O documento descreve um projeto de administração de bens imobiliários para gerenciar contratos de locação de sites de forma centralizada no sistema SAP. O projeto visa implementar módulos do SAP para centralizar dados de contratos, automatizar processos, controlar perfis e documentar informações.

1. Projeto Real Estate
Management
Administração de Bens
Imobiliários
José Hélder Araújo Lima
Information Technology, TIM

2. Projeto Real Estate
Management
Administração de Bens
Imobiliários
A Empresa
O Projeto
Os Objetivos
Os Processos

3. A Empresa no Mundo
A TIM surgiu em 1990, como uma unidade da Telecom Itália, e rapidamente se tornou
uma empresa líder no mercado europeu de telecomunicações. Responsável pelos
primeiros celulares italianos, a TIM também é pioneira quando o assunto é
tecnologia e serviços.
Na Europa e na América do Sul, são mais de 53 milhões de pessoas se comunicam
pela TIM

4. A Empresa TIM no Brasil
A TIM chegou ao Brasil em 1998, com a privatização do Sistema Telebrás.
Ao final de 2003, já eram mais de 8 milhões de clientes, sendo mais de 2 milhões
com celulares GSM.
Mais de 11 bilhões de reais em receita bruta em 2005.
9.042 funcionários
Mais de 2 bilhoes de reais em investimentos em 2005
Há 13,6 milhões de pessoas usando nossos serviços

5. Cobertura TIM no Brasil
Oferece serviços de telefonia celular em todos os Estados, com cobertura em mais
de 700 cidades.

6. Projeto Real Estate
Management
Administração de Bens
Imobiliários
A Empresa
O Projeto
O Plano de Trabalho
Os Processos

7. Cenário antes da implementação
Controle das informações
Controle das informações
As informações eram geridas de forma descentralizada eesem
As informações eram geridas de forma descentralizada sem
padronização específica
padronização específica
Base de dados
Base de dados
Os dados dos contratos eram registrados em planilhas excel eeos arquivos
Os dados dos contratos eram registrados em planilhas excel os arquivos
eram gravados em diretórios locais. Mais de 5.000 contratos em todo oo
eram gravados em diretórios locais. Mais de 5.000 contratos em todo
Brasil.
Brasil.
Contabilizações
Contabilizações
Utilização do módulo MM para geração dos lançamentos contábeis ee
Utilização do módulo MM para geração dos lançamentos contábeis
contas aapagar
contas pagar
Relatórios
Relatórios
Relatórios eram gerados fora do SAP/R3.
Relatórios eram gerados fora do SAP/R3.

8. Definição
•Implantação do módulo de Administração de Bens Imobiliários (RE -
Real Estate Management) do sistema de gestão SAP/R3 para fins de
gerenciamento dos contratos de locação.

9. Objetivos
Centralização da Base de dados em um único sistema;
Integração entre as áreas: Contas a pagar, Tesouraria, Contabilidade,
Rede, Controlling, Compras, Jurídico, etc;
Automação de processos;
Controle de perfis de autorizações;
Documentação geral.

10. Escopo
Implementação de uma solução de gestão de contratos, utilizando as
funcionalidades do módulo de Adm. de Bens Imóveis (RE) SAP R/3;
Contratos de locação de SITES;
Atender ao ACTION PLAN da auditoria;
Inicialmente apenas na Tim Celular.
• Utilização do cenário de CONTRATOS GERAIS:
A empresa é a locatária do imóvel;
Os fluxos financeiros do contrato aparecem no balanço como despesa.

11. Dificuldades Iniciais
Encontrar consultores disponíveis no Brasil;
Módulo novo para implementação;
Necessidades de entendimentos das suas
funcionalidades;
Tempo curto para atender o ACTION PLAN.

12. Organização
GERENTE
FISCAL SUPRIMENTOS CONTÁBIL GFC JURÍDICO
REDE TI REGIONAIS
Participação total de 20 usuários

13. Plano de Trabalho
Semanas 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Check-point
Check-
Avaliação e
Planejamento Fase I Check-point
Check-
Desenho Detalhado
e Prototipação Fase II
Implementação e
Assimilação Fase III
Live
Pós
Conv.
Check-point
Check-
Ponto de confirmação das estimativas para as demais fases do projeto.

