O documento descreve as funções de um auxiliar administrativo, incluindo: (1) auxiliar seus superiores em vários setores como secretaria, recursos humanos e financeiro, (2) estar sempre atento para aprender com cada tarefa e experiência para futuras promoções, (3) manter arquivos organizados e acessíveis para todos.

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AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Definição: Profissional disponível para auxiliar na execução de serviços administrativos, realizando
tarefas designadas por superior imediato.
A função básica desse profissional, é auxiliar seus superiores, ou a que ele determinar, por isso
compete ao auxiliar administrativo torna-se experiente em todos os setores em que atuar, a
experiência vem com o tempo, por isso é preciso que a cada momento esteja atento, aproveitando os
momentos em que exerce algum tipo de trabalho em determinado setor, pois cedo ou tarde poderá
retornar ao mesmo, sendo assim desprezar o que aprendeu anteriormente, será totalmente prejudicial
ao rendimento do seu trabalho. É preciso uma memorização constante de tudo que aprender
executando as tarefas de forma precisa e atenciosa. Estando no cargo, aproveite as oportunidades,
pois você será com certeza o primeiro a ser indica a uma promoção. A competência se destaca nas
pequenas tarefas realizadas, pois elas surgem a toda hora, é nesse momento que você é observado
pelo seu superior. As tarefas difíceis surgirão, mas não a todo momento, portanto fique atento ao
serviço rotineiro, ele pode causar um grande estrago se não for cumprido a risca, com perfeição. O
auxiliar administrativo sempre que for treinado em um determinado setor, deverá sempre estar a
disposição e com sua experiência ativa não comprometendo o andamento funcional daquele setor.
Não se esqueça, procure sempre se atualizar, assim será sempre um grande profissional. A quem diga
que o auxiliar administrativo trabalha demais, fica mudando sempre de função, mas essa é a grande
vantagem, pois é o único que irá conhecer todos os setores da empresa em pouco espaço de tempo.
DETERMINAÇÃO DE FUNÇÃO: O Auxiliar Administrativo poderá ser designado por seu
superior para atuar em qualquer setor que tenha necessidade. Uma vez realizando funções em
determinado setor, ficará ele subordinado ao encarregado ou responsável local, passando a ser seu
chefe imediato. Existem, vários setores que o auxiliar administrativo poderá executar funções, é claro
que irá depender do tamanho da empresa em que estiver trabalhando, os setores mais comuns e
conhecidos são:
SETORES:
A – SECRETARIA: Na secretaria se concentra a maior parte da administração de uma empresa,
atendimento ao público, resoluções de assuntos pendentes, enfim o auxiliar administrativo poderá
auxiliar as secretárias e secretários realizando diversas tarefas enquanto o mesmos estão realizando
outras tarefas, principalmente se algum tipo de serviço estiver acumulado, vejamos alguns:
ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS: A organização de um arquivo tem que ser precisa, não pode
ter falhas ou ser de forma complicada, arquivar e encadernar todos os documentos nas devidas pastas
pode no primeiro instante ser algo bem fácil de se fazer, e é, desde que o profissional que o está
realizando não resolva complicar e inventar códigos indecifráveis, pastas confusas, misturar
documentos. É preciso toda atenção nesse momento, imagine se chegar um funcionário Ceming
solicitando uma conta de luz paga e ela não for localizada, ele não irá aguardar outra visita para
executar o corte de luz, o fará naquele dia, e as consequências serão graves, e quem será o
responsável? É claro que será o profissional que estiver organizando esses arquivos, portanto é
preciso estar revisando sempre para que nunca seja apanhado de surpresa. O arquivo é a alma da
empresa, mas nem por isso ele precisa ser complicado, deverá ser de forma simples, prático, de forma
que qualquer funcionário do setor precise utilizá-lo não tenha dificuldades. Toda vez que for realizar
uma tarefa em que outros também poderão utiliza-la, pense em qual seria sua maior dificuldade para
encontrar algo naquele setor e assim será mais fácil entender as dificuldades de outros colegas, se
você fez e está difícil de entender, imagine outra pessoa.