O documento discute sobre notas fiscais, incluindo:
1) O que é uma nota fiscal e para que serve;
2) Como as notas fiscais eram emitidas antes da era digital e os requisitos necessários;
3) A transição para a nota fiscal eletrônica e os benefícios dessa mudança para empresas e o governo.
1. Finanças e FiscalFinanças e Fiscal
José Roberto Castanheira CamargoJosé Roberto Castanheira Camargo
CastanheiraCastanheira
ConsultoresConsultores
ConsultaConsulta
EmpresarialEmpresarial
2. O que é Nota Fiscal?
É um documento fiscal que tem por fim o registro de
uma transferência de propriedade sobre um bem
ou uma atividade comercial prestada por uma
empresa a uma pessoa física ou outra empresa.
3. Pra que serve uma NF?
Nas situações em que a nota fiscal registra
transferência de valor monetário entre as partes,
a nota fiscal também destina-se ao recolhimento de
impostos e a não utilização caracteriza sonegação
fiscal.
As notas fiscais podem também ser utilizadas em
contextos mais amplos como na regularização de
doações, transporte de bens, empréstimos de
bens, ou prestação de serviços sem benefício
financeiro à empresa emissora.
4. Como a NF era antes
A Nota Fiscal era manual e possuía
alguns requisitos a serem
preenchidos, sendo alguns deles os
seguintes:
-Dados e endereço do prestador de
serviço;
-A condição de pagamento;
-A data de pagamento;
-Código de atividade;
-Descrição dos serviços ou produtos;
-Valor unitário e total do produto;
-Cálculo do imposto;
-Etc.
5. A Nota Falsa (“Nota Fria”)
A Nota Fiscal “fria” se trata de uma nota fiscal
falsa, ou seja, que não corresponde a uma operação
efetivamente realizada, fornecida por empresa
inexistente ou por pessoas que se apropriam de notas
fiscais em branco pertencentes a firmas que tenham
encerrado as suas atividades ou estejam inativas.
Certamente a emissão de “notas frias” são ilegais e
caracterizam crimes de Estelionato ou fraude
(Art. 172, Código Penal).
6. Nota Fiscal Eletrônica – NF-e
Hoje com a nota fiscal eletrônica nós temos um
procedimento mais prático e mais eficaz para a
emissão e manuseio pelas empresas, bem como para a
fiscalização do governo.
Ela surgiu para modernizar o processo de emissão de
notas fiscais no Brasil.
O objetivo é substituir o modelo tradicional de papel,
mas essa mudança ainda é gradativa e está sendo
implementada em várias fases.
Por enquanto só obrigatória para empresas que exercem
determinadas atividades operacionais, principalmente para
Contribuintes do ICMS e IPI.
Todas serão obrigadas, mas até o momento é facultado ao
Contribuinte aderir a nota fiscal eletrônica ou não.
7. O que mudou com a NF-e?
Alguns empresários se sentiram receosos com a criação da NF-e,
porque se sentiram invadidos pelo Fisco, mas:
Não há mais necessidade de reservar espaços físicos para fazer
armazenamento em papel desses documentos;
Ficou mais seguro, mais acessível e mais rápido consultar as notas
fiscais;
Reduz equívocos de escrituração e de digitação.
Simplifica as obrigações acessórias;
Processos realizados nos postos fiscais de fiscalização de mercadorias
em trânsito serão simplificadas.
8. Benefícios para o Contribuinte
Vendedor
Redução de custos de aquisição de papel;
Redução do impacto ambiental;
Redução de custos de envio do documento
fiscal;
Redução de custos de armazenagem de
documentos fiscais;
Simplificação de obrigações acessórias, como
dispensa do AIDF;
Redução de tempo de parada de caminhões em
Postos Fiscais de Fronteira;
Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos
com clientes (B2B);
Desconto no IPTU;
Redução de Custo do ICMS.
9. Benefícios para o Contribuinte
Comprador
Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de
mercadorias;
Planejamento de logística de entrega pela recepção antecipada da
informação da NF-e;
Redução de erros de escrituração devido a erros de digitação de
notas fiscais;
Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com
fornecedores (B2B).
