O documento descreve conceitos e características de arquivos e documentos. Define documentos como registros de informação em suporte material que podem ser usados para consulta e pesquisa. Descreve características de documentos de arquivo como gênero, espécie e natureza do assunto. Explica a teoria das três idades dos documentos e conceitos de gestão de documentos e arquivos correntes.
O documento discute características de documentos convencionais e não convencionais. Apresenta definições de documento, tipos de documentos e suas características. O objetivo da aula é aprofundar conhecimentos sobre documentos, reconhecê-los e identificar suas características.
Este documento fornece informações sobre técnicas de arquivos, incluindo conceitos fundamentais, legislação brasileira, tipos de documentos e suas classificações, e responsabilidades dos profissionais de arquivos. Ele discute a importância da gestão de documentos e a preservação de arquivos públicos e privados de acordo com a lei brasileira.
1. O documento discute os conceitos de arquivologia, arquivo e documento, e os principais princípios relacionados a esses temas como classificação, sigilo e evolução dos documentos.
2. Apresenta as diferenças entre arquivo e biblioteca, e define arquivo como o conjunto de documentos produzidos por uma entidade no exercício de suas atividades.
3. Explica os conceitos de arquivo público, privado e de interesse público segundo a Lei no 8.159.
Este documento fornece uma introdução sobre arquivologia. Discute a origem dos arquivos, definindo-os como conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas ou organizações. Apresenta os principais conceitos da área, incluindo a classificação de arquivos, tipos de administração e arquivamento, estágios de evolução dos arquivos e gestão de documentos. O objetivo é oferecer uma visão geral dos fundamentos teóricos e práticos da arquivologia.
O documento discute os conceitos de arquivologia, arquivos e documentos. Apresenta as definições de arquivologia, arquivo e documento, além de classificar os documentos de acordo com o suporte e natureza. Também explica os principais métodos de arquivamento e os princípios arquivísticos como a proveniência, unicidade e organicidade.
O documento discute características de documentos convencionais e não convencionais. Apresenta definições de documento, tipos de documentos e suas características. O objetivo da aula é aprofundar conhecimentos sobre documentos, reconhecê-los e identificar suas características.
Este documento fornece informações sobre técnicas de arquivos, incluindo conceitos fundamentais, legislação brasileira, tipos de documentos e suas classificações, e responsabilidades dos profissionais de arquivos. Ele discute a importância da gestão de documentos e a preservação de arquivos públicos e privados de acordo com a lei brasileira.
1. O documento discute os conceitos de arquivologia, arquivo e documento, e os principais princípios relacionados a esses temas como classificação, sigilo e evolução dos documentos.
2. Apresenta as diferenças entre arquivo e biblioteca, e define arquivo como o conjunto de documentos produzidos por uma entidade no exercício de suas atividades.
3. Explica os conceitos de arquivo público, privado e de interesse público segundo a Lei no 8.159.
Este documento fornece uma introdução sobre arquivologia. Discute a origem dos arquivos, definindo-os como conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas ou organizações. Apresenta os principais conceitos da área, incluindo a classificação de arquivos, tipos de administração e arquivamento, estágios de evolução dos arquivos e gestão de documentos. O objetivo é oferecer uma visão geral dos fundamentos teóricos e práticos da arquivologia.
O documento discute os conceitos de arquivologia, arquivos e documentos. Apresenta as definições de arquivologia, arquivo e documento, além de classificar os documentos de acordo com o suporte e natureza. Também explica os principais métodos de arquivamento e os princípios arquivísticos como a proveniência, unicidade e organicidade.
O documento discute conceitos fundamentais de arquivologia e documentação, incluindo: 1) A definição de documentação e sua importância para facilitar o acesso à informação; 2) As características e finalidades da documentação, que pode ser de natureza comercial, científica ou oficial; 3) Os principais sistemas de classificação de documentos, como alfabético, numérico e por assunto.
1) O documento discute a origem e evolução histórica dos arquivos, desde as civilizações antigas até a época moderna.
2) São apresentados conceitos fundamentais sobre arquivos, como classificação de documentos, tipos de arquivos e critérios para eliminação.
3) São descritos métodos de arquivamento como alfabético, numérico e sistemas de busca direta ou indireta.
Este documento fornece informações sobre noções básicas de arquivologia, incluindo definições de termos como arquivo, documento, conservação, entre outros. Também descreve métodos de arquivamento como alfabético, geográfico e numérico.
O documento discute os conceitos fundamentais de arquivologia, incluindo a definição de arquivo, classificação de arquivos, ciclo vital dos documentos e valor dos documentos. É apresentada a distinção entre arquivo e biblioteca e são descritas as classificações de documentos segundo gênero, espécie, forma, formato e natureza do assunto.
O documento discute a arquivologia e a gestão documental no Brasil. Apresenta conceitos como documento, arquivo, métodos de arquivamento e agentes de deterioração. Também aborda a legislação brasileira sobre documentos públicos e a importância da preservação do patrimônio arquivístico.
O documento apresenta 32 questões sobre conceitos e procedimentos arquivísticos. As questões abordam tópicos como princípios arquivísticos, operações de classificação, objetivos da avaliação documental, elementos da descrição arquivística, tipos de arquivos e suas funções, métodos de organização e instrumentos de pesquisa e divulgação.
1. O documento discute a evolução da arquivologia no século XX devido à rápida evolução tecnológica e novos suportes para documentos. 2. A arquivologia conheceu desenvolvimentos importantes para garantir o acesso rápido à informação e preservação de arquivos. 3. O texto apresenta conceitos básicos da arquivologia moderna e compila teoria dos principais autores da área.
O documento discute os fundamentos da arquivologia, definindo-a como o estudo, organização, recuperação, conservação e utilização de documentos. Apresenta a história da arquivologia desde a Antiguidade até a era digital e explica conceitos como tipos de arquivos, documentos eletrônicos e a profissão do arquivista.
Material de estudo arquilovogia conteudo2011 Vanessa Teles
O documento fornece uma introdução sobre noções básicas de arquivologia, incluindo conceitos como arquivo, documento e tipos de arquivos. Também discute a classificação de documentos de acordo com gênero, espécie, forma, formato e natureza do assunto.
A arquivologia estuda a natureza dos arquivos e os métodos para implantar, organizar, desenvolver e utilizar documentos e informações. Os princípios de arquivamento incluem a individualidade, organização, unicidade, integridade e cumulatividade dos documentos. Os documentos possuem características como forma, formato, espécie e tipologia e podem ser textuais, iconográficos, filmográficos, sonoros, informáticos, cartográficos, fotográficos ou micrográficos.
O documento resume as noções básicas de arquivologia, abordando: 1) A origem e importância dos arquivos; 2) A diferença entre arquivos, bibliotecas e museus; 3) Os conceitos-chave de arquivo, documento e tipos de arquivamento.
