5 tim real estate

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5 tim real estate

  1. 1. Projeto Real Estate Management Administração de Bens ImobiliáriosJosé Hélder Araújo LimaInformation Technology, TIM
  2. 2. Projeto Real Estate Management Administração de Bens ImobiliáriosA EmpresaO ProjetoOs ObjetivosOs Processos
  3. 3. A Empresa no MundoA TIM surgiu em 1990, como uma unidade da Telecom Itália, e rapidamente se tornouuma empresa líder no mercado europeu de telecomunicações. Responsável pelosprimeiros celulares italianos, a TIM também é pioneira quando o assunto étecnologia e serviços.Na Europa e na América do Sul, são mais de 53 milhões de pessoas se comunicampela TIM
  4. 4. A Empresa TIM no Brasil A TIM chegou ao Brasil em 1998, com a privatização do Sistema Telebrás. Ao final de 2003, já eram mais de 8 milhões de clientes, sendo mais de 2 milhõescom celulares GSM. Mais de 11 bilhões de reais em receita bruta em 2005. 9.042 funcionários Mais de 2 bilhoes de reais em investimentos em 2005 Há 13,6 milhões de pessoas usando nossos serviços
  5. 5. Cobertura TIM no BrasilOferece serviços de telefonia celular em todos os Estados, com cobertura em maisde 700 cidades.
  6. 6. Projeto Real Estate Management Administração de Bens ImobiliáriosA EmpresaO ProjetoO Plano de TrabalhoOs Processos
  7. 7. Cenário antes da implementação Controle das informações Controle das informaçõesAs informações eram geridas de forma descentralizada eesem As informações eram geridas de forma descentralizada sempadronização específica padronização específica Base de dados Base de dadosOs dados dos contratos eram registrados em planilhas excel eeos arquivos Os dados dos contratos eram registrados em planilhas excel os arquivoseram gravados em diretórios locais. Mais de 5.000 contratos em todo oo eram gravados em diretórios locais. Mais de 5.000 contratos em todoBrasil. Brasil. Contabilizações ContabilizaçõesUtilização do módulo MM para geração dos lançamentos contábeis ee Utilização do módulo MM para geração dos lançamentos contábeiscontas aapagar contas pagar Relatórios RelatóriosRelatórios eram gerados fora do SAP/R3. Relatórios eram gerados fora do SAP/R3.
  8. 8. Definição•Implantação do módulo de Administração de Bens Imobiliários (RE -Real Estate Management) do sistema de gestão SAP/R3 para fins degerenciamento dos contratos de locação.
  9. 9. Objetivos Centralização da Base de dados em um único sistema; Integração entre as áreas: Contas a pagar, Tesouraria, Contabilidade,Rede, Controlling, Compras, Jurídico, etc; Automação de processos; Controle de perfis de autorizações; Documentação geral.
  10. 10. Escopo Implementação de uma solução de gestão de contratos, utilizando asfuncionalidades do módulo de Adm. de Bens Imóveis (RE) SAP R/3; Contratos de locação de SITES; Atender ao ACTION PLAN da auditoria; Inicialmente apenas na Tim Celular.• Utilização do cenário de CONTRATOS GERAIS: A empresa é a locatária do imóvel; Os fluxos financeiros do contrato aparecem no balanço como despesa.
  11. 11. Dificuldades Iniciais Encontrar consultores disponíveis no Brasil; Módulo novo para implementação; Necessidades de entendimentos das suasfuncionalidades; Tempo curto para atender o ACTION PLAN.
  12. 12. Organização GERENTEFISCAL SUPRIMENTOS CONTÁBIL GFC JURÍDICO REDE TI REGIONAIS Participação total de 20 usuários
  13. 13. Plano de Trabalho Semanas 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Check-point Check- Avaliação e Planejamento Fase I Check-point Check-Desenho Detalhado e Prototipação Fase II Implementação e Assimilação Fase III Live Pós Conv. Check-point Check- Ponto de confirmação das estimativas para as demais fases do projeto.
