Metodos de-arquivamento-e-guarda-de-documentos

Métodos de arquivamento
e guarda de documentos
Fabrício Mariano
Métodos de arquivamento – antes de 1950
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO
NACIONAL, 1992), Método de Arquivamento é uma sequência de operações
que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns
em relação aos outros, e a identificação de cada unidade.
Método alfabético
É subdividido em: específico, geográfico, mnemônico e variadex.
Específico : é representado por palavras dispostas alfabeticamente, é
um dos mais difíceis processos de arquivamento, pois, consistindo em
agrupar as pastas por assunto, apresenta a dificuldade de se escolher o
melhor termo ou expressão que defina o assunto a ser arquivado.
Geográfico : método de ordenação que tem por eixo aspectos geográ-
ficos. Esse método é muito aconselhável quando o objetivo é ordenar a
documentação de acordo com a divisão geográfica, que pode envolver
a busca por região, estado, município, bairro, rua e local específico.
Mnemônico : busca combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar
a memória na busca da informação no material de arquivo.
Variadex : tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores
diferentes, ou seja, consiste em dar cores a um grupo de letras para
buscar a informação. As cores podem variar de país para país, mas a
regra geral é que as cores devem ser claras e contrastantes.
Método numérico
É um método de arquivamento indireto, pois é necessário que seja rea-
lizada uma consulta anterior a um índice ou arquivo de fichas para localizar
1
*
Mestre em Economia
pela Wisconsin Internatio-
nal University. Pós-gradu-
ado em Finanças e Gestão
Corporativa pela Univer-
sidade Candido Mendes
(UCAM). Graduado em
Física pela Universidade
Federal do Rio de Janeiro
(UFRJ).Professor do Ins-
tituto de Administração
do Rio de Janeiro (IARJ).
Professor de cursos pre-
paratórios para concursos.
Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A.,
mais informações www.iesde.com.br

2
Métodos de arquivamento e guarda de documentos
o número atribuído ao assunto em questão. É mais demorado, porém, mais
sigiloso. Divide-se em numérico simples e duplex.
Numérico simples : método de ordenação que tem por eixo o número
atribuído às unidades de arquivamento. As pastas devem ser numera-
das em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhu-
ma consideração à ordem alfabética dos mesmos, dispensando, assim,
qualquer planejamento anterior do arquivo. Para que esse método te-
nha sucesso, os índices devem ser organizados em fichas, e devem ser
organizados dois índices em fichas:
em um grupo de fichas serão arquivadas alfabeticamente, para que
se saiba que número recebeu o correspondente ou assunto dese-
jado;
no outro grupo serão arquivadas numericamente, de acordo com
o número que recebeu o cliente ou o assunto, ao entrar para o ar-
quivo. Esse índice arquivado numericamente é considerado tombo
(registro) de pastas ocupadas, que indica qual o último número pre-
enchido e, consequentemente, o número seguinte.
Duplex : método de ordenação que tem por eixo a distribuição dos
documentos em grandes classes por assunto, numeradas consecutiva-
mente, que podem ser subdivididas em classes subordinadas, median-
te o uso de números justapostos com traços de união.
Método alfanumérico
Método de ordenação que usa a combinação de letras e números. Combi-
na a simplicidade do método alfabético com a rapidez do numérico. Divide-
-se em decimal, automático e automático moderno.
Método decimal : método de ordenação que tem por eixo um plano
prévio de distribuição dos documentos em 10 grandes classes, cada
uma podendo ser subdividida em 10 subclasses, e assim por diante.
Método automático e automático moderno : método bastante usa-
do para arquivamento, parte-se de uma tabela preparada na qual se
associam todas as letras do alfabeto a números.