O documento apresenta conceitos fundamentais de arquivologia, incluindo: 1) a definição de arquivo como um conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma organização; 2) as classificações de arquivos de acordo com a entidade mantenedora, natureza dos documentos, estágio de evolução e extensão de atuação; 3) a distinção entre arquivo e biblioteca; 4) a classificação dos documentos de acordo com gênero, espécie, forma, formato e natureza do assunto.
Gestão de documentos: Classificação, Ordenação e Protocolo, Tipos de Arquivo:...Jader Windson
Abordagem sobre a gestão de documentos e a preocupação que se tornou uma importante ferramenta logo após o período pós-segunda guerra mundial. Leitura e compreensão do que a constituição define sobre arquivos públicos e privados na Lei 8.159; explanação da teoria das idades; vantagem de informatizar o sistema de gestão de documentos em uma organização; classificação; ordenação e protocolo.
Este documento apresenta um curso de noções básicas de arquivologia, definindo o que é arquivologia e descrevendo conceitos como documento, arquivo, gestão de arquivos, classificação, tabela de temporalidade e índice. O objetivo do curso é divulgar a importância da arquivística e da gestão documental.
O documento fornece receitas de pratos típicos da culinária brasileira, incluindo arroz de carreteiro, charque no espeto, feijão campeiro, couve-flor gratinada, mocotó, cupim recheado e farofa campeira. As receitas fornecem ingredientes e instruções passo a passo para preparar cada prato.
Este documento fornece 17 textos complementares para um curso sobre vendas. Os textos abordam tópicos como planejamento, posicionamento, conquista de clientes, diferenciais competitivos e desenvolvimento pessoal. As letras de música incluídas também reforçam esses temas.
Este documento describe un nuevo club de padel que abrirá en junio de 2012 en una ubicación privilegiada en Alcântara, Portugal. El club contará con 4 canchas de padel reglamentarias y de última generación, será el único club dedicado exclusivamente al padel, y todos los campos tendrán 4 puertas, césped artificial rojo y estructura metálica blanca.
O documento discute os benefícios de compor uma rede de negócios, incluindo maior possibilidade de expansão, melhor posicionamento da marca e redução de custos. Também observa que os modelos de gestão clássicos precisam ser revistos diante das novas demandas do século 21, com empresas formando parcerias para garantir a sobrevivência no mercado.
La psicología forense es una rama de la psicología jurídica que estudia la conducta criminal y ayuda a recolectar, analizar y presentar evidencia psicológica para propósitos judiciales. Se enfoca en áreas como la imputabilidad, agresiones sexuales, personalidad criminal, maltrato y daño moral. Su objetivo es aplicar la psicología en apoyo del sistema de justicia.
O documento resume os principais conceitos sobre o sistema cardiovascular, incluindo sua função de transportar substâncias pelo corpo, a constituição do coração e dos vasos sanguíneos, além de abordar temas como a circulação pulmonar e sistêmica, doenças cardiovasculares como hipertensão e AVC.
O documento discute conceitos fundamentais de arquivologia e documentação, incluindo: 1) A definição de documentação e sua importância para facilitar o acesso à informação; 2) As características e finalidades da documentação, que pode ser de natureza comercial, científica ou oficial; 3) Os principais sistemas de classificação de documentos, como alfabético, numérico e por assunto.
1) O documento discute a origem e evolução histórica dos arquivos, desde as civilizações antigas até a época moderna.
2) São apresentados conceitos fundamentais sobre arquivos, como classificação de documentos, tipos de arquivos e critérios para eliminação.
3) São descritos métodos de arquivamento como alfabético, numérico e sistemas de busca direta ou indireta.
Este documento fornece informações sobre noções básicas de arquivologia, incluindo definições de termos como arquivo, documento, conservação, entre outros. Também descreve métodos de arquivamento como alfabético, geográfico e numérico.
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O documento discute a arquivologia e a gestão documental no Brasil. Apresenta conceitos como documento, arquivo, métodos de arquivamento e agentes de deterioração. Também aborda a legislação brasileira sobre documentos públicos e a importância da preservação do patrimônio arquivístico.
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1. O documento discute a evolução da arquivologia no século XX devido à rápida evolução tecnológica e novos suportes para documentos. 2. A arquivologia conheceu desenvolvimentos importantes para garantir o acesso rápido à informação e preservação de arquivos. 3. O texto apresenta conceitos básicos da arquivologia moderna e compila teoria dos principais autores da área.
O documento discute os fundamentos da arquivologia, definindo-a como o estudo, organização, recuperação, conservação e utilização de documentos. Apresenta a história da arquivologia desde a Antiguidade até a era digital e explica conceitos como tipos de arquivos, documentos eletrônicos e a profissão do arquivista.
Material de estudo arquilovogia conteudo2011 Vanessa Teles
O documento fornece uma introdução sobre noções básicas de arquivologia, incluindo conceitos como arquivo, documento e tipos de arquivos. Também discute a classificação de documentos de acordo com gênero, espécie, forma, formato e natureza do assunto.
A arquivologia estuda a natureza dos arquivos e os métodos para implantar, organizar, desenvolver e utilizar documentos e informações. Os princípios de arquivamento incluem a individualidade, organização, unicidade, integridade e cumulatividade dos documentos. Os documentos possuem características como forma, formato, espécie e tipologia e podem ser textuais, iconográficos, filmográficos, sonoros, informáticos, cartográficos, fotográficos ou micrográficos.
O documento resume as noções básicas de arquivologia, abordando: 1) A origem e importância dos arquivos; 2) A diferença entre arquivos, bibliotecas e museus; 3) Os conceitos-chave de arquivo, documento e tipos de arquivamento.
O documento apresenta conceitos fundamentais de arquivologia, incluindo: 1) a definição de arquivo como um conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma organização; 2) as classificações de arquivos de acordo com a entidade mantenedora, natureza dos documentos, estágio de evolução e extensão de atuação; 3) a distinção entre arquivo e biblioteca; 4) a classificação dos documentos de acordo com gênero, espécie, forma, formato e natureza do assunto.
Gestão de documentos: Classificação, Ordenação e Protocolo, Tipos de Arquivo:...Jader Windson
Abordagem sobre a gestão de documentos e a preocupação que se tornou uma importante ferramenta logo após o período pós-segunda guerra mundial. Leitura e compreensão do que a constituição define sobre arquivos públicos e privados na Lei 8.159; explanação da teoria das idades; vantagem de informatizar o sistema de gestão de documentos em uma organização; classificação; ordenação e protocolo.
Este documento apresenta um curso de noções básicas de arquivologia, definindo o que é arquivologia e descrevendo conceitos como documento, arquivo, gestão de arquivos, classificação, tabela de temporalidade e índice. O objetivo do curso é divulgar a importância da arquivística e da gestão documental.
O documento fornece receitas de pratos típicos da culinária brasileira, incluindo arroz de carreteiro, charque no espeto, feijão campeiro, couve-flor gratinada, mocotó, cupim recheado e farofa campeira. As receitas fornecem ingredientes e instruções passo a passo para preparar cada prato.
