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Instrução de Trabalho Orthopride
Auxiliar Administrativo

Objetivo
Objetivo
• Descrever as atividades do Auxiliar Administrativo
Pessoas Envolvidas
• Gerente Administrativo
• Auxiliar Administrativo

Atividades da Auxiliar Administrativo
1. Controle de E-mail
2. Apoio na emissão de NF
3. Abrir e acompanhar
Tickets
4. Apoio na recepção
5. Apoio às atividades da
Gerente
6. Controle e organização
do material de escritório
7. Conferir relatório da radiologia
8. Controlar despesas no sistema
9. Conferir comissão da equipe
de vendas
técnica (TSB e ASB)
11. Pagar salários e férias dos
funcionários
12. Pagar os dentistas
13. Realizar depósitos
14. Fechar caixa diário
15. Controlar e comprar materiais
16. Auxiliar contratação de
funcionário
17. Controle do Ponto e
pedido de VT
18. Auxiliar demissão de
funcionário
Suporte Financeiro DP e RH

Atividades da Auxiliar Administrativo
1. Controle de E-mail
2. Apoio na emissão de NF
3. Abrir e acompanhar
Tickets
4. Apoio na recepção
5. Apoio às atividades da
Gerente
6. Controle e organização
do material de escritório
7. Conferir relatório da radiologia
8. Controlar despesas no sistema
de vendas
técnica (TSB e ASB)
11. Pagar salários e férias dos
funcionários
12. Pagar os dentistas
13. Realizar depósitos
14. Fechar caixa diário
15. Controlar e comprar materiais
16. Auxiliar contratação de
funcionário
17. Controle do Ponto e
pedido de VT
18. Auxiliar demissão de
funcionário
Suporte Financeiro RH

1. Controle de e-mail: Conferir, analisar e responder e-mails.
• Principais assuntos:
 Admissão e Demissão
 Benefícios: VT e Plano de saúde
 Depósitos
 Pagamento de despesas
 Folha de pagamento/encargos
 Compra de materiais (escritório, ortodôntico e limpeza)
 Envio de caixa
Atividades da Auxiliar Administrativo – Ler e responder e-mails
Pontos de atenção
Em caso de dúvida de como proceder ou entendimento de informação recebida por e-mail, o auxiliar
administrativo deve pedir orientação ao Gerente Administrativo .

2. Emissão de NF: Controlar emissão de NF no mês e dar suporte a Recepção sempre que necessário
• Acessar o site de emissão da NF e realizar o login de acordo com a unidade
• Acessar o OPManagerWeb e buscar a lista de recebimentos pela seguinte ordem:
 Boleto
 Cartão de crédito
 Cartão de débito
 Dinheiro
• Preencher os campos essenciais na emissão da NF
• Inserir o nº da NF emitida dentro do financeiro do paciente
Atividades da Auxiliar Administrativo – Emissão de NF
Pontos de atenção
O passo a passo da emissão de NF encontrasse no manual de atividades da recepção na Central de Ajuda.

3. Abrir e acompanhar tickets: Sempre que necessário, deve se abrir um ticket ao suporte através do Zendesk
• Abrir Ticket
 Acessar o site do Zendesk (https://orthopride.zendesk.com)
 Clicar em “Enviar uma solicitação” (localizada no canto superior direito) – printar o local
 Preencher corretamente todos os campos solicitados
• Acompanhar Ticket aberto
 Clicar sobre o nome da sua função (localizada no canto superior direito) – printar o local
 Clicar em “Minhas atividades”
Atividades da Auxiliar Administrativo – Abrir e acompanhar tickets
Pontos de atenção
Caso possua alguma dúvida de como classificar o ticket, acessar a Central de Ajuda e verificar a Tabela de
Classificação.
Deve se ter atenção na listagem de tickets, estes podem ser resolvidos na primeira resposta do suporte ou
ficar como “pendente” (quando está aguardando uma resposta do solicitante), Em caso de ausência de
resposta o ticket pode ser fechado automaticamente.

4. Apoio a recepção: Sempre que solicitada, o Auxiliar Administrativo deverá dar suporte a recepção nas atividades da
mesma quando for necessário, para não perder eficiência na operação.
• O Auxiliar deve:
 Auxiliar nos recebimentos em dias de grande movimentação;
 Organizar filas;
 Tirar dúvidas;
 Cobrir em horário de almoço;
 Cobrir em horário de lanche.
Atividades da Auxiliar Administrativo – Apoio a recepção
Pontos de atenção
Em caso de dúvidas em qualquer atividade, consultar manual da Recepção na central de ajuda.