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Métodos de arquivamento –
após 1950 (métodos flexíveis)
A partir de 1950, os métodos de arquivamento passaram a ser determina-
dos pela natureza dos documentos a serem arquivados, e pela estrutura da
entidade. Dividem-se em básicos e padronizados.
Método alfabético
É o mais simples e mais antigo, baseia-se na ordem alfabética. Quando
o método alfabético envolve nome de pessoas, pode ser chamado método
nominal.
Regras de alfabetação
Nome + sobrenome
Luiz Carlos Oliveira
Arquiva-se: OLIVEIRA, Luiz Carlos
Artigos e preposições, tais como: a, o, de, d’, da, do, e, um, uma
(não são considerados)
André Luiz de Oliveira
Arquiva-se: OLIVEIRA, André Luiz de
Prefixos DE, DE LA, LE, VON, MAC, M, D (não se separa)
Stefan De La Rua
Arquiva-se: DE LA RUA, Stefan
Observação: alguns autores falam que as partículas dos nomes estran-
geiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como
parte integrante do nome, quando escritas com letras maiúsculas.
Exemplo:
Esteban De Penedo
Arquiva-se: De Penedo, Esteban

4
Giulio di Capri
Arquiva-se: Capri, Giulio di
Títulos honoríferos, científicos e profissionais liberais: a titulação
não faz parte da regra de alfabetação
Presidente Fernando Henrique Cardoso
Arquiva-se: CARDOSO, Fernando Henrique (Presidente)
Sobrenomes compostos: nesse caso, segue-se uma ideia de subs-
tantivo + adjetivo
André Castelo Branco
Arquiva-se: CASTELO BRANCO, André
Heitor Villa-Lobos
Arquiva-se: VILLA-LOBOS, Heitor
Grau de parentesco como neto, filho, sobrinho, júnior segue a
ideia acima
Paulo Carlos Filho
Arquiva-se: CARLOS FILHO, Paulo
Sobrenomes com a palavra Santo, Santa e São não se separam
Luciano Santo Cristo
Arquiva-se: SANTO CRISTO, Luciano
Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome
que corresponde ao sobrenome da família do pai
Francisco de Pina de Mello
Arquiva-se: PINA DE MELLO, Francisco de
Nomes orientais, japoneses, chineses e árabes arquivam-se como
se apresentam
Li Yutang
Arquiva-se: Li Yutang (do mesmo modo)

5
Nomes com sobrenome repetido arquivam-se pela ordem alfabé-
tica dos mesmos
J. Vasconcelos
John Vasconcelos
Jeil Vasconcelos
Arquiva-se:
VASCONCELOS, J.
VASCONCELOS, Jeil
VASCONCELOS, John
Empresas: nome de firmas, empresas, instituições e órgãos gover-
namentais devem ser transcritos como se apresentam
EMBRATEL
Arquiva-se: EMBRATEL
Empresas com artigos
O Globo
Arquiva-se: Globo (O)
Observação: alguns autores admitem arquivar O Globo exatamente
como se escreve, mas na hora da procura o arquivista procura pela letra G.
Títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias deve-
rão ser arquivados de modo que a numeração não faça parte da
regra de alfabetação, e a procura seja feita em ordem alfabética
Segunda Conferência de Física
Terceiro Congresso de Geofísica
Arquiva-se:
Conferência de Física (Segunda)
Congresso de Geofísica (Terceiro)

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Método geográfico
É um sistema direto, em que a busca é feita diretamente no documento.
É o preferido quando o principal elemento do documento é a procedência
ou o local.
Método numérico
O principal elemento é o número. Dividido em simples, cronológico e
dígito-terminal.
Método numérico simples : corresponde à atribuição de um número
a cada correspondente ou cliente, obedecendo à ordem de entrada
ou registro, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética.
Nesse método, quando se anula um registro, este é aproveitado para
outro arquivamento.
Método numérico cronológico : nesse caso, além da ordem numéri-
ca, deve observar-se a data da produção do documento. Nesse méto-
do, quando se anula um registro, só se aproveita o número se for na
mesma data.
Método numérico dígito-terminal: esse método surge em decor-
rência da necessidade de reduzir erros no arquivamento de grande
volume, cujo elemento principal de identificação é o número. Os do-
cumentos são numerados sequencialmente, dispostos em três grupos
de dois dígitos cada um, lidos da direita para a esquerda. Exemplo:
524375:
grupo primário: 75;
grupo secundário: 43;
grupo terciário: 52.
Método ideográfico ou temático
Método de ordenação que tem por eixo os assuntos presentes, explicita-
mente ou não, nos documentos.