  14. 14. Plano de Trabalho Fase I - Avaliação e Planejamento (até 26.11.2004): Apresentar e avaliar o processo TO-BE; Identificar e documentar eventuais Gaps; Identificar variações fiscais e contábeis dos diferentes estados; Identificar lista de scripts a serem criados; Definir e planejar as interfaces para conversões; Confirmar escopo, cronograma e recursos.
  15. 15. Plano de TrabalhoFase II – Desenho detalhado e Customizações (até 30.12.2004): Customizar o sistema conforme definição do processo; Iniciar eventuais desenvolvimentos ABAP; Planejar testes no sistema; Identificar perfis a serem criados; Planejar treinamentos; Preparar ambiente de QA; Criar os scripts necessários; Mapear usuários e seus respectivos perfis; Ratificar aceitação do modelo de acordo com o andamento do projeto.
  16. 16. Plano de TrabalhoFase III – Implementação, conversões e assimilação (até 31.01.2005): Finalizar planejamento do treinamento; Elaborar material e preparar ambiente de treinamento; Realizar testes integrados; Conversão dos dados; Preparar ambiente de Produção; Criar perfis em produção e atribuir aos usuários.
  17. 17. Projeto Real Estate Management Administração de Bens ImobiliáriosA EmpresaO ProjetoOs ProcessosOs Processos
  18. 18. Sintese GeralO Real Estate identifica as necessidades da Administração de bens imóveis emuma síntese geral das operações contábeis relevantes: Administração de bens imóveis Administração de bens imóveisCriar eeadministrar todos os objetos necessários para aaadministração de bens imóveis Criar administrar todos os objetos necessários para administração de bens imóveis(unidade econômica, terreno, edifício eeunidade de locação). (unidade econômica, terreno, edifício unidade de locação). Contrato de locação (a receber) Contrato de locação (a receber)Os processos contínuos que vão da criação do contrato de locação até ooreajuste do aluguel, Os processos contínuos que vão da criação do contrato de locação até reajuste do aluguel,contabilidade de aluguéis, liquidação de locação, rescisão, prorrogação contratual, etc. contabilidade de aluguéis, liquidação de locação, rescisão, prorrogação contratual, etc. Contrato Geral (a pagar) Contrato Geral (a pagar)Processos contínuos que vão da criação do contrato geral até ooreajuste do aluguel, Processos contínuos que vão da criação do contrato geral até reajuste do aluguel,contabilização, prorrogação eerescisão. contabilização, prorrogação rescisão. Mecanismo de avaliação Mecanismo de avaliaçãoAnalisar eerelatar dados mestres de bens imóveis eelançamentos para dar suporte às decisões Analisar relatar dados mestres de bens imóveis lançamentos para dar suporte às decisõesadministrativas eefornecer aos usuários informações de que necessitarem. administrativas fornecer aos usuários informações de que necessitarem.