5. Apoio às atividades da gerente: Apoiar a gerente em todas as suas atividades quando a mesma não estiver presente na
unidade, seja por qualquer motivo e também auxiliar em momentos de grande movimento
Atividades da Auxiliar Administrativo – Apoio as atividades da
gerente
Pontos de atenção
O auxiliar administrativo é o backup da gerente e deve saber executar todas as funções da mesma por
contingência.

6. Controle e organização do material de escritório: O Auxiliar Administrativo deve controlar e manter sempre organizado
todo o material de escritório para evitar perdas e/ou compras desnecessárias
• O Auxiliar Administrativo deve:
 Manter o controle do estoque;
 Manter o escritório sempre organizado;
 Não deixar que falte material para todas as áreas ;
 Realizar o preenchimento da planilha para pedido deste material.
Atividades da Auxiliar Administrativo – Controle e organização do
material de escritório

7. Conferir relatório da radiologia: Realizar a conferência do relatório da radiologia mensalmente para realizar o pagamento
do mesmo
• Receber o relatório da clínica radiológica mensalmente;
• Conferir o numero de vendas – cancelamentos (o numero que der, deve ser igual ou próximo ao numero de pacientes
que constarem no relatório da radiologia);
• Conferir se os pacientes listados no relatório da radiologia realizaram os exames. Como conferir?
 Copiar o nome do paciente e jogar no sistema (pode estar escrito errado no sistema)
 Conferir com o relatório de comissão de vendas do sistema
 Em caso de divergência, entrar em contato com a clínica radiológica identificando a divergência e solicitar o relatório
correto;
 Caso esteja de acordo, basta inserir o valor a ser pago dentro do contas a pagar no OPManager Web e enviar o relatório
para Holding. Caso seja franquia deve procurar o setor responsável.
Atividades da Auxiliar Administrativo – Conferir relatório da
radiologia
Pontos de atenção
Caso tenha algum pedido de 2º via de algum exame para a radiologia, deve se ter um controle através do e-
mail, para que seja conferido

8. Controlar despesas no sistema: Devem ser inseridas no OPManager todas as contas pagas e a pagar da unidade, assim
que forem realizadas ou recebidas (boletos bancários devem ser enviados ao responsável pelo pagamento, pois o valor deve
sair da conta)
• Receber despesa e dar baixa no sistema (apena pagamentos pelo caixa)
 Assim que receber a despesa, inserir no sistema
 Assim que a despesa for paga, deve ser dada a baixa no OPManager Web
 Dada a baixa e impresso o recibo
• Guardar as despesas em 2 pastas
 Despesas do dia – Pagas no dia atual
 Despesas do mês – Arquivadas para o mês inteiro
Atividades da Auxiliar Administrativo – Controlar despesas no
sistema
Pontos de atenção
Unidades que possuem Holding própria devem scanear a despesa, salvar em uma pasta e enviar ao financeiro

9. Conferir comissão da equipe de vendas: Conferir se os dados para pagamento de comissão da equipe de vendas está
batendo com o relatório enviado pela Gerente comercial
• Receber relatório da gerente comercial com os números de cada equipe e funcionário
• Conferir os dados do relatório com os do sistema, acessando a aba de Relatórios > Comissão de vendas > Selecionar o
período > Selecionar Mensalidade > Filtrar por parcela 2
Atividades da Auxiliar Administrativo – Conferir comissão da equipe
de vendas
1. Clicar em
relatórios
2. Comissão de
vendas

de vendas
3. Clicar em
relatórios
4. Selecionar
mensalidade
5. Filtrar parcela
2

• Abrir planilha de controle e inserir o valor total (para conferência com relatório enviado pela Gerente Comercial)
• Inserir valor a ser pago no OPManager Web
• Realizar o pagamento e a baixa no sistema
• Imprimir recibo e solicitar a assinatura do funcionário
de vendas
Pontos de atenção
Nas filiais o comissionamento da equipe de venda é referente ao pagamento da 2º parcela.

