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Modelo de Implantação
para Soluções de
Operações
Metodologia e Fatores Críticos
Dezembro 2016 – Eiji Yamamoto
“Não é o mais forte que sobrevive, nem o
mais inteligente, mas o que melhor se
adapta às mudanças.”
Leon C. MegginsonI
4
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Implementação
Como está organizado o modelo de
implementação ?
• Elaboração do plano de implementação com atividades, prazos,
responsáveis, pilotos, indicadores y plano de comunicação
• O envolvimento de todos os stakeholders deve ser impreterivelmente
• Elaboração de planos de contingência
Planejamento
Execução
• Executar atividades habilitadoras e que necessitam de um tempo
mais longo para finalizar (ex.: cotações, contratações, licenças)
• Existem atividades de preparação genéricas aplicáveis a todos tipos
de solução e outras especificas
Preparação
Fatores Críticos
1
2
3
4
• Iniciar com provas pilotos bem controlados e aplicando ajustes
necessários para a fase de roll-out
• Controle do Capex, escopo e dos tempos para manter o ROI e
expectativas iniciais
• Fatores externos e internos devem ser considerados em todas as
fases da implementação e elaboração do caso de negócio.
• Os Fatores Críticos são: Intervalo de Tempo, Arquitetura Empresarial
e Civil. Legislação, Recursos Humanos, Investimentos e
Desinvestimentos e Fatores Macro Econômicos
Quais são as fases da metodologia de
implementação ?
Fase da
Implementação
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Atividades
Planejamento
5% - 10%
1. Executar Workshop e Brainstrom com RH, Financeiro, Operações, IT, Produção, Vendas e
consultoria que recomendou a solução, apresentando objetivo e benefícios da
implementação
2. Levantar todas as atividade que impactam a empresa e não somente a implementação de
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3. Definição dos pilotos e seus indicadores de sucesso
4. Definir cronograma e uma matriz RACI (datas iniciais, finais e responsáveis)
5. Armar programa de comunicação e acompanhamento entre áreas da empresa
6. Aprovar o plano de implementação pela diretoria ou tomadores de decisões assim como
formalização de envolvimento
7. Elaboração de planos de contingencia
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Gerais:
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2. Indicação de PMO e formalização de key
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3. Comunicação interna e a terceiros (sócios,
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4. Seleção, contratações e treinamentos de
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1. Negociações com prestadores de serviços
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3. Solicitação de cotações de CAPEX
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5. Abertura de entidades legais e
subsidiarias
6. Parametrização de Ferramentas de TI
Execução
70% - 80%
1. Iniciar com pilotos bem controlados considerando temas de riscos e tempos
2. Controlar os pilotos com os indicadores definidos na fase de preparação
3. Controlar efetivamente o CAPEX para não prejudicar ROI
4. Controlar efetivamente os tempos e escopo
5. Aplicar ajustes no pilotos para fase de roll-out, se necessário
6. Controlar fatores humanos: Considerar curvas de aprendizado e adaptação ao novo modelo
Quais são as os fatores críticos a serem
considerados durante uma implementação?
