duplicado, destinando-
se o original ao departamento de compras e ficando o duplicado arquivado
no serviço requisitante.
A requisição deve conter:
Identificação do departamento requisitante;
Identificação do armazém de destino;
Especificação dos materiais a adquirir, indicando:
Quantidade;
Qualidade;
Prazo/data limite de recepção.

21. jaugusto 21
2º - Seguidamente, o departamento de compras deve proceder à consulta
do seu ficheiro de fornecedores, ou a uma consulta ao mercado, de modo
a encontrar os materiais necessários nas melhores condições de
qualidade e preço.
Para que tal consulta seja possível, é necessário organizar ficheiros de
fornecedores e de artigos.
Esses ficheiros são organizados com base em consultas de mercado,
preenchendo posteriormente fichas específicas para fornecedores e/ou
artigos.

22. jaugusto 22
3º - Após ter escolhido o fornecedor, o departamento de compras
realiza a encomenda, preenchendo a nota de encomenda que deve
especificar as condições de compra.
A nota de encomenda deve ser preenchida em quadruplicado, sendo:
Original → Fornecedor.
1.ª cópia → Departamento de recepção dos produtos, para
confrontar com a guia de remessa.
2.ª cópia → Departamento de compras.
3.ª cópia → Departamento de contabilidade

23. jaugusto 23
Poderemos, então, decompor a função compra nas seguintes fases:
- 1ª Fase: Pedido
- 2ª Fase: Prospecção do Mercado Fornecedor
- 3ª Fase: Negociação e Contrato
- 4ª Fase: Execução da Compra
- 5ª Fase: Assistência Pós-Compra
- 6ª Fase: Conferência de Facturas

24. jaugusto 24
Este faseamento define melhor o âmbito de intervenção desta função
vendo-se por isso que nenhuma sobreposição existe com a gestão de
stocks.
Na verdade, quando se trata de stocks, compete à gestão previsional
estabelecer o contacto com o departamento de compras na 1ª Fase -
Pedido.

25. jaugusto 25
Aprofundaremos seguidamente o conteúdo de cada fase.
1ª Fase: Recepção do Pedido, identificação, encaminhamento e
classificação.
2ª Fase: Prospecção do Mercado Fornecedor envolvendo operações de
"Procurement Sistemático" com criação de uma base de dados
actualizada e útil sobre os fornecedores mais consultados; operações de
"Procurement Específico" ou consulta quando tal se justificar; Selecção de
Fornecedores comparando e avaliando as condições de oferta.
3ª Fase: Negociação e contrato tendo em conta as especificidades de
cada fornecimento, a legislação em vigor e, especialmente o interesse da
nossa organização.

26. jaugusto 26
4ª Fase: Execução da compra compreendendo a passagem das
encomendas ou assinatura do contrato, o controlo das encomendas e as
operações de recepção. É importante salientar que os artigos até serem
totalmente recepcionados são da responsabilidade das compras. O
armazém recepciona por delegação das compras, contudo quando há
necessidade de proceder a análises ou operações laboratoriais para a
recepção, essas operações devem ter o acompanhamento das compras.
5ª Fase: Assistência Pós-Compra, comprovando que nem mesmo após a
recepção as compras se devem desligar totalmente do processo de
aquisição. Na verdade, esta assistência permite corrigir procedimentos e
não repetir erros.

27. jaugusto 27
6ª Fase: A Conferência de Facturas é, na maioria dos casos entregue à
Contabilidade. Consideramos que é uma operação onde devem intervir
sempre duas entidades, as compras e o utilizador. Só assim se
consegue o controlo necessário.

28. jaugusto 28
Deste modo, podemos considerar que, a recepção e controlo das
encomendas deverá ser efectuados por três departamentos diferentes:
Departamento de
recepção
Departamento de recepção
Confere os bens recebidos e verifica se estão
em conformidade com a guia de remessa e nota
de encomenda.
As discrepâncias devem de imediato ser
comunicadas ao departamento de compras.

29. jaugusto 29
Departamento de
compras
Este departamento recebe a guia de
remessa do departamento de recepção,
junta-a à cópia da nota de encomenda, e
logo que chegue a factura, verifica se os três
documentos estão conformes; seguidamente
envia-os ao departamento de contabilidade.

30. jaugusto 30
Departamento de contabilidade
Procede ao registo da compra e
respectivo pagamento (tesouraria).

31. jaugusto 31
Relações das compras com o processo produtivo
A gestão de compras é, como todos os demais componentes que temos
vindo a desenvolver, parte integrante da gestão de aprovisionamentos,
coincidindo nos seus objectivos.
O ciclo de produção inicia-se, materialmente, com a aquisição de Matérias-
-Primas e Subsidiárias.
A quantificação das necessidades tem origem nas Vendas (encomendas
dos clientes) passa pela gestão de produtos acabados, pelo planeamento
integrado da produção que estabelece os níveis de produtos em curso de
produção bem como as necessidades de consumo de Matérias-Primas e
Subsidiárias.

32. jaugusto 32
É a partir daqui que a Gestão Previsional e Sistemática vai estabelecer "o que
comprar", "quanto comprar" e "quando comprar" transmitindo-o às compras.
Assim, desde que o pedido é recebido pelas compras até que os materiais
entram em armazém decorre o Prazo de Entrega.
Ora este prazo de entrega tem duas componentes: a do fornecedor e
que lhe é inerente (sendo uma qualificação a ter em conta na avaliação que
dele vamos fazer) e o prazo de entrega interno. Este último depende
exclusivamente do departamento de compras e, constitui um dos indicadores
mais significativos da sua eficácia e, necessariamente, um dos mais
importantes

33. jaugusto 33
A competência do departamento de compras mede-se, em grande parte,
pela capacidade que ele tem de obter e manter informação actualizada
sobre o mercado fornecedor, e utilizá-la correcta e rapidamente na escolha
da melhor oferta.
Foi nesse sentido que aqui exprimimos a importância da 2ª Fase da
compra (prospecção do mercado fornecedor), pois ela permite encurtar
grandemente o prazo de entrega interno.

34. jaugusto 34
Quando se praticam métodos como o "just-in-time" na gestão da produção,
não é viável (nem sequer imaginável) agir nos moldes tradicionais do
lançamento de consultas, avaliação de ofertas, etc. A inter-actividade que se
necessita ter com os fornecedores obriga à prática do "procurement
sistemático" e à actualização permanente da base de dados de fornecedores.