10. Benefícios para a Sociedade
Redução do consumo de papel, com impacto positivo no
meio ambiente;
Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas
tecnologias;
Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre
empresas;
Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na
prestação de serviços ligados à Nota Fiscal Eletrônica.
11. Benefícios para as Administrações
Tributárias
Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;
Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um
melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre
os fiscos;
Redução de custos no processo de controle das notas fiscais
capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;
Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação;
Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal
da Secretaria da RFB (Sistema Público de Escrituração Digital –
SPED).
12. Principais mudanças e benefícios
Além da substituição de grande parte das notas de papel instituindo
um novo modelo digital de documento fiscal, a implantação do
modelo de notas fiscais eletrônicas representa um grande avanço
tecnológico além de trazer praticidade ao dia-a-dia empresarial.
Até pouco tempo atrás as empresas perdiam muito tempo para digitar
e conferir as notas fiscais. Hoje o procedimento é mais prático, pois
há a possibilidade de importar os dados de arquivos compatíveis
(formato XML).
Mas a alteração mais significativa é o fato de que as informações das
operações das empresas ficarem disponíveis no site da Receita
por até 180 dias, com a possibilidade de serem consultados a
qualquer momento pela internet com a utilização de uma chave de
acesso que é gerada com a emissão da nota.
13. NOTA FISCAL PAULISTA
É um programa de estímulo à cidadania fiscal no
Estado de São Paulo, que tem por objetivo estimular
os consumidores a exigirem a entrega do documento
fiscal na hora da compra. Além disso, visa gerar
créditos aos consumidores, aos cidadãos e às
empresas do Estado.
14. NF PAULISTA – Benefícios para o
Comprador
Distribuição de até 30% do valor recolhido pelo
estabelecimento comercial, proporcional ao valor da
nota fiscal;
Diversas formas de utilização dos créditos;
Participação em sorteios;
Fortalecimento do exercício da cidadania,
contribuindo para a redução da sonegação fiscal;
15. NF Paulista – Benefícios para o
Comerciante
Redução no tempo de guarda (armazenagem) dos
documentos fiscais;
Dispensa de AIDF– Autorização para Impressão de
Documentos Fiscais no caso de emissão exclusiva da Nota
Fiscal On-line;
Maior isonomia e justiça fiscal, com diminuição da
concorrência desleal;
Fortalecimento do combate à pirataria de produtos.
16. O que pode e o que não pode?
A empresa não é obrigada a solicitar o CPF do Consumidor,
mas se for informado, tem a obrigação de indicá-lo no documento
fiscal;
No momento da compra a empresa (pessoa jurídica) tem a
obrigação de fornecer seu nº de CNPJ;
Quando o consumidor não souber o CPF ou não quiser fornecer, é
permitido à empresa deixar esta informação em branco.
17. Como preencher sua NF-e
Para emitir a Nota Fiscal Eletrônica devidamente,
existem alguns campos que devem ser preenchidos
pelo Contribuinte.
Existem os campos obrigatórios a serem
preenchidos.
Os dados iniciais para se preocupar são os do
Emitente, do Destinatário e dos Produtos ou Serviços
vendidos.
18. Dados a serem preenchidos
Dados do Emitente: Cadastro com CNPJ, Razão
Social, Endereço, Inscrição Estadual, Inscrição
Municipal, etc.
Dados do Destinatário: dados da pessoas para quem
foi vendido o produto ou serviço, sendo necessário
informar o CNPJ, Razão Social, Inscrição Estadual e
Inscrição Municipal, CPF quando fornecido pelo
comprador e seu endereço.
19. Dados do Produto ou Serviço
Nome ou identificação do produto ou serviço;
Tipo de unidade vendida (un, pc, m², etc);
Quantidade;
Valor unitário;
Valor total;
Peso líquido total;
Peso bruto total;
Código NCM (para identificação de produtos)
Tributação
20. Dados do Produto ou Serviço
Natureza da operação (venda, transferência, compra,
etc);
Forma de pagamento (à vista, parcelado);
CFOP (Códigos Fiscais de Operações e Prestações);
Base de cálculo do ICMS, valor total do ICMS;
Base de cálculo do ICMS ST, valor total do ICMS ST;
Valor total dos produtos e serviços;
Valor total do frete (opcional);
Valor total do seguro (opcional);
Valor total do desconto (opcional);
21. Dados do Produto ou Serviço
Valor total da Nota Fiscal Eletrônica;
Valor aproximado total de tributos federais, estaduais
e municipais.
