Não é novidade que o volume de projetos digitais e novas obrigatoriedades aumentaram após 2008 quando passou a vigorar a nota fiscal eletrônica. A NF-e foi instituída pelo governo federal para alguns ramos de atividades dentro do Projeto SPED. Nesse Infográfico, pretendemos esclarecer Mitos e Verdades que surgiram sobre a questão do XML gerado e o DANFE emitido.

1. Mitos e Verdades sobre
Tanto o XML, quanto o DANFE (Documento
auxiliar da nota fiscal eletrônica) tem
validade. No entanto, cada um com seu
obje vo. O XML é a validação propriamente
dita do documento e o DANFE é para circular
a mercadoria. Este úl mo deve ser impresso
de acordo com a validação do XML, ou seja,
conteúdo que foi autorizado.
Não preciso circular ou apresentar ao
posto de fiscalização o arquivo XML.
Devo apresentar o DANFE, o qual foi gerado a
par r do arquivo XML, validado e assinado
pelo fisco.
Na portaria do des no, será apresentado o
DANFE que circulou com a mercadoria, o qual
foi gerado a par r das informações do XML,
validado e assinado pelo fisco. Uma boa
prá ca, que vale ser ressaltada, é: no momento
da portaria, além de apresentar o DANFE que
acompanhou a mercadoria, é verificar a sua
existência e autorização perante o SEFAZ. Isso
garante que de fato o documento é valido e
que a chave do DANFE está como Uso
Autorizado.
A mercadoria retorna com a transportadora
para a origem (Emitente) com o DANFE
jus ficado no verso. Chegando essa
mercadoria na origem, o emitente deverá
avaliar a ação a ser tomada: recebimento de
nota própria ou cancelamento.
Será necessário guardar todos os XML's
recebidos e emi dos para um período de 5
anos. Nesse caso, cabe u lizar um sistema que
realize todo esse controle e possa oferecer a
informação no momento desejado. No ato de
uma fiscalização, onde o auditor não irá
solicitar o DANFE e sim o arquivo XML
recebido, pois esse foi de fato o arquivo
assinado pelo fisco.
MITO
VERDADE
Não será necessário circular com o arquivo
XML para apresentar na portaria, visto que o
arquivo XML já foi disponibilizado pelo
emitente, por intermédio de um e-mail ou, até
mesmo, via um portal fornecido pelo emitente.
Vale ressaltar que por prá ca, a maioria das
empresas possui um e-mail padrão para
receber as notas fiscais eletrônicas.
Não será necessário devolver o arquivo XML ao
emitente. O que será necessário é u lizar a
Manifestação do Des natário para essa nota,
mencionado que a operação não foi realizada.
Se ainda es ver no prazo de cancelamento o
emitente poderá realizar o cancelamento. Para
isso, sugerimos que tanto o cliente quanto o
fornecedor entrem em contato para realizar
um consenso da operação em questão.
Qual documento devo apresentar no posto de fiscalização?
No recebimento de des no, devo apresentar qual po de documento na portaria?
No caso de uma recusa da mercadoria no ato do recebimento da portaria de des no,
como proceder?
Após a operação concluída, ou seja, ter recebido a mercadoria e já registrado no ERP,
deverei arquivar o DANFE?
Não é novidade que o volume de projetos digitais e novas obrigatoriedades
aumentaramapós2008quandopassouavigoraranotafiscaleletrônica.
A NF-e foi ins tuída pelo governo federal para alguns ramos de a vidades
dentrodoProjetoSPED.
Nesse Infográfico, pretendemos esclarecer Mitos e Verdades que surgiram
sobreaquestãodoXMLgeradoeoDANFEemi do.
Qual documento tem valor fiscal no momento da emissão da nota fiscal?
XML ou DANFE
Nesse contexto, o que deve ser apresentado é o DANFE.
O fiscal do posto irá fazer a leitura do código de barras da chave de acesso da
nota fiscal eletrônica e vai comparar com a que de fato está validada no Portal da
Nota Fiscal Eletrônica.
Como mencionamos no primeiro tópico,o DANFE é u lizado para a circulação
da mercadoria. Por isso, no ato da entrega na portaria de des no, será
apresentado o DANFE.
Nesse caso, na maioria dos estados, é feita uma observação no verso do DANFE,
com carimbo da empresa, mencionando o mo vo pela recusa do recebimento.
Deverá ser avaliado qual o padrão definido pelo fisco do estado local.
Nesse quesito, ainda há uma cultura do passado. Muitas empresas têm por hábito
arquivar o DANFE e não dão a devida atenção ao arquivo XML. De fato, o XML que
deverá ser arquivado e manter em guarda durante um período de 5 anos.
Ambos tem o seu valor fiscal,
porém, cada um com sua
caracterís ca. É nesse ponto que
devemos ter muito cuidado. O que
vale perante o FISCO é o XML, que
foi validado, assinado e retornando
para o emitente. Após isso, o
DANFE deve ser emi do conforme
o XML, assinado e validado pelo
fisco. Dessa forma, o que irá
acompanhar a mercadoria até o seu
des no é o DANFE.
Não há necessidade de arquivar o DANFE para
um período de 5 anos. Esse processo era feito
quando a nota fiscal era emi da em formulário
con nuo, onde o modelo da nota fiscal era 01.
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Cabe ressaltar a importância de um
sistema que faça toda a gestão e guarda do
arquivo, pois muitas empresas tem os
arquivos XML em diretórios, e-mail
par culares, onde não há uma gestão
efe va das informações, expondo-se ao
risco fiscal.
Alémdisso,gostaríamosdedeixarumadica:
É muito importante fazer a gestão do documento fiscal eletrônico que
está sendo emi do contra a sua empresa e que eventualmente ainda não
chegoudeforma sica,porexemplo,acompanhadoporum DANFE.
É importante acompanhar e verificar se não estão sendo emi das para
suaempresa NF-ee CT-edeformaindevida.
DANFE
e XML