10. Conferir comissão da equipe técnica (ASB e TSB): Realizar a conferência da comissão da equipe técnica
• Acessar o OPManager Web através da aba Relatórios > Agendamento de pacientes
técnica (ASB e TSB)
1. Clicar em
relatórios2. Agendamento
de pacientes

• Filtrar todas as agendas G2, G3 e Geral (sábado também)
• Selecionar o período
• Filtrar pelo status de já atendido
Atividades da auxiliar administrativo – Conferir comissão da equipe
3. Selecionar o
período
4. Selecionar todas
as G2, G3 e Geral
5. Selecionar o
status de “Já
atendido”

• O resultado deste relatório deverá ser multiplicado por R$ 0,35 e o resultado será divido pela quantidade de TSB’s, por
exemplo:
2000 X 0,35 = 700
700 / 4 (exemplo do nº de TSBs) = 175,00 é o valor a ser pago para cada uma das 4 TSB’s
• Multiplicar o resultado da comissão das TSB’s por 80%, o valor deste será o valor da comissão das ASB’s, por exemplo:
175,00 X 80% = 140,00 é o valor a ser pago para cada uma das ASB’s
• Lançar a despesa no sistema
• Realizar o pagamento
• Imprimir, coletar assinatura do funcionário e importar para o OPManager
Atividades da auxiliar administrativo – Conferir comissão da equipe

11. Pagar salários e férias dos funcionários: Após receber e conferir os contra cheques e o relatório da folha de pagamento
e férias pela contabilidade, deve ser realizado o pagamento dos mesmos
O auxiliar administrativo deve puxar o relatório de ponto do dia 25 do mês anterior ao dia 24 do mês atual, enviar a
contabilidade e quando o mesmo retornar, deve se realizar a conferência da folha de pagamento (todos os descontos e
proventos)
Unidades que realizam pagamento pelo caixa
• Receber contra cheque (folha de pagamento)
• Realizar conferência e lançar no sistema
• Contar e separar o valor de cada funcionário
• Colocar dentro de um envelope, junto do contra cheque funcionário por funcionário e grampear
• Realizar o pagamento funcionário por funcionário e pegar assinatura no contra cheque
• Baixar despesas no sistema
Unidades que realizam pagamento pelo banco
• Receber contra cheque (folha de pagamento)
• Realizar conferência e lançar no sistema
• Contar e separar todo o valor a ser depositado em conta para pagamento da folha
• Realizar o pagamento através do banco e pegar assinatura no contra cheque
• Baixar despesas no sistema
Atividades da auxiliar administrativo – Pagar salários e férias dos
funcionários

12. Pagar os Dentistas: O Auxiliar administrativo deve realizar a conferência dos pacientes pagantes para que possa emitir o
relatório com os números finais para realizar o pagamento dos dentistas
• Acessar o OPManager Web, clicar na aba Relatórios > Pagamento de Doutores > Selecionar o período > Selecionar 6
itens:
 Mensalidade
 Mensalidade Ap. Transparente
 Reinício
 Promoção amigo
 Contenção
 Avaliação
Atividades da auxiliar administrativo – Pagar os dentistas
1. Clicar em
relatórios
2. Pagamento de
Doutores

• Acessar o OPManager Web, clicar na aba Relatórios > Pagamento de Doutores > Selecionar o período > Selecionar 6
itens:
 Mensalidade
 Mensalidade Ap. Transparente
 Reinício
 Promoção amigo
 Contenção
 Avaliação
3. Selecionar o
período
4. Selecionar os 6
itens

• Exportar o resultado para o excel
• Verificar se tem algum dentista na lista que não está trabalhando mais na unidade, caso tenha:
 Acessar um a um
 Identificar o dentista que realmente o atendeu
 Alterar o nome (na planilha) do dentista para o atual
• Filtrar dentista por dentista para pagamento
• Pegar o número total de cada dentista e multiplicar pelo valor pago (por paciente) ao dentista, exemplo:
346 (pacientes pagantes) X 10,00 (algumas unidades pagam 12,00) = 3460,00 (valor a ser pago ao dentista)
• Inserir o valor a ser pago por dentista no Contas a Pagar
• Emitir o recibo de cada dentista (verificar qual o melhor recibo)
• Realizar o pagamento ao dentista
• Pegar assinatura no recibo