22. Vídeos tutoriais de preenchimento
http://youtu.be/YjAsgWIBZ1k (como emitir nota
fiscal eletrônica para empresa do simples nacional);
http://youtu.be/WclvLe9eVt0 (preenchimento da
nota fiscal eletrônica);
http://youtu.be/F0rybVAmduQ (emissão de NFE
simples nacional).
23. SEIS MANEIRAS PARA EVITARSEIS MANEIRAS PARA EVITAR
PROBLEMAS FISCAISPROBLEMAS FISCAIS
24. Como evitar problemas fiscais
1º - DANFe ou papel impresso não é Nota
Fiscal.
O que é DANFe?
É um Documento Auxiliar da Nota Fiscal-e.
Esse documento só possui informações
resumidas dos dados da NF-e.
O DANFe não possui validade jurídica.
Se houver diferença entre as informações do
DANFe e da NFe há risco de incorrer em multa
de até 100% do valor da operação.
25. Como evitar problemas fiscais
2º - Armazene suas Notas Fiscais Eletrônicas.
É uma obrigação da empresa armazenar as notas fiscais
recebidas e emitidas.
Armazenar NF-e’s dos cinco anos passados mais as do ano
corrente.
Divergências ou inconsistências nesses documentos
podem acarretar em multas de até mil reais por documento.
26. Como evitar problemas fiscais
3º - Arquive os documentos de forma organizada e
segura.
Salve suas NF-e’s por data ou nome.
Sempre faça um backup
Existem softwares de gerenciamento de NF-e que
possuem servidores seguros e fáceis de buscar e filtrar
alguma NF-e desejada.
27. Como evitar problemas fiscais
4º - Não dependa do seu Fornecedor para receber a NF-e
via E-mail.
O Fornecedor pode se esquecer de enviar;
Sua caixa de E-mail pode estar cheia;
Pode haver um lapso no envio/recebimento do E-mail.
Existem serviços de monitoração que captam as notas
direto das Secretarias da Fazenda (checa a nota emitida,
confere e valida).
Assim você pode evitar de receber qualquer NF falsa (fria).
28. Como evitar problemas fiscais
5º - Verifique a validade jurídica dos XMLs
que receber.
Existem duas espécies de “carimbos” para
certificar que esses documentos digitais são
legítimos, são eles:
Assinatura Digital: feita no momento da
emissão e certifica a identidade do emissor da
NF-e.
Protocolo de Autorização: garante que a
nota foi autorizada junto à Secretaria da
Fazenda
29. Como evitar problemas fiscais
6º - Não basta armazenar para evitar multas.
As NF-e’s possuem muitas informações.
Você poderá usar essas informações para resolver
questões gerenciais que beneficiarão sua empresa.
Usando essas informações a seu favor você poderá
agilizar processos de compra, de substituição, de
verificação da validade dos produtos, dentre outras.
30. COMO OPERAR O CAIXA COMCOMO OPERAR O CAIXA COM
EFICIÊNCIA E EFICÁCIAEFICIÊNCIA E EFICÁCIA
31. Operação de Caixa
O Caixa é uma das partes mais importantes do seu negócio.
Por esta razão você deve ter total controle do seu caixa.
Conheça seus Produtos e Serviços.
Em primeiro lugar você deve conhecer bem seus produtos,
serviços e as formas de pagamento que foram disponibilizadas
na sua empresa.
32. Operação de Caixa
Controle Interno e Fluxo de Comandas.
As comandas são muito usadas em Bares e
Restaurantes, mas há outras ocasiões em que são
utilizadas.
As comandas são muito úteis para identificar o
desempenho de empregados e para saber qual produto
ou serviço são mais consumidos na sua empresa.
