Guia | Criar e Manter uma Empresa Eficiente

GUIA COMPLETO
PARA CRIAR E MANTER UMA
EMPRESA DE MODO EFICIENTE

Introdução��3
Por que o planejamento estratégico é importante?��5
Uma boa gestão financeira faz a diferença?��9
Conheça com proximidade os seus clientes��12
Saiba como estruturar os processos na sua empresa��15
Automatize processos com o uso da tecnologia��18
Busque por melhorias contínuas��21
Conclusão��24
Sobre a Procenge��26

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INTRODUÇÃO
Há diversos dados espantosos que indicam a
mortalidade de negócios com poucos anos de vida.
Segundo o IBGE, por exemplo, seis em cada dez
empresas fecham antes de completarem cinco anos
de atividade. Sem dúvida, são números espantosos!
Os motivos são diversos, como a falta de
acompanhamento de métricas, ausência de
planejamento financeiro ou ambiente externo hostil —
aliás, segundo o relatório do Banco Mundial de 2017, o
Brasil está em 126º lugar em termos de facilidade em
fazer negócios.
Considerando tudo isso, é crucial que o empresário ou
gestor saibam como criar e manter uma empresa de
modo eficiente. É importante ter uma visão sistêmica
e entender da implementação de diversas melhorias,
operacionais e estratégicas, no expediente.
Reunimos tudo o que você precisa saber sobre o
assunto e diversas dicas para criar e manter uma
empresa de modo eficiente. Portanto, continue lendo
nosso e-book!

POR QUE O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO É IMPORTANTE?

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POR QUE O
PLANEJAMENTO
ESTRATÉGICO É
IMPORTANTE?
Planejar-se estrategicamente não é apenas importante:
é crucial. O professor e estrategista de Harvard,
Richard Luecke, afirma que “estratégia é um plano que
objetiva dar à empresa uma vantagem competitiva
sobre suas rivais por meio da diferenciação”. É
exatamente isso, uma ferramenta de competitividade.
De maneira mais simples, pode-se afirmar que
estratégia é entender aonde se quer chegar e como
fazer para chegar lá. Ou seja, é um mapa para um
mercado complexo.
CONHECIMENTO DA
PRÓPRIA EMPRESA
Há muitas vantagens em planejar estrategicamente,
e a primeira está ligada a conhecer mais da própria
empresa. O plano demanda análises internas,
geralmente feitas por meio de indicadores-chave de
desempenho, o que permite conhecer melhor o negócio.
Os indicadores levantados e analisados variam de
acordo com o objetivo do plano. Alguns dos principais
são: nível de satisfação dos clientes, percentual de
lucratividade e absenteísmo do time de trabalho. No
entanto, existem muitos outros.

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PREVENÇÃO DE AMEAÇAS
E APROVEITAMENTO
DE OPORTUNIDADES
Na maior parte do planejamento,
mesmo que de forma inconsciente, há o
uso da matriz SWOT. Com ela, é possível
correlacionar as forças e fraquezas da
firma com as oportunidades e ameaças
existentes no ambiente-tarefa e
macroambiente.
Nesse sentido, o planejamento
permite a prevenção de ameaças e
o aproveitamento de oportunidades,
viabilizando o crescimento
organizacional. Todos saem ganhando,
incluindo os clientes, que podem
contar com produtos, serviços e
preços atraentes.

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DIFERENCIAÇÃO DA
CONCORRÊNCIA
MERCADOLÓGICA
Como explicado pelo professor Luecke,
a estratégia é um plano com foco na
diferenciação. O intuito é fazer diferente
do que outras empresas fazem, tornar
táteis objetivos desafiadores e promover o
sucesso da empresa e de seus stakeholders.
Infelizmente, muitos gestores ainda
investem pouco tempo no assunto. Como
resultado, não conseguem criar empresas
bem-sucedidas, muito menos mantê-las de
modo sustentável no mercado.
Então, é preciso estabelecer um bom
plano estratégico.