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Enciclopédico : faz prevalecer a classificação pelos assuntos básicos ou
temas que admitem diversas decomposições. É muito indicado quan-
do a departamentalização é por processo e existem campos técnicos
bem definidos.
Método dicionário : despreza a classificação por assuntos correlatos
em subcampos, procedendo-se apenas à rigorosa ordenação alfabéti-
ca. É aconselhável para pequenos arquivos.
Método duplex : utilizado com o estabelecimento de um código nu-
mérico para os diversos títulos e subtítulos de assuntos principais e
correlatos.
Método de classificação decimal : o conhecimento é dividido em 10
classes, e estas podem ser divididas em outras 10 subclasses.
Unitermo ou indexação coordenada : o método consiste em atribuir
a cada documento ou grupo de documentos um número em ordem
crescente, de acordo com a sua entrada. Esse número, denominado
número de registro, é controlado através de livro próprio, deve ser as-
sinalado no documento em local visível e previamente determinado.
Sistemas padronizados
Variadex : esse método foi padronizado pela“Remington Rand”, é con-
siderado uma variação do sistema alfabético. Para um grupo de letras
é definida uma cor associada. O método não é fixo, ou seja, as cores
podem variar de país para país.
Método soundex : método baseado no som das palavras, em função
da pronúncia e da letra inicial, método criado pela língua inglesa. Bus-
ca de sons próximos e semelhantes.
Método rôneo : conhecido também como método híbrido, é um mé-
todo que está em franco desuso. O seu mecanismo consiste na combi-
nação do método alfanumérico com o numérico ordinário.
Método automático : após 1950, as empresas estavam em um novo
momento administrativo e os materiais de arquivos tiveram que ter
novas metodologias, ou seja, ser flexíveis para atender a massa docu-
mental que cresceu exponencialmente.

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Outro método de arquivamento
Método de vigência contínua : é também conhecido como follow-up.
Tem grande valor para o controle de informação solicitada, encomen-
das de materiais. A sua indicação é recomendada quando se precisa,
entre outras coisas, evitar o procedimento errado de muitos chefes,
que prendem documentos importantes em seu poder.
Resolução de questões
1. (BNDES) Quando se organiza um arquivo utilizando-se o método nu-
mérico simples, a preocupação inicial recai somente na atribuição de
números a cada novo cliente ou correspondente, obedecendo apenas
à ordem de entrada ou registro, como apresentado a seguir: 1 – Alba
Santos Silva; 2 – Bárbara Assunção; 3 – Banco Nacional do Desenvol-
vimento Econômico e Social; 4 – Alcedo Costa; 5 – Ricardo Alves; e 6
– Banco do Brasil. Como se observa, essa é a ordem em que os docu-
mentos encontram-se no arquivo. No entanto, para a efetiva recupera-
ção dos documentos, é necessário elaborar o índice alfabético remissi-
vo, que é a seguinte sequência:
a) 1, 2, 3, 4, 5, 6.
b) 1, 4, 6, 2, 3, 5.
c) 3, 6, 4, 5, 2, 1.
d) 5, 2, 6, 3, 4, 1.
e) 6, 5, 4, 3 ,2, 1.
Solução:
Colocando os nomes segundo as regras de alfabetação, temos:
1 – Alba Santos Silva – Santos Silva, Alba
2 – Bárbara Assunção – Assunção, Bárbara
3 – Banco Nacional do Desenvolvimento Econômico e Social – Banco
Nacional do Desenvolvimento Econômico e Social
4 – Alcedo Costa – Costa, Alcedo

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5 – Ricardo Alves – Alves, Ricardo
6 – Banco do Brasil – Banco do Brasil
Gabarito: D
2. Os métodos de arquivamento dicionário e enciclopédico são métodos
considerados
a) básicos e geográficos.
b) padronizados e ideográficos.
c) alfabéticos e hierarquizados.
d) alfabéticos e ideográficos.
e) básicos e numéricos.
Solução:
O método dicionário é considerado alfabético, e o enciclopédico é
ideográfico.
Gabarito: D
3. Qual é o método que combina letras e cores?
a) Colorex.
b) Soundex.
c) Variadex.
d) Visualex.
e) Alfacores.
Solução:
O método que combina letras e cores é o variadex.
Gabarito: C
4. São exemplos de métodos de arquivamento numéricos e ideográficos:
a) numérico simples e unitermo.
b) unitermo e dígito-terminal.