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O documento resume os principais conceitos sobre o sistema cardiovascular, incluindo sua função de transportar substâncias pelo corpo, a constituição do coração e dos vasos sanguíneos, além de abordar temas como a circulação pulmonar e sistêmica, doenças cardiovasculares como hipertensão e AVC.
A empresa de tecnologia anunciou um novo smartphone com câmera aprimorada, maior tela e bateria de longa duração. O dispositivo também possui processador mais rápido e armazenamento expansível. O novo modelo será lançado em outubro por um preço inicial de US$799.
Este documento discute a perspectiva da Terra no universo, enfatizando o quão pequeno nosso planeta parece quando visto de longe. Ele sugere que isso nos ajuda a manter nossos problemas em perspectiva e enfatiza a importância de cuidarmos do nosso único lar.
Este documento fornece informações sobre a conservação, compra, cortes e preparo de carnes bovinas. Detalha os métodos de refrigeração e congelamento, destacando a importância de um descongelamento lento para manter a qualidade da carne. Também discute higiene na manipulação e compra, identificando cortes comuns e suas características, além de técnicas de preparo como grelhagem e molhos.
Este documento apresenta uma coleção de fotografias aéreas da cidade do Rio de Janeiro tiradas por Nilo Lima, com direitos autorais reservados. O documento também oferece parceria para publicação de um livro com 85% do conteúdo já pronto, intitulado "O Rio visto do céu".
Um idoso foi morar com seu filho, nora e neto. Suas dificuldades na hora das refeições irritaram o filho e a nora, que o colocaram para comer sozinho em uma pequena mesa na cozinha. O neto de 4 anos ficou triste com isso e decidiu fazer uma tigela para os pais comerem quando crescesse, comovendo-os a trazer o avô de volta para a mesa da família.
El armisticio de 1918 puso fin a la Primera Guerra Mundial tras cuatro años de conflicto que dejaron millones de muertos y enormes destrozos, y forzó al káiser Guillermo II a abdicar en Alemania.
1) O documento analisa o tratamento de 150 pacientes que sofreram queimaduras em um hospital geral entre 1999-2006.
2) A maioria dos pacientes eram homens (72,5%) e as queimaduras químicas (15,7%) e elétricas (11,8%) foram mais comuns do que a literatura descreve.
3) Os resultados do tratamento, como taxa de mortalidade de 7,8% e tempo médio de internação de 12,8 dias, foram equivalentes aos de centros especializados no tratamento de queimados.
O documento discute conceitos básicos de ecologia como população, comunidade e ecossistema. Também aborda os principais poluentes atmosféricos como monóxido de carbono, dióxido de carbono e ozônio, seus efeitos na saúde e meio ambiente. Explica o efeito estufa e como os halocarbonos contribuem para a destruição da camada de ozônio, com consequências para o hemisfério sul.
Este documento proporciona información sobre el examen físico. Explica que el examen físico implica una revisión sistemática de cada sistema orgánico utilizando técnicas como inspección, palpación, percusión y auscultación. Detalla los objetivos y procedimientos del examen físico general y de cada región del cuerpo, comenzando por la cabeza y el cuello y continuando hacia abajo.
Íntegra do artigo escrito pelo zootecnista William Koury Filho e publicado na revista AG Leilões, de abril 2011. O texto, que contou com a colaboração de Luciano Bitencourt e Fernando Cancella, traz uma reflexão sobre o desempenho em DEPs dos reprodutores que atualmente ocupam a liderança do ranking de pista da raça Nelore.
1) O documento apresenta o perfil do vice na chapa de Marconi Perillo, José Eliton Figueirêdo Júnior, destacando sua carreira como advogado e sua trajetória política influenciada pelo pai que foi prefeito.
2) José Eliton se destacou como advogado especializado em Direito Eleitoral e trabalhou com ministros do Tribunal Superior Eleitoral, apesar de ter começado a carreira defendendo o pai em eleições em sua cidade natal, Posse.
3) Ele deixou uma bem-sucedida carre
Aula 1 _ Construindo estratégia para definir entregáveis de Arquitetura da In...Melina Alves
Aula 1_ Pós Graduação Arquitetura da Informação: planejando seus entregáveis.
Oficina de Integração de Disciplinas: protótipo e wireframe. Professora Melina Alves_Novembro de 2011
O documento resume os principais conceitos e características de arquivos e documentos. Apresenta definições de documento, documento público e arquivo, e descreve as características dos documentos quanto ao gênero, espécie e natureza do assunto. Também explica a teoria das três idades dos documentos e conceitos-chave da gestão de documentos como produção, utilização e destinação.
1. O documento discute a história e definição de arquivos, desde sua origem na Grécia Antiga até a Revolução Francesa.
2. São descritos os elementos essenciais de arquivos, incluindo seus estágios de evolução, abrangência, natureza dos documentos, gênero, assunto e correspondência.
3. As principais diferenças entre arquivos e bibliotecas são que arquivos têm estreita ligação com atividades funcionais de órgãos, enquanto bibliotecas visam primordialmente fins culturais
O documento discute a organização e classificação de arquivos, incluindo conceitos como documento, informação e arquivo. Ele explica os diferentes tipos de classificação como suporte, formato, gênero e natureza. Além disso, apresenta métodos de arquivamento como alfabético, numérico e cronológico.
Técnicas de arquivamento classificação, organização, arquivos correntes e pr...Ligia Clausen
1) O documento discute técnicas de arquivamento como classificação, organização de arquivos correntes e protocolo.
2) É apresentado os conceitos de arquivos, características de documentos de arquivo, finalidades e funções dos arquivos.
3) São descritos métodos de arquivamento como alfabético, numérico e ideográfico.
Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?leandronegreiros2004
O documento discute a importância da gestão de documentos arquivísticos, definindo conceitos como arquivo, documento arquivístico e ciclo de vida dos documentos. Também aborda as principais etapas da gestão de documentos: produção, utilização e destinação final, incluindo a classificação e avaliação dos documentos.
4.1 conhecimentos especificos nocoes de arquivo e protocolosa_m_a_ra
1) O documento discute conceitos fundamentais de arquivologia, incluindo tipos de documentos, funções de arquivos e bibliotecas, e classificações documentais.
2) São descritos os estágios de evolução dos documentos (corrente, intermediário, permanente), tipos de arquivos (públicos, privados, especiais), natureza dos documentos (ostensivos, sigilosos) e funções dos arquivos.
3) O documento fornece definições técnicas de termos arquivísticos como suporte, forma, g
Arquivos e a organização da gestão documental texto 1marinasena01
1) O documento discute a importância dos arquivos e da gestão documental nas organizações.
2) Apresenta conceitos sobre arquivos, como surgimento, tipos, métodos de arquivamento e organização.
3) Discorre sobre a evolução dos arquivos e a necessidade de gestão documental diante do crescimento da produção de documentos.