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Os aspectos legais se não observados pode tornar a implementação mais cara e também
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4. Aspectos ambientais para abertura ou fechamento de um Cedis, Planta ou Transporte
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  • 1. Modelo de Implantação para Soluções de Operações Metodologia e Fatores Críticos Dezembro 2016 – Eiji Yamamoto
  • 2. “Não é o mais forte que sobrevive, nem o mais inteligente, mas o que melhor se adapta às mudanças.” Leon C. MegginsonI
  • 3. 4 3 2 1 Implementação Como está organizado o modelo de implementação ? • Elaboração do plano de implementação com atividades, prazos, responsáveis, pilotos, indicadores y plano de comunicação • O envolvimento de todos os stakeholders deve ser impreterivelmente • Elaboração de planos de contingência Planejamento Execução • Executar atividades habilitadoras e que necessitam de um tempo mais longo para finalizar (ex.: cotações, contratações, licenças) • Existem atividades de preparação genéricas aplicáveis a todos tipos de solução e outras especificas Preparação Fatores Críticos 1 2 3 4 • Iniciar com provas pilotos bem controlados e aplicando ajustes necessários para a fase de roll-out • Controle do Capex, escopo e dos tempos para manter o ROI e expectativas iniciais • Fatores externos e internos devem ser considerados em todas as fases da implementação e elaboração do caso de negócio. • Os Fatores Críticos são: Intervalo de Tempo, Arquitetura Empresarial e Civil. Legislação, Recursos Humanos, Investimentos e Desinvestimentos e Fatores Macro Econômicos
  • 4. Quais são as fases da metodologia de implementação ? Fase da Implementação Intervalos de tempos Atividades Planejamento 5% - 10% 1. Executar Workshop e Brainstrom com RH, Financeiro, Operações, IT, Produção, Vendas e consultoria que recomendou a solução, apresentando objetivo e benefícios da implementação 2. Levantar todas as atividade que impactam a empresa e não somente a implementação de uma solução especifica. 3. Definição dos pilotos e seus indicadores de sucesso 4. Definir cronograma e uma matriz RACI (datas iniciais, finais e responsáveis) 5. Armar programa de comunicação e acompanhamento entre áreas da empresa 6. Aprovar o plano de implementação pela diretoria ou tomadores de decisões assim como formalização de envolvimento 7. Elaboração de planos de contingencia Preparação 15% - 20% Gerais: 1. Refinamento do planejamento inicial 2. Indicação de PMO e formalização de key users de cada área para acompanhamento 3. Comunicação interna e a terceiros (sócios, sindicatos e comunidade) 4. Seleção, contratações e treinamentos de empregados e usuários chaves Especificas: 1. Negociações com prestadores de serviços (limpeza, segurança, transporte, seguros) 2. Projeto civil e estrutural (CDs y Plantas) 3. Solicitação de cotações de CAPEX 4. Solicitação de licenças de funcionamento 5. Abertura de entidades legais e subsidiarias 6. Parametrização de Ferramentas de TI Execução 70% - 80% 1. Iniciar com pilotos bem controlados considerando temas de riscos e tempos 2. Controlar os pilotos com os indicadores definidos na fase de preparação 3. Controlar efetivamente o CAPEX para não prejudicar ROI 4. Controlar efetivamente os tempos e escopo 5. Aplicar ajustes no pilotos para fase de roll-out, se necessário 6. Controlar fatores humanos: Considerar curvas de aprendizado e adaptação ao novo modelo
  • 5. Quais são as os fatores críticos a serem considerados durante uma implementação? Fatores Críticos Componentes do Fator Crítico Intervalo de Tempo O intervalo da implementação (timing) deve considerar os pontos abaixo afim de não prejudicar operações ou apresentar ruptura na demanda: • Sazonalidade • Picos de atividades de final de ano-mês-semana • Promoções e Lançamentos de produtos • Manutenção de plantas produtivas • Mudanças em modelos de vendas (direta para indireta) • Fechamento de Ano Fiscal • Mudanças organizacionais Agilidade na implementação de modelos operacionais: Se CDs ou Frota são alugados realizar a implementação de maneira mais rápida para evitar custos de faseamento (ex.: incidência dupla de custos de aluguel) Arquitetura Empresarial e Civil Aspectos de integração de sistemas de informação e obras civis se não considerados corretamente podem atrasar a execução da implementação 1. Reformas prediais necessárias para entrega de edifícios alugados 2. Estudo de acomodação das áreas de suporte da operação (manutenção, faturamento, escritórios, banheiros, refeitório, etc) 3. Adequação do edifício (exemplo: piso, estacionamento, câmara fria e pallets) 4. Fazer o baixa contábil (write-off) de benfeitorias em CDs alugados 5. Integração e configuração de sistemas de informação (links de rede, internet, WMS, TMS, ERP e outros) 6. Adequação do Sistemas Faturamento, emissão de nota fiscal, registro de entrada e saída de produtos
  • 6. Quais são as os fatores críticos a serem considerados durante uma implementação? Fatores Críticos Componentes do Fator Crítico Legislação Os aspectos legais se não observados pode tornar a implementação mais cara e também provocar danos a imagem da empresa 1. Indenizações em caso de demissão de funcionários (Severance por lay-off). 2. Lay-off deve ser rápido e simultâneo 3. Processos trabalhistas devido a horas extras, insalubridade, incompatibilidade de funções, equiparação salarial 4. Aspectos ambientais para abertura ou fechamento de um Cedis, Planta ou Transporte 5. Relacionamento com o Sindicato e mudanças na convenção coletiva de trabalho 6. Negociações com o governo (estatual, federal, municipal) para negocias incentivo fiscais 7. Possibilidade de greves, paralisações e redução de produtividade Recursos Humanos 1. Estudo de impactos em Back-office (existe sinergias ou incremento de pessoal de TI, marketing, finanças, RH) 2. Aproveitar para selecionar os melhores funcionários num lay-off 3. Considerar uma taxa de evasão de empregados devido uma mudança de localidade de CD ou modelo de operação 4. Se possível aplicar modelo de capacitação train-the-trainers Investimento (e desinvestimentos) 1. Considerar que possivelmente haverá desinvestimentos através de vendas de ativos (terrenos, edifícios e veículos) 2. Pesquisa de preços de terrenos, edifícios ou veículos devem ser realizadas em conjunto com área de compras 3. Avaliação de modelos investimentos: próprio, 3PL, 4PL, BTS (build to suit) Fatores Macro Econômicos 1. Taxas de crescimento futuras (GDP) 2. Projeção de inflação 3. Taxas de desemprego 4. Disponibilidade de crédito 5. Disponibilidade de mão de obra qualificada
  • 7. Portfolio de Projetos S&OP Estratégia de Suprimentos e Estoques Estratégia de Abastecimento Desenho da Rede de Distribuição Operação de Centros de Distribuição Sustentabilidade Planejamento e Programação de Transportes Planejamento e Programação da Produção Modelo de Gestão da Cadeia de Valor A metodologia e os fatores críticos de projetos de implementações se aplicam a quais tipos de soluções?
  • 8. Quais benefícios em utilizar os fatores críticos e seguir uma metodologia para projetos de implementação? 1. Utilização dos recursos da maneira mais eficiente possível (tempo, custos e pessoal) e escopo se mantem ao longo de toda a implementação 2. Melhor nível de detalhamento do plano de implementação e suas atividades devido a uma visão holística 3. Diminuição de riscos de interrupção no atendimento da demanda 4. Manutenção dos indicadores financeiros de avaliação do projeto (ROI, NPV, payback) 5. Alinhamento das expectativas com a realidade reduzindo níveis de stress em todo os níveis da empresa 6. Engajamento das pessoas e terceiros proporcionando sentimento de envolvimento para atingir objetivo e benefícios da implementação
  • 9. www.sintec.com CIUDAD DE MÉXICO Av. Santa Fe #505 Corporativo Santa Fe, Piso 7 Col. Cruz Manca Delegación Cuajimalpa México, D.F. CP 05349 Tel: +52 (55) 5002 5444 MONTERREY Av. Ricardo Margain #575 torre PCC2-A, piso 7 Colonia Santa Engracia San Pedro Garza García, N.L. México. CP 77277 Tel: +52 (81) 1001 8570 BOGOTÁ Edificio Torres Unidas II Carrera 9 No. 113-52 Oficina 1207 Bogotá, Colombia Tel: +57 (1) 379 4343 SAO PAULO Av. das Nações Unidas 12551 22o. andar - conj 2207 CEP 04578-000, Brooklin novo Sao Paulo, Brasil Tel: +55 11 3043 9800