  19. 19. Fluxograma
  20. 20. ProcessosForam identificados os seguintes processos para atender as necessidades decontrole da Tim: Criar Unidade Econômica Criar Edifício Criar Terreno Criar Unidade de Locação Criar Parceiro de Negócio Criar Contrato Geral Aprovar Contrato Geral Simular/Processar Lançamento Periódico Reajustar Contrato Geral Prorrogar Contrato Geral Rescindir Contrato Geral Consultar Relatórios
  21. 21. Estrutura Hierárquica Empresa Unidade Região EconômicaSite End.ID Terrenos Edifícios Site End. ID Site ID Unidade de Unidade de Site ID Locação Locação Pode ser atribuído mais de um contrato à um Terreno ou Contrato Edifício. Ex: Aluguel Terreno e Torre (Unidade Locação)
  22. 22. Conceitos e Terminologias – Unidade Econômica Unidade econômica : : Unidade econômicaAs unidades econômicas fazem parte da empresa eeagrupam edifícios e/ou terrenos em unidades As unidades econômicas fazem parte da empresa agrupam edifícios e/ou terrenos em unidades coerentes. Devem:coerentes. Devem: - -Ser usadas para oopropósito de representar as regiões definidas na estrutura organizacional Ser usadas para propósito de representar as regiões definidas na estrutura organizacional da empresa. da empresa. TCO TCO Região Centro-Oeste Região Centro-Oeste TNO TNO Região Norte Região Norte TRJ TRJ Região Rio / /Espirito Santo Região Rio Espirito Santo Foram definidas como TRS TRS Região Rio Grande do Sul Região Rio Grande do Sul Unidades Econômicas TSP TSP Região São Paulo Região São Paulo TMX TMX Tim Maxitel Tim Maxitel TND TND Tim Nordeste Tim Nordeste TSU TSU Tim Sul Tim Sul
  23. 23. Unidades Econômicas TNO TNE TCO TMX TSP TRJ TSU TRS
  24. 24. Conceitos e Terminologias – Edifícios e Terrenos Terreno Terreno Se refere apenas ààárea de terra, não inclui as construções feitas nele. Se refere apenas área de terra, não inclui as construções feitas nele. Os terrenos são partes de uma unidade econômica. Os terrenos são partes de uma unidade econômica. Edifícios Edifícios Se refere apenas ààárea construída (por exemplo, apartamentos, armazéns, lojas). Se refere apenas área construída (por exemplo, apartamentos, armazéns, lojas). Um edifício faz parte de uma unidade econômica. Um edifício faz parte de uma unidade econômica. O End. Site ID é informado a Anatel com 10 posições. Entretanto o sistema só permite 08posições. Lógica definida pela área de Rede: E E C C C C 0 0 0 0 Código de 10 dígitos onde: E Estado C Cidade 0 Número Sequencial
  25. 25. Conceitos e Terminologias – Unidade de Locação O código do Site ID obedece à seguinte lógica: C C C C 0 0 0 0 Código de 08 dígitos onde: C Cidade 0 Número Sequencial Unidade de Locação Unidade de Locação É uma unidade espacial com base em quais objetos de Bens imóveis são alugados. Cada unidade deÉ uma unidade espacial com base em quais objetos de Bens imóveis são alugados. Cada unidade delocação ééatribuída exclusivamente aaum edifício ou aaum terreno. Para alugar terrenos ou locação atribuída exclusivamente um edifício ou um terreno. Para alugar terrenos ouedifícios/partes de edifícios (por exemplo, apartamentos, áreas de estacionamento), éépreciso atribuir edifícios/partes de edifícios (por exemplo, apartamentos, áreas de estacionamento), preciso atribuiraaeles unidades de locação. eles unidades de locação.
  26. 26. Conceitos e Terminologias – Parceiro de Negócio Parceiro de Negócio Parceiro de Negócio Um parceiro de negócio pode ser uma pessoa física ou umUm parceiro de negócio pode ser uma pessoa física ou um empreendimento (pessoa jurídica).empreendimento (pessoa jurídica).É ooresponsável pela assinatura do contrato, podendo ele ser É responsável pela assinatura do contrato, podendo ele seroobeneficiário, ou não. beneficiário, ou não. Atenção!!! Atenção!!! Quando um contrato tiver mais de um proprietário, basta que apenas um deles seja Quando um contrato tiver mais de um proprietário, basta que apenas um deles seja criado como parceiro. No entanto, caso eles sejam os beneficiários, deverão existir criado como parceiro. No entanto, caso eles sejam os beneficiários, deverão existir como fornecedores. como fornecedores.