O documento discute os conceitos básicos de arquivo, incluindo sua origem, finalidades, tipos e estágios de evolução. Abrange desde a definição de arquivo, biblioteca e museu, até a classificação de arquivos públicos e privados e os estágios de arquivo corrente, intermediário e permanente.
O documento apresenta os principais conceitos sobre arquivologia, abordando: 1) A origem e evolução dos arquivos desde a antiguidade; 2) As diferenças entre arquivos, bibliotecas e museus; 3) Os tipos e classificações de arquivos, incluindo públicos, privados, setoriais e gerais.
1) O documento apresenta conceitos fundamentais de arquivologia, incluindo definições de informação, suporte e documento.
2) Apresenta as três idades dos arquivos: corrente, intermediária e permanente.
3) Discutem-se os tipos de documentos e a distinção entre arquivo, museu e biblioteca.
(2) arquivologia noções elvis. c. mirandaoliviasugar
1) O documento apresenta conceitos fundamentais de arquivologia, incluindo definições de informação, suporte e documento.
2) Apresenta as três idades dos arquivos: corrente, intermediária e permanente.
3) Discutem-se os tipos de documentos, classificação de arquivos e a valoração dos documentos.
O documento descreve conceitos fundamentais da área de arquivologia, incluindo definições de arquivos, acervos, documentos correntes, intermediários e permanentes. Também apresenta os conceitos de arquivamento, gestão de documentos e avaliação de documentos.
1. O documento apresenta conceitos fundamentais sobre técnicas de arquivos, incluindo a legislação brasileira e o papel dos profissionais de arquivos.
2. Aborda os diferentes tipos de documentos em termos de valor e localização, como correntes, intermediários e permanentes.
3. Discutem-se os diferentes tipos de arquivos, públicos e privados, e a responsabilidade do poder público na gestão da documentação e acesso à informação.
Este documento fornece informações sobre conceitos fundamentais de arquivos e técnicas de arquivamento. Ele discute a legislação brasileira sobre arquivos, o papel do Conselho Nacional de Arquivos e define os tipos de documentos arquivísticos como correntes, intermediários e permanentes.
1. O documento apresenta conceitos fundamentais sobre técnicas de arquivos, incluindo a legislação brasileira e o papel dos profissionais de arquivos.
2. Aborda os diferentes tipos de documentos em termos de valor e localização, como correntes, intermediários e permanentes.
3. Discutem-se os arquivos públicos e privados, a organização de instituições arquivísticas públicas e o acesso e sigilo de documentos públicos.
O documento discute conceitos fundamentais de arquivologia, incluindo definições de arquivo, documento e arquivista. Também aborda princípios arquivísticos como proveniência e organicidade, além de modelos de arquivos e técnicas de organização e registro documental.
Este documento fornece informações sobre conceitos e métodos de arquivologia, incluindo:
1) A finalidade dos arquivos é preservar e fornecer acesso à informação, além de servir como base para compreender a evolução humana.
2) São descritos os estágios de evolução dos arquivos - arquivo corrente, intermediário e permanente - e os principais métodos de arquivamento como alfabético, geográfico e numérico.
3) É explicada a diferença entre arquivos, bibliotecas e
Introd, principios, terminologia e cicloVanessa Teles
1. O documento apresenta conceitos fundamentais da arquivologia, incluindo a evolução da comunicação e suportes de informação, definições de arquivo, características e tipos de arquivos.
2. Aborda os princípios da arquivologia como o princípio da proveniência e da cumulatividade.
3. Discorre sobre a teoria das três idades dos documentos e disciplinas auxiliares como a paleografia e a diplomática.
Atividades de Inglês e Espanhol para Imprimir - AlfabetinhoMateusTavares54
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Resumo: Arquivos e Documentos – Conceitos e Características – por Arquivo Nacional
Resumo de Arquivologia
Assunto:
ARQUIVOS E DOCUMENTOS
CONCEITOS E CARACTERÍSTICAS
Autor:
ARQUIVO NACIONAL
2
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Resumo: Arquivos e Documentos – Conceitos e Características – por Arquivo Nacional
1 – ARQUIVOS E DOCUMENTOS: CONCEITOS E CARACTERÍSTICAS
1.1 - Conceituação de Documentos
Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de ser utilizada
para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e
pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.
Todo documento é uma fonte de informação como, por exemplo: o livro, a revista, o jornal, o
manuscrito, a fotografia, o selo, a medalha, o filme, o disco, a fita magnética etc.
Documentos de arquivo são todos os que produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física
ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de
prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se
vinculam, expressando os atos de seus produtores no exercício de suas funções. Assim, a
razão de sua origem ou a função pela qual são produzidos é que determina a sua condição
de documento de arquivo e não a natureza do suporte ou formato.
Documentos públicos são todos os documentos de qualquer suporte ou formato,
produzidos e/ou recebidos por um órgão governamental na condução de suas atividades.
São também documentos públicos aqueles produzidos e/ou recebidos por instituições de
caráter público e por entidades privadas responsáveis pela execução de serviços públicos.
1.2 - Características dos Documentos de Arquivo
De acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos, os documentos podem ser
caracterizados segundo o gênero a espécie e a natureza do assunto.
a) Caracterização quanto ao Gênero
Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representação no diferentes
suportes:
• documentos textuais : são os documentos manuscritos, datilografados/ digitados ou
impressos;
• documentos cartográficos : são os documentos em formatos e dimensões variáveis,
contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Exemplos:
mapas, plantas e perfis;
• documentos iconográficos : são os documentos em suportes sintéticos, em papel
emulsionado ou não, contendo imagens estáticas. Exemplos: fotografias (diapositivos,
ampliações e negativos fotográficos), desenhos e gravuras;
3
• documentos filmográficos : são os documentos em películas cinematográficas e
fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas
e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. Exemplos : filmes e fitas
videomagnéticas;
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Resumo: Arquivos e Documentos – Conceitos e Características – por Arquivo Nacional
• documentos sonoros : são os documentos com dimensões e rotações variáveis,
contendo registros fonográficos. Exemplos : discos e fitas audiomagnéticas;
• documentos micrográficos : são documentos em suporte fílmico resultante da
microreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas. Exemplos :
rolo, microficha, jaqueta e cartão - janela;
• documentos informáticos : são os documentos produzidos, tratados e armazenados
em computador. Exemplos : disco flexível (disquete), disco rígido (winchester) e disco
óptico.
b) Caracterização quanto à Espécie
Os documentos podem ser caracterizados segundo seu aspecto formal, ou seja, as espécies
documentais são definidas tanto em razão da natureza dos atos que lhes deram origem,
quanto à forma de registro de fatos. Tomando por base os atos administrativos mais comuns
em nossas estruturas de governo, temos :
• atos normativos: são as regras e normas expedidas por autoridades administrativas.