14. Plano de Trabalho
Fase I - Avaliação e Planejamento (até 26.11.2004):
Apresentar e avaliar o processo TO-BE;
Identificar e documentar eventuais Gaps;
Identificar variações fiscais e contábeis dos
diferentes estados;
Identificar lista de scripts a serem criados;
Definir e planejar as interfaces para conversões;
Confirmar escopo, cronograma e recursos.

15. Plano de Trabalho
Fase II – Desenho detalhado e Customizações (até 30.12.2004):
Customizar o sistema conforme definição do processo;
Iniciar eventuais desenvolvimentos ABAP;
Planejar testes no sistema;
Identificar perfis a serem criados;
Planejar treinamentos;
Preparar ambiente de QA;
Criar os scripts necessários;
Mapear usuários e seus respectivos perfis;
Ratificar aceitação do modelo de acordo com o andamento do
projeto.

16. Plano de Trabalho
Fase III – Implementação, conversões e assimilação (até 31.01.2005):
Finalizar planejamento do treinamento;
Elaborar material e preparar ambiente de treinamento;
Realizar testes integrados;
Conversão dos dados;
Preparar ambiente de Produção;
Criar perfis em produção e atribuir aos usuários.

17. Projeto Real Estate
Management
Administração de Bens
Imobiliários
A Empresa
O Projeto
Os Processos
Os Processos

18. Sintese Geral
O Real Estate identifica as necessidades da Administração de bens imóveis em
uma síntese geral das operações contábeis relevantes:
Administração de bens imóveis
Administração de bens imóveis
Criar eeadministrar todos os objetos necessários para aaadministração de bens imóveis
Criar administrar todos os objetos necessários para administração de bens imóveis
(unidade econômica, terreno, edifício eeunidade de locação).
(unidade econômica, terreno, edifício unidade de locação).
Contrato de locação (a receber)
Contrato de locação (a receber)
Os processos contínuos que vão da criação do contrato de locação até ooreajuste do aluguel,
Os processos contínuos que vão da criação do contrato de locação até reajuste do aluguel,
contabilidade de aluguéis, liquidação de locação, rescisão, prorrogação contratual, etc.
contabilidade de aluguéis, liquidação de locação, rescisão, prorrogação contratual, etc.
Contrato Geral (a pagar)
Contrato Geral (a pagar)
Processos contínuos que vão da criação do contrato geral até ooreajuste do aluguel,
Processos contínuos que vão da criação do contrato geral até reajuste do aluguel,
contabilização, prorrogação eerescisão.
contabilização, prorrogação rescisão.
Mecanismo de avaliação
Mecanismo de avaliação
Analisar eerelatar dados mestres de bens imóveis eelançamentos para dar suporte às decisões
Analisar relatar dados mestres de bens imóveis lançamentos para dar suporte às decisões
administrativas eefornecer aos usuários informações de que necessitarem.
administrativas fornecer aos usuários informações de que necessitarem.

19. Fluxograma

20. Processos
Foram identificados os seguintes processos para atender as necessidades de
controle da Tim:
Criar Unidade Econômica
Criar Edifício
Criar Terreno
Criar Unidade de Locação
Criar Parceiro de Negócio
Criar Contrato Geral
Aprovar Contrato Geral
Simular/Processar Lançamento Periódico
Reajustar Contrato Geral
Prorrogar Contrato Geral
Rescindir Contrato Geral
Consultar Relatórios

21. Estrutura Hierárquica
Empresa
Unidade Região
Econômica
Site End.ID Terrenos Edifícios Site End. ID
Site ID Unidade de Unidade de Site ID
Locação Locação
Pode ser atribuído mais de um
contrato à um Terreno ou
Contrato
Edifício.
Ex: Aluguel Terreno e Torre
(Unidade Locação)