UMA BOA GESTÃO FINANCEIRA FAZ A DIFERENÇA?

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UMA BOA GESTÃO
FINANCEIRA FAZ
A DIFERENÇA?
O lucro não deve ser o objetivo principal na empresa,
afinal, o foco exagerado no lucro acaba por gerar o
não lucro, desgasta relações e inibe os clientes. Ainda
assim, a correta gestão financeira é um fundamento
do sucesso e da permanência no mercado.
Todo gestor ou empresário devem ter o adequado
controle das entradas e saídas financeiras,
contabilizando e registrando cada movimentação. Isso,
além de gerar segurança tributária e fiscal, agrega
competitividade e sustentabilidade ao negócio.
Para uma boa gestão financeira, é importante atentar a
questões mínimas:
»» administre corretamente o fluxo de caixa diário;
»» evite gastos exorbitantes com a folha de
pagamento;
»» crie um fundo para reinvestir no empreendimento;
»» mantenha boletos, documentos e demonstrativos
sempre em ordem;
»» reduza custos não estratégicos que afetam o lucro.

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UMA BOA GESTÃO FINANCEIRA FAZ A DIFERENÇA?
A verdade é que todos os líderes
da empresa, e não apenas quem
trabalha na área, devem entender o
mínimo de finanças. É preciso reduzir
sistematicamente gastos, despesas
e custos que tornam o negócio
insolúvel no médio e longo prazos.
O pouco cuidado financeiro resulta
em uma série de problemas à
empresa, por exemplo, a falta
de dinheiro no caixa para pagar
funcionários e fornecedores. Quando
há gestão financeira, no entanto,
todos saem beneficiados e bem
recompensados.

CONHEÇA COM PROXIMIDADE OS SEUS CLIENTES

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CONHEÇA COM
PROXIMIDADE OS
SEUS CLIENTES
Qualquer empresa tem duas principais obrigações:
fazer clientes e mantê-los pelo maior tempo
possível, de maneira ética, lucrativa e que gere
benefícios mútuos. Para tanto, é preciso conhecer
profundamente o seu público e agir com eficácia.
Surpreendentemente, muitos gestores e empresários
nunca dedicam algumas horas do seu dia ao
entendimento das singularidades dos seus clientes.
Pouco sabem sobre os hábitos, desafios ou
objetivos do público que atendem, o que dificulta
a criação de estratégias.

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INTRODUÇÃO
Muitos líderes empresariais conhecem pouco seus
clientes, então, caem em diversos erros e deixam de
atrair e reter compradores, bem como engajar decisões
de compra. Isso é uma grande desvantagem competitiva,
poucas vezes perdoada pelo mercado.
SEGMENTAÇÃO DO PÚBLICO-ALVO
E SUA IMPORTÂNCIA
Um dos principais passos é a segmentação do
público-alvo, isto é, a identificação das semelhanças
entre os clientes que compram da sua empresa.
Desse modo, será possível conhecê-los melhor, criar
campanhas interessantes e que gerem resultados.
Há diversos aspectos a considerar na segmentação,
entre eles:
»» demográfico — faixa etária, sexo, estado civil,
nacionalidade etc.
»» geográfico — país, estado, cidade, região,
microrregião etc.
»» psicográfico — estilo de vida,
personalidade, valores.

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INTRODUÇÃO
CADASTRAMENTO DOS
CLIENTES E CRM
Para conhecer o público com proximidade, é
crucial contar com um sistema de gestão de
ponta e que ofereça módulos customizáveis,
como o ERP pirâmide. Dessa maneira, é
mais fácil cadastrar os dados dos clientes,
segmentá-los e agir com eficiência.
De igual modo, torna-se factível melhorar
a gestão do relacionamento com os
clientes (CRM — um acrônimo de: customer
relationship management), mantê-los fiéis ao
negócio e chegar a negociações do tipo ganha-
ganha, em que todos saem beneficiados.