Exemplo : medida provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução,
portaria, instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão, despacho decisório;
• atos enunciativos: são os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a
fundamentar uma solução. Exemplos : parecer, relatório, voto, despacho interlocutório;
• atos de assentamento: são os configurados por registros, consubstanciando
assentamento sobre fatos ou ocorrências. Exemplo : apostila, ata, termo, auto de
infração;
• atos comprobatórios: são os que comprovam assentamentos, decisões etc.
Exemplos : traslado, certidão, atestado, cópia autêntica ou idêntica;
• atos de ajuste: são representados por acordos em que a administração pública
(federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal) é parte. Exemplos : tratado,
convênio, contrato, termos (transação, ajuste etc);
• atos de correspondência: objetivam a execução dos atos normativos, em sentido
amplo. Exemplos : aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação,
exposição de motivos, notificação, telegrama, telex, telefax, alvará, circular.
c) Caracterização quanto à Natureza do Assunto
4
Quanto a natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos.
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Resumo: Arquivos e Documentos – Conceitos e Características – por Arquivo Nacional
A classificação de ostensivo é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a
instituição, podendo ser de domínio público.
Consideram-se sigilosos os documentos que, pela natureza de seu conteúdo, devam ser de
conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua
custódia e divulgação.
O Decreto nº 2.134, de 24 de janeiro de 1997, regulamenta o art. 23 da Lei nº 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, dispõe sobre a categoria dos documentos públicos sigilosos e o acesso a
eles, e dá outras providências.
Os assuntos sigilosos serão classificados de acordo com os seguintes graus: ultra secreto,
secreto, confidencial e reservado.
O Decreto nº 2.910, de 29 de dezembro de 1998, estabelece normas para a salvaguarda de
documentos, materiais, áreas, comunicações e sistemas de informação de natureza sigilosa,
e dá outras providências
1.3 - Conceituação de Arquivo
Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do
exercício de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação.
1.4 - Caracterização dos Arquivos
De acordo com a natureza da entidade produtora, os arquivos classificam-se em públicos e
privados.
Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e/ou recebidos no
exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, municipal e do
Distrito Federal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
São, também, públicos os conjuntos de documentos produzidos e/ou recebidos por
instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços
públicos.
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Arquivos públicos designam também as instituições arquivísticas governamentais
incumbidas da gestão e do recolhimento dos documentos produzidos pelo Poder Público,
bem como pela sua preservação permanente e acesso. Exemplos : Arquivo Nacional,
Arquivo Público do Distrito Federal, Arquivo do Estado de Minas Gerais, Arquivo Municipal de
Rio Claro etc.
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Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos e/ou recebidos
por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades, isto é, pessoais ou
institucionais (eclesiásticos, corporativos, empresariais etc).
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2 – TEORIA DAS TRÊS IDADES DOS DOCUMENTOS
Segundo esta teoria os arquivos (conjunto de documentos) passam por três estágios
distintos de arquivamento, de acordo com o uso que se faz dos documentos : corrente,
intermediário e permanente.
• arquivo corrente ou de 1ª idade: constituído de documentos em curso ou
freqüentemente consultados e de uso exclusivo da fonte geradora. Seu uso se
caracteriza pelo valor primário dos documentos, isto é, atender as finalidades de sua
criação.
• arquivo intermediário ou de 2ª idade: constituído de documentos que deixaram de
ser freqüentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados para embasar
assuntos idênticos. A permanência dos documentos em arquivos intermediários é
temporária.
• arquivo permanente ou de 3ª idade: constituído de documentos que já cumpriram
as finalidade de sua criação, mas são preservados em razão de seu valor probatório,
informativo, cultural, de pesquisa por parte da entidade que o produziu ou por terceiros
(valor secundário).
A cada um destes estágios correspondem procedimentos técnicos diferentes e o tratamento
dispensado na fase corrente, refletirá nas fases seguintes.
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3 – GESTÃO DE DOCUMENTOS
3.1 - Conceituação
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente. A gestão de documentos é operacionalizada através do
planejamento, da organização, do controle, da coordenação dos recursos humanos, do
espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo
documental.
3.2 - Objetivos
A gestão de documentos tem os seguintes objetivos :
• assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação
de documentos;
• garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja
necessária ao governo e aos cidadãos;
• assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo fiscal,
legal ou para a pesquisa científica;
• assegurar o uso adequado da micrográfica, processamento automatizado de dados
e outras técnicas avançadas de gestão da informação;
• contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda
permanente por seus valores histórico e científico.
3.3 - Fases
As três fases básicas da gestão de documentos são : produção, utilização e destinação.
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• 1ª Fase - Produção de documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razão
das atividades específicas de um órgão ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criação de
documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser
manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos
recursos de reprografia e de automação.
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Esta fase é composta pelos seguintes elementos :
- elaboração e gestão de fichas, formulários e correspondência;
- controle da produção e da difusão de documentos de caráter normativo;
- utilização de processadores de palavras e textos.
• 2ª Fase - Utilização de documentos: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos,
necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após
cessar seu trâmite.
Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas
específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da
informação. Desenvolve-se, também, a gestão de arquivos correntes e intermediários e a
implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação.
• 3ª Fase - Destinação de documentos: envolve as atividades de análise, seleção e fixação
de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem
eliminados e quais serão preservados permanentemente.
3.4 - Níveis de Aplicação
Segundo a UNESCO, a aplicação de um programa de gestão de documentos públicos pode
ser desenvolvida em quatro níveis :
• nível mínimo: estabelece que os órgãos devem contar, ao menos, com programa
de retenção e eliminação de documentos e estabelecer procedimentos para
recolher à instituição arquivística pública aqueles de valor permanente;
• nível mínimo ampliado: complementa o primeiro, com a existência de um ou mais
centros de arquivamento intermediário;
• nível intermediário: compreende os dois primeiros, bem como a adoção de
programas básicos de elaboração e gestão de formulários e correspondência e a
implantação de sistemas de arquivos;
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• nível máximo: inclui todas as atividades já descritas, complementadas por gestão
de diretrizes administrativas, de telecomunicações e o uso de recursos da
automação.
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4- GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES
O documento corrente é aquele necessário ao desenvolvimento das atividades de rotina de
uma instituição e, por conseqüência, os procedimentos realizados para a sua classificação,
registro, autuação e controle da tramitação, expedição e arquivamento tem por objetivo
facilitar o acesso às informações neles contidas. Esse conjunto de operações técnicas
caracteriza os serviços de gestão de documentos correntes. Nas administrações pública e
privada, as unidades responsáveis por tais serviços são intituladas protocolo e arquivo,
arquivo e comunicações administrativas, serviço de comunicações etc.
4.1- Atividades de Protocolo
Conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de
modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmo, garantindo, assim o
acesso à informação.
• recebimento e classificação: efetuar a separação dos documentos recebidos em
ostensivo ou sigiloso e particular.
Os documentos de natureza sigilosa e particular deverão ser encaminhados aos respectivos
destinatários.
Os documentos de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados, verificando-se a
existência ou não de antecedentes. Em caso afirmativo, providenciar a juntada e em caso
negativo, classificá-lo de acordo com o assunto tratado.