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c) duplex e indexação desordenada.
d) cronológico e decimal.
e) decimal e unitermo.
Solução:
O método decimal é um método numérico, e o unitermo é um méto-
do ideográfico.
Gabarito: E
Guarda de documentos
Instalações
O arquivo deve ser localizado próximo dos escritórios administrativos e téc-
nicos, possibilitando que a busca seja rápida. Por motivo de segurança, deve
ficar afastado de canos e esgotos. Quanto ao modo de armazenar os docu-
mentos, deve haver flexibilidade do sistema de arquivamento, com arquivos
verticais, horizontais, gavetas, mesas adaptadas e estantes. Para a conservação
dos documentos, deve haver luz e higienização adequada e controle dos fato-
res físicos, químicos e biológicos que possam afetar a massa documental.
Iluminação : o arquivo exige bastante luz, convindo, de preferência,
banhado pela luz solar, a qual além de iluminar adequadamente, traz
outras vantagens, como higienizar o ambiente de trabalho. Entretanto,
o excesso de luz pode gerar a queima do papel do material de arqui-
vo. Se possível, utilizar método de iluminação indireta para iluminar o
ambiente.
Arejamento : deve-se procurar ventilação natural, constante, ou utili-
zar processos auxiliares de ventilação artificial, se necessário.
Higienização : necessitam de uma higienização perfeita, vigilância e
desinfecção continuadas.
Disposição (layout): ao planejar o arquivo, o técnico deve considerar
uma flexibilidade do sistema de arquivamento: arquivos verticais, ar-
quivos horizontais, gavetas de mesas adaptadas – arquivamentos, es-
tantes para arquivo inativo.

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Preservação/conservação/restauração
de documentos
Fatores químicos
Valor do pH: grau de concentração de íons de hidrogênio num suporte.
É expresso numa escala logarítmica de 0 a 14, sendo 7 o ponto neutro. Os
valores acima de 7 caracterizam o estado alcalino, e os inferiores a acidez.
Fatores físicos
Luz solar, infravermelho que agridem as fibras do papel, umidade relativa
do ar, variação de temperatura.
Fatores biológicos
Evitar poeira, higienizar o lugar com ventilação para evitar o acúmulo de
poeira e alergias, para quem manuseia a massa documental, ventilação e ar
condicionado, para evitar aparecimento de fungos, bactérias e insetos que
degradem o material de arquivo.
Principais operações de conservação
de documentos
Restauração
Exige do profissional da área conhecimento dos papéis e tintas emprega-
dos. O método objetiva aumentar a resistência do papel ao envelhecimento
natural e às agressões externas do ambiente (mofo, pragas, manuseio etc.).
Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de docu-
mentos deteriorados e danificados.
Banho de gelatina
Esse método consiste em mergulhar o documento em gelatina ou cola,
objetivando aumentar a resistência do documento, não prejudicando a visi-

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bilidade e flexibilidade, proporcionando a passagem dos raios ultravioletas
e infravermelhos.
Alisamento
Esse método consiste em colocar os documentos em bandejas de aço
inoxidável, expondo-os à ação do ar e com umidade variando de 90 a 95%,
por um período de uma hora, em uma câmara de umidificação; posterior-
mente, será passado a ferro folha por folha, em máquinas elétricas.
Desinfestação
É o combate aos insetos através da fumigação, que consiste em utilizar
uma substância química de modo que venha a garantir a integridade do
papel e da tinta sobre sua ação.
Encapsulação
Processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas
de poliéster transparente, cujas bordas são seladas.
Desacidificação
Processo pelo qual o valor do pH do papel é elevado a um mínimo de 7,
com vistas à sua preservação.
Laminação
Processo de restauração que consiste no reforço de documentos dete-
riorados ou frágeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa gramatura,
fixadas por adesivo natural, semissintético ou sintético, por meio de diferen-
tes técnicas, manuais ou mecânicas.
Silking
Esse método utiliza tecido – crepeline ou musseline de seda – de grande
durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo à base de amido, afeta suas qua-