13. Realizar depósitos: Assim que receber a solicitação do depósito bancário, o auxiliar administrativo deve imediatamente
atender a solicitação do financeiro para evitar atrasos de pagamentos
• Receber a solicitação do financeiro através de e-mail
• Contar e separar o valor solicitado
• Chamar o segurança para:
 Conferir o valor
 Assinar agenda protocolo
 Realizar depósito
• Receber o comprovante do depósito
• Lançar no OPManager Web como transferência
• Informar ao setor financeiro que o depósito já foi realizado
Atividades da auxiliar administrativo – Realizar depósitos
Pontos de atenção
O depósito deve ser realizado sempre na boca do caixa, para que o valor caia na conta no mesmo momento e
o setor financeiro não se atrase com suas obrigações

14. Fechar caixa diário: Ao final do dia o auxiliar administrativo deve realizar o fechamento do caixa da unidade
O auxiliar administrativo deve:
• Receber no decorrer do dia a sangria realizada pela recepção
• Conferir e assinar o protocolo de recebimento da sangria, guardar o valor no cofre
• Receber no final do dia o fechamento com o valor final do caixa de cada recepcionista (cartão, sangrias, despesas,
dinheiro e o fechamento da máquina de cartão)
• Conferir o fechamento de cada recepcionista junto ao sistema (recebimentos e despesas)
• Enviar e-mail para o financeiro com todas as informações do fechamento de caixa
Atividades da auxiliar administrativo – Fechar caixa diário
Pontos de atenção
Em dias de grande recebimento (dias 8, 9, 10 e 20) o auxiliar administrativo deve se dirigir a recepção para
fazer a retirada do valor da sangria, durante todo o processo o segurança deve estar acompanhando-a
Realizar a conferência do cofre 1 vez por semana, para evitar transtornos e perdas de dinheiro

15. Controlar e comprar materiais: O auxiliar administrativo deve ter um controle dos materiais utilizados dentro da clínica,
para não haver desperdícios dos mesmos na hora da compra, aumentando desnecessariamente o bugdet da unidade
O colaborador da área técnica responsável pelo estoque, preenche uma planilha passada pelo auxiliar de vendas para a
compra dos materiais necessários para os consultórios
Após receber do colaborador responsável a planilha da área técnica, o auxiliar administrativo deve fazer a listagem para o
pedido de material de escritório, limpeza, gráfica e uniformes (estes últimos 2, nem sempre serão pedidos), antes do dia 20
de cada mês o auxiliar administrativo deve:
• Enviar as planilhas preenchidas com as quantidades de material necessário para compras@orthopride.com.br
• Trocar e-mails com compras analisando a quantidade de cada material e o budget para finalização da compra
• Aceitar o orçamento enviado por compras
• Receber o material na unidade
• Conferir de acordo com a NF e o orçamento final do pedido
• Enviar boletos e NF para o setor responsável
• Lançar no contas a pagar do OPManager Web os valores de pagamento e a NF
• Organizar e arquivar os materiais gráficos e uniforme
• Passar para colaborador da área técnica organizar e arquivar os materiais ortodônticos e odontológicos
• Passar para o auxiliar de limpeza os materiais de limpeza para ela organizar e arquivar
Atividades da auxiliar administrativo – Controlar e comprar
materiais

16. Auxiliar Contratação de funcionário: O Auxiliar Administrativo deve dar o suporte em todo o processo de contratação de
funcionários para a clínica. Ele ou o Gerente Administrativo deve solicitar ao RH da Holding a vaga através da ferramenta
Kenoby, a partir daí começará o processo de recrutamento e seleção onde o mesmo ou o Gerente Administrativo poderá
participar, se desejar.
Após a escolha do candidato enviado pelo RH, o auxiliar administrativo irá finalizar o processo realizando a contratação do
mesmo, ele deve:
• Entregar a guia de exame admissional ao novo funcionário para ser preenchido junto da lista de documentos pessoais
• Conferir todos os documentos entregues pelo funcionário junto do exame admissional (caso seja da área de vendas, deve
se guardar os documentos por 5 dias até que sua contratação seja aprovada)
• Escanear toda a documentação solicitada e enviar para o DP e para a contabilidade com cópia para o RH da Holding
• Receber da contabilidade/DP:
 Contrato de trabalho
 Comprovante de devolução da carteira (deve ser feita em 2 dias)
 Termo de responsabilidade para salário família
 Declaração de encargos
 Ficha de salário família
 Pedido de concessão de VT
 Ficha do funcionário
• Imprimir toda a documentação e colher as assinaturas do novo funcionário.
Atividades da auxiliar administrativo – Auxiliar contratação de
funcionário
Nota 1: No caso de franquias, o
processo de Recrutamento, Seleção
e Treinamento da primeira equipe é
feito inteiramente pela Holding,
porém a Contratação é feita
diretamente pelo franqueado em
sua empresa.