A classificação é uma operação intelectual que consiste em analisar e determinar o assunto
de um documento. Determinado o assunto, deve-se escolher, conforme o código de
classificação de documentos de arquivo adotado, a categoria na qual o documento será
classificado, atribuindo- lhe o respectivo código numérico de referência, que permitirá
recuperá-lo posteriormente.
• registro, autuação e controle da tramitação ( movimentação): colocar na capa do
processo a etiqueta ou carimbo de protocolo ( número e data de entrada), anotar o código de
classificação, o resumo do assunto e proceder a distribuição às unidades a administrativas
destinatárias.
A ficha de protocolo, manual ou informatizada, deverá conter basicamente os seguintes
dados: número de protocolo, data da entrada, origem, espécie, número e data do documento,
código e resumo do assunto e data da primeira distribuição.
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Os procedimentos a serem adotados quando da utilização da ficha de protocolo manual são:
A 1ª via será arquivada em ordem numérica-cronológica (número de processo e ano de
autuação), a 2ª via em ordem alfabética (pessoa física ou jurídica) e a 3ª via por código.
Recomenda-se que os documentos deverão ser distribuídos às unidades administrativas
destinatárias acompanhados de uma guia de encaminhamento, elaborada em 2 vias.
Para que o serviço responsável pelas atividades de protocolo proceda a atualização dos
dados, tenha controle da movimentação dos documentos e possa prestar informações sobre
a localização dos mesmos, faz-se necessário que as unidades administrativas do órgão
enviem, diariamente, a este serviço, as 1ª vias das guias de encaminhamento ou se for o
caso, registrem a informação no sistema.
• expedição: ao receber a correspondência para a expedição, recomenda-se verificar se não
faltam folhas ou anexos, numerar e datar a correspondência no original e nas cópias,
preparar os envelopes, expedir o original e encaminhar as cópias ao setor de arquivamento.
4.2- Atividades de Arquivamento de Documentos Correntes
São várias as rotinas que envolvem o arquivamento de um documento na fase corrente e, do
cuidado dispensado a cada uma delas, depende o bom atendimento ao usuário:
• inspeção: proceder à leitura do último despacho verificando se, de fato, o documento
destina-se ao arquivamento ou se deverá obedecer a uma rotina de trâmite pré-estabelecida.
Nem sempre os documentos são encaminhados ao arquivo com a finalidade de serem
arquivados, mas anexados ou apensados a outros, ou simplesmente para ser fornecida uma
informação;
• análise: determinar sob que codificação deverá ser arquivado o documento e que
referências cruzadas serão necessárias. Caso não se trate de um documento já classificado
pelo serviço de protocolo, a classificação ocorrerá nesta etapa.
• ordenação: dispor os documentos de acordo com a codificação, separando-os por guias
de ordenação (fichas), em escaninhos ou classificadores;
• arquivamento: inserir o documento na unidade de arquivamento pré-estabelecida.
Recomenda-se muito cuidado, nesta etapa, pois o arquivamento inadequado de um
documento impossibilitará a sua localização.
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• empréstimo ou consulta: retirada do documento do arquivo para empréstimo,
fornecimento de informações ou para realização de um juntada, aconselha-se a utilização de
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guia-fora em substituição do documento, indicando para quem foi emprestado, data e setor
ou a que outro processo foi juntado.
4.3 - Métodos de Arquivamento
A escolha do método de arquivamento deve considerar as características dos documentos a
serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o documento é mais freqüentemente
consultado. Os métodos básicos de arquivamento mais comumente utilizados são os
seguintes :
• alfabético : quando o elemento principal para a recuperação da informação for o
nome;
• geográfico : quando o elemento principal para a recuperação da informação for o
local (cidade, estado e país);
• numérico simples : quando o elemento principal para a recuperação da
informação for o número do documento;
• numérico-cronológico : quando ao número do documento vier associado a data;
• ideográfico : quando o elemento principal para a recuperação da informação for o
assunto. A ordenação dos assuntos deverá seguir a modalidade
alfabética ( dicionária ou enciclopédica) ou numérica (decimal ou
duplex).
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5 - AVALIAÇÃO E SELEÇÃO DE DOCUMENTOS
5.1 - Conceituação
Processo de análise e seleção de documentos que visa estabelecer prazos para sua guarda
nas fases corrente e intermediária e sua destinação final, ou seja, eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
5.2 - Objetivos
Nenhum documento deve ser conservado por tempo maior do que o necessário para o
cumprimento das atividades que o geraram, assim a racionalização do ciclo documental será
alcançada com o seguintes objetivos :
• reduzir, ao essencial, da massa documental dos arquivos;
• aumentar o índice de recuperação da informação;
• garantir condições de conservação dos documentos de valor permanente;
• controlar o processo de produção documental, orientando o emprego de suportes
adequados ao registro da informação;
• ampliar o espaço físico para arquivamento;
• aproveitar recursos humanos e materiais;
• garantir a constituição do patrimônio arquivístico governamental.
5.3 - Efetivação da Avaliação
Com base na teoria das três idades, a aplicação dos critérios de avaliação efetiva-se na fase
corrente, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminação sumária)
daqueles de valor informativo ou probatório. Deve-se evitar a transferência para arquivo
intermediário de documentos que não tenham sido anteriormente avaliados, pois o
desenvolvimento do processo de avaliação e seleção nesta fase de arquivamento é
extremamente oneroso do ponto de vista técnico e gerencial.
5.4 - Composição da Equipe Técnica ( Comissão Permanente de Avaliação
de Documentos)
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A complexidade e abrangência de conhecimentos exigidos pelo processo de avaliação de
documentos de arquivo requerem, para o estabelecimento de critérios de valor, a
participação de pessoas ligadas a diversas áreas profissionais.
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Como justificativa para esta exigência, verifica-se a necessidade de se identificar a utilidade
das informações contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar, deve-se constituir
equipes técnicas integradas por :
• arquivista ou responsável pela guarda dos documentos;
• profissionais das unidades organizacionais às quais se referem os documentos a
serem avaliados, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas;
• profissional ligado à área de pesquisa de que trata o acervo;
• profissional da área financeira;
• profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos,
objeto de avaliação (historiador, economista, engenheiro, sociólogo, médico,
estatístico etc.).
5.5 - Pré-requisitos para realizar a Avaliação
• oio da administração superior a que esteja subordinado o arquivo;
• conhecimento da estrutura e do funcionamento do órgão, considerando, inclusive,
sua evolução histórica;
• levantamento da bibliografia necessária;
• conhecimento das atividades típicas de gestão de documentos e arquivos
permanentes;
• reunião de informações sobre o sistema de classificação adotado, os tipos de
documentos e assuntos neles contidos;
• reunião de dados relativos à quantificação, freqüência de uso e taxa de crescimento
dos documentos;
• análise das condições de armazenamento, estado de conservação e custo de
manutenção dos depósitos de arquivo;
• levantamento dos atos referentes a processos de eliminação efetuados
anteriormente;
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• análise do perfil dos usuários do arquivo.