  27. 27. Conceitos e Terminologias – Contrato Geral Contrato Contrato Documento redigido entre oolocatário eeoolocador, rege aa Documento redigido entre locatário locador, rege locação de uma unidade de locação (site). locação de uma unidade de locação (site). Uma unidade de locação (site) somente ééatribuída aaum Uma unidade de locação (site) somente atribuída um contrato, dentro de um determinado prazo. contrato, dentro de um determinado prazo.No Contrato são definidos: No Contrato são definidos: →Tipo de Contrato →Tipo de Contrato →O Parceiro/ fornecedor →O Parceiro/ fornecedor →Indexador do Contrato →Indexador do Contrato →Período de validade →Período de validade →Determinação de Conta →Determinação de Conta →Moeda do contrato →Moeda do contrato →Objeto de locação (site) →Objeto de locação (site) →Objeto de Contabilização (Centro de Custo) →Objeto de Contabilização (Centro de Custo) →Condições (Forn., Valor, Meio Pgto, Fluxo eevencto.) →Condições (Forn., Valor, Meio Pgto, Fluxo vencto.)
  28. 28. Condições Um ou mais fornecedores Um ou mais fornecedores Valor aaser pago Valor ser pago Domicílio Fiscal Domicílio Fiscal Tipo de Imposto Tipo de Imposto
  29. 29. Condições Meio de pagamento Meio de pagamento Bloqueio de pagamento Bloqueio de pagamento Vencimento Vencimento Final do fluxo Final do fluxo Fluxo de contabilização Fluxo de contabilização
  30. 30. Fluxo Financeiro Ao cadastrar um contrato com as respectivas condições, oo Ao cadastrar um contrato com as respectivas condições, sistema gera automaticamente oofluxo financeiro. sistema gera automaticamente fluxo financeiro. Esse fluxo financeiro faz atualização mensal dos registros Esse fluxo financeiro faz atualização mensal dos registros planejados para os lançamentos de cada tipo de condição para planejados para os lançamentos de cada tipo de condição para oonúmero de anos especificado. número de anos especificado.Para que um contrato possa ser liberadopara pagamento é necessário que haja aativação (aprovação) pelo responsável.
  31. 31. Status de controle O sistema controla os documentos que já foram lançados na contabilade.O sistema controla os documentos que já foram lançados na contabilade.
  32. 32. Status de controle Na TIM nós definimos 03 status de controle:Na TIM nós definimos 03 status de controle:10 ––Criado ––Aguardando Aprovação 10 Criado Aguardando Aprovação20 ––Aprovado ––Lançamentos Permitidos 20 Aprovado Lançamentos Permitidos30 ––Bloqueado para contabilização 30 Bloqueado para contabilização
  33. 33. Lançamentos Periódicos - Contabilizações Tipo de documento específico Tipo de documento específico Regras de validações Regras de validações Regras de substituições Regras de substituições Perfis de acesso Perfis de acesso Inclusão do campo “contrato” nos relatórios de FI Inclusão do campo “contrato” nos relatórios de FI Estorno só éépermitido pelo próprio módulo Estorno só permitido pelo próprio módulo Administração dos erros antes do lançamento Administração dos erros antes do lançamento
  34. 34. Perfis de Acesso Criação do parceiro Criação do parceiro Analista de contrato Analista de contrato Aprovador Aprovador Operacional Operacional
  35. 35. Dados gerais 08 Unidades Econômicas 08 Unidades Econômicas 3.713 Terrenos 3.713 Terrenos 1.221 Edfícios 1.221 Edfícios 5.267 Contratos eeUnidades de locação (Sites) 5.267 Contratos Unidades de locação (Sites) R$ 99milhões R$ milhões
  36. 36. Benefícios da solução implementada Única base de dadosÚnica base de dados Padronização do processoPadronização do processo Segurança nas informaçõesSegurança nas informações Relatórios One-LineRelatórios One-Line Gestão centralizadaGestão centralizada Contabilizações automáticasContabilizações automáticas
  37. 37. Perguntas ?

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