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lidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reprodu-
ção e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudi-
cados”(PAES, 2005).
Resolução de questões
1. A conservação adequada dos documentos serve para preservá-los por
mais tempo, além de disponibilizá-los aos consulentes sem maiores
preocupações. Acerca do assunto, assinale a assertiva incorreta.
a) Não umedeça o dedo com a saliva para virar as páginas de um li-
vro. Isto pode afetar a sua saúde, além de provocar o desenvolvi-
mento de micro-organismos na documentação.
b) Tintas e grafites podem causar danos à documentação, manchan-
do, causando riscos, perfurações ou rasgos.
c) Utilizar aparelhos de ar-condicionado, pelo menos durante o dia.
d) Evite cópias xerox de documentos. A luz ultravioleta causa danos
cumulativos irreversíveis, e o manuseio provoca dobras e rasgos
nas lombadas.
e) O ar seco e a temperatura enfraquecem o papel, e esta provoca
mofo.
Solução:
A alternativa C é a única incorreta, pois, caso o ambiente tenha venti-
lação natural adequada, não é necessário ar-condicionado.
Gabarito: C
2. São consideradas operações de conservação, exceto
a) banho de gelatina.
b) restauro.
c) limpeza.
d) desinfestação.
e) alisamento.

14
Solução:
A limpeza não é uma operação de conservação, mas sim uma prática a
ser mantida.
Gabarito: C
3. Uma das operações de conservação exige conhecimento profundo
dos papéis e tintas empregados, que é
a) o restauro.
b) a desinfetização.
c) a limpeza.
d) o alisamento.
e) a especialização.
Solução:
Para restaurar documentos, é imprescindível que o profissional conhe-
ça profundamente os papéis e tintas empregadas, para que possa rea-
lizar procedimentos de recuperação adequados.
Gabarito: A
4. Acerca das instalações e localização dos arquivos, a única alternativa
errada é:
a) a localização dos arquivos correntes deve ser próxima dos escritó-
rios administrativos e técnicos.
b) a luz deve ser forte no local do arquivo para iluminação do am-
biente e da documentação.
c) verificar se no local do arquivo não passam canos ou esgotos, pois
sua ruptura pode gerar perda dos documentos.
d) verificar a higienização do ambiente.
e) conseguir ventilação natural constante.

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Solução:
A luz deve ser adequada, pois, se for forte demais, pode danificar as
fibras do papel.
Gabarito: B
5. (BR Distribuidora) Para recuperarmos documentos danificados ou ata-
cados por pragas, temos algumas técnicas arquivísticas, indique a que
apresenta a característica a utilização de tecidos (crepeline ou musse-
line de seda) de grande durabilidade:
a) desinfestação.
b) banho de gelatina.
c) tecido.
d) silking.
e) laminação mecanizada.
Solução:
O método que utiliza tecidos é o silking.
Gabarito: D
6. (TRE/MS –Técnico Judiciário – FCC) A longevidade de documentos em
suporte papel supõe ações preventivas, como
a) o emprego de tintas ferrogálicas.
b) a exposição à luz natural do Sol.
c) o uso constante de fungicidas.
d) a manutenção do pH neutro.
e) a reenfibragem e a laminação.
Solução:
A durabilidade do papel é aumentada quando se mantém o pH neutro
(próximo a 7).
Gabarito: D

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Dica de estudo
MARIANO, Fabrício. Arquivologia para Concursos. Rio de Janeiro: Academia,
2010.
Referências
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental.
Rio de Janeiro: FGV, 2004.
DISPONÍVEL EM: www.siga.arquivonacional.gov.br/Media/siga/roteiro%20para%20
mensuracao%20de%20documentos%20textuais.pdf. Acesso em: 15 jan. 2010.
DICIONÁRIO de Termos Arquivísticos: subsídios para uma terminologia brasileira.
Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1992.
FARIA, A. Nogueira de. Organização de Empresas. Rio de Janeiro: Record, 1969.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 2005.
SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: princípios e técnicas. Rio de
Janeiro: FGV, 2005.

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