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5.6 - Prazo de Guarda dos Documentos
Período em que o documento deve ser mantido nos arquivos corrente e intermediário. O
prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com os
seguintes fatores :
• eqüência de uso das informações contidas nos documentos;
• existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos
(prazos prescricionais);
• existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos
recapitulativos);
• necessidade de guarda dos documentos em virtude das práticas administrativas.
5.7 - Valoração dos Documentos
Para a aplicação dos critérios de avaliação dos documentos de arquivo, deve-se identificar
os seus valores primário e secundário.
• VALOR PRIMÁRIO
Refere-se ao valor que o documento apresenta para a consecução dos fins explícitos a que
se propõe, tendo em vista seu uso para fins administrativos, legais e fiscais.
– Valor administrativo: valor que possuem os documentos que testemunham a
política e os procedimentos adotados pelo organismo, no desempenho de suas
funções.
– Valor legal ou jurídico : valor que possuem os documentos que envolvem direitos a
curto ou longo prazos tanto do Governo quanto de terceiros e que possuem caráter
probatório.
– Valor fiscal : valor que possuem os documentos relativos a operações financeiras e
a comprovação de despesas e receita.
• VALOR SECUNDÁRIO :
Refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os
quais foram originalmente criados : o documento passa a ser fonte de pesquisa e informação
para o próprio serviço e para terceiros.
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5.8 - Características dos Documentos de acordo com o Prazo de Guarda
guarda eventual: são os documentos de interesse passageiro que não possuem valor
administrativo e jurídico para o órgão. Exemplo : material de divulgação
de terceiros, convites e correspondência recebida que não se relacionam
com o desempenho de nenhuma atividade do órgão.
guarda temporária : são aqueles em que prevalece o interesse administrativo como
determinante do seu valor e, conseqüentemente, do seu prazo de
retenção. Neste grupo estão incluídos, por exemplo, os
documentos:
• cujos textos tenham sido reproduzidos em sua totalidade ou
parcialmente e as informações essenciais acham-se recapituladas em
outros;
• que apresentem repetição da informação e qualidade técnica inferior;
• que sejam cópias e duplicatas de originais destinados à guarda
permanente;
• que, mesmo originais, detêm interesse administrativo apenas por
determinado período.
guarda permanente : são documentos de valor probatório, isto é, relativos a direitos,
tanto de pessoas físicas ou jurídicas quanto da coletividade, e de
valor informativo sobre as pessoas, fatos ou fenômenos,
considerados cientificamente relevantes. Quanto aos órgãos
públicos a guarda permanente deve abranger:
• documentos relativos à origem, aos direitos e aos objetivos da instituição.
Ex: atos de criação (leis, decretos, portarias, resoluções); atos constitutivos
(estatutos, contratos sociais, alvarás); documentos relativos a direitos patrimoniais;
• documentos que reflitam a organização e o desenvolvimento da instituição.
Ex: todos os atos que digam respeito à sua organização e funcionamento
(regulamentos, regimentos); planos, projetos e programas que tratem das suas
atividades-fim; gráficos (organogramas, fluxogramas); acordos, convênios, ajustes;
atas e relatórios da direção; correspondência que trate de suas atividades-fim;
• documentos visuais e/ou sonoros referentes a fatos da vida da instituição. Ex:
programas audiovisuais, ampliações fotográficas, filmes e fitas magnéticas sobre
comemorações, solenidades e obras;
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• documentos que firmam jurisprudência. Ex: pareceres normativos apreciados
judicial ou administrativamente e que possuam características inovadoras não
encontradas nos textos legais;
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• documentos relativos à administração de pessoal. Ex: acordos e reajustes
salariais, planos de remuneração e classificação de cargos, pastas de
assentamentos funcionais, processos de aposentadoria;
• documentos que respondem a questões técnico-científicas relacionadas às
atividades específicas da instituição. Ex: projetos, pesquisas, marcas e
patentes, plantas, manuais e relatórios técnicos;
• documentos de divulgação ou de promoção da instituição, dos quais deve ser
guardado pelo menos um exemplar como amostra. Ex: folhetos, boletins,
formulários, cartazes, convites e postais;
• documentos cujas características extrínsecas sejam de valor artístico e
cultural. Ex: documentos que contêm vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais e
ortografias obsoletas.
5.9 - Avaliação em Acervos Acumulados
O processo de avaliação em acervos acumulados possui características específicas,
dependendo das condições em que se encontram, pois trata-se de arquivos cuja organização
não se deu em função de um programa de gestão de documentos que propiciasse um
sistema de classificação por assuntos, possibilitando a elaboração de instrumentos
adequados para a recuperação de informações e a avaliação.
Os procedimentos a serem adotados variam em função da situação do acervo, bem como
das formas pelas quais este se inter-relaciona com os demais conjuntos documentais da
instituição. De maneira geral, os procedimentos a serem adotados são os seguintes :
• diagnóstico da situação do acervo : elaborado com a finalidade de obter dados quanto
ao estado de conservação dos documentos, às formas de classificação e arquivamento
adotadas originalmente e aos instrumentos de recuperação da informação, incluindo-se as
listagens de recolhimento, quando houver. A partir desse diagnóstico será possível definir as
metodologias a serem utilizadas na avaliação;
• elaboração de um quadro de assuntos : esta etapa é realizada a partir dos instrumentos
de recuperação da informação existentes, da identificação dos documentos ou mediante
pesquisa e levantamento da legislação do órgão produtor, para conhecimento de suas
funções e atividades. Esses estudos nortearão a definição dos descritores do quadro de
classificação por assunto, assim como o das séries e subséries deste fundo documental;
• pesquisa dos prazos de guarda : a partir do quadro de assunto, com base na legislação e
em entrevistas realizadas nas unidades administrativas da instituição, chega-se ao
estabelecimento de prazos de guarda em virtude do uso que se faz dos documentos e das
determinações legais.
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• relatório de avaliação : instrumento contendo a descrição sumária da metodologia
adotada na avaliação, o quadro de assuntos, os prazos de guarda estabelecidos, as
propostas de destinação e as respectivas justificativas.
Os resultados da avaliação de documentos deverão ser divulgados e, no caso de órgãos
públicos, publicados no Diário Oficial para que, no prazo de 30 a 45 dias, os usuários
possam se pronunciar a respeito. Tais resultados terão que ser aprovados pela respectiva
instituição arquivística pública, antes da eliminação dos documentos, de acordo com o artigo
9º da lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
5.10 - Avaliação como parte de um Programa de Gestão de Documentos
Avaliação constitui o elemento vital de um programa de gestão de documentos ao permitir
racionalizar o fluxo documental nas fases corrente e intermediária, facilitando a constituição
de arquivos permanentes e a implementação de um programa de estão de documentos,
viabilizando o acesso à informação.