22. Conceitos e Terminologias – Unidade Econômica
Unidade econômica : :
Unidade econômica
As unidades econômicas fazem parte da empresa eeagrupam edifícios e/ou terrenos em unidades
As unidades econômicas fazem parte da empresa agrupam edifícios e/ou terrenos em unidades
coerentes. Devem:
coerentes. Devem:
- -Ser usadas para oopropósito de representar as regiões definidas na estrutura organizacional
Ser usadas para propósito de representar as regiões definidas na estrutura organizacional
da empresa.
da empresa.
TCO
TCO Região Centro-Oeste
Região Centro-Oeste
TNO
TNO Região Norte
Região Norte
TRJ
TRJ Região Rio / /Espirito Santo
Região Rio Espirito Santo
Foram definidas como TRS
TRS Região Rio Grande do Sul
Região Rio Grande do Sul
Unidades Econômicas TSP
TSP Região São Paulo
Região São Paulo
TMX
TMX Tim Maxitel
Tim Maxitel
TND
TND Tim Nordeste
Tim Nordeste
TSU
TSU Tim Sul
Tim Sul

23. Unidades Econômicas
TNO TNE
TCO
TMX
TSP TRJ
TSU
TRS

24. Conceitos e Terminologias – Edifícios e Terrenos
Terreno
Terreno
Se refere apenas ààárea de terra, não inclui as construções feitas nele.
Se refere apenas área de terra, não inclui as construções feitas nele.
Os terrenos são partes de uma unidade econômica.
Os terrenos são partes de uma unidade econômica.
Edifícios
Edifícios
Se refere apenas ààárea construída (por exemplo, apartamentos, armazéns, lojas).
Se refere apenas área construída (por exemplo, apartamentos, armazéns, lojas).
Um edifício faz parte de uma unidade econômica.
Um edifício faz parte de uma unidade econômica.
O End. Site ID é informado a Anatel com 10 posições. Entretanto o sistema só permite 08
posições. Lógica definida pela área de Rede:
E E C C C C 0 0 0 0
Código de 10 dígitos onde:
E Estado
C Cidade
0 Número Sequencial

25. Conceitos e Terminologias – Unidade de Locação
O código do Site ID obedece à seguinte lógica:
C C C C 0 0 0 0
Código de 08 dígitos onde:
C Cidade
0 Número Sequencial
Unidade de Locação
Unidade de Locação
É uma unidade espacial com base em quais objetos de Bens imóveis são alugados. Cada unidade de
É uma unidade espacial com base em quais objetos de Bens imóveis são alugados. Cada unidade de
locação ééatribuída exclusivamente aaum edifício ou aaum terreno. Para alugar terrenos ou
locação atribuída exclusivamente um edifício ou um terreno. Para alugar terrenos ou
edifícios/partes de edifícios (por exemplo, apartamentos, áreas de estacionamento), éépreciso atribuir
edifícios/partes de edifícios (por exemplo, apartamentos, áreas de estacionamento), preciso atribuir
aaeles unidades de locação.
eles unidades de locação.

26. Conceitos e Terminologias – Parceiro de Negócio
Parceiro de Negócio
Parceiro de Negócio
Um parceiro de negócio pode ser uma pessoa física ou um
Um parceiro de negócio pode ser uma pessoa física ou um
empreendimento (pessoa jurídica).
empreendimento (pessoa jurídica).
É ooresponsável pela assinatura do contrato, podendo ele ser
É responsável pela assinatura do contrato, podendo ele ser
oobeneficiário, ou não.
beneficiário, ou não.
Atenção!!!
Atenção!!!
Quando um contrato tiver mais de um proprietário, basta que apenas um deles seja
Quando um contrato tiver mais de um proprietário, basta que apenas um deles seja
criado como parceiro. No entanto, caso eles sejam os beneficiários, deverão existir
criado como parceiro. No entanto, caso eles sejam os beneficiários, deverão existir
como fornecedores.
como fornecedores.