SAIBA COMO ESTRUTURAR OS PROCESSOS NA SUA EMPRESA

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SAIBA COMO
ESTRUTURAR OS
PROCESSOS NA
SUA EMPRESA
Muitos afirmam que a maioria dos erros na empresa
é por conta das pessoas, o que não é verídico. A
verdadeira origem está na falta de processos claros,
bem inseridos e instruídos aos colaboradores do
negócio. Então, é preciso entender do tema.
Grosso modo, o processo é uma sequência de
atividades no intuito de atingir certo resultado. Logo,
há processos de venda, de pagamento e logística
empresarial, por exemplo. Essas ações podem conter
“gargalos” que precisam ser eliminados.
O “gargalo” é todo obstáculo ao sucesso, fatores que
prejudicam o que está sendo feito. Máquinas antigas,
insumos de má qualidade e pessoas desmotivadas são
exemplos. É preciso diagnosticá-los e neutralizá-los, e
depois corrigi-los ou eliminá-los da firma.

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SAIBA COMO ESTRUTURAR OS PROCESSOS NA SUA EMPRESA
A CONSTRUÇÃO DE
FLUXOGRAMAS COMPLETOS
Para estruturar um processo de modo bem-sucedido,
uma ótima dica é criar um fluxograma. Esse método
consiste na representação gráfica do processo, por meio
de formas geométricas interconectadas, que explicam “o
que” deve ser feito e “como”.
Alguns softwares também têm módulos de gestão de
processos, chamados de business process management
(BPM), permitindo uma visão sistêmica do processo e
o detalhamento de cada etapa. Isso, no entanto, será
discutido no próximo tópico.
De qualquer maneira, ao estruturar e gerenciar bem os
processos, existem diversos benefícios para a empresa
e seus grupos de interesse. Por exemplo: o aumento
da produtividade, a redução de custos operacionais e a
automação de algumas etapas.

AUTOMATIZE PROCESSOS COM O USO DA TECNOLOGIA

20
AUTOMATIZE
PROCESSOS
COM O USO DA
TECNOLOGIA
Se ainda não está familiarizado com o tema, automação
significa a substituição do trabalho manual pelo de
máquinas ou softwares, contando, cada vez mais,
com a ajuda da tecnologia para fazer as coisas. Com
a transformação digital, é uma forte tendência.
Hoje mesmo, há muitos processos que podem ser
automatizados: da triagem de currículos para uma vaga
de emprego ao envio de e-mail marketing customizado
para uma lista de clientes. Sem contar, é claro, as
atividades industriais mais robustas.
Nesse contexto, o software de gestão ganha um papel
de destaque e caracteriza-se como uma espinha dorsal
para a modernização da empresa, já que centraliza
e viabiliza a integração de várias tecnologias — da
automação ao Big Data, por exemplo.

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AUTOMATIZE PROCESSOS COM O USO DA TECNOLOGIA
O USO DO SOFTWARE ERP PARA
AUTOMATIZAR PROCESSOS
O uso do ERP (ou, se preferir, software de gestão) não
é nenhuma novidade nas empresas. A grande maioria
depende da implementação dessa tecnologia para a
integração dos diversos setores, a modernização e a
digitalização das tarefas.
Entretanto, o ERP tem se transformado e ganhado
funções cada vez mais interessantes. Hoje, por exemplo,
opera em nuvem como uma plataforma de gestão e
pode ser customizado de acordo com a demanda de
cada empreendimento.
A ferramenta também funciona como um centro
nervoso da organização, em que os processos podem
ser automatizados; os resultados, mensurados; e os
dados, usados para atuação mais inteligente no futuro.
Sendo assim, o ERP é crucial à automação.
A IMPORTÂNCIA DA
AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS
Como explicado no tópico anterior, diversos erros
que acontecem no dia a dia — e que causam grande
onerosidade ao negócio — estão correlacionados aos
processos. Com a automação, é possível padronizar,
regular e manter tudo em ordem, sempre!
Quando os softwares ou máquinas executam
os processos, além de maior produtividade, há
alinhamento com o que deve ser feito. Tudo sai
perfeitamente de acordo com o planejado, afinal, a
margem para erros é significativamente reduzida.
Um terceiro benefício está na modernização da
empresa e na adequação à quarta revolução industrial,
tornando-a mais competitiva e capaz de se destacar
da concorrência. No atual contexto mercadológico, a
automação é demanda latente.

