O documento descreve a criação de um portal interno chamado PharmaLand para os colaboradores de uma empresa farmacêutica. O portal visa fornecer informações, aplicações e recursos em um único local para melhorar a produtividade e comunicação entre os funcionários. O documento explica os benefícios do portal B2E e como a PharmaLand pode alavancar o capital intelectual da empresa e simplificar processos internos.

1. Rui Belona
Responsável Pharmedia - JRS Pharmarketing
multimédia
O que é um portal B2E?
A Internet revolucionou um dos
Portal interno B2E: elementos críticos das estratégias
de negócio: a maneira como os
criação da cidade virtual negócios se efectuam entre os
PharmaLand
seus vários intervenientes. Desde
o início foi dado especial destaque
à ligação da empresa com os seus
para os seus colaboradores fornecedores e clientes, e foram
introduzidas novas formas de
comunicação através da Internet
como o B2B (business-to-business)
Rui Belona e B2C (business-to-consumer).
Responsável Pharmedia - JRS Pharmarketing
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Notas:

2. Portal interno B2E:
criação da cidade virtual PharmaLand para os seus colaboradores
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Actualmente encontramo-nos da Indústria Farmacêutica através e informações que se pretende
Função
numa segunda fase: o B2E da adopção dos portais B2E, nos conjugar num portal desta
(business-to-employee), sendo um quais são introduzidos conteúdos natureza.
princípio fulcral para as empresas dinâmicos e aplicações self-service:
mais desenvolvidas, nas quais o a PharmaLand. Assim, ao dirigir-se a uma
capital humano é considerado um comunidade virtual PharmaLand,
factor imprescindível. O que é a PharmaLand? qualquer colaborador sabe que Comunicação
A PharmaLand consiste na lá poderá encontrar informação
De uma forma simplificada, o criação de um portal interno B2E, relevante para o seu dia-a-dia
B2E é um portal que permiti aos orientado para os colaboradores (quer seja de natureza profissional
colaboradores da companhia o de uma companhia, permitindo ou pessoal).
acesso a sistemas, processos e disponibilizar conteúdos,
informações necessárias, internos informações, acesso a aplicações, Porquê fazer uma
ou externos, para que possam colaboração e conhecimentos PharmaLand? Informação
realizar o seu trabalho da melhor necessários para o desempenho A informação é um activo em
maneira. O portal B2E está a das suas funções. qualquer mercado ou sector.
tornar-se, rapidamente, a base Num sector como a Indústria
para a comunicação e colaboração A PharmaLand baseia-se no Farmacêutica, onde o conhecimento
entre os colaboradores. conceito da cidade virtual. Porque atempado de toda a informação,
as cidades são centros geográficos sejam normas e regras que Lazer
Tendo isto em mente, foi de pessoas, actividades e serviços, foram alteradas pelas entidades
desenvolvido um conceito que e a sua forma urbana é familiar reguladoras, seja o conhecimento
permite abranger os princípios do à maior parte das pessoas, é científico das áreas e produtos da
B2E, melhorar a comunicação entre utilizado como uma metáfora companhia, leva a que a forma e o
os colaboradores das companhias face ao agrupamento de serviços timing em que essa informação é
fig. 1
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Notas:

3. Portal interno B2E:
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disponibilizada possa ser um factor personalização), nomeadamente
diferenciador e gerador de sucesso. no caso de companhias
As razões que estimulam a multinacionais; Motivar os
criação de portais corporativos colaboradores
nas empresas são muitas. As que falta de informação e conteúdos
Promover a Promover a
lideram as listas de alguns estudos aplicáveis ao trabalho
gestão e a relação
são: (farmacovigilância, autonomia dos companhia/
esclarecimentos, reporte de colaboradores colaboradores
dificuldade dos colaboradores no casos especiais, pedidos de
acesso a toda a informação, informação médica, best
principalmente quando esta vem practices, formação científica,
de departamentos diferentes etc...);
(Departamento Médico,
Departamento de Marketing, baixa qualidade das informações
PharmaLand
Medir grau de Prevenir
Assuntos Regulamentares, etc.); que chegam aos colaboradores satisfação dos a falta
de forma deficiente, por outros colaboradores de informação
perda de tempo a responder a canais da companhia (papel,
dúvidas dos colaboradores sobre reuniões, correio interno, etc.);
processos internos, quando
estas poderiam estar disponíveis desperdício de tempo na procura
no portal 24 horas por dia / 7 de informações; Inovar na Formar
dias por semana; comunicação nas mais
necessidade de manter os interna diversas
áreas
intranet geral que oferece colaboradores informados de
tudo para todos (falta de forma rápida e disseminada;
fig. 2
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Notas:

4. Portal interno B2E:
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vários nichos de informação
Abordagem tradicional Abordagem PharmaLand
dentro da companhia, implicando
uma produtividade deficiente das
equipas que têm a informação
Depto. A Depto. C Depto. A Depto. C
fragmentada.
Entre todas as razões que Depto. B Depto. B
possamos dar, o que torna mais
urgente os serviços tipo B2E
é a possibilidade de dar aos
colaboradores de uma companhia o
bem mais precioso de nossos dias:
o tempo. NovaL and
Segundo pesquisas realizadas em
2001 pela Agency.com e Harris
Interactive, os colaboradores
que utilizam soluções de
Portal Corporativo, em média,
economizam cerca de 2,84 horas
por semana, o que significa 7,1%
de seu tempo.
fig. 3
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Notas:

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Qual seria o seu aumento das ferramentas necessárias para onde quiser”, um vasto conjunto de
de produtividade se os seus desempenharem o seu papel dentro interfaces e plataformas múltiplas
colaboradores trabalhassem da organização de uma forma de integração de dados são
mais um mês em cada ano? mais informada e pro-activa. Isto reconhecidas como essenciais.
significa, para os colaboradores, Esta premissa torna-se tão mais
Indiferente às condições terem um único ponto de acesso a importante quanto o colaborador informa
ç ão se f-service
económicas, a produtividade todas as informações relevantes, estiver fora do espaço físico da
laboral é um factor essencial para ferramentas de colaboração, companhia.
se atingir, de forma sustentada, aplicações e serviços que eles
as margens de lucro e as quotas precisam para fazer o seu trabalho. A PharmaLand assume um
de mercado ambicionadas. Os papel importante em manter os fig. 6
colaboradores que trabalham Do ponto de vista da companhia, colaboradores que estão no terreno
eficientemente, podem dedicar representa o aumento comprovado (nomeadamente as equipas de venda)
mais tempo ao serviço das da economia e da produtividade informados sobre os acontecimentos
necessidades dos clientes, da equipa, baseando-se em duas relevantes para a companhia, ao
angariando novas oportunidades de premissas: mesmo tempo que lhes fornecem
rendimento e inovando de forma ferramentas para melhor realizarem
contínua. “sempre que quiser - onde quiser” as suas tarefas (e-Learning,
(anytime, anywhere) questionários de auto-avaliação,
A quem se destina a self-service processos internos etc.) ao seu ritmo,
PharmaLand? sem impor um tempo ou local físico. informa
ç ão
A PharmaLand destina-se a todas “Sempre que quiser -
as companhias que pretendam ser onde quiser” Se aliarmos esta autonomia dada
mais eficientes na comunicação com À medida que avançamos para a à equipa que está no terreno,
os seus colaboradores, dotando-os premissa “sempre que quiser - permitindo-lhe escolher o ritmo
fig. 5
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Notas:

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com que assimila as informações
e realiza as suas operações, a um
conceito de Closed Loop Marketing
(tema que iremos discutir num
próximo artigo), podemos
perceber as potencialidades que
a PharmaLand pode oferecer às
equipas de vendas.
“Self-service”
A Internet/Intranet ganhou uma
importância tremenda, fazendo
evoluir os sistemas self-service.
Como a PharmaLand tem a sua
base na internet, não obriga
à instalação de programas
específicos, bastando a utilização
de um web browser normal, sendo
este a plataforma deste conceito.
O conceito de employee self-service
tem também um vasto impacto
nas organizações, na medida em
que é desenhado e concebido para
ser manuseado por utilizadores
casuais, não formados, isto é,
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Notas:

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para uma vasta audiência que não a importância desses benefícios
Alavancar o capital intelectual
os utilizadores dos tradicionais para os objectivos específicos da
sistemas cliente/servidor. organização.
Simplificar os processos internos (paper less organization)
O volume de informação com que Despertar a curiosidade
temos de lidar, no dia-a-dia, continua para a PharmaLand Fortalecimento das relações entre colaboradores
a crescer descontroladamente. Despertar o interesse dos (reforçar a cultura da empresa)
As Intranets, em certa medida, colaboradores para esta nova
contribuíram para este problema realidade é um dos factores
quando permitiram que muita críticos de sucesso do projecto. Melhorar a comunicação com os colaboradores
informação inútil fosse acedida, O envolvimento inicial dos
explorada e multiplicada por colaboradores é vital para o Permitir às várias comunidades profissionais internas
utilizadores, colaboradores e sucesso do projecto pois serão partilharem conhecimento
pessoas anónimas. eles os impulsionadores que
darão vida à PharmaLand. Tendo
Eliminar actividades repetitivas e não geradoras de valor,
A PharmaLand, contendo isto em conta, uma campanha que consomem tempo e recursos
informação específica e útil para de comunicação interna deve
os seus utilizadores, autorizados ser realizada ANTES do início do
para a sua utilização, vem reduzir projecto, de forma a preparar os Aumento da produtividade e competitividade
significativamente esse problema. colaboradores para a mudança que
irá acontecer.
Redução de custos
Vantagens da PharmaLand
O primeiro passo deve passar pela Outra questão prende-se com
identificação dos benefícios que a cadeia hierárquica. Sem Tomada de decisões mais eficaz
a Pharmaland pode oferecer, e o envolvimento das chefias
fig. 6
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Notas:

8. Portal interno B2E:
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eNewsletter dificilmente o projecto irá ter A PharmaLand é segura?
sucesso. Uma abordagem top-down Com o registo de todos os
envio de uma e-newsletter para todos os utilizadores registados
é necessária para retirar todas as utilizadores do portal, a partilha de
Questionários vantagens da PharmaLand. informação apresenta-se fácil pois,
auto-avaliação de conhecimento sobre determinado assunto/ patologia/produto desde o momento que o acesso é
Testes de avaliação Desde o Director Geral, passando feito em área privada, apenas
pelos Product Managers e Area acedem aos mesmos as pessoas
avaliação de conhecimentos sobre determinado assunto/patologia/produto,
com pontuação final Managers, todos os que assumam devidamente “credenciadas”.
uma função de liderança deverão Será igualmente possível a
Caixa de sugestões
contribuir, de forma activa, para monitorização dos visitantes da
recolha de sugestões e feedback junto dos utilizadores
o desenvolvimento do projecto, PharmaLand a partir do momento
Agenda nomeadamente com a publicação em que se registam.
introdução de reuniões, eventos e congressos por área/perfil de utilizador
, de conteúdos da sua autoria ou
incluindo os aniversários dos colaboradores
de interesse para a equipa que
Sondagens lideram.
recolha da opinião sobre questões pontuais junto dos utilizadores
O que pode fazer com a A B
Sondagens
PharmaLand?
gestão de perfis com diferentes níveis de visualização dos conteúdos
As possibilidades são
Fórum infindáveis. Além dos conteúdos
integração de uma área de discussão sobre os mais variados temas a disponibilizar, poderão ser
C
adicionadas funcionalidades que
Outras
irão permitir um maior nível de
Outras funcionalidades podem ser customizadas e incluídas na PharmaLand
interacção com os utilizadores.
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Notas:

9. Portal interno B2E:
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Sou Director Geral e a PharmaLand vai ajudar-me a: Sou Director da Área Médica e Assuntos Regulamentares
e a PharmaLand vai ajudar-me a:
• Chegar a todos os colaboradores da mesma forma;
• Comunicar alterações de RCM, Folheto Informativo, embalagens,
• Comunicar os objectivos da companhia para todos; renovações de AIM, novas formas farmacêuticas, novas dosagens,
• Publicar notícias de interesse para todos os colaboradores da companhia; novas apresentações, etc.
• Fazer comunicados para toda a companhia e deixá-los disponíveis • Gerir e comunicar os processos de farmacovigilância, principalmente
24h/dia - 7 dias/semana. junto da equipa de vendas;
• Implementar e monitorizar programas de qualidade;
Sou Director Financeiro e a PharmaLand vai ajudar-me a:
• Comunicar deliberações do Infarmed sobre os produtos da companhia,
• Colocar todos os procedimentos financeiros, como plafond de despesas, assim como alterações de normas e regras que possam influenciar
reporte de custos, etc.no mesmo local, sempre disponível os processos dos mesmos,
para consulta e download;
• Transmitir regras e normas internas da companhia que a equipa
• Publicar as condições dos acordos com instituições financeiras de vendas deve cumprir junto dos seus clientes.
para os colaboradores, permitindo que estes estejam sempre
actualizados e informados;
Sou Director Médico e a PharmaLand vai ajudar-me a:
• Disponibilizar documentos e templates de carácter financeiro para
• Disponibilizar informação científica associada aos produtos e áreas
todos os colaboradores;
terapêuticas, permitindo à equipa de vendas aceder a estes conteúdos
• Comunicar a evolução do fundo de pensões dos colaboradores. no seu tempo e ritmo;
• Responder a pedidos de informação científica internos e externos;
• Gerir a formação científica interna, através de e-Learning com
a aplicação de questionários de avaliação ou auto-avaliação sobre
os conteúdos disponibilizados.
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Notas:

10. Portal interno B2E:
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Sou Director de Recursos Humanos e a PharmaLand vai ajudar-me a:
Sou Director de Marketing e a PharmaLand vai ajudar-me a:
• Gerir processos administrativos (férias, mapas de assiduidades, etc.)
• Comunicar as estratégias Marketing e campanhas de comunicação
de forma online permitindo o acesso a todos os interessados;
para as diferentes áreas da companhia;
• Publicar regras e normas institucionais de horários, cantinas,
• Apontar eventos de interesse para a companhia nas suas várias áreas;
higiene e segurança no trabalho, programas de qualidade, etc;
• Publicar conteúdos sobre os produtos que melhorem a performance
• Criar manuais de acolhimento virtuais e multimédia para
da equipa de vendas.
novos colaboradores;
• Introduzir sondagens que permitam avaliar o estado de espírito
Sou Product Manager e a PharmaLand vai ajudar-me a: da companhia em determinado momento;
• Colocar toda a informação sobre os meus produtos disponível • Promover uma área de sugestões para uma gestão participativa
para consulta pela equipa de vendas; dos colaboradores.
• Publicar alterações aos materiais utilizados nos meus produtos;
• Testar os conhecimentos da equipa de vendas sobre os meus Sou Director de IT e a PharmaLand vai ajudar-me a:
produtos com questionários;
• Publicar procedimentos de segurança e avisos necessários
• Comunicar os eventos relevantes para os meus produtos para a utilização das IT;
e a forma como iremos abordá-los.
• Promover a ajuda técnica online;
Sou Product Manager e a PharmaLand vai ajudar-me a:
• Dar dicas e conselhos sobre ferramentas informáticas
• Colocar toda a informação sobre os meus produtos disponível de utilização diária;
para consulta pela equipa de vendas;
• Elaborar testes de auto-avaliação sobre as ferramentas de IT;
• Publicar alterações aos materiais utilizados nos meus produtos;
• Criar manuais virtuais multimédia que ajudem os colaboradores
• Testar os conhecimentos da equipa de vendas sobre os meus da companhia a tiraremmais partido das IT.
produtos com questionários;
• Comunicar os eventos relevantes para os meus produtos
e a forma como iremos abordá-los.
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