27. Conceitos e Terminologias – Contrato Geral
Contrato
Contrato
Documento redigido entre oolocatário eeoolocador, rege aa
Documento redigido entre locatário locador, rege
locação de uma unidade de locação (site).
locação de uma unidade de locação (site).
Uma unidade de locação (site) somente ééatribuída aaum
Uma unidade de locação (site) somente atribuída um
contrato, dentro de um determinado prazo.
contrato, dentro de um determinado prazo.
No Contrato são definidos:
No Contrato são definidos:
→Tipo de Contrato
→Tipo de Contrato
→O Parceiro/ fornecedor
→O Parceiro/ fornecedor
→Indexador do Contrato
→Indexador do Contrato
→Período de validade
→Período de validade
→Determinação de Conta
→Determinação de Conta
→Moeda do contrato
→Moeda do contrato
→Objeto de locação (site)
→Objeto de locação (site)
→Objeto de Contabilização (Centro de Custo)
→Objeto de Contabilização (Centro de Custo)
→Condições (Forn., Valor, Meio Pgto, Fluxo eevencto.)
→Condições (Forn., Valor, Meio Pgto, Fluxo vencto.)

28. Condições
Um ou mais fornecedores
Um ou mais fornecedores
Valor aaser pago
Valor ser pago
Domicílio Fiscal
Domicílio Fiscal
Tipo de Imposto
Tipo de Imposto

29. Condições
Meio de pagamento
Meio de pagamento
Bloqueio de pagamento
Bloqueio de pagamento
Vencimento
Vencimento
Final do fluxo
Final do fluxo
Fluxo de contabilização
Fluxo de contabilização

30. Fluxo Financeiro
Ao cadastrar um contrato com as respectivas condições, oo
Ao cadastrar um contrato com as respectivas condições,
sistema gera automaticamente oofluxo financeiro.
sistema gera automaticamente fluxo financeiro.
Esse fluxo financeiro faz atualização mensal dos registros
Esse fluxo financeiro faz atualização mensal dos registros
planejados para os lançamentos de cada tipo de condição para
planejados para os lançamentos de cada tipo de condição para
oonúmero de anos especificado.
número de anos especificado.
Para que um contrato possa ser liberado
para pagamento é necessário que haja a
ativação (aprovação) pelo responsável.

31. Status de controle
O sistema controla os documentos que já foram lançados na contabilade.
O sistema controla os documentos que já foram lançados na contabilade.

32. Status de controle
Na TIM nós definimos 03 status de controle:
Na TIM nós definimos 03 status de controle:
10 ––Criado ––Aguardando Aprovação
10 Criado Aguardando Aprovação
20 ––Aprovado ––Lançamentos Permitidos
20 Aprovado Lançamentos Permitidos
30 ––Bloqueado para contabilização
30 Bloqueado para contabilização

33. Lançamentos Periódicos - Contabilizações
Tipo de documento específico
Tipo de documento específico
Regras de validações
Regras de validações
Regras de substituições
Regras de substituições
Perfis de acesso
Perfis de acesso
Inclusão do campo “contrato” nos relatórios de FI
Inclusão do campo “contrato” nos relatórios de FI
Estorno só éépermitido pelo próprio módulo
Estorno só permitido pelo próprio módulo
Administração dos erros antes do lançamento
Administração dos erros antes do lançamento

34. Perfis de Acesso
Criação do parceiro
Criação do parceiro
Analista de contrato
Analista de contrato
Aprovador
Aprovador
Operacional
Operacional

35. Dados gerais
08 Unidades Econômicas
08 Unidades Econômicas
3.713 Terrenos
3.713 Terrenos
1.221 Edfícios
1.221 Edfícios
5.267 Contratos eeUnidades de locação (Sites)
5.267 Contratos Unidades de locação (Sites)
R$ 99milhões
R$ milhões

36. Benefícios da solução implementada
Única base de dados
Única base de dados
Padronização do processo
Padronização do processo
Segurança nas informações
Segurança nas informações
Relatórios One-Line
Relatórios One-Line
Gestão centralizada
Gestão centralizada
Contabilizações automáticas
Contabilizações automáticas

37. Perguntas
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