BUSQUE POR MELHORIAS CONTÍNUAS

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BUSQUE POR
MELHORIAS
CONTÍNUAS
Kaizen é uma palavra bastante compartilhada na
Toyota, fabricante de carros japonesa. Seu sentido
é filosófico e representa a ideia de melhorar
continuamente, algo como: “hoje, ser melhor do
que ontem. Amanhã, ser melhor do que hoje”.
É exatamente isso que melhoria contínua significa, ou
seja, a busca pelo progresso diário. Para tanto, é preciso
que o gestor ou empresário tenham interesse em
melhorar, mantenham as ferramentas certas em mãos e
somem forças com o time de trabalho.
Geralmente, a base para a melhoria contínua é o ciclo
PDCA, um acrônimo de quatro palavras do inglês —
Plan (planejar), Do (Executar), Check (Checar) e Act
(Agir). Logo, de modo sistemático, é possível planejar,
implementar e aprender sempre.

24
BUSQUE POR MELHORIAS CONTÍNUAS
O QUE É PRECISO PARA MELHORAR
CONTINUAMENTE
Em toda empresa, a melhoria contínua deve ser uma
preocupação diária. Sem isso, logo o negócio será
ultrapassado. Imagine a Toyota de 50 anos atrás. Se ela não
tivesse investido em melhoria e inovação, dificilmente ainda
estaria ativa.
Para melhorar continuamente, não basta implementar modelos
filosóficos (por exemplo, o Kaizen) ou integrar ferramentas,
como o ciclo PDCA. Ainda mais importante: é preciso do
envolvimento de todo o time, especialmente dos líderes.
Todos da empresa, do topo para baixo, devem se comprometer
em melhorar diariamente, identificar os “gargalos” existentes
e integrar soluções sustentáveis. Somente assim, o negócio
poderá ser competitivo e solúvel pelo longo prazo.
A tecnologia também contribui significativamente. Ela ajuda
a levantar e estruturar dados para que gerem informações
estratégicas ao gestor, munindo-o de uma visão mais
completa do negócio e do mercado. Assim, é possível decidir
com maior eficácia.

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CONCLUSÃO
Como é possível observar até aqui, criar e manter
uma empresa de modo eficiente é um desafio
que deve ser superado. Para tanto, o gestor ou
empresário devem ter disposição para integrar
estratégias, pessoas e tecnologia em um único lugar.
Inicie com o planejamento estratégico, definindo
“aonde” quer chegar e “como” chegar lá. Melhore a
gestão das finanças, garantindo o equilíbrio entre as
entradas e saídas de recursos da empresa. Conheça
profundamente o cliente, estruture os atuais processos
e integre tecnologias de automação. Faça tudo com
foco na melhoria!
Em um mercado cada vez mais competitivo, em que
seis em cada dez empreendimentos fecham antes de
completarem cinco anos de atividade, a preocupação
com a qualidade, a performance e a inovação deve
ser latente. Assim, será possível estruturar um
negócio eficiente.

A PROCENGE é uma empresa brasileira de Tecnologia
da Informação que trabalha com soluções de gestão
integradas e inovação. Seus produtos podem ser
customizados de acordo com as necessidades do cliente.
Em seu portfólio de produtos está o ERP Pirâmide, voltado
para a gestão operacional, administrativa e financeira.
Uma poderosa ferramenta de gestão usada por empresas
em todo o Brasil, de diversos segmentos de mercado e
porte, inclusive por multinacionais que buscam riqueza
funcional e aderência às normas fiscais brasileiras.
A empresa também fornece soluções de Business
Intelligence (BI) e desenvolve sistemas de gestão
inovadores com foco em eficiência operacional.
SOBRE A PROCENGE

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