16. Auxiliar Contratação de funcionário: O auxiliar administrativo deve dar o suporte e finalizar todo o processo de
contratação de funcionários da clínica
• Pedir para o funcionário assinar os primeiros 45 dias de experiência (na carteira de trabalho)
• Entregar para o funcionário:
 Carteira de trabalho já assinada;
 Uma via do Contrato de experiência;
 Comprovante de devolução da carteira;
No livro de funcionários o auxiliar deve:
• Colar a ficha recebida pela contabilidade
• Colar a foto do funcionário
• Pegar assinatura do mesmo, na folha
Arquivar documentos do funcionário:
• Criar uma pasta suspensa (Dossiê do funcionário)
 Nome na identificação da pasta e todos os documentos pessoais e contratuais devidamente assinados devem estar
arquivados nesta pasta;
 Atestado (folha de ponto), arquivar mensalmente nesta pasta;
 Holerite (recibos/contracheque), arquivar mensalmente nesta pasta.
funcionário
Nota 2: No caso de franqueados, após a
inauguração da unidade, se for necessário
trocar ou contratar novos membros da
equipe, o processo de R&S deve ser feito
pela equipe administrativa do franqueado
(Gerente e Auxiliar), porém caso precise de
qualquer ajuda, o RH da Holding estará
disponível para auxiliar.

16. Auxiliar Contratação de funcionário: O auxiliar administrativo deve dar o suporte e finalizar todo o processo de
contratação de funcionários da clínica
Feito estes passos o auxiliar administrativo deve:
• Cadastrar o funcionário dentro do OPManager Web (com todas as informações)
• Solicitar ao suporte o login do funcionário no OPManager Web
• Entregar os uniformes e pegar assinatura no controle de recebimento
• Vincular e/ou solicitar VT
• Solicitar abertura de conta salário
• Solicitar plano de saúde (caso o mesmo tenha direito a este) através de planilha
funcionário

17. Controle de ponto e pedido de VT: O auxiliar administrativo deve realizar o controle de ponto dos funcionários e realizar
o pedido de VT
• Verificar os dias úteis e falta de cada funcionário no relatório e ponto
Passo a passo do Riocard:
• Realizar login no site do VT
 Novo pedido de VT
 Geração automática
 Inserir dias úteis (de forma geral)
 Realizar a troca dos dias úteis de acordo com a folha de ponto de cada funcionário (para identificar se houveram
faltas) e confirmar
• Confirmar (opção 2)
• Confirmar dados do pedido (opção 3)
• Emissão do boleto para pagamento (opção 4) emitir em PDF
• Enviar para o financeiro o boleto
 Lançar no sistema a despesa (vencimento dia 22)
Atividades da auxiliar administrativo – Controle de ponto e pedido
de VT

18. Auxiliar na demissão de funcionários: O auxiliar administrativo deve realizar todo o processo de demissão de
funcionários, cumprindo toda as etapas necessárias
Quando o funcionário solicitar
• Entregar o modelo de carta para pedido de demissão
• Enviar a mesma para o RH, financeiro e contabilidade
• Informar os descontos na rescisão como:
 Vale Transporte
 Faltas
Quando a empresa solicitar
• Verificar se o funcionário tem férias vencidas (caso tenha colocar de férias primeiro)
• Solicitar prévia para contabilidade, informando:
 Descontos de vale transporte e faltas
 Aviso cumprido ou indenizado
Em ambos os casos
• Receber rescisão da contabilidade
• Realizar conferência
• Pedir aprovação do financeiro
Atividades da auxiliar administrativo – Auxiliar na demissão de
funcionário

18. Auxiliar na demissão de funcionários: O Auxiliar Administrativo deve auxiliar em todo o processo de demissão de
funcionários, cumprindo toda as etapas necessárias
• Lançar no sistema data de pagamento
Realizar pagamento
• Solicitar assinatura no documento de rescisão
• Dar baixa na carteira
• Solicitar assinatura no livro de funcionários
• Pegar de volta uniforme e crachá
• Desvincular Vale Transporte
• Solicitar ao suporte inativação do login no OPManager Web
Atividades da auxiliar administrativo – Auxiliar na demissão de
funcionário

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