O processo de avaliação segue procedimentos que visam a alcançar resultados mais amplos
como a elaboração de uma Tabela de Temporalidade de Documentos.
Para a elaboração dessa Tabela há que se desenvolver as seguintes atividades :
diagnóstico da situação dos arquivos e levantamento da produção documental :
realizado mediante pesquisas junto às unidades administrativas produtoras e
acumuladoras de documentos. Tem por finalidade obter dados sobre as condições dos
arquivos no que diz respeito à produção, tramitação e arquivamento dos documentos;
código de classificação de documentos de arquivo : elaborado a partir do estudo
de toda a legislação referente à instituição, do levantamento da produção documental
e de entrevistas junto às unidades administrativas. Tem por objetivo garantir a
uniformidade de tratamento dos documentos e a rápida recuperação das informações.
levantamento dos prazos de guarda : feito com base no levantamento da produção
documental, no código de classificação de documentos de arquivo, nas entrevistas
junto às unidades administrativas da instituição, responsáveis pela produção e/ou
acumulação dos documentos e na pesquisa da legislação em vigor.
proposta de destinação : elaborada a partir do levantamento dos prazos de guarda,
estabelece a preservação e/ou a eliminação dos documentos.
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Concluídas estas atividades, os dados referentes aos assuntos e seus respectivos prazos de
guarda e destinação deverão ser esquematizados em uma Tabela de Temporalidade, de
forma a orientar o trabalho dos técnicos na prática da avaliação de documentos.
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5.11 - Tabela de Temporalidade
É o registro esquemático do ciclo de vida documental do órgão, sendo elaborada após a
análise da documentação e aprovada pela autoridade competente. A Tabela determina o
prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente, sua transferência ao arquivo
intermediário, os critérios para a microfilmagem, a eliminação ou o recolhimento ao arquivo
permanente.
• dados básicos a serem incluídos na Tabela de Temporalidade
– nome do órgão e da unidade administrativa:
– espécie e assunto do documento;
– existência de vias e/ou reproduções em outros setores;
– prazos de guarda nos arquivos correntes e intermediários;
– destinação;
– observações;
• resultados da aplicação da Tabela de Temporalidade
– facilidade em distinguir os documentos de guarda temporária dos de guarda
permanente;
– eliminação imediata de documentos cuja guarda não se justifique;
– racionalização, principalmente em termos econômicos, das
atividades de transferência e recolhimento;
– implementação de um programa de destinação de documentos.
• recomendações quanto ao uso da Tabela de Temporalidade
– aprovação por dirigente do órgão e pela instituição arquivística
pública na sua esfera de competência;
– publicação do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos,
no Diário Oficial da União;
– atualização em conseqüência da produção ou supressão de
documentos, bem como de alterações na estrutura administrativa;
– tabulação de dados visando a apurar a porcentagem dos
documentos e suas respectivas formas de destinação;
– evitar o uso de siglas, a menos que conste da tabela a
– denominação correspondente;
– elaboração de relatório, justificando os critérios adotados e as
modalidades de destinação propostas.
5.12 - Seleção de Documentos
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A seleção de documentos é realizada no âmbito dos arquivos correntes e intermediários por
técnicos previamente orientados, seguindo o estabelecimento na Tabela de Temporalidade
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ou nos relatórios de avaliação. A seleção é a separação física dos documentos de acordo
com a sua destinação:
• eliminação: trata-se da destruição dos documentos cuja operacionalização dependerá de
seu volume, podendo ser levada a efeito manualmente ou através de trituradoras;
• transferência: envio dos documentos para o arquivo intermediário, acompanhados de
listagem, onde aguardarão o cumprimento dos prazos de guarda e a destinação final;
• recolhimento: envio dos documentos para a instituição arquivística pública, acompanhados
dos instrumentos de recuperação da informação com vistas à sua guarda permanente e seu
acesso público.
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6 – GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS
Encerrado o período de arquivamento na fase corrente, alguns documentos podem ser
eliminados imediatamente, mas uma parte relativamente importante destes, eventualmente,
deve ser conservada por um período mais longo em função de razões legais ou
administrativas. Os depósitos de armazenagem temporária constituem uma alternativa cujo
objetivo principal é minimizar o custo público da guarda de documentos intermediários,
racionalizando espaço físico, equipamentos e a recuperação da informação. A transferência
destes documentos para um depósito de arquivamento intermediário reduz à metade os
custos de sua conservação, torna disponíveis espaços dispendiosos reutilizáveis para outros
fins, bem como equipamentos que podem ser destinados à gestão de documentos correntes.
Além disso, favorece as condições de utilização de tais documentos pela administração
pública.
6.1 - Atividades Desenvolvidas
Responsáveis pela guarda física dos documentos de uso pouco freqüente, os arquivos
intermediários:
• atendem às consultas feitas pelos órgãos depositantes;
• coordenam as transferências de novos documentos aos seus depósitos;
• procedem à aplicação de tabelas de temporalidade selecionando documentos para
eliminação ou recolhimento;
• coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo de terceira
idade.
6.2 - Procedimentos Administrativos
Os documentos só devem ser aceitos para guarda intermediária quando for conhecido o seu
conteúdo, o prazo de guarda e a data de eliminação ou recolhimento.
A unidade administrativa que transfere os documentos ao arquivo intermediário conserva
seus direitos sobre os mesmos, podendo consultá-los ou tomá-los por empréstimo. O
atendimento às consultas e empréstimos deve ser
rápido e preciso. A consulta por parte de terceiros só é permitida com a autorização da
unidade administrativa que transferiu os documentos.
Deve-se conservar a organização interna dos documentos, atribuída no arquivo corrente,
dotando a unidade de arquivamento de símbolos e notações que facilitem a sua localização
no ato da consulta.
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Resumo: Arquivos e Documentos – Conceitos e Características – por Arquivo Nacional
A eliminação só é efetuada com a prévia autorização da unidade administrativa que produziu
e transferiu os documentos ao depósito de arquivamento intermediário.
6.3 - Localização, Construção e Equipamentos
Geralmente, os depósitos de arquivamento intermediário estão localizados fora dos centros
urbanos (terrenos mais baratos), mas em locais de acesso fácil e rápido.
A construção e os equipamentos são simples mas devem permitir a conservação adequada
do acervo documental. Para tal, recomenda-se a proteção contra incêndios (instalações de
portas contra-fogo), inundações, poluição atmosférica, excesso de umidade e de luz solar.
6.4 - Vantagens
Os depósitos de arquivamento intermediário devem ser simples e funcionais, permitindo a
guarda de grandes volumes de documentos, proporcionando :
• economia de espaço, pessoal, equipamento e tempo;
• maior e melhor colaboração entre arquivístas e administradores;
• racionalização da guarda e preservação dos acervos documentais;
• resposta imediata e precisa às questões impostas pela administração;
• a garantia de recolhimento aos arquivos permanentes dos documentos que devem
ser conservados definitivamente.
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FIM