Hoje em dia é comum o uso de comandas eletrônicas.
33. Operação de Caixa
Abrindo o Caixa.
O caixa deve ter dinheiro trocado, ou seja, bastante
moedas e notas com pequeno valor para o fluxo de
funcionamento não ser interrompido
desnecessariamente.
Estabeleça boa relação com o banco para sempre ter
onde trocar dinheiro.
Respeite o consumidor, não empurre produtos para
justificar a falta de troco.
34. Operação de Caixa
Realizar o Fundo de Caixa.
O fundo de caixa é o dinheiro inicial que terá no caixa a
partir da abertura do caixa.
É necessário realizá-lo diariamente para a segurança do
seu empregado e da sua empresa.
Discrimine a quantidade de cada nota e moeda que vai
para o caixa e peça que o operador do Caixa assine
confirmado se os valores recebidos estão de acordo com o
Recibo de Fundo de Caixa.
35. Operação de Caixa
Registrando e Cobrando vendas.
Os registros devem ser ágeis e precisos, sempre atentando
à urgência do cliente.
Esses registros de vendas serão utilizados para fazer o
controle interno do negócio e evitará qualquer tentativa de
fraude interna e externa.
Cancelando a venda.
Às vezes será necessário cancelar ou trocar algum produto
ou serviço. Se foi por algum erro você pode desculpar-se
oferecendo uma cortesia.
36. Operação de Caixa
Recebendo pagamentos.
Atentar para a qualidade das notas (cuidado com as
notas falsas).
Consultar Cadastro de Inadimplentes para receber
cheques mesmo sendo cheque de empresas.
Se receber cheque sempre registrar: quem pagou,
contato, endereço, dados do cheque (banco, nº conta,
titular da conta, dados de emissão e apresentação).
O recebimento por cartão de débito são mais seguros.
37. Operação de Caixa
Finalizando a venda e emitindo o cupom
fiscal.
No momento de emitir a NF deverá tomar
cuidado para evitar equívocos (produto a
mais, produto/serviço diverso, etc.)
Sempre confira o produto ou serviço que
será consumido antes de fechar a NF.
Cancelando uma NF
Cuidado ao cancelar.
Essa atividade é regulamentada pela
Secretaria da Fazenda. A emissão de uma NF
poderá gerar NF desde logo para o
estabelecimento comercial.
38. Operação de Caixa
Aceitando a devolução de produtos.
Pode ocorrer por causa de prazo de validade vencido,
embalagem violada, tamanho errado, etc.
Quando houver troca para produto mais caro, registrar a
diferença, pois isso implica em Impostos
Procedimentos de sangria.
Este nome é dado para o procedimento de tirar o excesso
de dinheiro no caixa. É necessário para garantir a segurança
do dinheiro recebido.
Serve para evitar roubos, furtos, etc. Após o procedimento,
fazer o mesmo registro similar a abertura de caixa.
39. Operação de Caixa
Lidando com a fiscalização.
Garanta que seu estabelecimento comercial obedece todas
as normas de funcionamento para o tipo de negócio.
O fiscal deverá se identificar antes de qualquer
averiguação.
O fiscal pode ter acesso à documentos, livros e registros
relacionados ao tipo de fiscalização.
Poderá retirar documentos com irregularidades evidentes,
entregando recibo e rubricando.
Não poderá levar nada além disso consigo.
40. Operação de Caixa
Fechando o Caixa.
Deverá ser emitido um relatório de fechamento de
caixa. Informa-se os valores totais em dinheiro, em
cheques, vales, bem como informa todas as outras
formas de pagamento (criteriosamente).
Organizando os Depósitos Bancários.
Sempre lembrar de realizar a soma dos cheques para
conferir se é compatível com o relatório de fechamento.
41. Operação de Caixa
Efetuar leitura de memória de caixa.
Este é o último procedimento da rotina diária. Há
comandos certos para equipamentos específicos para
realizar este tipo de tarefa.
Esse procedimento é de encerramento e a impressão
gera informações que ficam à disposição da Secretaria
da Fazenda e os dados gerados devem ser apresentados
sempre que solicitados.